📧 Módulo Newsletters - Guia Completo

Introdução

O módulo de newsletters do Fotostudio permite-te enviar campanhas de email aos teus contactos diretamente a partir da tua área. Mantém o contacto com os teus clientes, anuncia as tuas novidades, partilha as tuas atualizações e fideliza os teus clientes através de newsletters profissionais.

🚀 Começar a utilizar as Newsletters

Configuração do envio de emails

Antes de enviares a tua primeira newsletter, tens de configurar o teu endereço e o servidor de envio. Tens duas opções:

Opção 1: Utilizar o FotostudioMail

Vantagens:

• ✅ Configuração imediata, pronta em poucos segundos
• ✅ Não requer qualquer configuração técnica
• ✅ Infraestrutura profissional já configurada
• ✅ Podes começar a enviar imediatamente

Com esta opção, os teus emails serão enviados a partir do endereço noreply@fotostudiomail.com. É a solução mais simples e rápida para começares. O teu nome será apresentado corretamente na caixa de correio do teu cliente e as respostas serão enviadas para a tua caixa de email.

Como configurar o FotostudioMail:

1. Vai a Mensagens > Newsletters
2. Escolhe a opção "Utilizar o FotostudioMail"
3. Indica o teu nome de remetente (ex.: "Sophie Martin Fotografia")
4. Clica em "Criar o meu servidor de envio"
5. Está pronto! Já podes enviar a tua primeira newsletter.

Opção 2: Utilizar o teu próprio domínio

Vantagens:

• ✅ Os teus emails são enviados a partir do teu próprio domínio (ex.: contact@sophiemartin.com ou noreply@sophiemartin.com)
• ✅ Reforça a tua imagem de marca profissional
• ✅ Aumenta a confiança dos teus destinatários

Desvantagens:

• ⚠️ Requer configuração de DNS (técnica)
• ⚠️ Tempo de propagação dos registos DNS (até 48 horas)

Como configurar o teu domínio:

1. Vai a Mensagens > Newsletters
2. Escolhe a opção "Utilizar o meu próprio domínio"
3. Introduz o teu nome de domínio (ex.: sophiemartin.com, ⚠️⚠️⚠️ sem o www)
4. Introduz o endereço de email que será utilizado para enviar as newsletters (ex.: contact@sophiemartin.com)
5. O sistema gera automaticamente 3 registos DNS que deves adicionar

Registos DNS a configurar:

Deves adicionar estes 3 registos junto do teu fornecedor de alojamento (OVH, Gandi, etc.):

1. DKIM (Autenticação): Comprova que o email foi realmente enviado por ti.

• Tipo: TXT
• Nome: [gerado automaticamente]
• Valor: [chave DKIM fornecida]

2. SPF (Anti-spam): Autoriza o Fotostudio a enviar emails em nome do teu domínio.

• Tipo: TXT
• Nome: @ ou o teu domínio
• Valor: v=spf1 a mx include:spf.mtasv.net ~all

3. Return-Path (Gestão de devoluções): Permite gerir os emails que não puderam ser entregues.

• Tipo: CNAME
• Nome: pm-bounces (ou o valor indicado)
• Valor: pm.mtasv.net (em alguns fornecedores, como a Gandi, deves terminar o valor com um ponto: pm.mtasv.net``.)

💡 Nota: Depois de configurares os registos DNS, clica em "Verificar a configuração" no teu painel de controlo. A verificação costuma ser imediata, mas pode demorar várias horas caso tenhas efetuado várias alterações, por exemplo após corrigires um erro (tempo de propagação dos DNS).

Erros de configuração mais frequentes

Estes são os erros mais frequentes que observámos e como os podes corrigir:

1. www.nomedodominio.pt → Substitui o nome de domínio por nomedodominio.pt
2. Utiliza o tipo correto de registo DNS (TXT ou CNAME, conforme o caso). Essa informação é indicada na etiqueta roxa.

3. O endereço de email do remetente não termina com o mesmo domínio que foi validado:

💡 Pelo contrário, se indicares o endereço sophiemartin@gmail.com depois de validares o domínio sophiemartin.com, isso não irá funcionar.

