📧 Newsletter-Modul - Vollständige Anleitung

Einführung

Das Newsletter-Modul von Fotostudio ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Kampagnen direkt aus Ihrem Bereich an Ihre Kontakte zu senden. Bleiben Sie mit Ihren Kunden in Kontakt, kündigen Sie Neuigkeiten an, teilen Sie Ihre Nachrichten und binden Sie Ihre Kundschaft mit professionellen Newslettern.

🚀 Erste Schritte mit Newslettern

Konfiguration des E-Mail-Versands

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter versenden, müssen Sie Ihren Versandserver konfigurieren. Sie haben zwei Optionen:

Option 1: FotostudioMail verwenden

Vorteile:

• ✅ Sofortige Einrichtung, in Sekunden bereit
• ✅ Keine technische Konfiguration erforderlich
• ✅ Professionelle Infrastruktur bereits vorhanden
• ✅ Sofort mit dem Versenden beginnen

Mit dieser Option werden Ihre E-Mails von der Adresse noreply@fotostudiomail.com gesendet. Dies ist die einfachste und schnellste Lösung für den Einstieg. Ihr Name wird im Postfach Ihres Kunden angezeigt und Antworten kommen in Ihrem Posteingang an.

So konfigurieren Sie FotostudioMail:

1. Gehen Sie zu Nachrichten > Newsletter
2. Wählen Sie die Option "FotostudioMail verwenden"
3. Geben Sie Ihren Absendernamen ein (z.B. "Sophie Martin Fotografie")
4. Klicken Sie auf "Meinen Versandserver erstellen"
5. Fertig! Sie können Ihren ersten Newsletter senden

Option 2: Ihre eigene Domain verwenden

Vorteile:

• ✅ Ihre E-Mails werden von Ihrer eigenen Domain gesendet (z.B. kontakt@sophiemartin.com)
• ✅ Stärkt Ihr professionelles Markenimage
• ✅ Erhöht das Vertrauen Ihrer Empfänger

Nachteile:

• ⚠️ Erfordert DNS-Konfiguration (technisch)
• ⚠️ DNS-Propagationsverzögerung (bis zu 48 Stunden)

So konfigurieren Sie Ihre persönliche Domain:

1. Gehen Sie zu Nachrichten > Newsletter
2. Wählen Sie die Option "Meine eigene Domain verwenden"
3. Geben Sie Ihren Domainnamen ein (z.B. sophiemartin.com, ⚠️⚠️⚠️ ohne www)
4. Geben Sie die Versand-E-Mail-Adresse ein (z.B. kontakt@sophiemartin.com)
5. Das System generiert automatisch 3 DNS-Einträge zum Hinzufügen

Die zu konfigurierenden DNS-Einträge:

Sie müssen diese 3 Einträge bei Ihrem Hosting-Anbieter (OVH, Gandi, etc.) hinzufügen:

1. DKIM (Authentifizierung): Beweist, dass die E-Mail von Ihnen stammt

• Typ: TXT
• Name: [automatisch generiert]
• Wert: [bereitgestellter DKIM-Schlüssel]

2. SPF (Anti-Spam): Autorisiert Fotostudio, E-Mails für Ihre Domain zu senden

• Typ: TXT
• Name: @ oder Ihre Domain
• Wert: v=spf1 a mx include:spf.mtasv.net ~all

3. Return-Path (Bounce-Verwaltung): Ermöglicht die Verwaltung nicht zugestellter E-Mails

• Typ: CNAME
• Name: pm-bounces (oder angegebener Wert)
• Wert: pm.mtasv.net (bei einigen Anbietern wie Gandi müssen Sie mit einem Punkt enden: pm.mtasv.net.)

💡 Hinweis: Sobald DNS konfiguriert ist, klicken Sie in Ihrem Dashboard auf "Konfiguration überprüfen". Die Überprüfung ist oft sofort, kann aber mehrere Stunden dauern, wenn Sie mehrere Änderungen aufgrund eines Fehlers vornehmen (DNS-Propagationszeit).

