Direitos autorais: gere as tuas cessões, nunca mais esqueças uma renovação

Esta funcionalidade destina-se a fotógrafos que cedem direitos autorais aos seus clientes (publicidade, imprensa, embalagens, redes sociais...) e que querem parar de gerir isso num ficheiro Excel com 25 separadores.

O que é o módulo Direitos autorais?

Como fotógrafo, as tuas fotos não são automaticamente "vendidas" com as tuas prestações, quer trabalhes com particulares ou empresas: tu cedes ao teu cliente o direito de as utilizar, para um uso, duração e território específicos. É o que se chama uma cessão de direitos.

O módulo Direitos autorais do Fotostudio permite-te:

• Adicionar uma linha "Cessão de direitos" nos teus orçamentos e faturas, além das linhas clássicas (prestação, produto)
• Calcular um montante de forma assistida, a partir de tabelas personalizáveis
• Não esquecer mais de relembrar os teus clientes quando uma cessão chega ao fim (o verdadeiro valor acrescentado do módulo!)
• Acompanhar as tuas estatísticas: parte do teu volume de negócios vindo dos direitos, taxa de renovação, direitos oferecidos...

Ativar o módulo

1. Vai a Definições > Módulos
2. Procura "Direitos autorais" e ativa-o
3. Nada muda no resto da tua conta até criares uma linha de cessão: é uma opção, não uma obrigação.

Uma vez ativado, um acesso direto "Direitos autorais" aparece no menu Documentos (ao lado de Orçamentos/Faturas/Notas de crédito) assim como no menu Módulos, para encontrar rapidamente o calendário de vencimentos e as definições da tabela sem passar pela página dos módulos.

Adicionar uma cessão num orçamento ou fatura

1. Abre ou cria um orçamento/fatura, adiciona uma linha
2. No tipo de linha, escolhe "Cessão de direitos" (ao lado de "Serviço" e "Venda de mercadoria")
3. Um bloco "Detalhes da cessão" aparece sob a linha:

💡 Dica: o botão "Alinhar com 31/12" ao lado da data de fim permite-te fazer corresponder o vencimento ao fim do ano civil, em vez do aniversário exato da cessão, prático para simplificar o teu acompanhamento.

O estado "Oferecido"

Se ofereces os direitos a um cliente (por exemplo para fidelizá-lo), escolhe "Oferecido". O montante permanece calculado e visível: permite-te manter um registo do valor do presente que fazes, e alimenta as tuas estatísticas ("total de direitos oferecidos").

O calculador

Não és obrigado a calcular o teu preço manualmente: no bloco "Detalhes da cessão", um painel de cálculo já está visível no fundo do bloco.

1. Indica a audiência do difusor (número de seguidores/visitantes) e marca os modificadores que se aplicam (difusão em sites terceiros, difusão mundial, difusor associativo...): o montante atualiza-se automaticamente a cada mudança (uso, duração, número de imagens, exclusividade, obra preexistente...), sem precisar de clicar em nada
2. O detalhe do cálculo é exibido linha por linha (tipo recibo pequeno): Base, Duração, Audiência, cada modificador marcado, Posicionamento, depois o "Montante aconselhado" final, para compreender exatamente de onde vem o número, em vez de um montante que cai do céu
3. A etiqueta "Posicionamento" deste detalhe é clicável: abre diretamente as definições da tabela num novo separador (sem perder o teu orçamento/fatura em curso), prático se quiseres ajustar o teu posicionamento ou os teus tarifários base sem reintroduzir tudo
4. Quando o montante exibido te convém, clica em "Usar este montante" para o aplicar ao preço da linha

O montante proposto é sempre modificável, e nunca é aplicado automaticamente ao preço da linha: nunca é uma tarifa imposta.