📝 Criar e enviar uma Newsletter

O processo é composto por 3 passos simples:

Passo 1: Conteúdo da tua Newsletter

1. Clica em "Nova newsletter" em Mensagens -> Newsletters
2. Dá um nome à tua campanha (é apenas para uso interno; os teus contactos não o verão)
3. Introduz o assunto do email (é o que os teus contactos irão ver na caixa de correio)
4. Escolhe a identidade visual a aplicar (para o logótipo no topo da newsletter e a cor de fundo). Podes gerir as tuas identidades em A minha conta -> Personalização.
5. Escolhe se pretendes incluir ou não a tua assinatura
6. Clica em "Editar o conteúdo" para aceder ao editor

O editor

O nosso editor permite-te criar newsletters profissionais sem necessitares de conhecimentos técnicos:

• Inserir um bloco: Adiciona blocos de texto, imagens, botões, etc.
• Arrastar e largar: Reorganiza os teus blocos
• Personalização: O editor aplica automaticamente a tua cor principal ao fundo do email
• Logótipo automático: O teu logótipo é apresentado automaticamente no topo do email
• Esquema profissional: Cria designs elegantes em apenas alguns cliques
• Variáveis: Adiciona facilmente variáveis como {prenom}, {page_client}, ...

💡 Dica: Não disponibilizamos modelos predefinidos, mas graças ao editor podes criar facilmente um esquema personalizado que reflita a tua identidade visual.

Rascunho vs Publicação:

• Enquanto trabalhas, as tuas alterações são guardadas como rascunho
• Clica em "Publicar" quando estiveres satisfeito com o resultado
• Podes voltar a editar o conteúdo enquanto a newsletter ainda não tiver sido enviada

Passo 2: Selecionar os teus destinatários

Depois de o conteúdo estar pronto, passa à seleção dos destinatários.

Quem pode receber as tuas newsletters?

Apenas os contactos que deram o seu consentimento (opt-in) aparecem na lista.

Podes gerir o consentimento de cada contacto através da respetiva ficha:

1. Vai a Contactos > Abre um contacto
2. Separador "Informações"
3. Ativa/desativa o interruptor "Subscritor das newsletters"
4. O sistema regista automaticamente a data e a origem do consentimento

📖 Conformidade com o RGPD: É importante respeitares o consentimento dos teus contactos. Envia newsletters apenas às pessoas que aceitaram explicitamente recebê-las.

Recolher automaticamente o consentimento

Foi automaticamente adicionado um campo de consentimento para newsletters aos teus formulários de contacto, para facilitar a recolha de opt-ins em conformidade com o RGPD.

Por predefinição, os teus formulários apresentam agora uma caixa de seleção:

• ☑️ "Aceito receber newsletters"

Como personalizar este campo:

1. Vai a Módulos > Caixas de seleção
2. Encontra a caixa "Newsletter opt-in"

Vantagens:

• ✅ Consentimento explícito e rastreável
• ✅ Em conformidade com o RGPD
• ✅ Origem do consentimento registada automaticamente ("Formulário de contacto")
• ✅ Data do consentimento conservada

Quando um visitante preenche o teu formulário de contacto e assinala esta caixa, o contacto é automaticamente criado com o opt-in para newsletters ativado.

💡 Conselho: Sê transparente quanto ao tipo de conteúdo que vais enviar e à frequência. Por exemplo: "Pretendo receber as tuas novidades e ofertas exclusivas (cerca de 1 email por mês)".

Soft opt-in

Os contactos que já existiam na tua base de dados antes do lançamento do módulo de newsletters não confirmaram explicitamente o seu consentimento. Neste caso, o envio de newsletters baseia-se no princípio do soft opt-in, permitido pelo RGPD e pela diretiva ePrivacy quando:

• o contacto foi recolhido no âmbito de uma relação profissional legítima (cliente, orçamento, reserva, relação comercial),
• o conteúdo enviado está diretamente relacionado com a tua atividade,
• é possível cancelar a subscrição de forma simples e imediata a qualquer momento (o que acontece neste caso).

Seleção dos destinatários

Tens várias formas de selecionar os teus destinatários:

1. Todos os contactos subscritos: Envia para todos os contactos com o opt-in ativado.
2. Por etiqueta: Seleciona uma etiqueta específica (ex.: "Clientes Casamentos 2024") - podes associar etiquetas aos teus contactos a partir da respetiva ficha.
3. Por pesquisa guardada: Utiliza uma pesquisa avançada que tenhas criado (Contactos -> Pesquisa avançada).
4. Lista guardada: Reutiliza uma seleção de contactos criada anteriormente.

Excluir contactos: Podes excluir determinados contactos da seleção desmarcando-os manualmente.

