Módulo B2B: gestiona a tus clientes empresa en Fotostudio

Este módulo se activa en Módulos (módulo «Empresas (B2B)»), de forma gratuita y sin ninguna restricción de suscripción: está disponible para todos los usuarios de Fotostudio. Mientras no esté activado, nada cambia en tu interfaz. Está pensado para los fotógrafos que trabajan con empresas, agencias o instituciones, además de (o en lugar de) su clientela particular.

En resumen

El módulo B2B añade una nueva entidad: la Empresa (que no debe confundirse con tu propia sociedad, gestionada en Ajustes > Mi empresa). Una Empresa agrupa varios contactos (comercial, jefe de proyecto, contable...), centraliza todos los documentos que les conciernen, y ofrece a tus clientes profesionales un espacio cliente dedicado, separado de su espacio personal.

Nada de lo que ya existe se modifica: un contacto vinculado a una empresa sigue siendo un contacto normal, con sus sesiones, facturas y presupuestos habituales. El vínculo con una empresa es una capa adicional.

1. Crear una ficha de empresa

Ve a Contactos > Empresas (visible una vez activado el módulo) y haz clic en Nueva empresa.

Rellena:

Una empresa también puede tener:

• Varias direcciones (sede social, dirección de facturación, sucursales, lugar de la sesión), cada una con un tipo y un estado "por defecto".
• Varios correos electrónicos y teléfonos.
• Varias marcas/nombres comerciales vinculados, si la empresa opera con varios nombres comerciales.

Una empresa puede archivarse (botón en el menú ...) en lugar de eliminarse, para excluirla de las listas activas sin perder el historial.

2. Vincular contactos a la empresa

Desde la ficha de empresa, haz clic en Vincular para asociar un contacto existente.

Para cada contacto vinculado, puedes definir:

• Un rol libre (ej.: "jefe de proyecto", "contable", "asistente"), mostrado en la ficha.
• El pagador designado: el contacto que sirve de referencia para los pagos. También es quien recibe las facturas por defecto (regla descrita más abajo).
• El contacto principal: el contacto "por defecto" de la empresa, usado sobre todo para la vista rápida y el envío de un correo global.

Un mismo contacto puede estar vinculado a varias empresas con roles diferentes en cada una: no hace falta duplicar su ficha. También puede, en paralelo, seguir siendo un cliente particular de pleno derecho: nada impide, por ejemplo, crearle una sesión familiar personal, totalmente independiente de sus empresas. El vínculo con una o varias empresas es solo una capa adicional sobre su ficha de contacto habitual, nunca un cambio de estado exclusivo.

Filtro B2B/B2C: la lista de contactos ofrece un filtro "Clientes profesionales (B2B)" / "Particulares (B2C)" una vez activado el módulo. Este filtro se calcula automáticamente (un contacto es "B2B" si está vinculado a al menos una empresa): no hay nada que marcar manualmente en la ficha del contacto.

3. La ficha de empresa: centralizar toda la actividad

La ficha de empresa reúne todo lo que le concierne en pestañas:

Una barra de estadísticas indica de un vistazo: número de sesiones, total facturado, importe cobrado y saldo pendiente (siempre con impuestos incluidos, para mantener la coherencia con lo que el cliente realmente paga).

Vincular una sesión, un presupuesto o una factura a la empresa

Desde el botón Crear de la ficha de empresa, puedes crear directamente una nueva sesión, un presupuesto o una factura que se vincularán automáticamente. También puedes vincular un documento existente a una empresa desde su propia ficha.

Destinatario de los documentos

Cuando un presupuesto, una factura o un abono está vinculado a una empresa, el bloque destinatario (PDF, vista previa, interfaz de cliente) muestra automáticamente los datos de la empresa (razón social, identificador fiscal, dirección de facturación) en lugar de los del contacto individual. Es el comportamiento esperado en B2B: la factura se dirige a la sociedad, no a la persona que la recibió.

El envío de correos, en cambio, sigue haciéndose al contacto (siempre es una persona quien recibe tus mensajes).

Poner en copia a los demás miembros de la empresa

Cuando redactas un correo desde una sesión, un presupuesto o una factura vinculados a una empresa, el selector "Otros contactos en copia" muestra un grupo Contactos de la empresa en la parte superior de la lista: puedes marcar con un clic al jefe de proyecto, al contable o a cualquier otro miembro vinculado, sin tener que buscarlos uno a uno entre todos tus contactos.

4. Facturar varias sesiones en una sola factura

Es una de las necesidades más solicitadas en B2B: una empresa que te confía varias prestaciones en el mes desea una sola factura agrupada, en lugar de una factura por sesión.

Desde la ficha de empresa, haz clic en Crear > Facturar las prestaciones. Se abre una ventana con dos secciones:

• Sesiones: todas las sesiones de la empresa con un saldo pendiente.
• Presupuestos (sin sesión): presupuestos autónomos, no vinculados a una sesión, aún no facturados.

Selecciona los elementos a agrupar y confirma: Fotostudio crea una sola factura, con una línea por prestación. Cada sesión implicada muestra después, en su propia pestaña Facturas, una insignia "Factura agrupada" que indica el importe que le corresponde (a prorrata en caso de pago parcial).

