📧 Module Newsletters - Guide Complet

Introduction

Le module newsletters de Fotostudio vous permet d'envoyer des campagnes d'emails à vos contacts directement depuis votre espace. Restez en contact avec vos clients, annoncez vos nouveautés, partagez vos actualités et fidélisez votre clientèle grâce à des newsletters professionnelles.

🚀 Démarrer avec les Newsletters

Configuration de l'envoi d'emails

Avant d'envoyer votre première newsletter, vous devez configurer votre serveur d'envoi. Deux options s'offrent à vous :

Option 1 : Utiliser FotostudioMail

Avantages :

• ✅ Configuration immédiate, prêt en quelques secondes
• ✅ Aucune configuration technique requise
• ✅ Infrastructure professionnelle déjà en place
• ✅ Vous commencez à envoyer tout de suite

Avec cette option, vos emails seront envoyés depuis l'adresse noreply@fotostudiomail.com. C'est la solution la plus simple et la plus rapide pour démarrer. Votre nom sera bien affiché dans la boîte mail de votre client et les réponses arriveront sur votre boîte.

Comment configurer FotostudioMail :

1. Allez dans Messagerie > Newsletters
2. Choisissez l'option "Utiliser FotostudioMail"
3. Renseignez votre nom d'expéditeur (ex: "Sophie Martin Photographie")
4. Cliquez sur "Créer mon serveur d'envoi"
5. C'est prêt ! Vous pouvez envoyer votre première newsletter

Option 2 : Utiliser votre propre domaine

Avantages :

• ✅ Vos emails sont envoyés depuis votre propre domaine (ex: contact@sophiemartin.com)
• ✅ Renforce votre image de marque professionnelle
• ✅ Augmente la confiance de vos destinataires

Inconvénients :

• ⚠️ Nécessite une configuration DNS (technique)
• ⚠️ Délai de propagation des DNS (jusqu'à 48h)

Comment configurer votre domaine personnel :

1. Allez dans Messagerie > Newsletters
2. Choisissez l'option "Utiliser mon propre domaine"
3. Renseignez votre nom de domaine (ex: sophiemartin.com, ⚠️⚠️⚠️ sans les www)
4. Renseignez l'adresse email d'envoi (ex: contact@sophiemartin.com)
5. Le système génère automatiquement 3 enregistrements DNS à ajouter

Les enregistrements DNS à configurer :

Vous devez ajouter ces 3 enregistrements chez votre hébergeur (OVH, Gandi, etc.) :

1. DKIM (Authentification) : Prouve que l'email vient bien de vous

• Type : TXT
• Nom : [généré automatiquement]
• Valeur : [clé DKIM fournie]

2. SPF (Anti-spam) : Autorise Fotostudio à envoyer des emails pour votre domaine

• Type : TXT
• Nom : @ ou votre domaine
• Valeur : v=spf1 a mx include:spf.mtasv.net ~all

3. Return-Path (Gestion des rebonds) : Permet de gérer les emails non délivrés

• Type : CNAME
• Nom : pm-bounces (ou valeur indiquée)
• Valeur : pm.mtasv.net (chez certains fournisseurs comme Gandi, vous devez terminer par un point: pm.mtasv.net.)

💡 Note : Une fois les DNS configurés, cliquez sur "Vérifier la configuration" dans votre dashboard. La vérification est souvent instantannée mais peut prendre plusieurs heures si vous effectuez plusieurs modifications, suite à une erreur par exemple (temps de propagation DNS).

📝 Créer et envoyer une Newsletter

Le processus se fait en 3 étapes simples :

Étape 1 : Contenu de votre Newsletter

1. Cliquez sur "Nouvelle newsletter" depuis Messagerie -> Newsletters
2. Donnez un nom à votre campagne (usage interne, vos contacts ne le verront pas)
3. Renseignez le sujet de l'email (ce que vos contacts verront dans leur boîte mail)
4. Choisissez l'identité visuelle à appliquer (pour le logo en haut de newsletter et la couleur de fond). Vous pouvez gérer vos identités dans Mon compte -> Personnalisation.
5. Choisissez si vous voulez inclure ou non votre signature
6. Cliquez sur "Modifier le contenu" pour accéder à l'éditeur

L'éditeur

Notre éditeur vous permet de créer de belles newsletters sans connaissances techniques :

• Glisser-déposer : Ajoutez des blocs de texte, images, boutons, etc.
• Personnalisation : L'éditeur applique automatiquement votre couleur principale en arrière-plan de l'email
• Logo automatique : Votre logo s'affiche en haut de l'email
• Mise en page professionnelle : Créez des designs élégants en quelques clics
• Variables : Ajoutez facilement des variables {prenom}, {page_client}, ...