📝 Einen Newsletter erstellen und senden

Der Prozess erfolgt in 3 einfachen Schritten:

Schritt 1: Inhalt Ihres Newsletters

1. Klicken Sie auf "Neuer Newsletter" über Nachrichten -> Newsletter
2. Geben Sie Ihrer Kampagne einen Namen (interne Verwendung, Ihre Kontakte sehen ihn nicht)
3. Geben Sie den Betreff der E-Mail ein (was Ihre Kontakte in ihrem Postfach sehen werden)
4. Wählen Sie die anzuwendende visuelle Identität (für das Logo oben im Newsletter und die Hintergrundfarbe). Sie können Ihre Identitäten unter Mein Konto -> Personalisierung verwalten.
5. Wählen Sie, ob Sie Ihre Signatur einschließen möchten oder nicht
6. Klicken Sie auf "Inhalt bearbeiten", um auf den Editor zuzugreifen

Der Editor

Unser Editor ermöglicht es Ihnen, schöne Newsletter ohne technische Kenntnisse zu erstellen:

• Drag & Drop: Fügen Sie Textblöcke, Bilder, Schaltflächen usw. hinzu
• Personalisierung: Der Editor wendet automatisch Ihre Hauptfarbe als E-Mail-Hintergrund an
• Automatisches Logo: Ihr Logo wird oben in der E-Mail angezeigt
• Professionelles Layout: Erstellen Sie elegante Designs mit wenigen Klicks
• Variablen: Fügen Sie einfach Variablen {vorname}, {kundenseite}, ... hinzu

💡 Tipp: Wir haben keine vordefinierten Vorlagen, aber dank des Editors können Sie einfach Ihr eigenes individuelles Layout erstellen, das Ihre visuelle Identität widerspiegelt.

Entwurf vs. Veröffentlichung:

• Während Sie arbeiten, werden Ihre Änderungen als Entwurf gespeichert
• Klicken Sie auf "Veröffentlichen", wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind
• Sie können den Inhalt bearbeiten, solange der Newsletter nicht gesendet wurde

Schritt 2: Empfänger auswählen

Sobald Ihr Inhalt fertig ist, fahren Sie mit der Empfängerauswahl fort.

Wer kann Ihre Newsletter erhalten?

Nur Kontakte, die ihre Zustimmung gegeben haben (Opt-in), erscheinen in der Liste.

Sie können die Zustimmung jedes Kontakts über sein Profil verwalten:

1. Gehen Sie zu Kontakte > Kontakt öffnen
2. Registerkarte "Information"
3. Aktivieren/Deaktivieren Sie den Schalter "Newsletter-Abonnent"
4. Das System zeichnet automatisch Datum und Quelle der Zustimmung auf

📖 DSGVO-Konformität: Es ist wichtig, die Zustimmung Ihrer Kontakte zu respektieren. Senden Sie Newsletter nur an Personen, die dem ausdrücklich zugestimmt haben.

Zustimmung automatisch erfassen

Ein Newsletter-Zustimmungsfeld wurde automatisch zu Ihren Kontaktformularen hinzugefügt, um die DSGVO-konforme Opt-in-Erfassung zu erleichtern.

Standardmäßig zeigen Ihre Formulare jetzt ein Kontrollkästchen an:

• ☑️ "Ich stimme dem Erhalt von Newslettern zu"

So passen Sie dieses Feld an:

1. Gehen Sie zu Module > Kontrollkästchen
2. Finden Sie das Kontrollkästchen "Newsletter-Opt-in"

Vorteile:

• ✅ Ausdrückliche und nachverfolgbare Zustimmung
• ✅ DSGVO-konform
• ✅ Zustimmungsquelle automatisch aufgezeichnet ("Kontaktformular")
• ✅ Zustimmungsdatum gespeichert

Wenn ein Besucher Ihr Kontaktformular ausfüllt und dieses Kästchen ankreuzt, wird der Kontakt automatisch mit aktiviertem Newsletter-Opt-in erstellt.

💡 Tipp: Seien Sie transparent über die Art des Inhalts, den Sie senden werden, und die Häufigkeit. Zum Beispiel: "Ich möchte Ihre Neuigkeiten und exklusiven Angebote erhalten (ca. 1 E-Mail pro Monat)".