Gerar automaticamente a descrição da linha

Ao lado de "Usar este montante", o botão "Gerar uma descrição" redige para ti um texto resumo (usos cedidos, extensão, território, duração, data de início, número de imagens, exclusividade, obra preexistente) e adiciona-o diretamente no campo descrição da linha, prático para não esquecer de mencionar nada e poupar tempo de redação. O texto permanece totalmente modificável uma vez inserido. Se nenhum uso estiver ainda marcado, uma mensagem lembra-to em vez de gerar uma descrição vazia.

IVA e a "Nota de Autor"

• Uma linha de cessão propõe automaticamente a taxa de 10% (regime de autor), mas pode alterá-la se o seu contabilista indicar uma taxa diferente para um caso específico.
• Uma fatura que contenha pelo menos uma linha de cessão pode ser apresentada como "Nota de Autor" em vez de "Fatura" (PDF, pré-visualização e área do cliente), a designação legalmente correta para este tipo de documento. Isto já não é automático: passou a ser uma definição, que pode ativar se necessário.

Ativar "Nota de Autor" para toda a sua conta

Aceda a Documentos > Definições > Faturação e ative a opção "Mostrar 'Nota de Autor' em vez de 'Fatura'". Esta definição está desativada por defeito: se não fizer nada, as suas faturas com uma linha de cessão continuarão a ser apresentadas como faturas normais.

Ou documento a documento

Em cada orçamento/fatura, no bloco Definições do formulário, um menu pendente permite-lhe forçar um comportamento diferente apenas para esse documento, sem alterar a definição global da conta:

• Seguir a definição da conta (por defeito)
• Mostrar sempre "Nota de Autor"
• Mostrar sempre "Fatura"

Esta definição por documento só produz efeito se a fatura contiver efetivamente uma linha de cessão.

Acompanhamento das cessões (calendário)

Aceda a Direitos de Autor > Calendário das cessões para visualizar todas as suas cessões, com pesquisa, ordenação e paginação, tal como no restante Fotostudio.

ℹ️ Importante: uma cessão só é considerada no calendário (e, por isso, só desencadeia lembretes e estatísticas) quando a fatura que a contém estiver bloqueada/finalizada. Um orçamento aceite ou uma fatura ainda em rascunho representam apenas uma intenção, não uma prova de uma cessão efetiva. Entretanto, nada se perde: a cessão já existe e é atualizada sempre que guardar o documento, mas permanece oculta do calendário, dos lembretes e das estatísticas enquanto a fatura não estiver bloqueada.

No topo da página encontrará vários contadores que lhe dão uma visão geral (total, em curso, expiram em breve, expiradas, cedidas/oferecidas, montante total), bem como uma barra de filtros para localizar rapidamente as cessões por ciclo de vida, estado ou cliente.

Cada linha apresenta o cliente, a utilização, o montante, a data de expiração e um distintivo colorido: Em curso / Expira em breve / Expirada. Clique numa linha para abrir a ficha detalhada, onde encontrará todos os campos da cessão, uma ligação para o orçamento/fatura de origem (quando existir) e as seguintes ações:

• "Renovar" (sempre disponível)
• "Editar" (apenas para uma cessão introduzida manualmente, sem documento associado; caso contrário, a edição deve ser feita a partir do orçamento/fatura de origem, ver mais abaixo)
• "Eliminar" (sempre disponível, mesmo para uma cessão associada a um documento: o documento e a respetiva linha nunca são alterados; apenas a cessão é removida e a linha deixa de lhe estar associada)

Anexar fotografias a uma cessão

Na ficha de uma cessão, pode anexar uma ou várias fotografias (por exemplo, uma folha de contactos das imagens abrangidas). Clique no botão de adição com contorno tracejado, escolha o ficheiro e este será guardado imediatamente. Funciona tanto para uma cessão manual como para uma cessão associada a um orçamento ou a uma fatura.

Adicionar uma cessão existente (sem fatura)

Cedeu direitos antes de utilizar o Fotostudio, ou durante um trabalho que nunca foi faturado na aplicação, mas pretende receber lembretes quando a cessão expirar? Não precisa de recriar um orçamento ou uma fatura para isso.

