Flujos de trabajo para documentos
¿Qué es un workflow de documento?
Un workflow de documento es una secuencia automática de tareas, emails y SMS que se activan según los eventos relacionados con tus documentos (presupuestos, facturas, contratos, cuestionarios).
Por ejemplo, puedes crear un workflow "Recordatorio presupuesto" que:
- Envíe un email de recordatorio 3 días después del envío del presupuesto sin respuesta
- Envíe un SMS de recordatorio 7 días después
- Envíe un último email 2 días antes de la expiración del presupuesto
- Cree una tarea manual para ti el día de la expiración
Una vez configurado, este workflow se aplica automáticamente a cada presupuesto enviado. Si el cliente acepta o rechaza mientras tanto, todos los recordatorios pendientes se eliminan automáticamente.
O incluso un workflow "Recordatorio factura" que:
- Envíe un email de recordatorio 3 días antes del vencimiento
- Envíe un SMS de recordatorio el día del vencimiento
- Envíe un email de recordatorio 7 días después del vencimiento
- Cree una tarea manual para ti 14 días después
Una vez configurado, este workflow se aplica automáticamente a cada factura correspondiente, sin ninguna acción de tu parte.
Tipos de workflows disponibles
Tipo | Se activa cuando... |
|---|---|
Sesión | Se crea una sesión, se confirma, o en la fecha de la sesión |
Presupuesto | El presupuesto se envía, acepta, rechaza, o expira |
Factura | La factura se envía, se paga, o vence |
Contrato | El contrato se envía o se firma |
Cuestionario | El cuestionario se envía o se completa |
Crear un workflow de documento
- Ir a Configuración > Workflows
- Hacer clic en Añadir ▾ y elegir el tipo (Factura, Presupuesto, etc.)
- Dar un nombre al workflow
- Añadir tareas para cada evento deseado:
- Elegir la fase (ej: "Envío del documento", "Vencimiento de la factura")
- Definir el plazo (ej: +3 días, -1 día)
- Asociar un email automático, un SMS o una simple tarea manual
- Guardar
Aplicar un workflow a un documento
Manualmente
En la ficha de una factura, presupuesto, contrato o cuestionario, hacer clic en el botón Workflow en el menú de acciones (⋮). Seleccionar el workflow a aplicar.
Al crear una factura
Al crear una factura o presupuesto, aparece un campo Workflow en el formulario. Seleccionar el workflow deseado antes de guardar.
Desde una plantilla de presupuesto
Cuando creas/modificas una plantilla de presupuesto, está disponible un campo Workflow. Si configuras uno, se utilizará por defecto cada vez que crees un nuevo presupuesto desde esta plantilla.
Desde una plantilla de contrato
Mismo principio para las plantillas de contrato, puedes elegir un Workflow por defecto.
Desde una plantilla de cuestionario
Ídem.
A través de un plan de pago
En Configuración > Planes de pago, abrir un plan y desplegar la sección Funcionalidades avanzadas. Asociar un workflow por defecto. Todas las facturas generadas por este plan tendrán este workflow preseleccionado.
Comportamientos importantes
✅ Factura pagada → recordatorios de vencimiento eliminados
Si una factura pasa a pagada mientras había recordatorios de vencimiento o retraso programados, todas las tareas y emails pendientes se eliminan automáticamente. Tu cliente no recibirá recordatorios por una factura ya pagada.
✅ Presupuesto aceptado o rechazado → recordatorios de envío y expiración eliminados
En cuanto un presupuesto es aceptado o rechazado, las tareas relacionadas con su envío y su posible expiración se eliminan.
✅ Contrato firmado → recordatorios de envío eliminados
Ídem para los contratos: una vez firmado, los recordatorios de firma programados desaparecen.
✅ Cuestionario completado → recordatorios de envío eliminados
Mismo comportamiento: una vez rellenado el cuestionario, los recordatorios se cancelan.
En resumen: en cuanto un documento alcanza su estado final (pagado, aceptado, firmado, completado, rechazado), todas las tareas y comunicaciones pendientes relacionadas con las fases anteriores se eliminan automáticamente.
Seguir un workflow en curso
En la ficha de una factura o presupuesto, hacer clic en el botón Workflow en el menú de acciones para acceder al detalle del workflow aplicado. Allí verás:
- El estado de cada acción (Programado, Retrasado, Enviado, Terminado)
- La fecha prevista para cada envío
- Un botón Enviar ahora para activar manualmente un email si es necesario
- Un botón Cancelar el workflow para eliminar todas las acciones pendientes
Pestaña Tareas de una sesión
En la ficha de una sesión, la pestaña Tareas agrupa todas las acciones relacionadas con los documentos (fases presupuesto, factura, contrato, cuestionario) en una sola sección Documentos, facilitando el seguimiento global de la sesión.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué pasa si aplico un workflow cuando el documento ya ha sido enviado?
Las tareas de la fase "enviado" se crean con los plazos calculados a partir de la fecha de envío real.
P: ¿Puedo tener varios workflows en una misma factura?
Sí, es posible aplicar varios workflows sucesivos. Cada nuevo workflow crea sus propias tareas.
P: ¿Se eliminan las tareas ya enviadas si pago la factura?
No. Solo se eliminan las tareas aún no ejecutadas. Los emails ya enviados permanecen en el historial.
P: ¿El workflow se activa automáticamente al enviar el documento?
Sí, si hay un workflow por defecto configurado en el documento (a través del formulario o el plan de pago), se activa automáticamente al enviar el email del documento.
Actualizado el: 18/06/2026
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