📧 Nieuwsbrief Module - Volledige Handleiding

Introductie

De nieuwsbrief module van Fotostudio stelt u in staat om e-mailcampagnes rechtstreeks vanuit uw ruimte naar uw contacten te sturen. Blijf in contact met uw klanten, kondig uw nieuwtjes aan, deel uw berichten en bind uw klantenkring met professionele nieuwsbrieven.

🚀 Aan de slag met nieuwsbrieven

Configuratie van e-mailverzending

Voordat u uw eerste nieuwsbrief verstuurt, moet u uw verzendserver configureren. U heeft twee opties:

Optie 1: FotostudioMail gebruiken

Voordelen:

• ✅ Onmiddellijke installatie, in enkele seconden klaar
• ✅ Geen technische configuratie vereist
• ✅ Professionele infrastructuur al aanwezig
• ✅ Meteen beginnen met verzenden

Met deze optie worden uw e-mails verzonden vanaf het adres noreply@fotostudiomail.com. Dit is de eenvoudigste en snelste oplossing om te beginnen. Uw naam wordt weergegeven in het postvak van uw klant en antwoorden komen in uw inbox aan.

Hoe FotostudioMail configureren:

1. Ga naar Berichten > Nieuwsbrieven
2. Kies de optie "FotostudioMail gebruiken"
3. Voer uw afzendernaam in (bijv. "Sophie Martin Fotografie")
4. Klik op "Mijn verzendserver aanmaken"
5. Klaar! U kunt uw eerste nieuwsbrief verzenden

Optie 2: Uw eigen domein gebruiken

Voordelen:

• ✅ Uw e-mails worden verzonden vanaf uw eigen domein (bijv. contact@sophiemartin.com)
• ✅ Versterkt uw professionele merkimago
• ✅ Verhoogt het vertrouwen van uw ontvangers

Nadelen:

• ⚠️ Vereist DNS-configuratie (technisch)
• ⚠️ DNS-propagatievertraging (tot 48 uur)

Hoe uw persoonlijk domein configureren:

1. Ga naar Berichten > Nieuwsbrieven
2. Kies de optie "Mijn eigen domein gebruiken"
3. Voer uw domeinnaam in (bijv. sophiemartin.com, ⚠️⚠️⚠️ zonder www)
4. Voer het verzend e-mailadres in (bijv. contact@sophiemartin.com)
5. Het systeem genereert automatisch 3 DNS-records om toe te voegen

De te configureren DNS-records:

U moet deze 3 records toevoegen bij uw hostingprovider (OVH, Gandi, etc.):

1. DKIM (Authenticatie): Bewijst dat de e-mail van u afkomstig is

• Type: TXT
• Naam: [automatisch gegenereerd]
• Waarde: [verstrekte DKIM-sleutel]

2. SPF (Anti-spam): Autoriseert Fotostudio om e-mails voor uw domein te verzenden

• Type: TXT
• Naam: @ of uw domein
• Waarde: v=spf1 a mx include:spf.mtasv.net ~all

3. Return-Path (Bounce-beheer): Maakt beheer van niet-afgeleverde e-mails mogelijk

• Type: CNAME
• Naam: pm-bounces (of aangegeven waarde)
• Waarde: pm.mtasv.net (bij sommige providers zoals Gandi moet u eindigen met een punt: pm.mtasv.net.)

💡 Opmerking: Zodra DNS is geconfigureerd, klik op "Configuratie verifiëren" in uw dashboard. De verificatie is vaak onmiddellijk, maar kan enkele uren duren als u meerdere wijzigingen aanbrengt vanwege een fout (DNS-propagatietijd).

📝 Een nieuwsbrief maken en verzenden

Het proces verloopt in 3 eenvoudige stappen:

Stap 1: Inhoud van uw nieuwsbrief

1. Klik op "Nieuwe nieuwsbrief" via Berichten -> Nieuwsbrieven
2. Geef uw campagne een naam (intern gebruik, uw contacten zien het niet)
3. Voer het onderwerp van de e-mail in (wat uw contacten in hun postvak zullen zien)
4. Kies de toe te passen visuele identiteit (voor het logo bovenaan de nieuwsbrief en de achtergrondkleur). U kunt uw identiteiten beheren onder Mijn account -> Personalisatie.
5. Kies of u uw handtekening wilt opnemen of niet
6. Klik op "Inhoud bewerken" om toegang te krijgen tot de editor

De Editor

Onze editor stelt u in staat om mooie nieuwsbrieven te maken zonder technische kennis:

• Drag & Drop: Voeg tekstblokken, afbeeldingen, knoppen, etc. toe
• Personalisatie: De editor past automatisch uw hoofdkleur toe als e-mailachtergrond
• Automatisch logo: Uw logo wordt bovenaan de e-mail weergegeven
• Professionele lay-out: Maak elegante ontwerpen met enkele klikken
• Variabelen: Voeg eenvoudig variabelen toe {voornaam}, {klantpagina}, ...

