> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.fotostudio.io/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Fluxos de trabalho para documentos ## O que é um workflow de documento? Um workflow de documento é uma sequência automática de tarefas, emails e SMS que são acionados com base em eventos relacionados aos teus documentos (orçamentos, faturas, contratos, questionários). Por exemplo, podes criar um workflow "Lembrete de orçamento" que: 1. Envia um email de lembrete **3 dias após** o envio do orçamento sem resposta 2. Envia um SMS de lembrete **7 dias após** 3. Envia um último email **2 dias antes** da expiração do orçamento 4. Cria uma tarefa manual para ti **no dia da expiração** Uma vez configurado, este workflow aplica-se automaticamente a cada orçamento enviado. Se o cliente aceitar ou recusar entretanto, todos os lembretes ainda pendentes são eliminados automaticamente. Ou ainda um workflow "Lembrete de fatura" que: 1. Envia um email de lembrete **3 dias antes** do vencimento 2. Envia um SMS de lembrete **no dia do vencimento** 3. Envia um email de lembrete **7 dias após** o vencimento 4. Cria uma tarefa manual para ti **14 dias após** Uma vez configurado, este workflow aplica-se automaticamente a cada fatura em questão, sem qualquer ação da tua parte. --- ## Tipos de workflows disponíveis | Tipo | Aciona-se quando... | | ---- | | **Sessão** | Uma sessão é criada, confirmada, ou na data da sessão | | **Orçamento** | O orçamento é enviado, aceite, recusado, ou expirado | | **Fatura** | A fatura é enviada, paga, ou no vencimento | | **Contrato** | O contrato é enviado ou assinado | | **Questionário** | O questionário é enviado ou preenchido | --- ## Criar um workflow de documento 1. Ir para **Definições > Workflows** 2. Clicar em **Adicionar ▾** e escolher o tipo (Fatura, Orçamento, etc.) 3. Dar um nome ao workflow 4. Adicionar tarefas para cada evento desejado: * Escolher a **fase** (ex: "Envio do documento", "Vencimento da fatura") * Definir o **prazo** (ex: +3 dias, -1 dia) * Associar um **email automático**, um **SMS** ou uma simples **tarefa manual** 5. Guardar --- ## Aplicar um workflow a um documento ### Manualmente Na ficha de uma fatura, orçamento, contrato ou questionário, clicar no botão **Workflow** no menu de ações (⋮). Selecionar o workflow a aplicar. ### Na criação de uma fatura Ao criar uma fatura ou orçamento, aparece um campo **Workflow** no formulário. Selecionar o workflow desejado antes de guardar. ### A partir de um modelo de orçamento Quando crias/modificas um modelo de orçamento, está disponível um campo **Workflow**. Se configurares um, será usado por defeito sempre que criares um novo orçamento a partir deste modelo. ### A partir de um modelo de contrato Mesmo princípio para os modelos de contrato, podes escolher um **Workflow** por defeito. ### A partir de um modelo de questionário Idem. ### Através de um plano de pagamento Em **Definições > Planos de pagamento**, abrir um plano e expandir a secção **Funcionalidades avançadas**. Associar um workflow por defeito. Todas as faturas geradas por este plano terão este workflow pré-selecionado. --- ## Comportamentos importantes ### ✅ Fatura paga → lembretes de vencimento eliminados Se uma fatura passar a **paga** enquanto lembretes de vencimento ou atraso estavam programados, **todas as tarefas e emails pendentes são automaticamente eliminados**. O teu cliente não receberá lembretes para uma fatura já paga. ### ✅ Orçamento aceite ou recusado → lembretes de envio e expiração eliminados Assim que um orçamento é aceite ou recusado, as tarefas ligadas ao seu envio e eventual expiração são eliminadas. ### ✅ Contrato assinado → lembretes de envio eliminados Idem para os contratos: uma vez assinado, os lembretes de assinatura programados desaparecem. ### ✅ Questionário preenchido → lembretes de envio eliminados Mesmo comportamento: uma vez o questionário preenchido, os lembretes são cancelados. > **Em resumo**: assim que um documento atinge o seu estado final (pago, aceite, assinado, preenchido, recusado), todas as tarefas e comunicações pendentes ligadas às fases anteriores são eliminadas automaticamente. --- ## Acompanhar um workflow em curso Na ficha de uma fatura ou orçamento, clicar no botão **Workflow** no menu de ações para aceder ao detalhe do workflow aplicado. Verás aí: * O estado de cada ação (Programado, Em atraso, Enviado, Concluído) * A data prevista para cada envio * Um botão **Enviar agora** para acionar manualmente um email se necessário * Um botão **Cancelar o workflow** para eliminar todas as ações pendentes --- ## Separador Tarefas de uma sessão Na ficha de uma sessão, o separador **Tarefas** agrupa todas as ações ligadas aos documentos (fases de orçamento, fatura, contrato, questionário) numa única secção **Documentos**, facilitando o acompanhamento global da sessão. --- ## Perguntas frequentes **P: O que acontece se eu aplicar um workflow quando o documento já foi enviado?** As tarefas da fase "enviado" são criadas com os prazos calculados a partir da data de envio real. **P: Posso ter vários workflows numa mesma fatura?** Sim, é possível aplicar vários workflows sucessivos. Cada novo workflow cria as suas próprias tarefas. **P: As tarefas já enviadas são eliminadas se eu pagar a fatura?** Não. Apenas as tarefas **ainda não executadas** são eliminadas. Os emails já enviados permanecem no histórico. **P: O workflow é acionado automaticamente no envio do documento?** Sim, se um workflow por defeito estiver configurado no documento (através do formulário ou do plano de pagamento), ele é acionado automaticamente no envio do email do documento.