Enviar um email de teste

Antes do envio final, testa a tua newsletter:

1. Introduz o teu endereço de email pessoal.
2. Clica em "Enviar um teste".
3. Verifica o resultado na tua caixa de correio.
4. Corrige o que for necessário.

💡 Conselho: Testa sempre em vários dispositivos (computador e telemóvel) para confirmares que o design responsivo é apresentado corretamente.

Passo 3: Agendar ou enviar

Último passo: escolhe quando pretendes enviar a tua newsletter.

Opção A: Envio imediato

A tua newsletter é enviada imediatamente para todos os destinatários selecionados.

⚠️ Atenção: Se tiveres muitos destinatários (consulta a secção "Envio progressivo" abaixo), o envio será efetuado automaticamente em vários lotes ao longo de vários dias, apenas durante os teus primeiros envios.

Opção B: Agendar para mais tarde

Escolhe uma data e uma hora específicas para o envio automático.

Casos de utilização:

• Enviar numa segunda-feira às 9h (melhor taxa de abertura)
• Agendar antecipadamente antes de ires de férias
• Coordenar o envio com o lançamento de uma oferta especial

📊 Estatísticas e acompanhamento

Depois de a tua newsletter ser enviada, acompanha o seu desempenho em tempo real.

Indicadores principais

📤 Emails enviados

Número total de emails entregues com sucesso.

👁️ Taxa de abertura

Percentagem de destinatários que abriram o teu email. Uma boa taxa situa-se normalmente entre 15% e 30%.

Como é medida: É integrado um pixel invisível no email. Assim que o destinatário abre o email e carrega as imagens, esse evento é registado. Se o destinatário bloquear a apresentação das imagens, não conseguimos saber se o email foi lido. Não existe um método 100% fiável para obter esta informação.

🖱️ Taxa de cliques

Percentagem de destinatários que clicaram numa ligação do teu email.

Como é medida: Todas as ligações são monitorizadas automaticamente. Podes saber quais foram as ligações mais clicadas.

⚠️ Rejeições (Bounces)

Emails que não puderam ser entregues (endereço inválido, caixa de correio cheia, etc.).

Tipos de rejeição:

• Rejeição temporária (soft): Caixa de correio cheia, servidor temporariamente indisponível
• Rejeição permanente (hard): Endereço de email inválido ou inexistente

Vista detalhada

Para cada newsletter enviada, tens acesso a:

1. Lista completa dos destinatários com o respetivo estado:

• ✅ Enviado
• 👁️ Aberto (com data/hora)
• 🖱️ Clicado (com data/hora)
• ⚠️ Rejeitado
• ❌ Falha
• ❌ Cancelamentos de subscrição (pessoas que clicaram na ligação de cancelamento de subscrição, automaticamente incluída no final do teu email)

🔥 Envio progressivo e Warm-up

Porque existe um envio progressivo?

Quando envias newsletters pela primeira vez (ou após uma longa pausa), aplicamos automaticamente um sistema de envio progressivo (warm-up).

Objetivos:

1. Construir a tua reputação de remetente junto dos servidores de email (Gmail, Outlook, etc.)
2. Evitar os filtros de spam, demonstrando que os teus emails são legítimos
3. Proteger a tua capacidade de entrega a longo prazo

Como funciona?

O sistema analisa automaticamente o teu histórico de envios e adapta a estratégia.

Novos remetentes (primeiros envios)

Os envios são limitados de forma progressiva:

• Dia 1: máximo de 200 emails
• Dia 2: máximo de 300 emails
• Dia 3: máximo de 500 emails
• Dias 4-5: máximo de 750 emails
• Dia 6 em diante: máximo de 1000 emails por dia

Exemplo prático:

Se tiveres 1200 destinatários e esta for a tua primeira newsletter:

• Dia 1: Os primeiros 200 contactos recebem o email
• Dia 2: Os 300 seguintes
• Dia 3: Os 500 seguintes
• Dia 4: Os últimos 200

💡 O sistema dá automaticamente prioridade aos teus contactos mais ativos (os que receberam emails recentemente, têm faturas, etc.) para maximizar as tuas taxas de abertura iniciais.