💡 Tip: We hebben geen vooraf gedefinieerde sjablonen, maar dankzij de editor kunt u eenvoudig uw eigen gepersonaliseerde lay-out maken die uw visuele identiteit weerspiegelt.

Concept vs. Publicatie:

• Terwijl u werkt, worden uw wijzigingen opgeslagen als concept
• Klik op "Publiceren" wanneer u tevreden bent met het resultaat
• U kunt de inhoud bewerken zolang de nieuwsbrief niet is verzonden

Stap 2: Uw ontvangers selecteren

Zodra uw inhoud klaar is, gaat u door naar de ontvangersselectie.

Wie kan uw nieuwsbrieven ontvangen?

Alleen contacten die hun toestemming hebben gegeven (opt-in) verschijnen in de lijst.

U kunt de toestemming van elk contact beheren via hun profiel:

1. Ga naar Contacten > Open een contact
2. Tabblad "Informatie"
3. Activeer/deactiveer de schakelaar "Geabonneerd op nieuwsbrieven"
4. Het systeem registreert automatisch datum en bron van toestemming

📖 AVG-naleving: Het is belangrijk om de toestemming van uw contacten te respecteren. Stuur alleen nieuwsbrieven naar personen die er expliciet mee hebben ingestemd ze te ontvangen.

Toestemming automatisch verzamelen

Een nieuwsbrief toestemmingsveld is automatisch toegevoegd aan uw contactformulieren om AVG-conforme opt-in verzameling te vergemakkelijken.

Standaard tonen uw formulieren nu een selectievakje:

• ☑️ "Ik ga akkoord met het ontvangen van nieuwsbrieven"

Hoe dit veld aanpassen:

1. Ga naar Modules > Selectievakjes
2. Vind het selectievakje "Nieuwsbrief opt-in"

Voordelen:

• ✅ Expliciete en traceerbare toestemming
• ✅ AVG-conform
• ✅ Toestemmingsbron automatisch geregistreerd ("Contactformulier")
• ✅ Toestemmingsdatum bewaard

Wanneer een bezoeker uw contactformulier invult en dit vakje aanvinkt, wordt het contact automatisch aangemaakt met nieuwsbrief opt-in geactiveerd.

💡 Tip: Wees transparant over het type inhoud dat u zult verzenden en de frequentie. Bijvoorbeeld: "Ik wil uw nieuws en exclusieve aanbiedingen ontvangen (ongeveer 1 e-mail per maand)".

Ontvangersselectie

Verschillende methoden om uw ontvangers te selecteren:

1. Alle geabonneerde contacten: Verzending naar alle contacten met geactiveerde opt-in
2. Op tag: Selecteer een specifieke tag (bijv. "Bruiloftsklanten 2024") - u kunt tags aan uw contacten koppelen via hun profiel
3. Op opgeslagen zoekopdracht: Gebruik een geavanceerde zoekopdracht die u heeft gemaakt (Contacten -> Geavanceerd zoeken)
4. Opgeslagen lijst: Hergebruik een eerdere contactselectie

Contact uitsluiting: U kunt bepaalde contacten handmatig uitsluiten van de selectie.

Een test-e-mail verzenden

Voor de definitieve verzending test u uw nieuwsbrief:

1. Voer uw persoonlijke e-mail in
2. Klik op "Test verzenden"
3. Controleer de weergave in uw postvak
4. Corrigeer indien nodig

💡 Tip: Test altijd op meerdere apparaten (computer, mobiel) om de responsive weergave te verifiëren.

Stap 3: Plannen of verzenden

Laatste stap: kies wanneer u uw nieuwsbrief wilt verzenden.

Optie A: Onmiddellijke verzending

Uw nieuwsbrief wordt onmiddellijk naar alle geselecteerde ontvangers verzonden.

⚠️ Let op: Als u veel ontvangers heeft (zie sectie "Progressieve verzending" hieronder), wordt de verzending automatisch in meerdere batches over meerdere dagen uitgevoerd, alleen bij uw eerste verzendingen.

Optie B: Plannen voor later

Kies een precieze datum en tijd voor automatische verzending.

