Zertifizierung und Neuerungen in Fotostudio

Ab September 2026 wird Fotostudio ein zertifiziertes System sein. Dieses wichtige Update bringt bedeutende Änderungen bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und Gutschriften mit sich.

Diese Änderungen dienen dazu, den Betrieb des Systems zu vereinheitlichen und Fotostudio auf die zukünftige elektronische Rechnungsstellung in verschiedenen Ländern der Europäischen Union vorzubereiten, wodurch dein Buchhaltungsworkflow sicherer und einfacher zu handhaben wird.

1. Wichtige Änderungen in Fotostudio

Tarife

Das Modul zur Erstellung von Tarifen wurde überarbeitet, um klarer und umfassender zu sein.

Präsentation

• Tarifname
• Beschreibung: Dieser Text ist für deine Kunden in den Details von Angeboten und Rechnungen sichtbar. Verwende ihn, um den angebotenen Service klar zu beschreiben.
• Illustratives Foto
• Badge: Du kannst ein kleines Label hinzufügen, um den Tarif hervorzuheben: „Empfohlen“, „Neu“, „Limitierte Edition“ usw.

Preis und Steuern

• Du kannst definieren, ob es sich um eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt.
• MwSt.-Code

Konfiguration

Tarifart

• Sitzung / Paket: vollständige Leistung (z. B. Porträtsitzung, Hochzeit, Neugeborenenpaket).
• Produkt / Option: hinzugefügtes oder separat verkauftes Element (z. B. Druck, Album, Make-up, zusätzliche Stunde).

Kategorie: Ermöglicht die Organisation deiner Tarife und, für Optionen, die Strukturierung des Katalogs für mehr Klarheit auf Kundenseite.

Art des Shootings: definiert, für welche Shootings dieser Tarif angeboten wird.

Standarddauer: entspricht der Dauer des Pakets für ein Shooting. Optionen können ebenfalls eine spezifische Dauer haben (z. B. Make-up-Option: +30 min).

Erstellung von Angeboten und Rechnungen

Die Angebotsoberfläche wurde überarbeitet, um Zeit zu sparen und die Lesbarkeit zu verbessern.

Die Blöcke Aussteller und Empfänger wurden klarer gestaltet, um die Informationen schneller zu identifizieren.

Die Zeilenverwaltung erfolgt jetzt über dedizierte Schaltflächen.

Zeile aus Tarif hinzufügen öffnet ein Fenster, das es dir ermöglicht:

• einfach unter deinen bestehenden Tarifen zu suchen;
• die Tarife zu filtern, um schneller den benötigten zu finden.

Nach dem Hinzufügen eines Tarifs kannst du die Beschreibung, den Preis, die Menge und eventuelle Rabatte ändern.

Es ist notwendig, für jede Zeile anzugeben:

• ob es sich um einen Verkauf von Dienstleistung oder Ware handelt
• klassische Informationen wie die MwSt., die auf der Rechnung durch einen spezifischen Code dargestellt wird.

Diese Informationen stellen sicher, dass deine Angebote und Rechnungen vollständig, konform und für deine Kunden leicht verständlich sind.

Status von Angeboten und Rechnungen

Angebote

Während der Erstellung eines Angebots kannst du es jederzeit speichern und nach Bedarf ändern, solange es nicht an den Kunden gesendet wurde.

Jetzt haben alle Angebote eine automatische Nummerierung, die eine klare und konsistente Verfolgung aller Dokumente gewährleistet.

Sobald der Kunde das Angebot bestätigt, wird es gesperrt: keine weiteren Änderungen sind möglich.

Wenn ein Angebot mit einer finalisierten Rechnung verknüpft ist, wird es ebenfalls automatisch gesperrt.

Rechnungen

Bei der Erstellung einer Rechnung stehen zwei Optionen zur Verfügung:

• Als Entwurf speichern: Die Rechnung wird gespeichert, bleibt aber bearbeitbar.
• Speichern und finalisieren: Die Rechnung ist gesperrt; nur eine Gutschrift kann sie stornieren oder ändern.

Als Entwurf speichern und finalisieren

Wenn du eine Rechnung als Entwurf speicherst, bleibt sie vollständig bearbeitbar. Du kannst weiterhin:

• Informationen ändern,
• Zeilen anpassen,
• die Rechnung finalisieren, wenn du bereit bist: „Aktionen“ auf dem Entwurf → Rechnung finalisieren

Wenn du die Rechnung finalisierst, wird eine automatische Nummer gemäß deiner aktuellen Nummerierung vergeben sowie ein Rechnungsdatum.

Du kannst weiterhin das Zahlungsziel und die Übertragungsmethode vor dem Versand ändern.

Verwaltung von Gutschriften

Wir haben die Verwaltung der Gutschriften überarbeitet, die jetzt deutlich vollständiger ist als zuvor.

Diese Dokumente sind der einzige Weg, um eine Rechnung korrekt zu stornieren oder zu ändern. Wie bei Angeboten und Rechnungen müssen sie die gleichen Vorgaben erfüllen:

• Produktreferenzen beibehalten,
• alle notwendigen Informationen enthalten,
• nur präzise Anpassungen zulassen, wie z. B. das Entfernen von Produkten aus der ursprünglichen Rechnung.

Sobald eine Gutschrift gespeichert und finalisiert wurde, ist sie gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.

Aktualisiert am: 16/02/2026