Remetentes regulares (boa reputação)

Se enviares newsletters regularmente e obtiveres bons resultados:

• Limite aumentado para 1000 emails por dia
• Se tiveres menos de 1000 destinatários → envio imediato
• Se tiveres mais → envio em lotes diários de 1000 emails

Proteção automática contra spam

O sistema monitoriza permanentemente a tua reputação como remetente através de regras rigorosas adaptadas à tua experiência:

Novos remetentes (< 100 emails enviados):

• 1 única queixa por spam → Bloqueio imediato
• > 10% de hard bounces → Bloqueio imediato
• → O teu acesso às newsletters é automaticamente suspenso

Remetentes em fase inicial (< 500 emails enviados):

• > 0,2% de queixas por spam (ou seja, 1 queixa por cada 500 emails) → Bloqueio
• > 5% de hard bounces → Bloqueio
• → Proteção reforçada durante a fase de aprendizagem

Todos os remetentes (limites absolutos):

• > 0,1% de queixas por spam → Bloqueio
• 3 ou mais queixas por spam → Bloqueio automático
• > 10% de hard bounces → Bloqueio (lista de fraca qualidade)
• > 15% de bounces totais → Bloqueio
• Combinação de risco: > 0,05% de spam + > 3% de hard bounces → Bloqueio

Níveis de gravidade do bloqueio:

• 🔴 Crítico: Desbloqueio apenas após uma análise aprofundada e uma limpeza completa da tua lista
• 🟠 Elevado: Desbloqueio possível após corrigires os problemas identificados
• 🟡 Médio: Desbloqueio rápido após verificação

⚠️ Importante: Estas regras rigorosas protegem a tua reputação a longo prazo. Mantém uma lista de contactos limpa e atualizada. Envia newsletters apenas a pessoas que deram o seu consentimento explícito e verifica regularmente a validade dos endereços de email.

Acompanhar a progressão

Durante um envio por lotes:

1. O estado apresenta "Envio em curso - Lote X/Y"
2. Podes acompanhar o número de emails enviados em tempo real
3. O lote seguinte é programado automaticamente para o dia seguinte, à mesma hora

Acelerar o processo (remetentes confirmados)

Quanto mais enviares newsletters regularmente e com bons resultados, mais a tua reputação melhora:

• Taxa de abertura elevada: Bom envolvimento dos destinatários
• Poucas rejeições: Lista de contactos de boa qualidade
• Nenhuma queixa por spam: Conteúdo relevante e opt-in respeitado
• → O teu limite diário mantém-se no máximo (1000/dia)

💳 Sistema de créditos

Como funcionam os créditos?

Cada email enviado consome 1 crédito de newsletter.

Atribuição mensal:

• A tua subscrição inclui um determinado número de créditos por mês
• Os créditos são renovados automaticamente no dia 1 de cada mês
• Os créditos não utilizados não transitam para o mês seguinte

Consultar os teus créditos:

Podes acompanhar o teu consumo a qualquer momento no painel de controlo:

• Créditos restantes neste mês
• Percentagem utilizada
• Data da próxima renovação

O que acontece se ficares sem créditos?

Se não tiveres créditos suficientes para uma campanha:

1. O sistema avisa-te antes do envio
2. Não podes enviar a newsletter
3. Tens duas opções:

• Esperar pela renovação mensal
• Aumentar o teu plano

💡 Dica: Planeia as tuas campanhas de acordo com a tua atribuição mensal de créditos. Se envias newsletters regularmente para muitos contactos, considera um plano superior.

🎨 Personalização e Design

Design automático dos teus emails

Cada newsletter utiliza automaticamente a tua identidade visual.

1. Cor de fundo

O fundo do email utiliza a tua cor principal (definida nas definições da tua identidade gráfica).

2. Logótipo

O teu logótipo é apresentado automaticamente no topo de cada email (caso tenhas configurado uma identidade gráfica).

3. Estrutura responsiva

Todos os emails são automaticamente otimizados para:

• 📱 Dispositivos móveis (leitura em smartphone)
• 💻 Computador (leitura em desktop)
• 📧 Todos os clientes de email (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.)

Personalização do conteúdo

Podes personalizar os teus emails com variáveis dinâmicas diretamente no editor.

🛡️ Boas práticas e Entregabilidade

Manter uma boa reputação

Para garantir que os teus emails chegam à caixa de entrada (e não ao spam):

1. Não compres listas de contactos

Nunca envies emails para contactos comprados ou alugados. Isso gera inevitavelmente uma elevada taxa de spam e prejudica a tua reputação.

2. Opt-in obrigatório

Certifica-te de que todos os teus contactos deram consentimento explícito para receber as tuas newsletters.

3. Facilita o cancelamento da subscrição

Todos os emails incluem automaticamente uma ligação para cancelar a subscrição. É uma obrigação legal.

