Buchhaltungssoftware-Synchronisation
📧 Automatischer Rechnungsversand an deine Buchhaltungssoftware
Wozu dient das?
Viele Buchhaltungssoftware-Lösungen (Pennylane, Dext, Hubdoc, QuickBooks, Indy, Fizen, Sage...) ermöglichen den Import von Rechnungen per E-Mail: Du musst nur ein PDF an eine spezielle Adresse senden und das Dokument wird automatisch in deine Buchhaltung integriert.
Mit dieser Funktion sendet Fotostudio automatisch jede finalisierte Rechnung und Gutschrift an diese Adresse, sobald du sie sperrst. Du musst nichts mehr manuell erledigen.
So konfigurierst du die Adresse
- Gehe in Fotostudio zu Buchhaltung → Einstellungen → Buchhaltungssynchronisation
- Oben auf der Seite findest du den Bereich Automatischer Versand an deine Buchhaltungssoftware
- FĂĽge die Import-E-Mail-Adresse ein, die von deiner Software bereitgestellt wird (siehe unten, wie du sie findest)
- Klicke auĂźerhalb des Feldes: Die Konfiguration wird automatisch gespeichert
Um den automatischen Versand zu deaktivieren, lösche einfach das Feld und klicke woanders hin.
Die Import-Adresse je nach Software finden
Software | Wo findest du die Import-Adresse |
|---|---|
Pennylane | Einstellungen → Konnektivität → Import per E-Mail |
Dext | Einstellungen → Upload → E-Mail-Sendeadresse |
Hubdoc | Einstellungen → My Email Address |
QuickBooks | Einstellungen → Anhänge → E-Mail an QuickBooks |
Indy | Einstellungen → Verbindungen → Per E-Mail importieren |
Fizen | Einstellungen → Integrationen → E-Mail-Import |
Wenn deine Software nicht in der Liste ist, suche nach „Import per E-Mail" oder „Upload-E-Mail" in den Einstellungen.
Was wird gesendet
Bei jeder Sperrung einer Rechnung oder Gutschrift sendet Fotostudio automatisch:
- Das PDF des Dokuments als Anhang
- Eine E-Mail mit der Dokumentennummer und dem Namen deines Studios im Betreff
Der Versand erfolgt im Hintergrund, einige Sekunden nach der Sperrung.
Häufige Fragen
Kann die E-Mail bei meiner Software im Spam landen?
Nein. Die Import-Adressen der Buchhaltungssoftware sind fĂĽr den Empfang automatischer E-Mails konzipiert und haben keinen Spam-Filter.
Werden meine alten Dokumente erneut gesendet?
Nein. Nur Dokumente, die nach der Konfiguration der Adresse gesperrt werden, werden automatisch gesendet.
Ich habe gerade die Buchhaltungssoftware gewechselt. Wie aktualisiere ich?
Gehe zurĂĽck zu Buchhaltungssynchronisation und ersetze einfach die Adresse durch die neue.
Ist das mit der direkten Pennylane-Synchronisation kompatibel?
Ja, die beiden Funktionen sind unabhängig. Wenn du die Pennylane-API-Synchronisation verwendest, kannst du trotzdem den E-Mail-Versand an eine andere Software aktivieren (oder das Feld leer lassen, wenn du es nicht brauchst).
Aktualisiert am: 09/07/2026
Danke!