Módulo B2B: gerir os teus clientes empresa no Fotostudio

Este módulo ativa-se em Módulos (módulo «Empresas (B2B)»), gratuitamente e sem qualquer restrição de subscrição: está disponível para todos os utilizadores do Fotostudio. Enquanto não estiver ativado, nada muda na tua interface. Foi concebido para os fotógrafos que trabalham com empresas, agências ou instituições, além de (ou em vez de) a sua clientela particular.

Em resumo

O módulo B2B adiciona uma nova entidade: a Empresa (a não confundir com a tua própria sociedade, gerida em Definições > A minha empresa). Uma Empresa agrupa vários contactos (comercial, gestor de projeto, contabilista...), centraliza todos os documentos que lhes dizem respeito, e dá aos teus clientes profissionais um espaço cliente dedicado, separado do seu espaço pessoal.

Nada do que já existe é alterado: um contacto associado a uma empresa continua a ser um contacto normal, com as suas sessões, faturas e orçamentos habituais. A associação a uma empresa é uma camada adicional.

1. Criar uma ficha de empresa

Vai a Contactos > Empresas (visível assim que o módulo estiver ativado) e clica em Nova empresa.

Preenche:

Uma empresa também pode ter:

• Vários endereços (sede social, morada de faturação, delegações, local da sessão), cada um com um tipo e um estado "por defeito".
• Vários e-mails e telefones.
• Várias marcas/nomes comerciais associados, se a empresa operar sob vários nomes comerciais.

Uma empresa pode ser arquivada (botão no menu ...) em vez de eliminada, para a retirar das listas ativas sem perder o histórico.

2. Associar contactos à empresa

Na ficha da empresa, clica em Associar para associar um contacto existente.

Para cada contacto associado, podes definir:

• Uma função livre (ex.: "gestor de projeto", "contabilista", "assistente"), apresentada na ficha.
• O pagador designado: o contacto usado como referência para os pagamentos. É também quem recebe as faturas por defeito (regra descrita mais abaixo).
• O contacto principal: o contacto "por defeito" da empresa, usado nomeadamente para a ficha rápida e o envio de um e-mail global.

O mesmo contacto pode estar associado a várias empresas com funções diferentes em cada uma: não é preciso duplicar a sua ficha. Pode também, em paralelo, continuar a ser um cliente particular de pleno direito: nada impede, por exemplo, de lhe criar uma sessão familiar pessoal, totalmente independente das suas empresas. A associação a uma ou várias empresas é apenas uma camada adicional na sua ficha de contacto habitual, nunca uma mudança de estatuto exclusiva.

Filtro B2B/B2C: a lista de contactos oferece um filtro "Clientes profissionais (B2B)" / "Particulares (B2C)" assim que o módulo estiver ativado. Este filtro é calculado automaticamente (um contacto é "B2B" se estiver associado a pelo menos uma empresa): não há nada para marcar manualmente na ficha do contacto.

3. A ficha de empresa: centralizar toda a atividade

A ficha de empresa reúne tudo o que lhe diz respeito em separadores:

Uma barra de estatísticas indica de relance: número de sessões, total faturado, montante recebido e saldo em falta (sempre com impostos incluídos, para se manter coerente com o que o cliente realmente paga).

Associar uma sessão, um orçamento ou uma fatura à empresa

A partir do botão Criar da ficha de empresa, podes criar diretamente uma nova sessão, um orçamento ou uma fatura que serão automaticamente associados. Também podes associar um documento existente a uma empresa a partir da sua própria ficha.

Destinatário dos documentos

Quando um orçamento, uma fatura ou uma nota de crédito está associado a uma empresa, o bloco do destinatário (PDF, pré-visualização, interface do cliente) mostra automaticamente os dados da empresa (nome legal, identificador fiscal, morada de faturação) em vez dos do contacto individual. É o comportamento esperado em B2B: a fatura é dirigida à sociedade, não à pessoa que a recebeu.

O envio de e-mails continua a ser feito ao contacto (é sempre uma pessoa que recebe as tuas mensagens).

Colocar em cópia os outros membros da empresa

Quando rediges um e-mail a partir de uma sessão, um orçamento ou uma fatura associados a uma empresa, o seletor "Outros contactos em cópia" mostra um grupo Contactos da empresa no topo da lista: podes marcar com um clique o gestor de projeto, o contabilista ou qualquer outro membro associado, sem teres de os procurar um a um entre todos os teus contactos.

4. Faturar várias sessões numa única fatura

É uma das necessidades mais pedidas em B2B: uma empresa que te confia várias prestações no mês deseja uma única fatura agrupada, em vez de uma fatura por sessão.

Na ficha de empresa, clica em Criar > Faturar as prestações. Abre-se uma janela com duas secções:

• Sessões: todas as sessões da empresa com saldo em aberto.
• Orçamentos (sem sessão): orçamentos autónomos, não associados a uma sessão, ainda não faturados.

Seleciona os elementos a agrupar e confirma: o Fotostudio cria uma única fatura, com uma linha por prestação. Cada sessão em causa mostra depois, no seu próprio separador Faturas, um selo "Fatura agrupada" a indicar o montante que lhe é atribuído (proporcionalmente em caso de pagamento parcial).