Gebruiksgevallen:

• Maandag ochtend om 9 uur verzenden (beste openingspercentage)
• Van tevoren plannen om met een gerust hart op vakantie te gaan
• Coördineren met de lancering van een speciaal aanbod

📊 Statistieken en tracking

Zodra uw nieuwsbrief is verzonden, volgt u de prestaties in realtime.

Belangrijke indicatoren

📤 Verzonden e-mails

Het totaal aantal succesvol afgeleverde e-mails.

👁️ Openingspercentage

Percentage ontvangers dat uw e-mail heeft geopend. Een goed percentage ligt over het algemeen tussen 15% en 30%.

Hoe we meten: Een onzichtbare pixel wordt geïntegreerd in de e-mail. Zodra de ontvanger de e-mail opent en afbeeldingen laadt, registreren we dit. Als iemand beeldweergave blokkeert, kunnen we niet weten of de e-mail wordt gelezen. Er is geen 100% betrouwbare manier om deze informatie te verkrijgen.

🖱️ Klikpercentage

Percentage ontvangers dat op een link in uw e-mail heeft geklikt.

Hoe we meten: Alle links worden automatisch bijgehouden. U weet welke links het meest worden aangeklikt.

⚠️ Bounces

Niet-afgeleverde e-mails (ongeldig adres, vol postvak, etc.).

Soorten bounces:

• Tijdelijke bounce (soft): Vol postvak, server tijdelijk niet beschikbaar
• Permanente bounce (hard): Ongeldig e-mailadres of bestaat niet meer

Gedetailleerd overzicht

Voor elke verzonden nieuwsbrief heeft u toegang tot:

1. Volledige lijst van ontvangers met hun status:

• ✅ Verzonden
• 👁️ Geopend (met datum/tijd)
• 🖱️ Geklikt (met datum/tijd)
• ⚠️ Bounce
• ❌ Mislukt
• ❌ Afmeldingen (personen die op de afmeldlink hebben geklikt die automatisch onderaan uw e-mail is opgenomen)

🔥 Progressieve verzending en Warm-up

Waarom progressieve verzending?

Wanneer u voor het eerst nieuwsbrieven verzendt (of na een lange pauze), passen we automatisch een progressief verzendingssysteem (warm-up) toe.

Doelen:

1. Uw afzenderreputatie opbouwen bij e-mailservers (Gmail, Outlook, etc.)
2. Spamfilters vermijden door te tonen dat uw e-mails legitiem zijn
3. Uw bezorgbaarheid op lange termijn beschermen

Hoe werkt het?

Het systeem analyseert automatisch uw verzendgeschiedenis en past de strategie aan:

Nieuwe afzenders (eerste verzendingen)

De verzendingen worden geleidelijk beperkt:

• Dag 1: 200 e-mails maximaal
• Dag 2: 300 e-mails maximaal
• Dag 3: 500 e-mails maximaal
• Dagen 4-5: 750 e-mails maximaal
• Dag 6+: 1000 e-mails maximaal per dag

Concreet voorbeeld:

Als u 1200 ontvangers heeft en het uw eerste nieuwsbrief is:

• Dag 1: De eerste 200 contacten ontvangen de e-mail
• Dag 2: De volgende 300
• Dag 3: De volgende 500
• Dag 4: De laatste 200

💡 Het systeem geeft automatisch prioriteit aan uw meest actieve contacten eerst (degenen die recentelijk e-mails hebben ontvangen, facturen hebben, etc.) om uw initiële openingspercentages te maximaliseren.

Regelmatige afzenders (goede reputatie)

Als u regelmatig nieuwsbrieven verzendt met goede resultaten:

• Limiet verhoogd naar 1000 e-mails per dag
• Als u minder dan 1000 ontvangers heeft → onmiddellijke verzending
• Als u meer heeft → dagelijkse batches van 1000

Automatische anti-spam bescherming

Het systeem monitort continu uw afzenderreputatie met strikte regels aangepast aan uw ervaring:

Nieuwe afzenders (< 100 verzonden e-mails):

• 1 enkele spamklacht → Onmiddellijke blokkering
• > 10% harde bounces → Onmiddellijke blokkering
• → Uw toegang tot nieuwsbrieven wordt automatisch geblokkeerd

Beginnende afzenders (< 500 verzonden e-mails):

• > 0,2% spamklachten (d.w.z. 1 klacht per 500 e-mails) → Blokkering
• > 5% harde bounces → Blokkering
• → Versterkte bescherming tijdens de leerfase

