Comment créer et paramétrer un workflow ?
Pour créer un workflow, rendez-vous dans Réglages > Modules > Workflows.
Nous vous proposons deux workflows d'exemple que vous pouvez dupliquer ou modifier pour ne pas partir d'une feuille blanche. Sinon, cliquez sur le bouton Nouveau workflow.
Commencez par donner un nom pertinent à votre workflow, afin de facilement le retrouver par la suite. Par exemple "Mariage", "Studio", "Nouveau-né", "Mini session de Noël", "Séance visionnage", etc.
L'écran d'édition d'un workflow est divisé en 3 catégories / colonnes, concentrez-vous d'abord sur celle de droite "Date du shooting" qui est la plus facile à utiliser.
Dans cette colonne, vous allez pouvoir programmer des tâches, emails et SMS automatiques par rapport à la date de votre shooting.
Vous allez par exemple pouvoir dire que vous voulez envoyer un email automatique de rappel 2 jours avant la date du shooting, envoyer un email automatique de remerciement 2 jours après la date du shooting, etc.
Les tâches, emails et SMS automatiques que vous placez dans la catégorie du milieu (confirmation du shooting) seront programmés par rapport à la date de confirmation du shooting. C'est à dire la date à laquelle le client a signé son contrat ou la date à laquelle vous avez vous-même marqué le shooting comme étant "Confirmé" (en changeant son statut).
Cette catégorie est par exemple idéale pour envoyer un email automatique de remerciement après la signature du contrat, envoyer un questionnaire à votre client pour collecter de plus amples informations sur le shooting souhaité, etc.
Les tâches et emails automatiques que vous placez dans la colonne de gauche (création du shooting) seront programmés par rapport à la date à laquelle vous avez créé le shooting dans Fotostudio.
Cette catégorie est donc principalement utilisée pour des tâches de prospection comme par exemple relancer un prospect qui n'aurait pas encore répondu à votre offre, etc.
Pour ajouter une tâche, appuyez sur le bouton Ajouter > Tâche. Vous devez alors choisir un type de tâche (vous pouvez créer vos propres types dans Réglages > Données > Types de tâches), une description et une date.
Les tâches apparaitront dans la fiche de votre shooting, vous pourrez les marquer comme étant réalisées au fur et à mesure de votre avancement en les "cochant". Les tâches apparaissent également sur votre tableau de bord (votre écran d'accueil de Fotostudio) et, si vous le souhaitez, peuvent aussi être affichées dans votre agenda.
Pour ajouter un email automatique, cliquez sur le bouton Ajouter > Email automatique. Saisissez le titre et le contenu de votre email (ou utilisez un modèle que vous avez déjà créé) puis choisissez la date d'envoi.
Vous avez également la possibilité d'associer une action à cet email automatique (envoyer un questionnaire, un contrat, une facture d'un plan de paiement, etc.).
Pour ajouter un SMS automatique, cliquez sur le bouton Ajouter > SMS automatique. Saisissez le titre et le contenu de votre SMS (ou utilisez un modèle que vous avez déjà créé) puis choisissez la date d'envoi.
Nous vous proposons deux workflows d'exemple que vous pouvez dupliquer ou modifier pour ne pas partir d'une feuille blanche. Sinon, cliquez sur le bouton Nouveau workflow.
Commencez par donner un nom pertinent à votre workflow, afin de facilement le retrouver par la suite. Par exemple "Mariage", "Studio", "Nouveau-né", "Mini session de Noël", "Séance visionnage", etc.
L'écran d'édition d'un workflow est divisé en 3 catégories / colonnes, concentrez-vous d'abord sur celle de droite "Date du shooting" qui est la plus facile à utiliser.
La date du shooting
Dans cette colonne, vous allez pouvoir programmer des tâches, emails et SMS automatiques par rapport à la date de votre shooting.
Vous allez par exemple pouvoir dire que vous voulez envoyer un email automatique de rappel 2 jours avant la date du shooting, envoyer un email automatique de remerciement 2 jours après la date du shooting, etc.
La date de confirmation du shooting
Les tâches, emails et SMS automatiques que vous placez dans la catégorie du milieu (confirmation du shooting) seront programmés par rapport à la date de confirmation du shooting. C'est à dire la date à laquelle le client a signé son contrat ou la date à laquelle vous avez vous-même marqué le shooting comme étant "Confirmé" (en changeant son statut).
Cette catégorie est par exemple idéale pour envoyer un email automatique de remerciement après la signature du contrat, envoyer un questionnaire à votre client pour collecter de plus amples informations sur le shooting souhaité, etc.
La date de création du shooting
Les tâches et emails automatiques que vous placez dans la colonne de gauche (création du shooting) seront programmés par rapport à la date à laquelle vous avez créé le shooting dans Fotostudio.
Cette catégorie est donc principalement utilisée pour des tâches de prospection comme par exemple relancer un prospect qui n'aurait pas encore répondu à votre offre, etc.
Ajouter une tâche, un email ou SMS automatique
Une tâche
Pour ajouter une tâche, appuyez sur le bouton Ajouter > Tâche. Vous devez alors choisir un type de tâche (vous pouvez créer vos propres types dans Réglages > Données > Types de tâches), une description et une date.
Les tâches apparaitront dans la fiche de votre shooting, vous pourrez les marquer comme étant réalisées au fur et à mesure de votre avancement en les "cochant". Les tâches apparaissent également sur votre tableau de bord (votre écran d'accueil de Fotostudio) et, si vous le souhaitez, peuvent aussi être affichées dans votre agenda.
Un email automatique
Pour ajouter un email automatique, cliquez sur le bouton Ajouter > Email automatique. Saisissez le titre et le contenu de votre email (ou utilisez un modèle que vous avez déjà créé) puis choisissez la date d'envoi.
Vous avez également la possibilité d'associer une action à cet email automatique (envoyer un questionnaire, un contrat, une facture d'un plan de paiement, etc.).
Un SMS automatique
Pour ajouter un SMS automatique, cliquez sur le bouton Ajouter > SMS automatique. Saisissez le titre et le contenu de votre SMS (ou utilisez un modèle que vous avez déjà créé) puis choisissez la date d'envoi.
Mis à jour le : 16/04/2022
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