Derechos de autor: gestiona tus cesiones, nunca más olvides una renovación

Esta función está dirigida a los fotógrafos que ceden derechos de autor a sus clientes (publicidad, prensa, packaging, redes sociales...) y que quieren dejar de gestionar esto en un archivo Excel con 25 pestañas.

¿Qué es el módulo de Derechos de autor?

Como fotógrafo, tus fotos no se "venden" automáticamente con tus servicios, tanto si trabajas con particulares como en el ámbito corporativo/empresarial: cedes a tu cliente el derecho a utilizarlas, para un uso, una duración y un territorio específicos. Esto es lo que se llama una cesión de derechos.

El módulo de Derechos de autor de Fotostudio te permite:

• Añadir una línea "Cesión de derechos" en tus presupuestos y facturas, además de las líneas clásicas (servicio, producto)
• Calcular un importe de forma asistida, a partir de tarifas personalizables
• No olvidar más recordar a tus clientes cuando una cesión llega a su vencimiento (¡el verdadero valor añadido del módulo!)
• Seguir tus estadísticas: porcentaje de tu facturación procedente de los derechos, tasa de renovación, derechos regalados...

Activar el módulo

1. Ve a Configuración > Módulos
2. Busca "Derechos de autor" y actívalo
3. Nada cambia en el resto de tu cuenta hasta que crees una línea de cesión: es una opción, no una obligación.

Una vez activado, aparece un acceso directo "Derechos de autor" en el menú Documentos (junto a Presupuestos/Facturas/Abonos) así como en el menú Módulos, para encontrar rápidamente el calendario de vencimientos y la configuración de tarifas sin volver a la página de módulos.

Añadir una cesión en un presupuesto o factura

1. Abre o crea un presupuesto/factura, añade una línea
2. En el tipo de línea, elige "Cesión de derechos" (junto a "Servicio" y "Venta de mercancía")
3. Aparece un bloque "Detalles de la cesión" bajo la línea:

💡 Consejo: el botón "Alinear al 31/12" junto a la fecha de fin te permite hacer coincidir el vencimiento con el final del año civil, en lugar del aniversario exacto de la cesión, práctico para simplificar tu seguimiento.

El estado "Regalado"

Si regalas los derechos a un cliente (por ejemplo para fidelizarlo), elige "Regalado". El importe sigue cifrado y visible: esto te permite mantener un registro del valor del regalo que haces, y alimenta tus estadísticas ("total de derechos regalados").

El calculador

No tienes que calcular tu precio a mano: en el bloque "Detalles de la cesión", un recuadro de cálculo ya está visible en la parte inferior del bloque.

1. Indica la audiencia del difusor (número de seguidores/visitantes) y marca los modificadores que se aplican (difusión en sitios de terceros, difusión mundial, difusor asociativo...): el importe se actualiza automáticamente con cada cambio (uso, duración, número de imágenes, exclusividad, obra preexistente...), sin tener que hacer clic en nada
2. El detalle del cálculo se muestra línea por línea (tipo recibo pequeño): Base, Duración, Audiencia, cada modificador marcado, Posicionamiento, luego el "Importe aconsejado" final, para entender exactamente de dónde viene la cifra, en lugar de un importe que cae del cielo
3. La etiqueta "Posicionamiento" de este detalle es clicable: abre directamente la configuración de tarifas en una nueva pestaña (sin perder tu presupuesto/factura en curso), práctico si quieres ajustar tu posicionamiento o tus tarifas base sin volver a introducir todo
4. Cuando el importe mostrado te convenga, haz clic en "Usar este importe" para aplicarlo al precio de la línea

El importe propuesto es siempre modificable, y nunca se aplica automáticamente al precio de la línea: nunca es una tarifa impuesta.