4. Limpa regularmente a tua lista

Remove ou cancela a subscrição dos contactos com rejeições permanentes (endereços de email inválidos).

5. Envia regularmente

Um ritmo regular (mensal ou quinzenal) é preferível a envios esporádicos de grande volume.

6. Conteúdo relevante e de qualidade

Os teus destinatários devem encontrar valor nos teus emails. Se muitas pessoas cancelarem a subscrição ou marcarem os teus emails como spam, isso constitui um sinal negativo.

Melhorar as tuas taxas de abertura

Assunto do email:

• ✅ Curto e apelativo (máximo de 50 caracteres)
• ✅ Desperta curiosidade ou comunica claramente um benefício
• ❌ Evita o uso excessivo de MAIÚSCULAS
• ❌ Evita palavras associadas a spam ("GRÁTIS", "URGENTE", demasiados !!!)

Exemplos de bons assuntos:

• "As minhas novidades de janeiro"
• "Oferta exclusiva: -20% nos meus pacotes de casamento"
• "3 dicas para preparares a tua sessão fotográfica em família"

Momento de envio:

Os melhores horários variam consoante o teu público, mas, de forma geral:

• Terça, quarta e quinta-feira: melhores dias
• 9h-11h ou 14h-16h: melhores horários
• Evita o fim de semana para comunicações B2B

Melhorar as tuas taxas de cliques

Chamadas à ação claras:

• Um único objetivo principal por email
• Botão visível e apelativo
• Texto de ação ("Descobrir a oferta", "Reservar agora")

Estrutura do conteúdo:

• Texto arejado com parágrafos curtos
• Imagens apelativas
• Ligação para o teu portefólio ou website
• Oferta ou conteúdo com valor acrescentado

❓ Perguntas frequentes (FAQ)

Quantos emails posso enviar?

Depende do teu histórico de envios:

• Novos remetentes: entre 200 e 1000 emails por dia (progressão ao longo de 6 dias)
• Remetentes regulares: até 1000 emails por dia
• Limite mensal definido pelo teu plano de créditos

Posso ver quem abriu o meu email?

Sim! Nas estatísticas detalhadas de cada newsletter podes ver exatamente:

• Quem abriu o email (com data e hora)
• Quem clicou nas ligações
• Quem ainda não abriu

O que devo fazer se o meu email for parar ao spam?

Existem várias causas possíveis:

1. Verifica os teus registos DNS (se utilizares um domínio próprio): o DKIM e o SPF devem estar corretamente configurados.
2. Conteúdo suspeito: evita palavras associadas a spam, demasiadas maiúsculas ou demasiadas ligações.
3. Má reputação: limpa a tua lista e respeita o opt-in.
4. Novo remetente: é normal no início; a tua reputação constrói-se progressivamente.

Posso cancelar uma newsletter agendada?

Sim, desde que o envio ainda não tenha começado. Vai à lista de newsletters, encontra a newsletter agendada e clica em "Cancelar".

As ligações são monitorizadas automaticamente?

Sim. Todas as ligações das tuas newsletters são monitorizadas automaticamente. Podes saber quantas pessoas clicaram e em que ligações.

Como gerir os cancelamentos de subscrição?

É totalmente automático! Cada email inclui uma ligação para cancelar a subscrição. Quando um contacto clica nessa ligação:

1. É imediatamente removido das tuas futuras newsletters.
2. O campo newsletter_opt_in passa para false na ficha do contacto.
3. Deixa de aparecer nas tuas seleções de destinatários.

Posso incluir anexos?

Não. Os anexos não são suportados nas newsletters por motivos de:

• Entregabilidade (emails com anexos têm maior probabilidade de serem classificados como spam)
• Tamanho (tornam o envio mais lento)
• Segurança (filtros antivírus mais rigorosos)

Alternativa: Aloja os teus ficheiros online e insere uma ligação na newsletter.

Durante quanto tempo são conservadas as estatísticas?

Indefinidamente! Podes consultar as estatísticas de todas as tuas newsletters a qualquer momento.

Posso alterar o nome do meu servidor ou do meu domínio?

É possível alterar o domínio, mas será necessário configurar novamente os registos DNS. Contacta o suporte se pretenderes alterar a tua configuração de email.

O que acontece se ultrapassar o meu limite de créditos?

Não podes enviar newsletters sem créditos suficientes. O sistema avisa-te antes do envio. Terás de:

• Esperar pela renovação mensal dos créditos
• Contactar o suporte para aumentar o teu plano

Actualizado em: 09/07/2026