1. No Calendário das cessões, clique em "Cessão existente (sem fatura)"
2. Preencha o mesmo formulário existente numa linha de orçamento/fatura (cliente, utilização, âmbito, território, datas, duração, número de imagens, exclusividade, obra pré-existente, estado, notas), acrescentando apenas um montante meramente informativo, já que não existe nenhum documento associado
3. Guarde: a cessão aparecerá no calendário exatamente como as restantes, com os mesmos lembretes automáticos e o mesmo botão "Renovar"

Pode editar ou eliminar uma cessão criada desta forma a qualquer momento a partir do calendário. Já uma cessão criada a partir de um orçamento/fatura só pode ser editada através desse documento (para manter a coerência com o que foi faturado), embora possa, como qualquer outra, ser eliminada diretamente na respetiva ficha, se necessário.

Os lembretes automáticos (a funcionalidade principal)

É precisamente este o problema que o módulo resolve: nunca mais se esquecerá de um prazo.

Todos os dias, o Fotostudio verifica as suas cessões ativas e:

• Cria uma tarefa de lembrete aos 60, 30 e 7 dias antes da data de expiração, visível na sua lista habitual de tarefas
• Envia automaticamente um e-mail ao seu cliente 30 dias antes da expiração para lhe propor uma renovação (pode personalizar este modelo de e-mail em Definições > Modelos de e-mail). A ligação presente nesse e-mail encaminha o cliente diretamente para a página dedicada a essa cessão na respetiva área pessoal (ver mais abaixo)

Uma cessão não marcada como cedida nunca desencadeia lembretes (não existe nada para renovar).

Renovar uma cessão

1. No Calendário das cessões ou a partir da tarefa de lembrete, clique em "Renovar"
2. Será aberto um novo orçamento, com uma linha de cessão pré-preenchida com a mesma utilização, âmbito, território e duração da cessão original
3. O montante e todos os restantes parâmetros continuam editáveis: uma renovação nunca é uma simples recondução automática do preço, mas sim uma nova negociação
4. Guarde o orçamento normalmente, como qualquer outro documento

O painel de controlo

Se adicionar o widget "Estatísticas das cessões" ao seu painel de controlo, encontrará:

• Percentagem do seu volume de negócios proveniente dos direitos de autor em comparação com a prestação de serviços
• Taxa de renovação das suas cessões expiradas
• Valor médio de uma cessão por tipo de utilização
• Valor total dos direitos oferecidos no período
• Pipeline de renovações: as cessões que expiram nos próximos 90 dias, apresentadas sob a forma de um intervalo ("até X €"), nunca como volume de negócios garantido, uma vez que uma renovação nunca é assegurada antecipadamente

O que o seu cliente vê

Se a opção estiver ativada nas definições da sua identidade visual (Personalização do painel de controlo, visível apenas quando o módulo Direitos de Autor está ativo), os seus clientes encontram as suas cessões ativas na respetiva área pessoal: uma secção dedicada no painel de controlo e uma página que apresenta o detalhe de cada cessão (utilização, âmbito, datas e estado). É para esta página que aponta a ligação presente no e-mail automático enviado 30 dias antes da expiração (ver acima).

Encontrar uma cessão a partir de uma sessão ou da ficha de uma empresa

Se o orçamento/fatura associado à cessão estiver ligado a uma sessão, a cessão aparece igualmente no separador "Orçamentos e Faturas" dessa sessão. Se o cliente estiver associado a uma empresa (módulo B2B), a cessão aparece também no separador dedicado da ficha da empresa. Não precisa de introduzir nada manualmente: esta associação é feita automaticamente, tal como acontece com os seus orçamentos e faturas.

Definições da tabela de preços

No calendário das cessões, clique em "Definições da tabela de preços".