Alle afzenders (absolute drempels):

• > 0,1% spamklachten → Blokkering (maximaal getolereerde drempel door Postmark)
• 3 spamklachten of meer → Automatische blokkering
• > 10% harde bounces → Blokkering (lijst van slechte kwaliteit)
• > 15% totale bounces → Blokkering
• Gevaarlijke combinatie: > 0,05% spam + > 3% harde bounces → Blokkering

Blokkeringsniveaus:

• 🔴 Kritiek: Deblokkering alleen na grondige analyse en volledige opschoning van uw lijst
• 🟠 Hoog: Deblokkering mogelijk na correctie van geïdentificeerde problemen
• 🟡 Gemiddeld: Snelle deblokkering na verificatie

⚠️ Belangrijk: Deze strikte regels beschermen uw reputatie op lange termijn. Onderhoud een schone en actuele contactenlijst. Stuur alleen naar personen die expliciet toestemming hebben gegeven en verifieer regelmatig de geldigheid van uw e-mailadressen.

Voortgang volgen

Tijdens een batch verzending:

1. De status toont "Verzending bezig - Batch X/Y"
2. U ziet het aantal verzonden e-mails in realtime
3. De volgende batch wordt automatisch gepland voor de volgende dag op hetzelfde tijdstip

Het proces versnellen (bevestigde afzenders)

Hoe regelmatiger u verzendt met goede resultaten, hoe meer uw reputatie verbetert:

• Hoog openingspercentage: Goede betrokkenheid van ontvangers
• Weinig bounces: Schone contactenlijst
• Geen spamklachten: Relevante inhoud en gerespecteerde opt-in
• → Uw dagelijkse limiet blijft op het maximum (1000/dag)

💳 Creditensysteem

Hoe werken credits?

Elke verzonden e-mail verbruikt 1 nieuwsbrief credit.

Maandelijkse toewijzing:

• Uw abonnement bevat een bepaald aantal credits per maand
• Credits worden automatisch vernieuwd op de 1e van elke maand
• Ongebruikte credits worden niet overgedragen

Credits controleren:

U kunt uw verbruik op elk moment in het dashboard zien:

• Resterende credits deze maand
• Gebruikt percentage
• Vernieuwingsdatum

Wat gebeurt er als mijn credits opraken?

Als u niet genoeg credits heeft voor een campagne:

1. Het systeem waarschuwt u voor de verzending
2. U kunt de nieuwsbrief niet verzenden
3. Opties:

• Wachten op maandelijkse vernieuwing
• Uw pakket upgraden

💡 Tip: Plan uw campagnes volgens uw maandelijkse toewijzing. Als u regelmatig naar veel contacten verzendt, overweeg dan een hoger pakket.

🎨 Personalisatie en Design

Automatisch e-mailontwerp

Elke nieuwsbrief wordt automatisch aangekleed met uw visuele identiteit:

1. Achtergrondkleur

De e-mailachtergrond gebruikt uw hoofdkleur (gedefinieerd in uw grafische identiteitsinstellingen).

2. Logo

Uw logo wordt automatisch bovenaan elke e-mail weergegeven (als u een grafische identiteit heeft geconfigureerd).

3. Responsive structuur

Alle e-mails zijn automatisch geoptimaliseerd voor:

• 📱 Mobiel (lezen op smartphone)
• 💻 Desktop (lezen op computer)
• 📧 Alle e-mailclients (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.)

Inhoudspersonalisatie

U kunt uw e-mails personaliseren met dynamische variabelen rechtstreeks vanuit de editor.

🛡️ Best Practices en Bezorgbaarheid

Een goede reputatie behouden

Om ervoor te zorgen dat uw e-mails goed in postvakken aankomen (niet in spam):

1. Geen lijsten kopen

Verstuur nooit e-mails naar gekochte of gehuurde contacten. Dit garandeert een hoog spampercentage en vernietigt uw reputatie.

2. Verplichte opt-in

Zorg ervoor dat al uw contacten expliciet hebben ingestemd om uw nieuwsbrieven te ontvangen.

3. Afmelden vergemakkelijken

Elke e-mail bevat een automatische afmeldlink, dit is wettelijk verplicht.

4. Regelmatig uw lijst opschonen

Verwijder of meld contacten met permanente bounces (ongeldige e-mails) af.

5. Regelmatig verzenden

Een regelmatig ritme (maandelijks, tweemaandelijks) is beter dan sporadisch massaal verzenden.

