B2B-module: beheer je zakelijke klanten in Fotostudio

Deze module activeer je gratis en zonder enige abonnementsvoorwaarde via Modules > Beheren > Bedrijven (B2B) en is beschikbaar voor alle Fotostudio-gebruikers. Zolang de module niet geactiveerd is, verandert er niets in je interface. Deze module is bedoeld voor fotografen die met en voor bedrijven, agentschappen of instellingen werken, naast (of in plaats van) hun particuliere klanten.

In het kort

De B2B-module voegt een nieuwe entiteit toe, zijnde 'Bedrijven' (niet te verwarren met je eigen onderneming, beheerd onder Mijn Account > Mijn bedrijf). Een bedrijf groepeert meerdere contacten (verkoper, projectleider, boekhouder...), centraliseert alle documenten die hierop betrekking heeft en geeft je zakelijke klanten een eigen klantenruimte, los van hun persoonlijke klantendashboard.

Niets van wat al bestaat wordt gewijzigd: een contact dat aan een bedrijf gekoppeld is, blijft een normaal contact, met zijn gebruikelijke fotoshoots, facturen en offertes. De koppeling aan een bedrijf zorgt voor een extra laag.

1. Een bedrijfsfiche aanmaken

Ga naar Contacten > Bedrijven (zichtbaar zodra de module geactiveerd is) en klik op Nieuw bedrijf.

Vul in:

Een bedrijf kan ook onderstaande bevatten:

• Meerdere adressen (hoofdzetel, factuuradres, vestigingen, fotoshootlocatie), elk met een type en een "standaard"-status.
• Meerdere e-mailadressen en telefoonnummers.
• Meerdere merken/handelsnamen, wanneer het bedrijf onder meerdere commerciële namen opereert.

Een bedrijf kan gearchiveerd worden (knop in het ...-menu) in plaats van verwijderd, om het uit de actieve lijsten te halen zonder de geschiedenis te verliezen.

2. Contacten aan het bedrijf koppelen

Klik vanuit de bedrijfsfiche op Koppelen om een bestaand contact te koppelen.

Voor elk gekoppeld contact kun je volgende zaken instellen:

• Rol bewerken: hier kan je zelf een titel toevoegen (bv. "projectleider", "boekhouder", "assistente") die zichtbaar is op de fiche.
• Betaler: het contact dat als referentie dient voor betalingen. Dit is ook degene die standaard de facturen ontvangt (regel hieronder beschreven).
• Hoofdcontact: het "standaard" contact van het bedrijf, onder andere gebruikt voor de snelle weergave en voor het versturen van een globale e-mail.

Eenzelfde contact kan aan meerdere bedrijven gekoppeld worden met verschillende rollen in elk bedrijf: je hoeft de contactfiche niet te dupliceren. Het kan ook, parallel, een volwaardige particuliere klant blijven: niets belet je bijvoorbeeld om een persoonlijke gezinsfotoshoot voor hem aan te maken, volledig onafhankelijk van zijn bedrijven. De koppeling aan één of meerdere bedrijven is enkel een extra laag op zijn gewone contactfiche, nooit een exclusieve statusverandering.

B2B/B2C-filter: de contactenlijst biedt een filter "Zakelijke klanten (B2B)" / "Particulieren (B2C)" zodra de module geactiveerd is. Deze filter wordt automatisch berekend (een contact is "B2B" als het aan minstens één bedrijf gekoppeld is): er hoeft niets manueel aangevinkt te worden op de contactfiche.

3. De bedrijfsfiche: alle activiteit centraliseren

De bedrijfsfiche verzamelt alles wat het bedrijf betreft in tabbladen:

Een statistiekenbalk toont in één oogopslag: aantal fotoshoots, totaal gefactureerd, ontvangen bedrag en openstaand saldo (altijd inclusief btw, om consistent te blijven met wat de klant werkelijk betaalt).

Een fotoshoot, offerte of factuur aan het bedrijf koppelen

Via de knop Aanmaken op de bedrijfsfiche kun je rechtstreeks een nieuwe fotoshoot, offerte of factuur aanmaken die automatisch gekoppeld wordt. Je kunt ook een bestaand document vanuit zijn eigen fiche aan een bedrijf koppelen.