Empfängerauswahl

Mehrere Methoden zur Auswahl Ihrer Empfänger:

1. Alle abonnierten Kontakte: Versand an alle Kontakte mit aktiviertem Opt-in
2. Nach Tag: Wählen Sie ein bestimmtes Tag (z.B. "Hochzeitskunden 2024") - Sie können Tags Ihren Kontakten über ihr Profil zuordnen
3. Nach gespeicherter Suche: Verwenden Sie eine erweiterte Suche, die Sie erstellt haben (Kontakte -> Erweiterte Suche)
4. Gespeicherte Liste: Verwenden Sie eine frühere Kontaktauswahl erneut

Kontaktausschluss: Sie können bestimmte Kontakte manuell von der Auswahl ausschließen.

Senden einer Test-E-Mail

Vor dem endgültigen Versand testen Sie Ihren Newsletter:

1. Geben Sie Ihre persönliche E-Mail ein
2. Klicken Sie auf "Test senden"
3. Überprüfen Sie die Darstellung in Ihrem Postfach
4. Korrigieren Sie bei Bedarf

💡 Tipp: Testen Sie immer auf mehreren Geräten (Computer, Mobiltelefon), um die responsive Darstellung zu überprüfen.

Schritt 3: Planen oder senden

Letzter Schritt: Wählen Sie, wann Sie Ihren Newsletter senden möchten.

Option A: Sofortiger Versand

Ihr Newsletter wird sofort an alle ausgewählten Empfänger gesendet.

⚠️ Achtung: Wenn Sie viele Empfänger haben (siehe Abschnitt "Progressiver Versand" unten), erfolgt der Versand automatisch in mehreren Chargen über mehrere Tage, nur bei Ihren ersten Sendungen.

Option B: Für später planen

Wählen Sie ein genaues Datum und eine Uhrzeit für den automatischen Versand.

Anwendungsfälle:

• Montags morgens um 9 Uhr senden (beste Öffnungsrate)
• Im Voraus planen, um beruhigt in den Urlaub zu fahren
• Mit der Einführung eines Sonderangebots koordinieren

📊 Statistiken und Tracking

Sobald Ihr Newsletter gesendet wurde, verfolgen Sie seine Leistung in Echtzeit.

Wichtige Kennzahlen

📤 Gesendete E-Mails

Die Gesamtzahl der erfolgreich zugestellten E-Mails.

👁️ Öffnungsrate

Prozentsatz der Empfänger, die Ihre E-Mail geöffnet haben. Eine gute Rate liegt im Allgemeinen zwischen 15% und 30%.

Wie wir messen: Ein unsichtbares Pixel wird in die E-Mail integriert. Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet und Bilder lädt, zeichnen wir es auf. Wenn jemand die Bildanzeige blockiert, können wir nicht wissen, ob die E-Mail gelesen wird. Es gibt keine 100% zuverlässige Methode, diese Information zu erhalten.

🖱️ Klickrate

Prozentsatz der Empfänger, die auf einen Link in Ihrer E-Mail geklickt haben.

Wie wir messen: Alle Links werden automatisch verfolgt. Sie wissen, welche Links am meisten geklickt werden.

⚠️ Bounces

Nicht zugestellte E-Mails (ungültige Adresse, volles Postfach usw.).

Arten von Bounces:

• Temporärer Bounce (Soft): Volles Postfach, vorübergehend nicht verfügbarer Server
• Permanenter Bounce (Hard): Ungültige E-Mail-Adresse oder existiert nicht mehr

Detaillierte Ansicht

Für jeden gesendeten Newsletter haben Sie Zugriff auf:

1. Vollständige Empfängerliste mit ihrem Status:

• ✅ Gesendet
• 👁️ Geöffnet (mit Datum/Uhrzeit)
• 🖱️ Geklickt (mit Datum/Uhrzeit)
• ⚠️ Bounce
• ❌ Fehlgeschlagen
• ❌ Abmeldungen (Personen, die auf den Abmeldelink geklickt haben, der automatisch am Ende Ihrer E-Mail enthalten ist)

🔥 Progressiver Versand und Warm-up

Warum progressiver Versand?

