> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.fotostudio.io/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Workflows pour documents ## C'est quoi un workflow document ? Un workflow document est une séquence automatique de tâches, emails et SMS qui se déclenchent en fonction d'événements liés à vos documents (devis, factures, contrats, questionnaires). Par exemple, vous pouvez créer un workflow "Relance devis" qui : 1. Envoie un email de relance **3 jours après** l'envoi du devis sans réponse 2. Envoie un SMS de rappel **7 jours après** 3. Envoie un dernier email **2 jours avant** l'expiration du devis 4. Crée une tâche manuelle pour vous **le jour de l'expiration** Une fois configuré, ce workflow s'applique automatiquement à chaque devis envoyé. Si le client accepte ou refuse entre-temps, toutes les relances encore en attente sont supprimées automatiquement. Ou encore un workflow "Relance facture" qui : 1. Envoie un email de rappel **3 jours avant** l'échéance 2. Envoie un SMS de relance **le jour de l'échéance** 3. Envoie un email de relance **7 jours après** l'échéance 4. Crée une tâche manuelle pour vous **14 jours après** Une fois configuré, ce workflow s'applique automatiquement à chaque facture concernée, sans aucune action de votre part. --- ## Types de workflows disponibles | Type | Se déclenche quand... | | ---- | | **Séance** | Une séance est créée, confirmée, ou à la date de la séance | | **Devis** | Le devis est envoyé, accepté, refusé, ou expiré | | **Facture** | La facture est envoyée, payée, ou à échéance | | **Contrat** | Le contrat est envoyé ou signé | | **Questionnaire** | Le questionnaire est envoyé ou complété | --- ## Créer un workflow document 1. Aller dans **Paramètres > Workflows** 2. Cliquer sur **Ajouter ▾** et choisir le type (Facture, Devis, etc.) 3. Donner un nom au workflow 4. Ajouter des tâches pour chaque événement souhaité : * Choisir la **phase** (ex : "Envoi du document", "Échéance de la facture") * Définir le **délai** (ex : +3 jours, -1 jour) * Associer un **email automatique**, un **SMS** ou une simple **tâche manuelle** 5. Sauvegarder --- ## Appliquer un workflow à un document ### Manuellement Sur la fiche d'une facture, d'un devis, d'un contrat ou d'un questionnaire, cliquer sur le bouton **Workflow** dans le menu d'actions (⋮). Sélectionner le workflow à appliquer. ### À la création d'une facture Lors de la création d'une facture ou d'un devis, un champ **Workflow** apparaît dans le formulaire. Sélectionner le workflow souhaité avant de sauvegarder. ### Depuis un modèle de devis Lorsque vous créez/modifiez un modèle de devis, un champ **Workflow **est disponible. Si vous en configurez un, il sera utilisé par défaut à chaque fois que vous créerez un nouveau devis depuis ce modèle. ### Depuis un modèle de contrat Même principe pour les modèles de contrat, vous pouvez choisir un **Workflow** par défaut. ### Depuis un modèle de questionnaire Idem. ### Via un plan de paiement Dans **Paramètres > Plans de paiement**, ouvrir un plan et déplier la section **Fonctionnalités avancées**. Associer un workflow par défaut. Toutes les factures générées par ce plan auront ce workflow pré-sélectionné. --- ## Comportements importants ### ✅ Facture payée → rappels d'échéance supprimés Si une facture passe en **payée** alors que des rappels d'échéance ou de retard étaient programmés, **toutes les tâches et emails en attente sont automatiquement supprimés**. Votre client ne recevra pas de relance pour une facture déjà réglée. ### ✅ Devis accepté ou refusé → rappels d'envoi et d'expiration supprimés Dès qu'un devis est accepté ou refusé, les tâches liées à son envoi et à son expiration éventuelle sont supprimées. ### ✅ Contrat signé → rappels d'envoi supprimés Idem pour les contrats : une fois signé, les relances de signature programmées disparaissent. ### ✅ Questionnaire complété → rappels d'envoi supprimés Même comportement : une fois le questionnaire rempli, les relances sont annulées. > **En résumé** : dès qu'un document atteint son état final (payé, accepté, signé, complété, refusé), toutes les tâches et communications en attente liées aux phases précédentes sont supprimées automatiquement. --- ## Suivre un workflow en cours Sur la fiche d'une facture ou d'un devis, cliquer sur le bouton **Workflow** dans le menu d'actions pour accéder au détail du workflow appliqué. Vous y verrez : * L'état de chaque action (Programmé, En retard, Envoyé, Terminé) * La date prévue pour chaque envoi * Un bouton **Envoyer maintenant** pour déclencher manuellement un email si nécessaire * Un bouton **Annuler le workflow** pour supprimer toutes les actions en attente --- ## Onglet Tâches d'une séance Dans la fiche d'une séance, l'onglet **Tâches** regroupe toutes les actions liées aux documents (phases devis, facture, contrat, questionnaire) dans une seule section **Documents**, facilitant le suivi global de la séance. --- ## Questions fréquentes **Q : Que se passe-t-il si j'applique un workflow alors que le document a déjà été envoyé ?** Les tâches de la phase "envoyé" sont créées avec les délais calculés à partir de la date d'envoi réelle. **Q : Puis-je avoir plusieurs workflows sur une même facture ?** Oui, il est possible d'appliquer plusieurs workflows successifs. Chaque nouveau workflow crée ses propres tâches. **Q : Les tâches déjà envoyées sont-elles supprimées si je paie la facture ?** Non. Seules les tâches **non encore exécutées** sont supprimées. Les emails déjà envoyés restent dans l'historique. **Q : Est-ce que le workflow se déclenche automatiquement à l'envoi du document ?** Oui, si un workflow par défaut est configuré sur le document (via le formulaire ou le plan de paiement), il se déclenche automatiquement à l'envoi de l'email du document.