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# Buchhaltungssoftware-Synchronisation

# 📧 Automatischer Rechnungsversand an deine Buchhaltungssoftware

## Wozu dient das?

Viele Buchhaltungssoftware-Lösungen (Pennylane, Dext, Hubdoc, QuickBooks, Indy, Fizen, Sage...) ermöglichen den Import von Rechnungen per E-Mail: Du musst nur ein PDF an eine spezielle Adresse senden und das Dokument wird automatisch in deine Buchhaltung integriert.

Mit dieser Funktion **sendet Fotostudio automatisch jede finalisierte Rechnung und Gutschrift** an diese Adresse, sobald du sie sperrst. Du musst nichts mehr manuell erledigen.

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## So konfigurierst du die Adresse

1. Gehe in Fotostudio zu **Buchhaltung** → **Einstellungen** → [Buchhaltungssynchronisation](http://fotostudio.io/app/accounting_sync/settings)
2. Oben auf der Seite findest du den Bereich **Automatischer Versand an deine Buchhaltungssoftware**
3. Füge die Import-E-Mail-Adresse ein, die von deiner Software bereitgestellt wird (siehe unten, wie du sie findest)
4. Klicke außerhalb des Feldes: Die Konfiguration wird automatisch gespeichert

> Um den automatischen Versand zu deaktivieren, lösche einfach das Feld und klicke woanders hin.

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## Die Import-Adresse je nach Software finden

| Software | Wo findest du die Import-Adresse |
| ---- |
| **Pennylane** | Einstellungen → Konnektivität → Import per E-Mail |
| **Dext** | Einstellungen → Upload → E-Mail-Sendeadresse |
| **Hubdoc** | Einstellungen → My Email Address |
| **QuickBooks** | Einstellungen → Anhänge → E-Mail an QuickBooks |
| **Indy** | Einstellungen → Verbindungen → Per E-Mail importieren |
| **Fizen** | Einstellungen → Integrationen → E-Mail-Import |

Wenn deine Software nicht in der Liste ist, suche nach „Import per E-Mail" oder „Upload-E-Mail" in den Einstellungen.

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## Was wird gesendet

Bei jeder **Sperrung** einer Rechnung oder Gutschrift sendet Fotostudio automatisch:

* Das **PDF** des Dokuments als Anhang
* Eine E-Mail mit der Dokumentennummer und dem Namen deines Studios im Betreff

Der Versand erfolgt im Hintergrund, einige Sekunden nach der Sperrung.

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## Häufige Fragen

**Kann die E-Mail bei meiner Software im Spam landen?**
Nein. Die Import-Adressen der Buchhaltungssoftware sind für den Empfang automatischer E-Mails konzipiert und haben keinen Spam-Filter.

**Werden meine alten Dokumente erneut gesendet?**
Nein. Nur Dokumente, die **nach** der Konfiguration der Adresse gesperrt werden, werden automatisch gesendet.

**Ich habe gerade die Buchhaltungssoftware gewechselt. Wie aktualisiere ich?**
Gehe zurück zu **Buchhaltungssynchronisation** und ersetze einfach die Adresse durch die neue.

**Ist das mit der direkten Pennylane-Synchronisation kompatibel?**
Ja, die beiden Funktionen sind unabhängig. Wenn du die Pennylane-API-Synchronisation verwendest, kannst du trotzdem den E-Mail-Versand an eine andere Software aktivieren (oder das Feld leer lassen, wenn du es nicht brauchst).