💡 Astuce : Nous n'avons pas de templates prédéfinis, mais grâce à l'éditeur, vous pouvez facilement créer votre propre mise en page personnalisée qui reflète votre identité visuelle.

Brouillon vs Publication :

• Pendant que vous travaillez, vos modifications sont enregistrées en brouillon
• Cliquez sur "Publier" quand vous êtes satisfait du résultat
• Vous pouvez revenir modifier le contenu tant que la newsletter n'est pas envoyée

Étape 2 : Sélectionner vos destinataires

Une fois votre contenu prêt, passez à la sélection des destinataires.

Qui peut recevoir vos newsletters ?

Seuls les contacts ayant donné leur consentement (opt-in) apparaissent dans la liste.

Vous pouvez gérer le consentement de chaque contact depuis sa fiche :

1. Allez dans Contacts > Ouvrir un contact
2. Onglet "Informations"
3. Activez/désactivez le switch "Abonné aux newsletters"
4. Le système enregistre automatiquement la date et la source du consentement

📖 Conformité RGPD : Il est important de respecter le consentement de vos contacts. N'envoyez des newsletters qu'aux personnes ayant explicitement accepté de les recevoir.

Collecter le consentement automatiquement

Un champ de consentement newsletter a été automatiquement ajouté à vos formulaires de contact pour faciliter la collecte d'opt-in conforme au RGPD.

Par défaut, vos formulaires affichent maintenant une case à cocher :

• ☑️ "J'accepte de recevoir des newsletters"

Comment personnaliser ce champ :

1. Allez dans Modules > Cases à cocher
2. Trouvez la case "Newsletter opt-in"

Avantages :

• ✅ Consentement explicite et traçable
• ✅ Conforme au RGPD
• ✅ Source du consentement automatiquement enregistrée ("Formulaire de contact")
• ✅ Date du consentement conservée

Quand un visiteur remplit votre formulaire de contact et coche cette case, le contact est automatiquement créé avec l'opt-in newsletter activé.

💡 Conseil : Soyez transparent sur le type de contenu que vous allez envoyer et la fréquence. Par exemple : "Je souhaite recevoir vos actualités et offres exclusives (environ 1 email par mois)".

Sélection des destinataires

Plusieurs méthodes pour sélectionner vos destinataires :

1. Tous les contacts abonnés : Envoi à tous les contacts ayant l'opt-in activé
2. Par tag : Sélectionnez un tag spécifique (ex: "Clients mariages 2024") - vous pouvez associer des tags à vos contacts depuis leur fiche
3. Par recherche sauvegardée : Utilisez une recherche avancée que vous avez créée (Contacts -> Recherche avancée)
4. Liste sauvegardée : Réutilisez une sélection de contacts précédente

Exclusion de contacts : Vous pouvez exclure certains contacts de la sélection en les décochant manuellement.

Envoi d'un email de test

Avant l'envoi final, testez votre newsletter :

1. Renseignez votre email personnel
2. Cliquez sur "Envoyer un test"
3. Vérifiez le rendu dans votre boîte mail
4. Corrigez si nécessaire

💡 Conseil : Testez toujours sur plusieurs appareils (ordinateur, mobile) pour vérifier le rendu responsive.

Étape 3 : Programmer ou envoyer

Dernière étape : choisissez quand envoyer votre newsletter.

Option A : Envoi immédiat

Votre newsletter est envoyée tout de suite à tous les destinataires sélectionnés.

⚠️ Attention : Si vous avez beaucoup de destinataires (voir section "Envoi progressif" ci-dessous), l'envoi se fera automatiquement en plusieurs batches sur plusieurs jours, uniquement lors de vos premiers envois.

Option B : Programmer pour plus tard

Choisissez une date et heure précises pour l'envoi automatique.

Cas d'usage :

• Envoyer un lundi matin à 9h (meilleur taux d'ouverture)
• Programmer à l'avance pour partir en vacances sereinement
• Coordonner avec le lancement d'une offre spéciale

📊 Statistiques et suivi

Une fois votre newsletter envoyée, suivez ses performances en temps réel.

Indicateurs clés

📤 Emails envoyés

Le nombre total d'emails délivrés avec succès.

👁️ Taux d'ouverture

Pourcentage de destinataires ayant ouvert votre email. Un bon taux se situe généralement entre 15% et 30%.

