Workflows für Dokumente

Was ist ein Dokumenten-Workflow?

Ein Dokumenten-Workflow ist eine automatische Abfolge von Aufgaben, E-Mails und SMS, die durch Ereignisse im Zusammenhang mit Ihren Dokumenten (Angebote, Rechnungen, Verträge, Fragebögen) ausgelöst werden.

Sie können beispielsweise einen Workflow „Angebotserinnerung“ erstellen, der:

1. 3 Tage nach dem Versand des Angebots ohne Antwort eine Erinnerungs-E-Mail sendet
2. 7 Tage später eine Erinnerungs-SMS sendet
3. 2 Tage vor Ablauf des Angebots eine letzte E-Mail versendet
4. Am Tag des Ablaufs eine manuelle Aufgabe für Sie erstellt

Sobald er eingerichtet ist, wird dieser Workflow automatisch auf jedes versendete Angebot angewendet. Wenn der Kunde das Angebot zwischenzeitlich annimmt oder ablehnt, werden alle noch ausstehenden Erinnerungen automatisch gelöscht.

Oder Sie erstellen einen Workflow „Rechnungserinnerung“, der:

1. 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerungs-E-Mail sendet
2. Am Fälligkeitstag eine Erinnerungs-SMS sendet
3. 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine Mahnungs-E-Mail sendet
4. 14 Tage später eine manuelle Aufgabe für Sie erstellt

Sobald er eingerichtet ist, wird dieser Workflow automatisch auf jede betroffene Rechnung angewendet – ganz ohne Ihr Zutun.

Verfügbare Workflow-Typen

Einen Dokumenten-Workflow erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows
2. Klicken Sie auf Hinzufügen ▾ und wählen Sie den Typ aus (Rechnung, Angebot usw.)
3. Geben Sie dem Workflow einen Namen
4. Fügen Sie Aufgaben für die gewünschten Ereignisse hinzu:

• Wählen Sie die Phase (z. B. „Dokument versendet“, „Fälligkeit der Rechnung“)
• Definieren Sie die Verzögerung (z. B. +3 Tage, -1 Tag)
• Verknüpfen Sie eine automatische E-Mail, eine SMS oder eine einfache manuelle Aufgabe

5. Speichern Sie den Workflow

Einen Workflow auf ein Dokument anwenden

Manuell

Öffnen Sie eine Rechnung, ein Angebot, einen Vertrag oder einen Fragebogen und klicken Sie im Aktionsmenü (⋮) auf Workflow. Wählen Sie anschließend den gewünschten Workflow aus.

Beim Erstellen einer Rechnung

Beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots erscheint im Formular ein Feld Workflow. Wählen Sie den gewünschten Workflow aus, bevor Sie speichern.

Über eine Angebotsvorlage

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Angebotsvorlage steht ein Feld Workflow zur Verfügung. Wenn Sie dort einen Workflow konfigurieren, wird dieser standardmäßig jedes Mal verwendet, wenn Sie ein neues Angebot aus dieser Vorlage erstellen.

Über eine Vertragsvorlage

Dasselbe Prinzip gilt für Vertragsvorlagen: Sie können einen Standard-Workflow festlegen.

Über eine Fragebogenvorlage

Ebenso bei Fragebogenvorlagen.

Über einen Zahlungsplan

Gehen Sie zu Einstellungen > Zahlungspläne, öffnen Sie einen Zahlungsplan und erweitern Sie den Abschnitt Erweiterte Funktionen. Verknüpfen Sie dort einen Standard-Workflow. Alle über diesen Zahlungsplan erzeugten Rechnungen erhalten diesen Workflow automatisch.

Wichtige Verhaltensweisen

✅ Rechnung bezahlt → Fälligkeitserinnerungen werden gelöscht

Wenn eine Rechnung den Status bezahlt erhält und Fälligkeits- oder Mahnerinnerungen geplant waren, werden alle noch ausstehenden Aufgaben und E-Mails automatisch gelöscht. Ihr Kunde erhält keine Erinnerung mehr für eine bereits bezahlte Rechnung.

✅ Angebot angenommen oder abgelehnt → Versand- und Ablauf-Erinnerungen werden gelöscht

Sobald ein Angebot angenommen oder abgelehnt wird, werden die mit dem Versand und einem möglichen Ablauf verbundenen Aufgaben gelöscht.

✅ Vertrag unterschrieben → Versanderinnerungen werden gelöscht

Dasselbe gilt für Verträge: Sobald sie unterschrieben sind, werden geplante Signaturerinnerungen entfernt.

✅ Fragebogen ausgefüllt → Versanderinnerungen werden gelöscht

Auch hier gilt: Sobald der Fragebogen ausgefüllt wurde, werden die Erinnerungen gelöscht.

Zusammengefasst: Sobald ein Dokument seinen endgültigen Status erreicht (bezahlt, angenommen, unterschrieben, ausgefüllt oder abgelehnt), werden alle noch ausstehenden Aufgaben und Mitteilungen aus vorherigen Phasen automatisch gelöscht.

Einen laufenden Workflow verfolgen

Öffnen Sie eine Rechnung oder ein Angebot und klicken Sie im Aktionsmenü auf Workflow, um die Details des angewendeten Workflows anzuzeigen. Dort sehen Sie:

• Den Status jeder Aktion (Geplant, Überfällig, Gesendet, Abgeschlossen)
• Das geplante Datum jeder Aktion
• Eine Schaltfläche Jetzt senden, um bei Bedarf eine E-Mail manuell zu versenden
• Eine Schaltfläche Workflow abbrechen, um alle ausstehenden Aktionen zu löschen

Registerkarte „Aufgaben“ eines Shootings

Im Shooting bündelt die Registerkarte Aufgaben alle dokumentbezogenen Aktionen (Angebot, Rechnung, Vertrag, Fragebogen) in einem einzigen Bereich Dokumente und erleichtert so die Gesamtübersicht.

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn ich einen Workflow anwende, nachdem das Dokument bereits versendet wurde?

Die Aufgaben der Phase „versendet“ werden mit Fristen erstellt, die auf dem tatsächlichen Versanddatum basieren.

F: Kann ich mehrere Workflows für dieselbe Rechnung verwenden?

Ja. Es ist möglich, mehrere Workflows nacheinander anzuwenden. Jeder neue Workflow erstellt seine eigenen Aufgaben.

F: Werden bereits versendete Aufgaben gelöscht, wenn ich die Rechnung bezahle?

Nein. Nur noch nicht ausgeführte Aufgaben werden gelöscht. Bereits versendete E-Mails bleiben im Verlauf erhalten.

F: Wird der Workflow automatisch beim Versand des Dokuments ausgelöst?

Ja. Wenn ein Standard-Workflow für das Dokument konfiguriert wurde (über das Formular oder den Zahlungsplan), wird er automatisch ausgelöst, sobald die E-Mail des Dokuments versendet wird.

Aktualisiert am: 18/06/2026