B2B-Modul: deine Geschäftskunden in Fotostudio verwalten

Dieses Modul aktivierst du unter Module (Modul „Unternehmen (B2B)"), kostenlos und ohne Abonnement-Einschränkung: Es steht allen Fotostudio-Nutzern zur Verfügung. Solange es nicht aktiviert ist, ändert sich nichts an deiner Oberfläche. Es ist für Fotografen gedacht, die mit Unternehmen, Agenturen oder Institutionen arbeiten, zusätzlich zu (oder anstelle von) ihren Privatkunden.

Kurz gefasst

Das B2B-Modul fügt eine neue Entität hinzu: das Unternehmen (nicht zu verwechseln mit deiner eigenen Firma, die unter Einstellungen > Meine Firma verwaltet wird). Ein Unternehmen bündelt mehrere Kontakte (Vertrieb, Projektleiter, Buchhaltung...), zentralisiert alle sie betreffenden Dokumente und gibt deinen Geschäftskunden einen eigenen Kundenbereich, getrennt von ihrem persönlichen Bereich.

Nichts, was bereits existiert, wird verändert: Ein mit einem Unternehmen verknüpfter Kontakt bleibt ein normaler Kontakt mit seinen gewohnten Terminen, Rechnungen und Angeboten. Die Verknüpfung mit einem Unternehmen ist eine zusätzliche Ebene.

1. Eine Unternehmensakte anlegen

Gehe zu Kontakte > Unternehmen (sichtbar sobald das Modul aktiviert ist) und klicke auf Neues Unternehmen.

Trage ein:

Ein Unternehmen kann außerdem haben:

• Mehrere Adressen (Hauptsitz, Rechnungsadresse, Niederlassungen, Shooting-Ort), jeweils mit einem Typ und einem „Standard"-Status.
• Mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
• Mehrere Marken/Handelsnamen, falls das Unternehmen unter mehreren Handelsnamen auftritt.

Ein Unternehmen kann archiviert (Schaltfläche im ...-Menü) statt gelöscht werden, um es aus den aktiven Listen zu entfernen, ohne den Verlauf zu verlieren.

2. Kontakte mit dem Unternehmen verknüpfen

Klicke in der Unternehmensakte auf Verknüpfen, um einen bestehenden Kontakt zuzuordnen.

Für jeden verknüpften Kontakt kannst du festlegen:

• Eine freie Rolle (z. B. „Projektleiter", „Buchhaltung", „Assistentin"), die in der Akte angezeigt wird.
• Den festgelegten Zahler: der Kontakt, der als Referenz für Zahlungen dient. Er erhält standardmäßig auch die Rechnungen (Regel weiter unten beschrieben).
• Den Hauptkontakt: der „Standard"-Kontakt des Unternehmens, u. a. verwendet für die Schnellansicht und den Versand einer globalen E-Mail.

Derselbe Kontakt kann mit mehreren Unternehmen mit jeweils unterschiedlichen Rollen verknüpft werden: du musst seine Akte nicht duplizieren. Er kann gleichzeitig auch ein vollwertiger Privatkunde bleiben: Nichts hindert dich daran, ihm zum Beispiel einen persönlichen Familien-Termin anzulegen, völlig unabhängig von seinen Unternehmen. Die Verknüpfung mit einem oder mehreren Unternehmen ist nur eine zusätzliche Ebene auf seiner gewohnten Kontaktakte, niemals ein exklusiver Statuswechsel.

B2B-/B2C-Filter: Die Kontaktliste bietet, sobald das Modul aktiviert ist, einen Filter „Geschäftskunden (B2B)" / „Privatkunden (B2C)". Dieser Filter wird automatisch berechnet (ein Kontakt gilt als „B2B", wenn er mit mindestens einem Unternehmen verknüpft ist): Es muss nichts manuell in der Kontaktakte angekreuzt werden.

3. Die Unternehmensakte: die gesamte Aktivität zentralisieren

Die Unternehmensakte bündelt alles, was das Unternehmen betrifft, in Reitern:

Eine Statistikleiste zeigt auf einen Blick: Anzahl der Termine, Gesamtrechnungsbetrag, eingegangener Betrag und offener Saldo (immer brutto, um konsistent mit dem zu bleiben, was der Kunde tatsächlich zahlt).

Einen Termin, ein Angebot oder eine Rechnung mit dem Unternehmen verknüpfen

Über die Schaltfläche Erstellen in der Unternehmensakte kannst du direkt einen neuen Termin, ein neues Angebot oder eine neue Rechnung anlegen, die automatisch verknüpft werden. Du kannst auch ein bestehendes Dokument von seiner eigenen Akte aus mit einem Unternehmen verknüpfen.