O assistente de calibração

Basta indicar o seu preço diário habitual, e o Fotostudio calcula automaticamente uma base de referência para os seus direitos de autor, consoante o tipo de utilização. Esta base:

• ❌ não é um preço imposto pelo Fotostudio
• ❌ não representa "O" preço correto (depende da sua reputação, do seu poder de negociação com o cliente, etc.)
• ✅ é apenas um ponto de partida calculado com base nos seus próprios valores, que pode ajustar livremente para cada cessão

Esta base corresponde ao preço de uma prestação feita por encomenda (o caso mais frequente). Se a fotografia cedida for uma obra pré-existente (catálogo ou banco de imagens), basta assinalar a opção correspondente na linha de cessão: o montante será automaticamente multiplicado por 3, sem necessidade de criar uma segunda tabela de preços.

Alterar os seus preços base linha a linha

Se preferir ajustar diretamente os seus preços em vez de recalibrar tudo a partir de um único preço diário, a tabela "Os meus preços base" (logo abaixo) apresenta um montante editável para cada tipo de utilização (web/redes sociais, website com/sem venda, impressão, dossier de imprensa, embalagem) e cada escalão de número de imagens. Altere apenas as células pretendidas e clique em "Guardar os meus preços": todos os restantes valores permanecem inalterados.

A utilização de que necessita não está na lista? No final da mesma tabela, pode adicionar a sua própria categoria (com um nome livre). Esta ficará disponível em todos os locais onde as restantes categorias aparecem (linha de orçamento/fatura, calculadora e tabela de preços), podendo ser renomeada ou eliminada a qualquer momento na mesma tabela.

O seu posicionamento

Defina se pratica preços abaixo (×0,85), ao nível (×1) ou acima (×1,15) das referências do mercado. Ao contrário do assistente de calibração, esta definição é aplicada imediatamente assim que selecionar uma opção (não é necessário clicar em "Calcular a minha base"): multiplica o montante final de cada cessão calculada, para além do preço diário, da duração, da audiência e dos restantes critérios.

O botão "Repor a minha personalização" permite-lhe regressar aos valores predefinidos em qualquer momento.

Modelos para deixar de preencher sempre os mesmos dados

O formulário "Detalhes da cessão" é bastante completo e, por isso, pode tornar-se demorado se costuma ceder frequentemente os mesmos tipos de direitos (por exemplo: "Web e redes sociais, 1 ano, não exclusivo"). Os modelos de cessão permitem guardar uma combinação uma única vez e reutilizá-la com um simples clique.

Criar um modelo

Existem duas formas de o fazer:

1. No menu Direitos de Autor > Modelos de cessão, na página dedicada: clique em "Novo modelo". O formulário inclui os mesmos campos de uma linha de cessão (utilização, âmbito, território, duração, exclusividade, número de imagens, obra pré-existente, audiência, modificadores e notas), exceto o montante, o estado e as datas, que permanecem específicos de cada negociação real.
2. A partir de uma linha de cessão já preenchida (num orçamento ou fatura): clique em "Guardar como modelo" no topo do bloco "Detalhes da cessão", atribua-lhe um nome e todos os valores atualmente preenchidos (incluindo a audiência e os modificadores da calculadora) serão guardados exatamente como estão.

Utilizar um modelo

No formulário de um orçamento ou de uma fatura, clique em "A partir de um modelo de cessão" (ao lado de "A partir de uma tarifa"). Escolha um modelo na lista: será adicionada uma nova linha de cessão, com todos os campos já preenchidos. Só terá de calcular ou ajustar o montante.

Pode editar ou eliminar os seus modelos a qualquer momento na página Modelos de cessão.

Perguntas frequentes

Uma linha de cessão pode abranger várias utilizações ao mesmo tempo?
Sim. Pode selecionar várias utilizações na mesma linha (por exemplo, Web + Impressão) se o seu cliente negociar um pacote global. A duração e o montante aplicam-se então ao conjunto dessas utilizações.