Ontvanger van documenten

Wanneer een offerte, factuur of creditnota aan een bedrijf gekoppeld is, toont het ontvangerblok (PDF, voorbeeld, klantinterface) automatisch de gegevens van het bedrijf (officiële naam, fiscaal nummer, factuuradres) in plaats van die van het individuele contact. Dit is het verwachte B2B-gedrag: de factuur is gericht aan het bedrijf, niet aan de persoon die ze ontvangt.

Het versturen van e-mails gebeurt nog steeds naar de contactpersoon (het is altijd een persoon die je berichten ontvangt).

De andere leden van het bedrijf in CC zetten

Wanneer je een e-mail opstelt vanuit een fotoshoot, offerte of factuur die aan een bedrijf gekoppeld is, toont de selector "Andere contacten in CC" een groep Contacten van het bedrijf bovenaan de lijst: je kunt met één klik de projectleider, de boekhouder of elk ander gekoppeld lid aanvinken, zonder ze één voor één te moeten zoeken tussen al je contacten.

4. Meerdere fotoshoots op één factuur factureren

Dit is een van de meest gevraagde B2B-behoeften: een bedrijf dat je meerdere opdrachten in de maand toevertrouwt, wil één gegroepeerde factuur, in plaats van één factuur per fotoshoot.

Klik vanuit de bedrijfsfiche op Aanmaken > Prestaties factureren. Er opent een venster met twee secties:

• Fotoshoots: alle fotoshoots van het bedrijf met een openstaand saldo.
• Offertes (zonder fotoshoot): zelfstandige offertes, niet gekoppeld aan een fotoshoot, die nog niet zijn gefactureerd.

Selecteer de elementen om te groeperen en bevestig: Fotostudio maakt één factuur aan, met één lijn per prestatie. Elke betrokken fotoshoot toont vervolgens, in zijn eigen tabblad Facturen, een badge "Gegroepeerde factuur" met het bedrag dat eraan toegewezen is (pro rata bij gedeeltelijke betaling).

Belangrijk: de gebruikelijke statistieken en opvolging per fotoshoot (gefactureerd bedrag, betaald, saldo) blijven correct, ook met een gegroepeerde factuur: het factuurbedrag wordt automatisch verdeeld over elke betrokken fotoshoot.

5. Het klantendashboard van het bedrijf

Elk contact dat aan een bedrijf gekoppeld is, krijgt naast zijn gebruikelijke persoonlijke klantendashboard ook toegang tot een eigen klantenruimte van het bedrijf, die enkel de fotoshoots, offertes, facturen, contracten en documenten van het bedrijf groepeert. Er is dus geen verwarring tussen zijn persoonlijke geschiedenis en die van zijn bedrijf.

Toegang tot de bedrijfsruimte

• Vanuit de contactfiche (adminsysteem): de knop "Bekijk het klantendashboard" wordt een dropdownmenu met "Mijn klantendashboard" (persoonlijk) en één ingang per bedrijf waaraan het contact gekoppeld is.
• Vanuit de bedrijfsfiche: een knop "klantendashboard" opent rechtstreeks de bedrijfsruimte (gebruikt het hoofdcontact of de betaler voor authenticatie).
• Vanuit het klantendashboard zelf: een selectieknop ("Mijn klantenruimte" / naam van elk bedrijf) verschijnt bovenaan de pagina zodra een contact aan minstens één bedrijf gekoppeld is, waarmee hij kan navigeren tussen zijn persoonlijke klantendashboard en zijn bedrijfsruimtes.
• Vanuit een e-mail: de variabele {espace_entreprise} (invoegbaar in je e-mail templates) genereert een knop die rechtstreeks naar de bedrijfsruimte van het contact linkt.

De bedrijfsruimte toont bewust geen puur B2C-elementen (loyaliteit, cadeaubonnen, naasten): ze blijft gericht op de professionele activiteit.

Eigen visuele identiteit

Je kunt een specifieke visuele identiteit (logo, kleuren) definiëren die enkel gebruikt wordt voor de klantenruimte van bedrijven en die verschillend is van die voor je particuliere klanten. Dit configureer je bij Visuele identiteiten: vink "Standaardidentiteit voor bedrijven" aan bij de identiteit van je keuze (er kan er slechts één tegelijk actief zijn).