Empfänger der Dokumente

Wenn ein Angebot, eine Rechnung oder eine Gutschrift mit einem Unternehmen verknüpft ist, zeigt der Empfängerblock (PDF, Vorschau, Kundenoberfläche) automatisch die Angaben des Unternehmens (Firmenname, Steuernummer, Rechnungsadresse) statt die des einzelnen Kontakts. Das ist das erwartete B2B-Verhalten: Die Rechnung ist an das Unternehmen adressiert, nicht an die Person, die sie erhalten hat.

Der Versand von E-Mails erfolgt weiterhin an den Kontakt (es ist immer eine Person, die deine Nachrichten erhält).

Andere Mitglieder des Unternehmens mit einem Klick in Kopie setzen

Wenn du eine E-Mail aus einem Termin, Angebot oder einer Rechnung heraus schreibst, die mit einem Unternehmen verknüpft ist, zeigt die Auswahl „Andere Kontakte in Kopie" eine Gruppe Kontakte des Unternehmens ganz oben in der Liste: Du kannst den Projektleiter, die Buchhaltung oder jedes andere verknüpfte Mitglied mit einem Klick ankreuzen, ohne sie einzeln unter all deinen Kontakten suchen zu müssen.

4. Mehrere Termine auf einer einzigen Rechnung abrechnen

Das ist einer der am häufigsten gewünschten B2B-Bedarfe: Ein Unternehmen, das dir mehrere Aufträge im Monat anvertraut, möchte eine einzige Sammelrechnung, statt einer Rechnung pro Termin.

Klicke in der Unternehmensakte auf Erstellen > Leistungen abrechnen. Ein Fenster öffnet sich mit zwei Abschnitten:

• Termine: alle Termine des Unternehmens mit einem offenen Saldo.
• Angebote (ohne Termin): eigenständige Angebote, nicht mit einem Termin verknüpft, noch nicht abgerechnet.

Wähle die zu gruppierenden Elemente aus und bestätige: Fotostudio erstellt eine einzige Rechnung mit einer Zeile pro Leistung. Jeder betroffene Termin zeigt anschließend in seinem eigenen Rechnungen-Reiter ein Abzeichen „Sammelrechnung" mit dem ihm zugeordneten Betrag (anteilig bei Teilzahlung).

Wichtig: Die gewohnten Statistiken und die Nachverfolgung pro Termin (abgerechneter Betrag, bezahlt, Saldo) bleiben auch bei einer Sammelrechnung korrekt: Der Rechnungsbetrag wird automatisch auf jeden betroffenen Termin verteilt.

5. Der Kundenbereich des Unternehmens

Jeder mit einem Unternehmen verknüpfte Kontakt erhält zusätzlich zu seinem gewohnten persönlichen Kundenbereich Zugang zu einem eigenen Kundenbereich des Unternehmens, der ausschließlich die Termine, Angebote, Rechnungen, Verträge und Dokumente der Firma bündelt. Es gibt somit keine Verwechslung zwischen seinem persönlichen Verlauf und dem seines Unternehmens.

Zugriff auf den Unternehmensbereich

• Über die Kontaktakte (Admin-Oberfläche): Die Schaltfläche „Kundenoberfläche ansehen" wird zu einem Dropdown-Menü mit „Mein Kundenbereich" (persönlich) und einem Eintrag pro Unternehmen, mit dem der Kontakt verknüpft ist.
• Über die Unternehmensakte: Eine Schaltfläche „Kundenbereich" öffnet direkt den Unternehmensbereich (verwendet den Hauptkontakt oder den Zahler zur Authentifizierung).
• Über den Kundenbereich selbst: Ein Bereichswechsler (Pillen „Mein Kundenbereich" / Name jedes Unternehmens) erscheint oben auf der Seite, sobald ein Kontakt mit mindestens einem Unternehmen verknüpft ist, und ermöglicht die Navigation zwischen seinem persönlichen Bereich und seinen Unternehmensbereichen.
• Über eine E-Mail: Die Variable {espace_entreprise} (einfügbar in deine E-Mail-Vorlagen) erzeugt eine Schaltfläche, die direkt zum Unternehmensbereich des Kontakts führt.

Der Unternehmensbereich zeigt absichtlich keine rein B2C-Elemente (Treueprogramm, Gutscheine, Angehörige): Er bleibt auf die berufliche Aktivität fokussiert.