Wenn Sie zum ersten Mal Newsletter senden (oder nach einer langen Pause), wenden wir automatisch ein progressives Versandsystem (Warm-up) an.

Ziele:

1. Ihre Absenderreputation aufbauen bei E-Mail-Servern (Gmail, Outlook usw.)
2. Spam-Filter vermeiden, indem Sie zeigen, dass Ihre E-Mails legitim sind
3. Ihre Zustellbarkeit langfristig schützen

Wie funktioniert es?

Das System analysiert automatisch Ihren Versandverlauf und passt die Strategie an:

Neue Absender (erste Sendungen)

Die Sendungen werden schrittweise begrenzt:

• Tag 1: 200 E-Mails maximal
• Tag 2: 300 E-Mails maximal
• Tag 3: 500 E-Mails maximal
• Tage 4-5: 750 E-Mails maximal
• Tag 6+: 1000 E-Mails maximal pro Tag

Konkretes Beispiel:

Wenn Sie 1200 Empfänger haben und es Ihr erster Newsletter ist:

• Tag 1: Die ersten 200 Kontakte erhalten die E-Mail
• Tag 2: Die nächsten 300
• Tag 3: Die nächsten 500
• Tag 4: Die letzten 200

💡 Das System priorisiert automatisch Ihre aktivsten Kontakte zuerst (diejenigen, die kürzlich E-Mails erhalten haben, Rechnungen haben usw.), um Ihre anfänglichen Öffnungsraten zu maximieren.

Regelmäßige Absender (gute Reputation)

Wenn Sie regelmäßig Newsletter mit guten Ergebnissen senden:

• Limit auf 1000 E-Mails pro Tag erhöht
• Wenn Sie weniger als 1000 Empfänger haben → sofortiger Versand
• Wenn Sie mehr haben → tägliche Chargen von 1000

Automatischer Anti-Spam-Schutz

Das System überwacht kontinuierlich Ihre Absenderreputation mit strengen Regeln, die an Ihre Erfahrung angepasst sind:

Neue Absender (< 100 gesendete E-Mails):

• 1 einzige Spam-Beschwerde → Sofortige Sperrung
• > 10% Hard Bounces → Sofortige Sperrung
• → Ihr Newsletter-Zugang wird automatisch gesperrt

Anfänger-Absender (< 500 gesendete E-Mails):

• > 0,2% Spam-Beschwerden (d.h. 1 Beschwerde pro 500 E-Mails) → Sperrung
• > 5% Hard Bounces → Sperrung
• → Verstärkter Schutz während der Lernphase

Alle Absender (absolute Schwellenwerte):

• > 0,1% Spam-Beschwerden → Sperrung (maximal tolerierter Schwellenwert von Postmark)
• 3 Spam-Beschwerden oder mehr → Automatische Sperrung
• > 10% Hard Bounces → Sperrung (Liste schlechter Qualität)
• > 15% Gesamt-Bounces → Sperrung
• Gefährliche Kombination: > 0,05% Spam + > 3% Hard Bounces → Sperrung

Schweregrade der Sperrung:

• 🔴 Kritisch: Entsperrung nur nach gründlicher Analyse und vollständiger Bereinigung Ihrer Liste
• 🟠 Hoch: Entsperrung möglich nach Behebung identifizierter Probleme
• 🟡 Mittel: Schnelle Entsperrung nach Überprüfung

⚠️ Wichtig: Diese strengen Regeln schützen Ihre langfristige Reputation. Pflegen Sie eine saubere und aktuelle Kontaktliste. Senden Sie nur an Personen, die ausdrücklich zugestimmt haben, und überprüfen Sie regelmäßig die Gültigkeit Ihrer E-Mail-Adressen.

