Workflows pour documents

C'est quoi un workflow document ?

Un workflow document est une séquence automatique de tâches, emails et SMS qui se déclenchent en fonction d'événements liés à vos documents (devis, factures, contrats, questionnaires).

Par exemple, vous pouvez créer un workflow "Relance devis" qui :

1. Envoie un email de relance 3 jours après l'envoi du devis sans réponse
2. Envoie un SMS de rappel 7 jours après
3. Envoie un dernier email 2 jours avant l'expiration du devis
4. Crée une tâche manuelle pour vous le jour de l'expiration

Une fois configuré, ce workflow s'applique automatiquement à chaque devis envoyé. Si le client accepte ou refuse entre-temps, toutes les relances encore en attente sont supprimées automatiquement.

Ou encore un workflow "Relance facture" qui :

1. Envoie un email de rappel 3 jours avant l'échéance
2. Envoie un SMS de relance le jour de l'échéance
3. Envoie un email de relance 7 jours après l'échéance
4. Crée une tâche manuelle pour vous 14 jours après

Une fois configuré, ce workflow s'applique automatiquement à chaque facture concernée, sans aucune action de votre part.

Types de workflows disponibles

Créer un workflow document

1. Aller dans Paramètres > Workflows
2. Cliquer sur Ajouter ▾ et choisir le type (Facture, Devis, etc.)
3. Donner un nom au workflow
4. Ajouter des tâches pour chaque événement souhaité :

• Choisir la phase (ex : "Envoi du document", "Échéance de la facture")
• Définir le délai (ex : +3 jours, -1 jour)
• Associer un email automatique, un SMS ou une simple tâche manuelle

5. Sauvegarder

Appliquer un workflow à un document

Manuellement

Sur la fiche d'une facture, d'un devis, d'un contrat ou d'un questionnaire, cliquer sur le bouton Workflow dans le menu d'actions (⋮). Sélectionner le workflow à appliquer.

À la création d'une facture

Lors de la création d'une facture ou d'un devis, un champ Workflow apparaît dans le formulaire. Sélectionner le workflow souhaité avant de sauvegarder.

Depuis un modèle de devis

Lorsque vous créez/modifiez un modèle de devis, un champ **Workflow **est disponible. Si vous en configurez un, il sera utilisé par défaut à chaque fois que vous créerez un nouveau devis depuis ce modèle.

Depuis un modèle de contrat

Même principe pour les modèles de contrat, vous pouvez choisir un Workflow par défaut.

Depuis un modèle de questionnaire

Idem.

Via un plan de paiement

Dans Paramètres > Plans de paiement, ouvrir un plan et déplier la section Fonctionnalités avancées. Associer un workflow par défaut. Toutes les factures générées par ce plan auront ce workflow pré-sélectionné.

Comportements importants

✅ Facture payée → rappels d'échéance supprimés

Si une facture passe en payée alors que des rappels d'échéance ou de retard étaient programmés, toutes les tâches et emails en attente sont automatiquement supprimés. Votre client ne recevra pas de relance pour une facture déjà réglée.

✅ Devis accepté ou refusé → rappels d'envoi et d'expiration supprimés

Dès qu'un devis est accepté ou refusé, les tâches liées à son envoi et à son expiration éventuelle sont supprimées.

✅ Contrat signé → rappels d'envoi supprimés

Idem pour les contrats : une fois signé, les relances de signature programmées disparaissent.

✅ Questionnaire complété → rappels d'envoi supprimés

Même comportement : une fois le questionnaire rempli, les relances sont annulées.

En résumé : dès qu'un document atteint son état final (payé, accepté, signé, complété, refusé), toutes les tâches et communications en attente liées aux phases précédentes sont supprimées automatiquement.

Suivre un workflow en cours

Sur la fiche d'une facture ou d'un devis, cliquer sur le bouton Workflow dans le menu d'actions pour accéder au détail du workflow appliqué. Vous y verrez :

• L'état de chaque action (Programmé, En retard, Envoyé, Terminé)
• La date prévue pour chaque envoi
• Un bouton Envoyer maintenant pour déclencher manuellement un email si nécessaire
• Un bouton Annuler le workflow pour supprimer toutes les actions en attente

Onglet Tâches d'une séance

Dans la fiche d'une séance, l'onglet Tâches regroupe toutes les actions liées aux documents (phases devis, facture, contrat, questionnaire) dans une seule section Documents, facilitant le suivi global de la séance.

Questions fréquentes

Q : Que se passe-t-il si j'applique un workflow alors que le document a déjà été envoyé ?

Les tâches de la phase "envoyé" sont créées avec les délais calculés à partir de la date d'envoi réelle.

Q : Puis-je avoir plusieurs workflows sur une même facture ?

Oui, il est possible d'appliquer plusieurs workflows successifs. Chaque nouveau workflow crée ses propres tâches.

Q : Les tâches déjà envoyées sont-elles supprimées si je paie la facture ?

Non. Seules les tâches non encore exécutées sont supprimées. Les emails déjà envoyés restent dans l'historique.

Q : Est-ce que le workflow se déclenche automatiquement à l'envoi du document ?

Oui, si un workflow par défaut est configuré sur le document (via le formulaire ou le plan de paiement), il se déclenche automatiquement à l'envoi de l'email du document.

Mis à jour le : 15/06/2026