O que acontece se eliminar uma linha de cessão de um orçamento?
A cessão permanece registada no seu histórico (útil para estatísticas e acompanhamento), sendo apenas desligada dessa linha.

Posso eliminar uma cessão mesmo que provenha de um orçamento/fatura?
Sim. Apenas a edição de uma cessão associada a um documento deve ser feita a partir desse documento (para manter a coerência com o que foi faturado). Já a eliminação pode ser feita diretamente a partir da ficha da cessão no calendário, sem alterar o documento nem a respetiva linha.

Marquei o estado como "Cedida", mas a cessão não aparece no calendário. Porquê?
Verifique se a fatura que contém essa linha está bloqueada/finalizada (e não apenas em rascunho ou se se trata apenas de um orçamento aceite). Só nessa altura a cessão passa a contar para o calendário, para os lembretes automáticos e para as estatísticas. Entretanto, nada se perde: a cessão é atualizada sempre que guardar o documento, mas permanece oculta até a fatura ser finalizada.

Como posso ativar ou desativar a apresentação como "Nota de Autor" nas minhas faturas?
Em Documentos > Definições > Faturação, existe uma definição global que ativa ou desativa este comportamento para toda a conta (desativada por defeito). Também pode forçar uma opção diferente para uma fatura específica no respetivo bloco Definições, sem alterar a configuração global.

A calculadora fornece o "preço correto"?
Não. Não existe um "preço correto" universal: a calculadora fornece apenas um ponto de partida coerente com o mercado, nunca um preço fixo. O montante pode sempre ser alterado manualmente.

Posso desativar o e-mail automático ao cliente e manter apenas a tarefa para mim?
De momento não existe uma definição específica para isso: o e-mail é enviado automaticamente 30 dias antes da data de expiração, desde que exista um modelo de e-mail "Cessão" na sua conta. No entanto, pode deixar esse modelo vazio se preferir que não seja enviado.

Uma cessão oferecida conta para o meu volume de negócios realizado?
Não. O volume de negócios realizado inclui apenas os montantes efetivamente faturados. As cessões oferecidas aparecem separadamente nas estatísticas ("Total dos direitos oferecidos"), permitindo-lhe acompanhar o valor dos direitos concedidos sem faturação.

Tenho de recalibrar tudo se quiser corrigir apenas um preço?
Não. A tabela "Os meus preços base" (nas definições da tabela de preços) permite alterar o valor de uma utilização específica, sem modificar os restantes nem voltar a utilizar o assistente de calibração.

Porque deixou de existir a duração "ilimitada"?
Legalmente, uma cessão de direitos de autor deve definir a sua extensão, finalidade, território e duração. Uma duração "ilimitada" não tem, por isso, valor jurídico. Indique a duração efetivamente acordada com o cliente, mesmo que seja longa (10 anos, 20 anos, etc.).

A utilização de que preciso não está na lista predefinida. O que devo fazer?
Adicione a sua própria categoria nas definições da tabela de preços, na tabela "Os meus preços base". Essa categoria ficará disponível em todos os locais onde surgem as categorias predefinidas (linha de orçamento/fatura, calculadora e modelos de cessão) e poderá ser editada ou eliminada a qualquer momento.

Para que servem os modelos de cessão?
Permitem evitar preencher repetidamente as mesmas combinações de utilização/âmbito/território/duração quando costuma ceder sempre o mesmo tipo de direitos. Pode criar um modelo na página Modelos de cessão ou a partir de uma linha já preenchida, e reutilizá-lo com um único clique nos seus próximos orçamentos/faturas.

Posso registar uma cessão anterior à utilização do Fotostudio?
Sim. Utilize o botão "Cessão existente (sem fatura)" no Calendário das cessões. A cessão será acompanhada e beneficiará dos mesmos lembretes automáticos que qualquer outra, sem necessidade de existir um orçamento ou uma fatura associados.

Actualizado em: 10/07/2026