Importante: las estadísticas y el seguimiento habituales por sesión (importe facturado, pagado, saldo) siguen siendo correctos incluso con una factura agrupada: el importe de la factura se reparte automáticamente entre cada sesión implicada.

5. El espacio cliente de la empresa

Cada contacto vinculado a una empresa accede, además de a su habitual espacio cliente personal, a un espacio cliente de empresa dedicado que agrupa únicamente las sesiones, presupuestos, facturas, contratos y documentos de la sociedad. No hay así confusión entre su historial personal y el de su empresa.

Acceder al espacio de empresa

• Desde la ficha de contacto (interfaz de administración): el botón "Ver interfaz de cliente" se convierte en un menú desplegable con "Mi espacio cliente" (personal) y una entrada por cada empresa a la que está vinculado el contacto.
• Desde la ficha de empresa: un botón "Espacio cliente" abre directamente el espacio de empresa (usa el contacto principal o el pagador para la autenticación).
• Desde el propio espacio cliente: un selector de espacio (píldoras "Mi espacio cliente" / nombre de cada empresa) aparece en la parte superior de la página en cuanto un contacto está vinculado a al menos una empresa, permitiéndole navegar entre su espacio personal y sus espacios de empresa.
• Desde un correo: la variable {espace_entreprise} (insertable en tus plantillas de correo) genera un botón que enlaza directamente al espacio de empresa del contacto.

El espacio de empresa no muestra deliberadamente los elementos puramente B2C (fidelidad, bonos regalo, allegados): se mantiene centrado en la actividad profesional.

Identidad visual dedicada

Puedes definir una identidad gráfica (logo, colores) específica, usada únicamente para el espacio cliente de empresa, distinta de la usada para tus clientes particulares. Esto se configura en Identidades visuales: marca "Identidad por defecto para las empresas" en la identidad de tu elección (solo una puede estar activa a la vez).

6. Documentos internos de la empresa

Como en una ficha de contacto, puedes subir archivos directamente a la ficha de empresa (pestaña Documentos): contrato marco, datos bancarios, documentos administrativos, etc.

Para cada archivo, eliges si está:

• Oculto (visible solo para ti, uso interno)
• Compartido en el espacio cliente de empresa (visible para todos los contactos vinculados)

Los formatos admitidos son los mismos que para los contactos: imágenes, PDF, Word, Excel, PowerPoint (5 MB máx. por archivo).

7. Tarifas sin IVA o con IVA en los procesos de reserva

Si trabajas tanto con particulares como con profesionales, puede que quieras mostrar tus tarifas sin impuestos en lugar de con impuestos incluidos en ciertos contextos: reserva en línea, catálogos, mini-sesiones, o cuando propones a un cliente elegir directamente su tarifa.

Ajuste por defecto

En Personalización > Espacio cliente, sección "Visualización de tarifas", activa "Mostrar tarifas sin IVA (B2B)" para que todos tus procesos de reserva muestren las tarifas sin impuestos por defecto. Esta opción no aparece si tu empresa está en régimen de exención de IVA (en ese caso sin IVA = con IVA, la pregunta no se plantea).

Ajustar por tipo de sesión o por catálogo

Puedes anular este ajuste para un tipo de sesión concreto (en su ficha) o para un catálogo concreto (al editarlo), mediante un menú "Visualización de tarifas" con tres opciones:

• Ajuste por defecto de la empresa (hereda el ajuste global)
• Siempre con IVA
• Siempre sin IVA

Detección automática

Si un contacto ya conocido (a través de su espacio cliente) está vinculado a una empresa, las tarifas que consulta se muestran automáticamente sin IVA, aunque el ajuste global sea con IVA. Esto es útil si muestras tus tarifas con IVA incluido al público general pero quieres que tus clientes profesionales habituales vean directamente el precio sin IVA.

Importante: este ajuste solo cambia la visualización. El carrito, el total a pagar y el importe realmente facturado siempre permanecen con IVA incluido (los bonos regalo también, nunca se ven afectados por este ajuste).

Preguntas frecuentes

¿Puede un contacto ser a la vez cliente particular y estar vinculado a una empresa?
Sí. El vínculo con una empresa no le quita nada a su uso personal: conserva su propio espacio cliente, sus propias sesiones si es necesario, etc.

Si desactivo el módulo B2B, ¿pierdo mis empresas y sus vínculos?
No, los datos permanecen en la base de datos. Solo desaparece la interfaz que permite gestionarlos y mostrarlos mientras el módulo esté desactivado.

¿Es de pago el módulo B2B / está reservado a ciertos planes?
No, es gratuito y está disponible para todos los usuarios, sea cual sea tu suscripción: solo tienes que activarlo en Módulos.

¿Puedo facturar directamente a una empresa, sin pasar por una sesión?
Sí, mediante Crear > Nuevo presupuesto / Nueva factura desde la ficha de empresa, o mediante la facturación agrupada para presupuestos autónomos.

¿El destinatario de una factura agrupada la ve aparecer en su espacio cliente?
Sí. El destinatario elegido para una factura agrupada es siempre un contacto vinculado a la empresa (el pagador designado, o en su defecto el contacto principal): por tanto tiene acceso automático al espacio cliente de empresa para consultarla.

Actualizado el: 03/07/2026