Generar automáticamente la descripción de la línea

Junto a "Usar este importe", el botón "Generar una descripción" redacta para ti un texto resumen (usos cedidos, alcance, territorio, duración, fecha de inicio, número de imágenes, exclusividad, obra preexistente) y lo añade directamente en el campo descripción de la línea, práctico para no olvidar mencionar nada y ahorrar tiempo de redacción. El texto sigue siendo completamente modificable una vez insertado. Si ningún uso está marcado todavía, un mensaje te lo recuerda en lugar de generar una descripción vacía.

El IVA y la "Nota de autor"

• Una línea de cesión propone automáticamente el tipo de 10 % (régimen de autor), pero puedes cambiarlo si tu asesor contable te indica otro para un caso concreto.
• Una factura que contenga al menos una línea de cesión puede mostrarse como "Nota de autor" en lugar de "Factura" (PDF, vista previa, espacio del cliente), la denominación legalmente adecuada para este tipo de documento. Ya no se aplica automáticamente: ahora es una opción que puedes activar si la necesitas.

Activar "Nota de autor" para toda tu cuenta

Ve a Documentos > Ajustes > Facturación y activa la opción "Mostrar 'Nota de autor' en lugar de 'Factura'". Esta opción está desactivada por defecto: si no haces nada, tus facturas con una línea de cesión seguirán mostrándose como facturas normales.

O caso por caso, factura por factura

En cada presupuesto o factura, dentro del bloque Ajustes del formulario, un menú desplegable te permite aplicar un comportamiento diferente solo a ese documento, sin modificar la configuración general de la cuenta:

• Seguir la configuración de la cuenta (por defecto)
• Mostrar siempre "Nota de autor"
• Mostrar siempre "Factura"

Esta configuración por factura solo tiene efecto si la factura contiene realmente una línea de cesión.

Seguimiento de las cesiones (calendario de vencimientos)

Ve a Derechos de autor > Calendario de vencimientos de las cesiones para consultar todas tus cesiones, con búsqueda, ordenación y paginación, igual que en el resto de Fotostudio.

ℹ️ Importante: una cesión solo aparece en el calendario de vencimientos (y, por tanto, solo genera recordatorios y estadísticas) cuando la factura que la contiene está bloqueada/finalizada. Un presupuesto aceptado o una factura todavía en borrador son solo una intención, no una prueba de una cesión efectiva. Mientras tanto no se pierde nada: la cesión ya existe y se actualiza cada vez que guardas el documento, simplemente permanece oculta en el calendario, en los recordatorios y en las estadísticas hasta que la factura esté bloqueada.

En la parte superior de la página encontrarás varios contadores que ofrecen una visión general (total, activas, próximas a vencer, vencidas, cedidas/regaladas, importe total), así como una barra de filtros para localizar rápidamente las cesiones según su ciclo de vida, estado o cliente.

Cada línea muestra el cliente, el uso, el importe, la fecha de vencimiento y una etiqueta de color: Activa / Próxima a vencer / Vencida. Haz clic sobre una línea para abrir su ficha detallada, con todos los datos de la cesión, un enlace al presupuesto o factura de origen (si existe) y las siguientes acciones:

• "Renovar" (siempre disponible)
• "Editar" (solo para una cesión creada manualmente y sin documento asociado; en caso contrario, la edición debe hacerse desde el presupuesto o la factura original, ver más abajo)
• "Eliminar" (siempre disponible, incluso para una cesión vinculada a un documento: el documento y su línea nunca se modifican; solo se elimina la cesión y la línea pierde la vinculación)

Adjuntar fotos a una cesión

Desde la ficha de una cesión puedes adjuntar una o varias fotografías (por ejemplo, una hoja de contactos de las imágenes afectadas). Haz clic en el botón de añadir con borde discontinuo, selecciona el archivo y quedará guardado inmediatamente. Funciona tanto para una cesión creada manualmente como para una cesión vinculada a un presupuesto o una factura.

Añadir una cesión existente (sin factura)

¿Cediste derechos antes de empezar a utilizar Fotostudio, o durante un trabajo que nunca facturaste desde la aplicación, y aun así quieres recibir recordatorios cuando llegue el vencimiento? No hace falta crear un presupuesto o una factura para ello.

