Hoe maak en configureer je een workflow?
Om een workflow aan te maken, ga je naar Instellingen > Modules > Workflows.
We hebben al enkele voorbeeldworkflows aangemaakt die je kan dupliceren of aanpassen zodat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen. Je kan ook op de knop Voeg toe klikken om een nieuwe workflow aan te maken.
Begin met je workflow een relevante naam te geven, zodat je hem later gemakkelijk terug kan vinden. Bijvoorbeeld 'Bruiloft', 'Studio', 'Newborn', 'Mini-Kerstsessie', 'Bezichtigingssessie', etc.
Het workflowbewerkingsscherm is verdeeld in 3 categorieën/kolommen, dus concentreer je eerst op de rechter "Datum van de shoot" die het makkelijkst te gebruiken is.
In deze kolom kan je automatische taken, e-mails en sms-berichten plannen met betrekking tot de datum van je fotoshoot.
Je kan bijvoorbeeld aangeven dat je 2 dagen voor de fotoshoot automatisch een herinneringsmail wil sturen, 2 dagen na de fotoshoot een automatische bedankmail, enzovoort.
De automatische taken, e-mails en sms-berichten die je in de middelste kolom (bevestiging van de shoot) plaatst, worden gepland met betrekking tot de datum waarbij de shoot wordt bevestigd. Met andere woorden, de datum waarop de klant zijn contract heeft ondertekend of de datum waarop je zelf de shoot als "Bevestigd" hebt gemarkeerd (door de status te wijzigen).
Deze categorie is ideaal voor bijvoorbeeld het versturen van een automatische bedankmail nadat het contract is ondertekend, het versturen van een vragenlijst naar je klant om meer informatie te verzamelen over de gewenste shoot, enzovoort.
De taken en automatische e-mails die je in de linkerkolom (aanmaken van de shoot) plaatst, worden ingepland op basis van de datum waarop je de fotoshoot in Fotostudio hebt aangemaakt.
Deze categorie wordt daarom voornamelijk gebruikt voor prospectietaken, zoals het opvolgen van een prospect die nog niet op je aanbod heeft gereageerd, enz.
Om een taak toe te voegen, druk je op de knop Voeg toe > Taak.
Je moet dan een taaktype kiezen (Je kan je eigen type maken in Instellingen > Gegevens > Types taken), een beschrijving en een datum.
Taken verschijnen in de fotoshootfiche en je kan ze markeren als voltooid door ze aan te vinken. Taken verschijnen ook op je dashboard (je Fotostudio-startscherm) en kunnen desgewenst ook in je agenda worden weergegeven.
Om een automatische e-mail toe te voegen, klik je op de knop Voeg toe > Automatische e-mail.
Voer de titel en inhoud van je e-mail in (of gebruik een template die je al hebt gemaakt) en kies de datum waarop je de e-mail wil verzenden.
Je kan ook een actie aan deze automatische e-mail koppelen (stuur een vragenlijst, een contract, een factuur voor een betalingsplan, enz.)
Om een automatische SMS toe te voegen, klik je op de knop Voeg toe > Automatische SMS.
Voer de titel en inhoud van je SMS in (of gebruik een sjabloon die je al hebt gemaakt) en kies de datum waarop je de SMS wilt verzenden.
We hebben al enkele voorbeeldworkflows aangemaakt die je kan dupliceren of aanpassen zodat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen. Je kan ook op de knop Voeg toe klikken om een nieuwe workflow aan te maken.
Begin met je workflow een relevante naam te geven, zodat je hem later gemakkelijk terug kan vinden. Bijvoorbeeld 'Bruiloft', 'Studio', 'Newborn', 'Mini-Kerstsessie', 'Bezichtigingssessie', etc.
Het workflowbewerkingsscherm is verdeeld in 3 categorieën/kolommen, dus concentreer je eerst op de rechter "Datum van de shoot" die het makkelijkst te gebruiken is.
Datum van de shoot
In deze kolom kan je automatische taken, e-mails en sms-berichten plannen met betrekking tot de datum van je fotoshoot.
Je kan bijvoorbeeld aangeven dat je 2 dagen voor de fotoshoot automatisch een herinneringsmail wil sturen, 2 dagen na de fotoshoot een automatische bedankmail, enzovoort.
Bevestiging van de shoot
De automatische taken, e-mails en sms-berichten die je in de middelste kolom (bevestiging van de shoot) plaatst, worden gepland met betrekking tot de datum waarbij de shoot wordt bevestigd. Met andere woorden, de datum waarop de klant zijn contract heeft ondertekend of de datum waarop je zelf de shoot als "Bevestigd" hebt gemarkeerd (door de status te wijzigen).
Deze categorie is ideaal voor bijvoorbeeld het versturen van een automatische bedankmail nadat het contract is ondertekend, het versturen van een vragenlijst naar je klant om meer informatie te verzamelen over de gewenste shoot, enzovoort.
Aanmaken van de shoot
De taken en automatische e-mails die je in de linkerkolom (aanmaken van de shoot) plaatst, worden ingepland op basis van de datum waarop je de fotoshoot in Fotostudio hebt aangemaakt.
Deze categorie wordt daarom voornamelijk gebruikt voor prospectietaken, zoals het opvolgen van een prospect die nog niet op je aanbod heeft gereageerd, enz.
Een automatische taak, e-mail of sms toevoegen
Een taak
Om een taak toe te voegen, druk je op de knop Voeg toe > Taak.
Je moet dan een taaktype kiezen (Je kan je eigen type maken in Instellingen > Gegevens > Types taken), een beschrijving en een datum.
Taken verschijnen in de fotoshootfiche en je kan ze markeren als voltooid door ze aan te vinken. Taken verschijnen ook op je dashboard (je Fotostudio-startscherm) en kunnen desgewenst ook in je agenda worden weergegeven.
Automatische e-mail
Om een automatische e-mail toe te voegen, klik je op de knop Voeg toe > Automatische e-mail.
Voer de titel en inhoud van je e-mail in (of gebruik een template die je al hebt gemaakt) en kies de datum waarop je de e-mail wil verzenden.
Je kan ook een actie aan deze automatische e-mail koppelen (stuur een vragenlijst, een contract, een factuur voor een betalingsplan, enz.)
Een automatische SMS
Om een automatische SMS toe te voegen, klik je op de knop Voeg toe > Automatische SMS.
Voer de titel en inhoud van je SMS in (of gebruik een sjabloon die je al hebt gemaakt) en kies de datum waarop je de SMS wilt verzenden.
Bijgewerkt op: 21/05/2024
Dankuwel!