> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.fotostudio.io/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Flussi di lavoro per documenti ## Cos'è un workflow documento? Un workflow documento è una sequenza automatica di attività, email e SMS che si attivano in base a eventi legati ai tuoi documenti (preventivi, fatture, contratti, questionari). Ad esempio, puoi creare un workflow "Sollecito preventivo" che: 1. Invia un'email di sollecito **3 giorni dopo** l'invio del preventivo senza risposta 2. Invia un SMS di promemoria **7 giorni dopo** 3. Invia un'ultima email **2 giorni prima** della scadenza del preventivo 4. Crea un'attività manuale per te **il giorno della scadenza** Una volta configurato, questo workflow si applica automaticamente a ogni preventivo inviato. Se il cliente accetta o rifiuta nel frattempo, tutti i solleciti ancora in attesa vengono eliminati automaticamente. O ancora un workflow "Sollecito fattura" che: 1. Invia un'email di promemoria **3 giorni prima** della scadenza 2. Invia un SMS di sollecito **il giorno della scadenza** 3. Invia un'email di sollecito **7 giorni dopo** la scadenza 4. Crea un'attività manuale per te **14 giorni dopo** Una volta configurato, questo workflow si applica automaticamente a ogni fattura interessata, senza alcuna azione da parte tua. --- ## Tipi di workflow disponibili | Tipo | Si attiva quando... | | ---- | | **Seduta** | Una seduta viene creata, confermata, o alla data della seduta | | **Preventivo** | Il preventivo viene inviato, accettato, rifiutato, o scaduto | | **Fattura** | La fattura viene inviata, pagata, o alla scadenza | | **Contratto** | Il contratto viene inviato o firmato | | **Questionario** | Il questionario viene inviato o completato | --- ## Creare un workflow documento 1. Andare in **Impostazioni > Workflow** 2. Cliccare su **Aggiungi ▾** e scegliere il tipo (Fattura, Preventivo, ecc.) 3. Dare un nome al workflow 4. Aggiungere attività per ogni evento desiderato: * Scegliere la **fase** (es: "Invio del documento", "Scadenza della fattura") * Definire il **ritardo** (es: +3 giorni, -1 giorno) * Associare un'**email automatica**, un **SMS** o una semplice **attività manuale** 5. Salvare --- ## Applicare un workflow a un documento ### Manualmente Sulla scheda di una fattura, di un preventivo, di un contratto o di un questionario, cliccare sul pulsante **Workflow** nel menu azioni (⋮). Selezionare il workflow da applicare. ### Alla creazione di una fattura Durante la creazione di una fattura o di un preventivo, un campo **Workflow** appare nel modulo. Selezionare il workflow desiderato prima di salvare. ### Da un modello di preventivo Quando crei/modifichi un modello di preventivo, un campo **Workflow** è disponibile. Se ne configuri uno, sarà utilizzato per impostazione predefinita ogni volta che creerai un nuovo preventivo da questo modello. ### Da un modello di contratto Stesso principio per i modelli di contratto, puoi scegliere un **Workflow** predefinito. ### Da un modello di questionario Idem. ### Tramite un piano di pagamento In **Impostazioni > Piani di pagamento**, aprire un piano e espandere la sezione **Funzionalità avanzate**. Associare un workflow predefinito. Tutte le fatture generate da questo piano avranno questo workflow pre-selezionato. --- ## Comportamenti importanti ### ✅ Fattura pagata → promemoria di scadenza eliminati Se una fattura passa in **pagata** mentre dei promemoria di scadenza o di ritardo erano programmati, **tutte le attività e le email in attesa vengono automaticamente eliminate**. Il tuo cliente non riceverà solleciti per una fattura già saldata. ### ✅ Preventivo accettato o rifiutato → promemoria di invio e scadenza eliminati Non appena un preventivo viene accettato o rifiutato, le attività legate al suo invio e alla sua eventuale scadenza vengono eliminate. ### ✅ Contratto firmato → promemoria di invio eliminati Idem per i contratti: una volta firmato, i solleciti di firma programmati scompaiono. ### ✅ Questionario completato → promemoria di invio eliminati Stesso comportamento: una volta compilato il questionario, i solleciti vengono annullati. > **In sintesi**: non appena un documento raggiunge il suo stato finale (pagato, accettato, firmato, completato, rifiutato), tutte le attività e comunicazioni in attesa legate alle fasi precedenti vengono eliminate automaticamente. --- ## Seguire un workflow in corso Sulla scheda di una fattura o di un preventivo, cliccare sul pulsante **Workflow** nel menu azioni per accedere al dettaglio del workflow applicato. Vedrai: * Lo stato di ogni azione (Programmato, In ritardo, Inviato, Terminato) * La data prevista per ogni invio * Un pulsante **Invia ora** per attivare manualmente un'email se necessario * Un pulsante **Annulla il workflow** per eliminare tutte le azioni in attesa --- ## Scheda Attività di una seduta Nella scheda di una seduta, la scheda **Attività** raggruppa tutte le azioni legate ai documenti (fasi preventivo, fattura, contratto, questionario) in un'unica sezione **Documenti**, facilitando il monitoraggio globale della seduta. --- ## Domande frequenti **D: Cosa succede se applico un workflow quando il documento è già stato inviato?** Le attività della fase "inviato" vengono create con i ritardi calcolati dalla data di invio effettiva. **D: Posso avere più workflow sulla stessa fattura?** Sì, è possibile applicare più workflow successivi. Ogni nuovo workflow crea le proprie attività. **D: Le attività già inviate vengono eliminate se pago la fattura?** No. Solo le attività **non ancora eseguite** vengono eliminate. Le email già inviate rimangono nella cronologia. **D: Il workflow si attiva automaticamente all'invio del documento?** Sì, se un workflow predefinito è configurato sul documento (tramite il modulo o il piano di pagamento), si attiva automaticamente all'invio dell'email del documento.