1. Desde el calendario de vencimientos, haz clic en "Cesión existente (sin factura)".
2. Rellena el mismo formulario que utilizarías en una línea de presupuesto o factura (cliente, uso, alcance, territorio, fechas, duración, número de imágenes, exclusividad, obra preexistente, estado y notas), además de un importe meramente informativo, ya que no existe ningún documento asociado.
3. Guarda la cesión: aparecerá en el calendario igual que las demás, con los mismos recordatorios automáticos y el mismo botón "Renovar".

Puedes editar o eliminar una cesión creada de esta forma en cualquier momento desde el calendario. En cambio, una cesión creada a partir de un presupuesto o una factura solo puede editarse desde ese documento (para mantener la coherencia con lo facturado), aunque, como cualquier otra, también puede eliminarse directamente desde su ficha si es necesario.

Los recordatorios automáticos (la función estrella)

Este es precisamente el problema que resuelve el módulo: ya no volverás a olvidar un vencimiento.

Cada día, Fotostudio revisa tus cesiones activas y:

• Crea una tarea de recordatorio 60, 30 y 7 días antes del vencimiento, visible en tu lista habitual de tareas.
• Envía automáticamente un correo electrónico a tu cliente 30 días antes del vencimiento para proponerle una renovación (puedes personalizar esta plantilla en Ajustes > Plantillas de correo electrónico). El enlace de ese correo lleva directamente al cliente a una página específica de esa cesión dentro de su espacio personal (ver más abajo).

Una cesión no cedida nunca genera recordatorios (porque no hay nada que renovar).

Renovar una cesión

1. Desde el calendario de vencimientos o desde la tarea de recordatorio, haz clic en "Renovar".
2. Se abrirá un nuevo presupuesto con una línea de cesión precompletada con el mismo uso, alcance, territorio y duración que la cesión original.
3. El importe y todos los parámetros seguirán siendo editables: una renovación nunca es una simple prórroga automática del precio, sino una nueva negociación.
4. Guarda el presupuesto como cualquier otro documento.

El panel de control

Si añades el widget "Estadísticas de cesiones" a tu panel de control, podrás consultar:

• El porcentaje de tu facturación procedente de derechos de autor frente a la prestación de servicios.
• La tasa de renovación de tus cesiones vencidas.
• El valor medio de una cesión según el tipo de uso.
• El total de derechos cedidos gratuitamente durante el período.
• El pipeline de renovaciones: las cesiones que vencen en los próximos 90 días, mostrado como un intervalo ("hasta X €"), nunca como una facturación garantizada, ya que una renovación nunca está asegurada de antemano.

Lo que ve tu cliente

Si la opción está activada en la configuración de tu identidad gráfica (Personalización del panel de control, visible únicamente si el módulo Derechos de autor está activo), tus clientes podrán consultar sus cesiones activas desde su espacio personal: una sección específica en su panel de control y una página con el detalle de cada cesión (uso, alcance, fechas y estado). Es precisamente a esta página a la que lleva el enlace incluido en el correo automático enviado 30 días antes del vencimiento (ver más arriba).

Encontrar una cesión desde una sesión o una ficha de empresa

Si el presupuesto o la factura que contiene una cesión está vinculado a una sesión, la cesión también aparecerá en la pestaña "Presupuestos y Facturas" de esa sesión. Si el cliente está asociado a una empresa (módulo B2B), la cesión aparecerá igualmente en la pestaña correspondiente de la ficha de empresa. No tienes que hacer nada más: esta vinculación se realiza automáticamente, igual que con tus presupuestos y facturas.

Configuración del baremo

Desde el calendario de vencimientos, haz clic en "Configuración del baremo".