Eigene visuelle Identität

Du kannst eine spezifische visuelle Identität (Logo, Farben) festlegen, die ausschließlich für den Kundenbereich der Unternehmen verwendet wird, abweichend von der für deine Privatkunden. Das konfigurierst du unter Visuelle Identitäten: Aktiviere „Standardidentität für Unternehmen" bei der Identität deiner Wahl (nur eine kann gleichzeitig aktiv sein).

6. Interne Dokumente des Unternehmens

Wie bei einer Kontaktakte kannst du Dateien direkt in die Unternehmensakte hochladen (Reiter Dokumente): Rahmenvertrag, Bankverbindung, Verwaltungsunterlagen usw.

Für jede Datei wählst du, ob sie:

• Verborgen ist (nur für dich sichtbar, interne Nutzung)
• Geteilt wird im Kundenbereich des Unternehmens (sichtbar für alle verknüpften Kontakte)

Die unterstützten Formate sind dieselben wie bei Kontakten: Bilder, PDF, Word, Excel, PowerPoint (max. 5 MB pro Datei).

7. Preise netto oder brutto in den Buchungsabläufen

Wenn du sowohl mit Privatpersonen als auch mit Fachleuten arbeitest, möchtest du deine Preise vielleicht in bestimmten Kontexten netto statt brutto anzeigen: Online-Buchung, Kataloge, Mini-Sessions, oder wenn du einem Kunden anbietest, seinen Preis direkt selbst zu wählen.

Standardeinstellung

Aktiviere unter Personalisierung > Kundenbereich, Abschnitt „Preisanzeige", die Option „Preise netto anzeigen (B2B)", damit alle deine Buchungsabläufe standardmäßig Nettopreise zeigen. Diese Option erscheint nicht, wenn deine Firma von der Umsatzsteuer befreit ist (in diesem Fall gilt netto = brutto, die Frage stellt sich nicht).

Anpassung pro Termintyp oder Katalog

Du kannst diese Einstellung für einen bestimmten Termintyp (in seiner Akte) oder einen bestimmten Katalog (bei dessen Bearbeitung) überschreiben, über ein Menü „Preisanzeige" mit drei Optionen:

• Standardeinstellung des Unternehmens (übernimmt die globale Einstellung)
• Immer brutto
• Immer netto

Automatische Erkennung

Wenn ein bereits bekannter Kontakt (über seinen Kundenbereich) mit einem Unternehmen verknüpft ist, werden die von ihm eingesehenen Preise automatisch netto angezeigt, auch wenn die globale Einstellung auf brutto steht. Das ist nützlich, wenn du der breiten Öffentlichkeit Bruttopreise zeigst, aber möchtest, dass deine regelmäßigen Geschäftskunden direkt die Nettopreise sehen.

Wichtig: Diese Einstellung ändert nur die Anzeige. Der Warenkorb, der zu zahlende Gesamtbetrag und der tatsächlich abgerechnete Betrag bleiben immer brutto (Gutscheine ebenfalls, sie sind von dieser Einstellung nie betroffen).

Häufige Fragen

Kann ein Kontakt gleichzeitig Privatkunde und mit einem Unternehmen verknüpft sein?
Ja. Die Verknüpfung mit einem Unternehmen nimmt seiner persönlichen Nutzung nichts weg: Er behält seinen eigenen Kundenbereich, bei Bedarf seine eigenen Termine usw.

Verliere ich meine Unternehmen und ihre Verknüpfungen, wenn ich das B2B-Modul deaktiviere?
Nein, die Daten bleiben in der Datenbank erhalten. Nur die Oberfläche zu ihrer Verwaltung und Anzeige verschwindet, solange das Modul deaktiviert ist.

Ist das B2B-Modul kostenpflichtig / bestimmten Tarifen vorbehalten?
Nein, es ist kostenlos und für alle Nutzer verfügbar, unabhängig von deinem Abonnement: Du musst es nur unter Module aktivieren.

Kann ich ein Unternehmen direkt abrechnen, ohne über einen Termin zu gehen?
Ja, über Erstellen > Neues Angebot / Neue Rechnung aus der Unternehmensakte, oder über die Sammelabrechnung für eigenständige Angebote.

Sieht der Empfänger einer Sammelrechnung diese auch in seinem Kundenbereich erscheinen?
Ja. Der für eine Sammelrechnung gewählte Empfänger ist immer ein mit dem Unternehmen verknüpfter Kontakt (der festgelegte Zahler, oder andernfalls der Hauptkontakt): Er hat somit automatisch Zugriff auf den Kundenbereich des Unternehmens, um sie einzusehen.

Aktualisiert am: 03/07/2026