6. Relevante en kwalitatieve inhoud

Uw ontvangers moeten waarde vinden in uw e-mails. Als velen zich afmelden of als spam markeren, is dit een negatief signaal.

Uw openingspercentages optimaliseren

E-mail onderwerp:

• ✅ Kort en pakkend (max. 50 tekens)
• ✅ Wekt nieuwsgierigheid of biedt duidelijke waarde
• ❌ Vermijd overmatige hoofdletters
• ❌ Vermijd spamwoorden ("GRATIS", "DRINGEND", te veel !!!)

Voorbeelden van goede onderwerpregels:

• "Hier is ons nieuws van januari"
• "Exclusief aanbod: -20% op onze bruiloftspakketten"
• "3 tips om uw familieshoot voor te bereiden"

Verzendtijd:

De beste tijden variëren afhankelijk van uw publiek, maar over het algemeen:

• Dinsdag, woensdag, donderdag: Beste dagen
• 9-11 uur of 14-16 uur: Beste tijdvakken
• Vermijd het weekend voor B2B

Uw klikpercentages optimaliseren

Duidelijke oproepen tot actie:

• Één hoofddoel per e-mail
• Zichtbare en aantrekkelijke knop
• Actietekst ("Aanbod ontdekken", "Nu boeken")

Inhoudsstructuur:

• Luchtige tekst met korte alinea's
• Aantrekkelijke afbeeldingen
• Link naar uw portfolio of website
• Aanbod of waardevolle inhoud

❓ Veelgestelde vragen (FAQ)

Hoeveel e-mails kan ik verzenden?

Het hangt af van uw verzendgeschiedenis:

• Nieuwe afzenders: 200 tot 1000 e-mails/dag (progressie over 6 dagen)
• Regelmatige afzenders: Tot 1000 e-mails/dag
• Maandelijkse limiet gedefinieerd door uw creditpakket

Kan ik zien wie mijn e-mail heeft geopend?

Ja! In de gedetailleerde statistieken van elke nieuwsbrief ziet u precies:

• Wie heeft geopend (met datum en tijd)
• Wie op links heeft geklikt
• Wie nog niet heeft geopend

Wat te doen als mijn e-mail in spam terechtkomt?

Verschillende mogelijke oorzaken:

1. DNS controleren (bij persoonlijk domein): DKIM en SPF moeten correct geconfigureerd zijn
2. Verdachte inhoud: Vermijd spamwoorden, te veel hoofdletters, te veel links
3. Slechte reputatie: Schoon uw lijst op, respecteer opt-in
4. Nieuwe afzender: In het begin is dit normaal, uw reputatie bouwt zich geleidelijk op

Kan ik een geplande nieuwsbrief annuleren?

Ja, zolang deze nog niet is begonnen met verzenden. Ga naar de nieuwsbrieflijst, vind de geplande en klik op "Annuleren".

Worden links automatisch bijgehouden?

Ja, alle links in uw nieuwsbrieven worden automatisch bijgehouden. U weet hoeveel personen hebben geklikt en op welke links.

Hoe beheer ik afmeldingen?

Het is automatisch! Elke e-mail bevat een afmeldlink. Wanneer een contact erop klikt:

1. Hij wordt onmiddellijk verwijderd uit uw toekomstige nieuwsbrieven
2. Het veld newsletter_opt_in wordt op false gezet in zijn contactprofiel
3. Hij verschijnt niet meer in uw ontvangersselecties

Kan ik bijlagen toevoegen?

Nee, bijlagen worden niet ondersteund in nieuwsbrieven om redenen van:

• Bezorgbaarheid (e-mails met bijlagen komen vaker in spam terecht)
• Grootte (vertraagt verzending)
• Beveiliging (strikte antivirusfilters)

Alternatief: Host uw bestanden online en voeg een link toe in uw nieuwsbrief.

Hoe lang worden statistieken bewaard?

Onbeperkt! U kunt de statistieken van al uw eerdere nieuwsbrieven op elk moment raadplegen.

Kan ik mijn server of domein hernoemen?

Een domeinwijziging is mogelijk maar vereist nieuwe DNS-configuratie. Neem contact op met support als u uw e-mailconfiguratie wilt wijzigen.

Wat gebeurt er als ik mijn creditlimiet overschrijd?

U kunt geen nieuwsbrief verzenden zonder voldoende credits. Het systeem waarschuwt u voor de verzending. U moet:

• Wachten op maandelijkse vernieuwing
• Contact opnemen met support om uw pakket te upgraden

Bijgewerkt op: 31/12/2025