El asistente de calibración

Indica simplemente tu tarifa diaria habitual y Fotostudio calculará una base inicial para tus derechos de autor según cada tipo de uso. No es:

• ❌ una tarifa impuesta por Fotostudio.
• ❌ "EL" precio correcto (depende de tu reputación, de tu capacidad de negociación con el cliente, etc.).
• ✅ simplemente un punto de partida calculado a partir de tus propios datos, que puedes ajustar libremente en cada cesión.

Esta base corresponde a una prestación por encargo (el caso más habitual). Si la fotografía cedida es una obra preexistente (catálogo o banco de imágenes), marca la casilla correspondiente en la línea de cesión: el importe se multiplicará automáticamente por 3, sin necesidad de crear un segundo baremo.

Modificar tus tarifas base una por una

Si prefieres ajustar directamente una tarifa concreta en lugar de recalibrarlo todo a partir de una única tarifa diaria, la tabla "Mis tarifas base" (justo debajo) muestra un importe editable para cada uso (web/redes sociales, sitio web con/sin venta, impresión, dossier de prensa, packaging) y para cada tramo de número de imágenes. Modifica únicamente las casillas que te interesen y haz clic en "Guardar mis tarifas": el resto de valores permanecerá sin cambios.

¿Tu uso habitual no aparece en la lista? Al final de la misma tabla puedes añadir tu propia categoría (con el nombre que quieras). Pasará a estar disponible en todos los lugares donde aparecen las categorías de uso (líneas de presupuesto/factura, calculadora, tabla de tarifas) y podrás cambiarle el nombre o eliminarla cuando quieras desde esa misma tabla.

Tu posicionamiento

Indica si normalmente facturas por debajo (×0,85), al nivel (×1) o por encima (×1,15) de las referencias del sector. A diferencia del asistente de calibración, este ajuste se aplica inmediatamente en cuanto seleccionas una opción (no hace falta pulsar "Calcular mi base"): multiplica el importe final de cada cesión calculada, además de tener en cuenta la tarifa diaria, la duración, la audiencia y el resto de criterios.

Un botón "Restablecer mi personalización" te permite volver a los valores predeterminados en cualquier momento.

Plantillas para no tener que rellenarlo todo cada vez

El formulario "Detalles de la cesión" es muy completo y, por tanto, puede resultar largo de rellenar si sueles ceder siempre los mismos tipos de derechos (por ejemplo: "Web y redes sociales, 1 año, no exclusivo"). Las plantillas de cesión te permiten guardar una combinación una sola vez y reutilizarla con un solo clic.

Crear una plantilla

Tienes dos formas de hacerlo:

1. Desde el menú Derechos de autor > Plantillas de cesión: pulsa "Nueva plantilla". El formulario incluye los mismos campos que una línea de cesión (uso, alcance, territorio, duración, exclusividad, número de imágenes, obra preexistente, audiencia, modificadores y notas), excepto el importe, el estado y las fechas, que siguen siendo específicos de cada negociación.
2. Desde una línea de cesión ya completada (en un presupuesto o una factura): pulsa "Guardar como plantilla" en la parte superior del bloque "Detalles de la cesión", asigna un nombre y se guardarán todos los valores introducidos en ese momento (incluyendo la audiencia y los modificadores de la calculadora).

Utilizar una plantilla

En el formulario de un presupuesto o una factura, haz clic en "Desde una plantilla de cesión" (junto a "Desde una tarifa"). Selecciona una plantilla de la lista y se añadirá una nueva línea de cesión completamente rellenada. Solo tendrás que calcular o ajustar el importe.

Puedes modificar o eliminar tus plantillas en cualquier momento desde la página Plantillas de cesión.

Preguntas frecuentes

¿Puede una línea de cesión incluir varios usos al mismo tiempo?
Sí. Puedes seleccionar varios usos en una misma línea (por ejemplo, Web + Impresión) si tu cliente negocia un precio global. La duración y el importe se aplicarán al conjunto de los usos seleccionados.