Importante: as estatísticas e o acompanhamento habituais por sessão (montante faturado, pago, saldo) permanecem corretos mesmo com uma fatura agrupada: o montante da fatura é repartido automaticamente por cada sessão em causa.

5. O espaço cliente da empresa

Cada contacto associado a uma empresa acede, além do seu habitual espaço cliente pessoal, a um espaço cliente da empresa dedicado que agrupa apenas as sessões, orçamentos, faturas, contratos e documentos da sociedade. Não há assim confusão entre o seu histórico pessoal e o da sua empresa.

Aceder ao espaço da empresa

• A partir da ficha de contacto (interface de administração): o botão "Ver interface do cliente" passa a ser um menu suspenso com "O meu espaço cliente" (pessoal) e uma entrada por cada empresa à qual o contacto está associado.
• A partir da ficha de empresa: um botão "Espaço cliente" abre diretamente o espaço da empresa (usa o contacto principal ou o pagador para a autenticação).
• A partir do próprio espaço cliente: um seletor de espaço (botões "O meu espaço cliente" / nome de cada empresa) aparece no topo da página assim que um contacto está associado a pelo menos uma empresa, permitindo-lhe navegar entre o seu espaço pessoal e os seus espaços de empresa.
• A partir de um e-mail: a variável {espace_entreprise} (inserível nos teus modelos de e-mail) gera um botão que remete diretamente para o espaço da empresa do contacto.

O espaço da empresa não mostra deliberadamente os elementos puramente B2C (fidelização, vales-presente, familiares): mantém-se centrado na atividade profissional.

Identidade visual dedicada

Podes definir uma identidade gráfica (logótipo, cores) específica, usada apenas para o espaço cliente da empresa, diferente da usada para os teus clientes particulares. Isto configura-se em Identidades visuais: assinala "Identidade por defeito para as empresas" na identidade da tua escolha (apenas uma pode estar ativa de cada vez).

6. Documentos internos da empresa

Tal como numa ficha de contacto, podes carregar ficheiros diretamente na ficha de empresa (separador Documentos): contrato-quadro, dados bancários, documentos administrativos, etc.

Para cada ficheiro, escolhes se está:

• Oculto (visível apenas para ti, uso interno)
• Partilhado no espaço cliente da empresa (visível para todos os contactos associados)

Os formatos suportados são os mesmos que para os contactos: imagens, PDF, Word, Excel, PowerPoint (5 MB máx. por ficheiro).

7. Preços sem ou com impostos incluídos nos percursos de reserva

Se trabalhas tanto com particulares como com profissionais, poderás querer mostrar os teus preços sem impostos em vez de com impostos incluídos em certos contextos: reserva online, catálogos, mini-sessões, ou quando propões a um cliente escolher diretamente o seu preço.

Definição por defeito

Em Personalização > Espaço cliente, secção "Apresentação de preços", ativa "Mostrar preços sem impostos (B2B)" para que todos os teus percursos de reserva mostrem os preços sem impostos por defeito. Esta opção não aparece se a tua empresa estiver isenta de IVA (nesse caso, sem impostos = com impostos, a questão não se coloca).

Ajustar por tipo de sessão ou por catálogo

Podes substituir esta definição para um tipo de sessão específico (na sua ficha) ou para um catálogo específico (na sua edição), através de um menu "Apresentação de preços" com três opções:

• Definição por defeito da empresa (herda a definição global)
• Sempre com impostos incluídos
• Sempre sem impostos

Deteção automática

Se um contacto já conhecido (através do seu espaço cliente) estiver associado a uma empresa, os preços que consulta são mostrados automaticamente sem impostos, mesmo que a definição global seja com impostos incluídos. Isto é útil se mostras os teus preços com impostos incluídos ao público em geral, mas queres que os teus clientes profissionais habituais vejam diretamente o preço sem impostos.

Importante: esta definição só altera a apresentação. O carrinho, o total a pagar e o montante realmente faturado permanecem sempre com impostos incluídos (os vales-presente também, nunca são afetados por esta definição).

Perguntas frequentes

Um contacto pode ser ao mesmo tempo cliente particular e estar associado a uma empresa?
Sim. A associação a uma empresa não retira nada ao seu uso pessoal: mantém o seu próprio espaço cliente, as suas próprias sessões se necessário, etc.

Se desativar o módulo B2B, perco as minhas empresas e as suas associações?
Não, os dados permanecem na base de dados. Só a interface que permite geri-los e apresentá-los desaparece enquanto o módulo estiver desativado.

O módulo B2B é pago / reservado a certos planos?
Não, é gratuito e está disponível para todos os utilizadores, seja qual for a tua subscrição: basta ativá-lo em Módulos.

Posso faturar uma empresa diretamente, sem passar por uma sessão?
Sim, através de Criar > Novo orçamento / Nova fatura a partir da ficha de empresa, ou através da faturação agrupada para orçamentos autónomos.

O destinatário de uma fatura agrupada vê-a aparecer no seu espaço cliente?
Sim. O destinatário escolhido para uma fatura agrupada é sempre um contacto associado à empresa (o pagador designado, ou na sua falta o contacto principal): tem por isso acesso automático ao espaço cliente da empresa para a consultar.

Actualizado em: 03/07/2026