Fortschritt verfolgen

Während eines Chargenversands:

1. Der Status zeigt "Versand läuft - Charge X/Y"
2. Sie sehen die Anzahl der gesendeten E-Mails in Echtzeit
3. Die nächste Charge wird automatisch für den nächsten Tag zur gleichen Zeit geplant

Den Prozess beschleunigen (bestätigte Absender)

Je regelmäßiger Sie mit guten Ergebnissen senden, desto mehr verbessert sich Ihre Reputation:

• Hohe Öffnungsrate: Gutes Engagement der Empfänger
• Wenige Bounces: Saubere Kontaktliste
• Keine Spam-Beschwerden: Relevanter Inhalt und respektiertes Opt-in
• → Ihr Tageslimit bleibt am Maximum (1000/Tag)

💳 Kreditsystem

Wie funktionieren Credits?

Jede gesendete E-Mail verbraucht 1 Newsletter-Credit.

Monatliche Zuteilung:

• Ihr Abonnement beinhaltet eine bestimmte Anzahl von Credits pro Monat
• Credits werden automatisch am 1. jedes Monats erneuert
• Nicht verwendete Credits werden nicht übertragen

Credits überprüfen:

Sie können Ihren Verbrauch jederzeit im Dashboard sehen:

• Verbleibende Credits diesen Monat
• Verwendeter Prozentsatz
• Erneuerungsdatum

Was passiert, wenn mir die Credits ausgehen?

Wenn Sie nicht genügend Credits für eine Kampagne haben:

1. Das System warnt Sie vor dem Versand
2. Sie können den Newsletter nicht senden
3. Optionen:

• Auf monatliche Erneuerung warten
• Ihr Paket upgraden

💡 Tipp: Planen Sie Ihre Kampagnen entsprechend Ihrer monatlichen Zuteilung. Wenn Sie regelmäßig an viele Kontakte senden, ziehen Sie ein höheres Paket in Betracht.

🎨 Personalisierung und Design

Automatisches E-Mail-Design

Jeder Newsletter wird automatisch mit Ihrer visuellen Identität gestaltet:

1. Hintergrundfarbe

Der E-Mail-Hintergrund verwendet Ihre Hauptfarbe (definiert in Ihren grafischen Identitätseinstellungen).

2. Logo

Ihr Logo wird automatisch oben in jeder E-Mail angezeigt (wenn Sie eine grafische Identität konfiguriert haben).

3. Responsive Struktur

Alle E-Mails sind automatisch optimiert für:

• 📱 Mobil (Lesen auf Smartphone)
• 💻 Desktop (Lesen auf Computer)
• 📧 Alle E-Mail-Clients (Gmail, Outlook, Apple Mail usw.)

Inhaltspersonalisierung

Sie können Ihre E-Mails mit dynamischen Variablen direkt aus dem Editor personalisieren.

🛡️ Best Practices und Zustellbarkeit

Eine gute Reputation pflegen

Damit Ihre E-Mails gut in Posteingängen ankommen (nicht im Spam):

1. Keine Listen kaufen

Senden Sie niemals E-Mails an gekaufte oder gemietete Kontakte. Dies garantiert eine hohe Spam-Rate und zerstört Ihre Reputation.

2. Obligatorisches Opt-in

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kontakte ausdrücklich zugestimmt haben, Ihre Newsletter zu erhalten.

3. Abmeldung erleichtern

Jede E-Mail enthält einen automatischen Abmeldelink, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

4. Liste regelmäßig bereinigen

Entfernen oder melden Sie Kontakte mit permanenten Bounces (ungültige E-Mails) ab.

5. Regelmäßig senden

Ein regelmäßiger Rhythmus (monatlich, zweimonatlich) ist besser als sporadisches Massensenden.

6. Relevanter und qualitativ hochwertiger Inhalt

Ihre Empfänger müssen Wert in Ihren E-Mails finden. Wenn sich viele abmelden oder als Spam markieren, ist dies ein negatives Signal.

Ihre Öffnungsraten optimieren

E-Mail-Betreff:

• ✅ Kurz und einprägsam (max. 50 Zeichen)
• ✅ Weckt Neugier oder bietet klaren Wert
• ❌ Vermeiden Sie übermäßige Großbuchstaben
• ❌ Vermeiden Sie Spam-Wörter ("GRATIS", "DRINGEND", zu viele !!!)