¿Qué ocurre si elimino una línea de cesión de un presupuesto?
La cesión seguirá registrada en tu historial (útil para tus estadísticas y tu seguimiento). Simplemente dejará de estar vinculada a esa línea.

¿Puedo eliminar una cesión aunque provenga de un presupuesto o una factura?
Sí. Solo la edición de una cesión vinculada a un documento debe realizarse desde ese documento (para mantener la coherencia con lo facturado). La eliminación, en cambio, siempre puede hacerse directamente desde la ficha de la cesión en el calendario, sin modificar el documento ni su línea.

He marcado el estado como "Cedida", pero la cesión no aparece en el calendario de vencimientos. ¿Por qué?
Comprueba que la factura que contiene esa línea esté bloqueada/finalizada (no basta con que sea un borrador o un presupuesto, aunque haya sido aceptado). Esa es la condición necesaria para que la cesión aparezca en el calendario, genere recordatorios automáticos y se tenga en cuenta en las estadísticas. Mientras tanto no se pierde nada: la cesión simplemente se actualiza cada vez que guardas el documento.

¿Cómo puedo activar o desactivar la denominación "Nota de autor" en mis facturas?
Desde Documentos > Ajustes > Facturación puedes activar o desactivar este comportamiento para toda la cuenta (está desactivado por defecto). También puedes modificarlo para una factura concreta desde el bloque Ajustes, sin cambiar la configuración general.

¿La calculadora me da "el precio correcto"?
No. No existe un "precio correcto" universal. La calculadora ofrece un punto de partida coherente con el mercado, nunca una tarifa fija. El importe siempre puede modificarse manualmente.

¿Puedo desactivar el correo automático al cliente y conservar solo la tarea de recordatorio?
Por el momento no existe una opción específica. El correo se envía automáticamente 30 días antes del vencimiento si existe una plantilla de correo del tipo "Cesión" en tu cuenta. No obstante, puedes dejar vacía esa plantilla si prefieres que no se envíe ningún correo.

¿Una cesión gratuita cuenta como facturación realizada?
No. La facturación realizada solo incluye los importes realmente facturados. Las cesiones gratuitas aparecen por separado en las estadísticas ("Total de derechos cedidos gratuitamente") para mostrar el valor de los derechos que has concedido sin cobrarlos.

¿Tengo que recalibrarlo todo si solo quiero modificar una tarifa?
No. La tabla "Mis tarifas base" (en la configuración del baremo) permite modificar el importe de un uso concreto sin afectar al resto ni volver a utilizar el asistente de calibración.

¿Por qué ya no existe la duración "ilimitada"?
Legalmente, una cesión de derechos de autor debe definir su alcance, finalidad, territorio y duración. Por tanto, una duración "ilimitada" carece de validez jurídica. Indica la duración real acordada con tu cliente, aunque sea muy larga (10 años, 20 años, etc.).

Mi uso habitual no aparece en la lista predeterminada. ¿Qué puedo hacer?
Añade tu propia categoría desde la configuración del baremo, en la tabla "Mis tarifas base". Después aparecerá en todos los lugares donde se utilizan las categorías predeterminadas (líneas de presupuesto/factura, calculadora y plantillas de cesión), y podrás modificarla o eliminarla cuando quieras.

¿Para qué sirven las plantillas de cesión?
Sirven para no tener que volver a introducir las mismas combinaciones de uso, alcance, territorio y duración cuando sueles ceder siempre los mismos tipos de derechos. Puedes crear una desde la página Plantillas de cesión o desde una línea ya completada y reutilizarla con un solo clic en tus próximos presupuestos o facturas.

¿Puedo registrar una cesión realizada antes de empezar a utilizar Fotostudio?
Sí. Utiliza el botón "Cesión existente (sin factura)" desde el calendario de vencimientos. La cesión se gestionará y generará recordatorios igual que cualquier otra, sin necesidad de estar vinculada a un presupuesto o una factura.

Actualizado el: 10/07/2026