Workflows voor documenten

Wat is een document workflow?

Een document workflow is een automatische reeks taken, emails en SMS'en die worden geactiveerd op basis van gebeurtenissen gerelateerd aan je documenten (offertes, facturen, contracten, vragenlijsten).

Bijvoorbeeld, je kunt een workflow "Offerte herinnering" maken die:

1. Een herinnerings-email stuurt 3 dagen na het verzenden van de offerte zonder reactie
2. Een herinneringssmm SMS stuurt 7 dagen later
3. Een laatste email stuurt 2 dagen voor het verlopen van de offerte
4. Een handmatige taak voor je aanmaakt op de verloopdatum

Eenmaal geconfigureerd, wordt deze workflow automatisch toegepast op elke verzonden offerte. Als de klant tussentijds accepteert of weigert, worden alle nog wachtende herinneringen automatisch verwijderd.

Of nog een workflow "Factuur herinnering" die:

1. Een herinneringsmail stuurt 3 dagen voor de vervaldatum
2. Een herinneringssmms SMS stuurt op de vervaldatum
3. Een herinneringsmail stuurt 7 dagen na de vervaldatum
4. Een handmatige taak voor je aanmaakt 14 dagen later

Eenmaal geconfigureerd, wordt deze workflow automatisch toegepast op elke betrokken factuur, zonder enige actie van jouw kant.

Beschikbare workflow types

Een document workflow maken

1. Ga naar Instellingen > Workflows
2. Klik op Toevoegen ▾ en kies het type (Factuur, Offerte, etc.)
3. Geef de workflow een naam
4. Voeg taken toe voor elke gewenste gebeurtenis:

• Kies de fase (bijv.: "Document verzenden", "Factuur vervaldatum")
• Definieer de vertraging (bijv.: +3 dagen, -1 dag)
• Koppel een automatische email, een SMS of een simpele handmatige taak

5. Opslaan

Een workflow toepassen op een document

Handmatig

Op de fiche van een factuur, offerte, contract of vragenlijst, klik op de knop Workflow in het actiemenu (⋮). Selecteer de toe te passen workflow.

Bij het aanmaken van een factuur

Bij het aanmaken van een factuur of offerte verschijnt een veld Workflow in het formulier. Selecteer de gewenste workflow voordat je opslaat.

Vanuit een offerte sjabloon

Wanneer je een offerte sjabloon aanmaakt/bewerkt, is een veld Workflow beschikbaar. Als je er een configureert, wordt deze standaard gebruikt telkens wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt vanuit dit sjabloon.

Vanuit een contract sjabloon

Zelfde principe voor contract sjablonen, je kunt een standaard Workflow kiezen.

Vanuit een vragenlijst sjabloon

Idem.

Via een betalingsplan

In Instellingen > Betalingsplannen, open een plan en klap de sectie Geavanceerde functies uit. Koppel een standaard workflow. Alle facturen gegenereerd door dit plan hebben deze workflow voorgeselecteerd.

Belangrijk gedrag

✅ Factuur betaald → vervaldatum herinneringen verwijderd

Als een factuur op betaald wordt gezet terwijl vervaldatum- of achterstallige herinneringen waren gepland, worden alle wachtende taken en emails automatisch verwijderd. Je klant ontvangt geen herinnering voor een al betaalde factuur.

✅ Offerte geaccepteerd of geweigerd → verzend- en verloopdatum herinneringen verwijderd

Zodra een offerte wordt geaccepteerd of geweigerd, worden de taken gerelateerd aan het verzenden en mogelijk verlopen verwijderd.

✅ Contract getekend → verzend herinneringen verwijderd

Idem voor contracten: eenmaal getekend, verdwijnen de geplande ondertekeningsherinneringen.

✅ Vragenlijst ingevuld → verzend herinneringen verwijderd

Zelfde gedrag: zodra de vragenlijst is ingevuld, worden de herinneringen geannuleerd.

Samengevat: zodra een document zijn definitieve status bereikt (betaald, geaccepteerd, getekend, ingevuld, geweigerd), worden alle wachtende taken en communicaties gerelateerd aan voorgaande fases automatisch verwijderd.

Een lopende workflow opvolgen

Op de fiche van een factuur of offerte, klik op de knop Workflow in het actiemenu om toegang te krijgen tot de details van de toegepaste workflow. Je ziet daar:

• De status van elke actie (Gepland, Te laat, Verzonden, Voltooid)
• De geplande datum voor elke verzending
• Een knop Nu verzenden om handmatig een email te triggeren indien nodig
• Een knop Workflow annuleren om alle wachtende acties te verwijderen

Tabblad Taken van een sessie

In de fiche van een sessie groepeert het tabblad Taken alle acties gerelateerd aan documenten (offerte-, factuur-, contract-, vragenlijstfases) in één sectie Documenten, wat het algemene overzicht van de sessie vergemakkelijkt.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als ik een workflow toepas terwijl het document al is verzonden?

De taken van de fase "verzonden" worden aangemaakt met de vertragingen berekend vanaf de werkelijke verzenddatum.

V: Kan ik meerdere workflows hebben op dezelfde factuur?

Ja, het is mogelijk om meerdere workflows achtereenvolgens toe te passen. Elke nieuwe workflow creëert zijn eigen taken.

V: Worden al verzonden taken verwijderd als ik de factuur betaal?

Nee. Alleen de nog niet uitgevoerde taken worden verwijderd. De al verzonden emails blijven in de geschiedenis.

V: Wordt de workflow automatisch geactiveerd bij het verzenden van het document?

Ja, als een standaard workflow is geconfigureerd op het document (via het formulier of het betalingsplan), wordt deze automatisch geactiveerd bij het verzenden van de email van het document.

Bijgewerkt op: 18/06/2026