Comment on mesure : Un pixel invisible est intégré dans l'email. Dès que le destinataire ouvre l'email et charge les images, nous l'enregistrons. Si une personne bloque l'affichage des images, nous ne pouvons donc pas savoir si l'email est lu. Il n'y a aucun moyen fiable à 100% d'obtenir cette information.

🖱️ Taux de clics

Pourcentage de destinataires ayant cliqué sur un lien dans votre email.

Comment on mesure : Tous les liens sont suivis automatiquement. Vous savez quels liens sont les plus cliqués.

⚠️ Rebonds (Bounces)

Emails non délivrés (adresse invalide, boîte pleine, etc.).

Types de rebonds :

• Rebond temporaire (soft) : Boîte pleine, serveur indisponible temporairement
• Rebond permanent (hard) : Adresse email invalide ou n'existe plus

Vue détaillée

Pour chaque newsletter envoyée, vous avez accès à :

1. Liste complète des destinataires avec leur statut :

• ✅ Envoyé
• 👁️ Ouvert (avec date/heure)
• 🖱️ Cliqué (avec date/heure)
• ⚠️ Rebond
• ❌ Échec
• ❌ Déinscriptions (personnes qui ont cliqué sur le lien de déinscription qui est automatiquement inclus en bas de votre email)

🔥 Envoi progressif et Warm-up

Pourquoi un envoi progressif ?

Quand vous envoyez des newsletters pour la première fois (ou après une longue pause), nous appliquons automatiquement un système d'envoi progressif (warm-up).

Objectifs :

1. Construire votre réputation d'expéditeur auprès des serveurs email (Gmail, Outlook, etc.)
2. Éviter les filtres anti-spam en démontrant que vos emails sont légitimes
3. Protéger votre délivrabilité sur le long terme

Comment ça fonctionne ?

Le système analyse automatiquement votre historique d'envoi et adapte la stratégie :

Nouveaux expéditeurs (premiers envois)

Les envois sont limités progressivement :

• Jour 1 : 200 emails maximum
• Jour 2 : 300 emails maximum
• Jour 3 : 500 emails maximum
• Jours 4-5 : 750 emails maximum
• Jour 6+ : 1000 emails maximum par jour

Exemple concret :

Si vous avez 1200 destinataires et que c'est votre première newsletter :

• Jour 1 : Les 200 premiers contacts reçoivent l'email
• Jour 2 : Les 300 suivants
• Jour 3 : Les 500 suivants
• Jour 4 : Les 200 derniers

💡 Le système priorise automatiquement vos contacts les plus actifs en premier (ceux qui ont reçu des emails récemment, ont des factures, etc.) pour maximiser vos taux d'ouverture initiaux.

Expéditeurs réguliers (bonne réputation)

Si vous envoyez régulièrement des newsletters avec de bons résultats :

• Limite portée à 1000 emails par jour
• Si vous avez moins de 1000 destinataires → envoi immédiat
• Si vous avez plus → envoi en batches quotidiens de 1000

Protection anti-spam automatique

Le système surveille en permanence votre réputation d'expéditeur avec des règles strictes adaptées à votre expérience :

Nouveaux expéditeurs (< 100 emails envoyés) :

• 1 seule plainte spam → Blocage immédiat
• > 10% de hard bounces → Blocage immédiat
• → Votre accès aux newsletters est automatiquement suspendu

Expéditeurs débutants (< 500 emails envoyés) :

• > 0,2% de plaintes spam (soit 1 plainte pour 500 emails) → Blocage
• > 5% de hard bounces → Blocage
• → Protection renforcée pendant la phase d'apprentissage

Tous les expéditeurs (seuils absolus) :

• > 0,1% de plaintes spam → Blocage
• 3 plaintes spam ou plus → Blocage automatique
• > 10% de hard bounces → Blocage (liste de mauvaise qualité)
• > 15% de bounces totaux → Blocage
• Combinaison dangereuse : > 0,05% spam + > 3% hard bounces → Blocage

Niveaux de gravité du blocage :

• 🔴 Critique : Déblocage uniquement après analyse approfondie et nettoyage complet de votre liste
• 🟠 Élevé : Déblocage possible après correction des problèmes identifiés
• 🟡 Moyen : Déblocage rapide après vérification

⚠️ Important : Ces règles strictes protègent votre réputation à long terme. Maintenez une liste de contacts propre et à jour. N'envoyez qu'à des personnes ayant donné leur consentement explicite et vérifiez régulièrement la validité de vos adresses email.