6. Interne documenten van het bedrijf

Zoals bij een contactfiche kun je bestanden rechtstreeks naar de bedrijfsfiche uploaden (tabblad Documenten): raamovereenkomst, bankgegevens, administratieve documenten, enz.

Voor elk bestand kies je of het:

• Verborgen is (enkel zichtbaar voor jou, intern gebruik)
• Gedeeld is op het klantendashboard van het bedrijf (zichtbaar voor alle gekoppelde contacten)

De ondersteunde formaten zijn dezelfde als voor contacten: afbeeldingen, PDF, Word, Excel, PowerPoint (max. 5 MB per bestand).

7. Prijzen excl. of incl. btw in de boekingstrajecten

Als je zowel met particulieren als met professionals werkt, wil je je tarieven mogelijk exclusief btw tonen in plaats van inclusief btw in bepaalde contexten: online boeking, catalogi, mini fotoshoots, of wanneer je een klant zijn tarief rechtstreeks laat kiezen.

Standaardinstelling

Ga naar Personalisatie > Klantendashboard, sectie "Prijsweergave", en activeer "Tarieven exclusief btw tonen (B2B)" zodat al je boekingstrajecten standaard tarieven exclusief btw tonen. Deze optie verschijnt niet als je bedrijf vrijgesteld is van btw (in dat geval is excl. = incl., de vraag stelt zich niet).

Aanpassen per soort fotoshoot of catalogus

Je kunt deze instelling overschrijven voor een specifieke soort fotoshoot (op zijn fiche) of een specifieke catalogus (bij het bewerken ervan), via een menu "Prijsweergave" met drie keuzes:

• Standaardinstelling van het bedrijf (neemt de globale instelling over)
• Altijd inclusief btw
• Altijd exclusief btw

Automatische detectie

Als een reeds bekend contact (via zijn klantendashboard) aan een bedrijf gekoppeld is, worden de tarieven die hij raadpleegt automatisch exclusief btw getoond, zelfs als de globale instelling inclusief btw is. Dit is nuttig als je je tarieven inclusief btw toont aan het grote publiek, maar wilt dat je vaste zakelijke klanten meteen het bedrag exclusief btw zien.

Belangrijk: deze instelling wijzigt enkel de weergave. Het winkelmandje, het te betalen totaal en het werkelijk gefactureerde bedrag blijven altijd inclusief btw (cadeaubonnen ook, zij worden nooit door deze instelling beïnvloed).

Veelgestelde vragen

Kan een contact zowel particuliere klant zijn als aan een bedrijf gekoppeld zijn?
Ja. De koppeling aan een bedrijf verandert niets aan zijn persoonlijk gebruik: hij behoudt zijn eigen klantendashboard, zijn eigen fotoshoots indien nodig, enz.

Als ik de B2B-module uitschakel, verlies ik dan mijn bedrijven en hun koppelingen?
Nee, de gegevens blijven in de database bewaard. Enkel de interface om ze te beheren en weer te geven verdwijnt zolang de module gedeactiveerd is.

Is de B2B-module betalend / voorbehouden aan bepaalde abonnementen?
Nee, hij is gratis en beschikbaar voor alle gebruikers, ongeacht je abonnement: activeer hem gewoon via het menu Modules.

Kan ik een bedrijf rechtstreeks factureren, zonder via een fotoshoot te gaan?
Ja, via Aanmaken > Nieuwe offerte / Nieuwe factuur vanuit de bedrijfsfiche, of via gegroepeerde facturatie (Prestaties factureren) voor zelfstandige offertes.

Ziet de ontvanger van een gegroepeerde factuur deze wel verschijnen in zijn klantendashboard?
Ja. De gekozen ontvanger voor een gegroepeerde factuur is altijd een contact dat aan het bedrijf gekoppeld is (de aangeduide betaler, of anders het hoofdcontact): hij heeft dus automatisch toegang tot het klantendashboard van het bedrijf om ze te raadplegen.

Bijgewerkt op: 08/07/2026