Beispiele für gute Betreffs:

• "Hier sind unsere Neuigkeiten im Januar"
• "Exklusives Angebot: -20% auf unsere Hochzeitspakete"
• "3 Tipps zur Vorbereitung Ihres Familien-Shootings"

Versandzeitpunkt:

Die besten Zeiten variieren je nach Zielgruppe, aber im Allgemeinen:

• Dienstag, Mittwoch, Donnerstag: Beste Tage
• 9-11 Uhr oder 14-16 Uhr: Beste Zeitfenster
• Vermeiden Sie Wochenenden für B2B

Ihre Klickraten optimieren

Klare Handlungsaufforderungen:

• Ein Hauptziel pro E-Mail
• Sichtbare und attraktive Schaltfläche
• Aktionstext ("Angebot entdecken", "Jetzt buchen")

Inhaltsstruktur:

• Luftiger Text mit kurzen Absätzen
• Ansprechende Bilder
• Link zu Ihrem Portfolio oder Ihrer Website
• Angebot oder wertvoller Inhalt

❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie viele E-Mails kann ich senden?

Es hängt von Ihrem Versandverlauf ab:

• Neue Absender: 200 bis 1000 E-Mails/Tag (Fortschritt über 6 Tage)
• Regelmäßige Absender: Bis zu 1000 E-Mails/Tag
• Monatliches Limit definiert durch Ihr Credit-Paket

Kann ich sehen, wer meine E-Mail geöffnet hat?

Ja! In den detaillierten Statistiken jedes Newsletters sehen Sie genau:

• Wer geöffnet hat (mit Datum und Uhrzeit)
• Wer auf Links geklickt hat
• Wer noch nicht geöffnet hat

Was tun, wenn meine E-Mail im Spam landet?

Mehrere mögliche Ursachen:

1. DNS überprüfen (bei persönlicher Domain): DKIM und SPF müssen korrekt konfiguriert sein
2. Verdächtiger Inhalt: Vermeiden Sie Spam-Wörter, zu viele Großbuchstaben, zu viele Links
3. Schlechte Reputation: Bereinigen Sie Ihre Liste, respektieren Sie Opt-in
4. Neuer Absender: Am Anfang ist das normal, Ihre Reputation baut sich schrittweise auf

Kann ich einen geplanten Newsletter abbrechen?

Ja, solange er noch nicht mit dem Versand begonnen hat. Gehen Sie zur Newsletter-Liste, finden Sie den geplanten und klicken Sie auf "Abbrechen".

Werden Links automatisch verfolgt?

Ja, alle Links in Ihren Newslettern werden automatisch verfolgt. Sie wissen, wie viele Personen geklickt haben und auf welche Links.

Wie verwalte ich Abmeldungen?

Es ist automatisch! Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. Wenn ein Kontakt darauf klickt:

1. Er wird sofort von Ihren zukünftigen Newslettern entfernt
2. Das Feld newsletter_opt_in wird in seinem Kontaktprofil auf false gesetzt
3. Er erscheint nicht mehr in Ihren Empfängerauswahlen

Kann ich Anhänge einfügen?

Nein, Anhänge werden in Newslettern nicht unterstützt aus Gründen der:

• Zustellbarkeit (E-Mails mit Anhängen landen häufiger im Spam)
• Größe (verlangsamt den Versand)
• Sicherheit (strenge Antivirus-Filter)

Alternative: Hosten Sie Ihre Dateien online und fügen Sie einen Link in Ihren Newsletter ein.

Wie lange werden Statistiken aufbewahrt?

Unbegrenzt! Sie können die Statistiken all Ihrer vergangenen Newsletter jederzeit einsehen.

Kann ich meinen Server oder meine Domain umbenennen?

Eine Domain-Änderung ist möglich, erfordert aber eine neue DNS-Konfiguration. Kontaktieren Sie den Support, wenn Sie Ihre E-Mail-Konfiguration ändern möchten.

Was passiert, wenn ich mein Credit-Limit überschreite?

Sie können keinen Newsletter ohne ausreichende Credits senden. Das System warnt Sie vor dem Versand. Sie müssen entweder:

• Auf monatliche Erneuerung warten
• Den Support kontaktieren, um Ihr Paket zu upgraden

Aktualisiert am: 31/12/2025