> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.fotostudio.io/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Flujos de trabajo para documentos ## ¿Qué es un workflow de documento? Un workflow de documento es una secuencia automática de tareas, emails y SMS que se activan según los eventos relacionados con tus documentos (presupuestos, facturas, contratos, cuestionarios). Por ejemplo, puedes crear un workflow "Recordatorio presupuesto" que: 1. Envíe un email de recordatorio **3 días después** del envío del presupuesto sin respuesta 2. Envíe un SMS de recordatorio **7 días después** 3. Envíe un último email **2 días antes** de la expiración del presupuesto 4. Cree una tarea manual para ti **el día de la expiración** Una vez configurado, este workflow se aplica automáticamente a cada presupuesto enviado. Si el cliente acepta o rechaza mientras tanto, todos los recordatorios pendientes se eliminan automáticamente. O incluso un workflow "Recordatorio factura" que: 1. Envíe un email de recordatorio **3 días antes** del vencimiento 2. Envíe un SMS de recordatorio **el día del vencimiento** 3. Envíe un email de recordatorio **7 días después** del vencimiento 4. Cree una tarea manual para ti **14 días después** Una vez configurado, este workflow se aplica automáticamente a cada factura correspondiente, sin ninguna acción de tu parte. --- ## Tipos de workflows disponibles | Tipo | Se activa cuando... | | ---- | | **Sesión** | Se crea una sesión, se confirma, o en la fecha de la sesión | | **Presupuesto** | El presupuesto se envía, acepta, rechaza, o expira | | **Factura** | La factura se envía, se paga, o vence | | **Contrato** | El contrato se envía o se firma | | **Cuestionario** | El cuestionario se envía o se completa | --- ## Crear un workflow de documento 1. Ir a **Configuración > Workflows** 2. Hacer clic en **Añadir ▾** y elegir el tipo (Factura, Presupuesto, etc.) 3. Dar un nombre al workflow 4. Añadir tareas para cada evento deseado: * Elegir la **fase** (ej: "Envío del documento", "Vencimiento de la factura") * Definir el **plazo** (ej: +3 días, -1 día) * Asociar un **email automático**, un **SMS** o una simple **tarea manual** 5. Guardar --- ## Aplicar un workflow a un documento ### Manualmente En la ficha de una factura, presupuesto, contrato o cuestionario, hacer clic en el botón **Workflow** en el menú de acciones (⋮). Seleccionar el workflow a aplicar. ### Al crear una factura Al crear una factura o presupuesto, aparece un campo **Workflow** en el formulario. Seleccionar el workflow deseado antes de guardar. ### Desde una plantilla de presupuesto Cuando creas/modificas una plantilla de presupuesto, está disponible un campo **Workflow**. Si configuras uno, se utilizará por defecto cada vez que crees un nuevo presupuesto desde esta plantilla. ### Desde una plantilla de contrato Mismo principio para las plantillas de contrato, puedes elegir un **Workflow** por defecto. ### Desde una plantilla de cuestionario Ídem. ### A través de un plan de pago En **Configuración > Planes de pago**, abrir un plan y desplegar la sección **Funcionalidades avanzadas**. Asociar un workflow por defecto. Todas las facturas generadas por este plan tendrán este workflow preseleccionado. --- ## Comportamientos importantes ### ✅ Factura pagada → recordatorios de vencimiento eliminados Si una factura pasa a **pagada** mientras había recordatorios de vencimiento o retraso programados, **todas las tareas y emails pendientes se eliminan automáticamente**. Tu cliente no recibirá recordatorios por una factura ya pagada. ### ✅ Presupuesto aceptado o rechazado → recordatorios de envío y expiración eliminados En cuanto un presupuesto es aceptado o rechazado, las tareas relacionadas con su envío y su posible expiración se eliminan. ### ✅ Contrato firmado → recordatorios de envío eliminados Ídem para los contratos: una vez firmado, los recordatorios de firma programados desaparecen. ### ✅ Cuestionario completado → recordatorios de envío eliminados Mismo comportamiento: una vez rellenado el cuestionario, los recordatorios se cancelan. > **En resumen**: en cuanto un documento alcanza su estado final (pagado, aceptado, firmado, completado, rechazado), todas las tareas y comunicaciones pendientes relacionadas con las fases anteriores se eliminan automáticamente. --- ## Seguir un workflow en curso En la ficha de una factura o presupuesto, hacer clic en el botón **Workflow** en el menú de acciones para acceder al detalle del workflow aplicado. Allí verás: * El estado de cada acción (Programado, Retrasado, Enviado, Terminado) * La fecha prevista para cada envío * Un botón **Enviar ahora** para activar manualmente un email si es necesario * Un botón **Cancelar el workflow** para eliminar todas las acciones pendientes --- ## Pestaña Tareas de una sesión En la ficha de una sesión, la pestaña **Tareas** agrupa todas las acciones relacionadas con los documentos (fases presupuesto, factura, contrato, cuestionario) en una sola sección **Documentos**, facilitando el seguimiento global de la sesión. --- ## Preguntas frecuentes **P: ¿Qué pasa si aplico un workflow cuando el documento ya ha sido enviado?** Las tareas de la fase "enviado" se crean con los plazos calculados a partir de la fecha de envío real. **P: ¿Puedo tener varios workflows en una misma factura?** Sí, es posible aplicar varios workflows sucesivos. Cada nuevo workflow crea sus propias tareas. **P: ¿Se eliminan las tareas ya enviadas si pago la factura?** No. Solo se eliminan las tareas **aún no ejecutadas**. Los emails ya enviados permanecen en el historial. **P: ¿El workflow se activa automáticamente al enviar el documento?** Sí, si hay un workflow por defecto configurado en el documento (a través del formulario o el plan de pago), se activa automáticamente al enviar el email del documento.