Suivre la progression

Pendant un envoi par batches :

1. Le statut affiche "Envoi en cours - Batch X/Y"
2. Vous voyez le nombre d'emails envoyés en temps réel
3. Le prochain batch est programmé automatiquement pour le lendemain à la même heure

Accélérer le processus (expéditeurs confirmés)

Plus vous envoyez régulièrement avec de bons résultats, plus votre réputation s'améliore :

• Taux d'ouverture élevé : Bonne engagement des destinataires
• Peu de rebonds : Liste de contacts propre
• Aucune plainte spam : Contenu pertinent et opt-in respecté
• → Votre limite quotidienne reste au maximum (1000/jour)

💳 Système de crédits

Comment fonctionnent les crédits ?

Chaque email envoyé consomme 1 crédit newsletter.

Allocation mensuelle :

• Votre abonnement inclut un certain nombre de crédits par mois
• Les crédits se renouvellent automatiquement le 1er de chaque mois
• Les crédits non utilisés ne sont pas reportés

Vérifier vos crédits :

Vous pouvez voir votre consommation à tout moment dans le dashboard :

• Crédits restants ce mois-ci
• Pourcentage utilisé
• Date de renouvellement

Que se passe-t-il si je n'ai plus de crédits ?

Si vous n'avez plus assez de crédits pour une campagne :

1. Le système vous alerte avant l'envoi
2. Vous ne pouvez pas envoyer la newsletter
3. Options :

• Attendre le renouvellement mensuel
• Augmenter votre forfait

💡 Astuce : Planifiez vos campagnes en fonction de votre allocation mensuelle. Si vous envoyez régulièrement à beaucoup de contacts, considérez un forfait supérieur.

🎨 Personnalisation et Design

Design automatique de vos emails

Chaque newsletter est automatiquement habillée avec votre identité visuelle :

1. Couleur de fond

L'arrière-plan de l'email utilise votre couleur principale (définie dans vos paramètres d'identité graphique).

2. Logo

Votre logo s'affiche automatiquement en haut de chaque email (si vous avez configuré une identité graphique).

3. Structure responsive

Tous les emails sont automatiquement optimisés pour :

• 📱 Mobile (lecture sur smartphone)
• 💻 Desktop (lecture sur ordinateur)
• 📧 Tous les clients emails (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.)

Personnalisation du contenu

Vous pouvez personnaliser vos emails avec des variables dynamiques directement depuis l'éditeur :

🛡️ Bonnes pratiques et Délivrabilité

Maintenir une bonne réputation

Pour que vos emails arrivent bien dans les boîtes de réception (et non dans les spams) :

1. Ne pas acheter de listes

N'envoyez jamais d'emails à des contacts achetés ou loués. Cela garantit un taux de spam élevé et détruit votre réputation.

2. Opt-in obligatoire

Assurez-vous que tous vos contacts ont explicitement consenti à recevoir vos newsletters.

3. Facilitez la désinscription

Chaque email contient un lien de désinscription automatique, c'est obligatoire légalement.

4. Nettoyez régulièrement votre liste

Supprimez ou désabonnez les contacts avec des rebonds permanents (emails invalides).

5. Envoyez régulièrement

Un rythme régulier (mensuel, bimensuel) est meilleur qu'un envoi massif sporadique.

6. Contenu pertinent et de qualité

Vos destinataires doivent trouver de la valeur dans vos emails. Si beaucoup se désabonnent ou marquent comme spam, c'est un signal négatif.

Optimiser vos taux d'ouverture

Sujet de l'email :

• ✅ Court et accrocheur (50 caractères max)
• ✅ Crée de la curiosité ou apporte une valeur claire
• ❌ Évitez les majuscules excessives
• ❌ Évitez les mots spam ("GRATUIT", "URGENT", trop de !!!)

Exemples de bons sujets :

• "Voici nos nouveautés de janvier"
• "Offre exclusive : -20% sur nos forfaits mariage"
• "3 conseils pour préparer votre shooting famille"

Moment d'envoi :

Les meilleurs moments varient selon votre audience, mais généralement :

• Mardi, mercredi, jeudi : Meilleurs jours
• 9h-11h ou 14h-16h : Meilleurs créneaux
• Évitez le week-end pour le B2B

Optimiser vos taux de clics

Appels à l'action clairs :

• Un seul objectif principal par email
• Bouton visible et attractif
• Texte d'action ("Découvrir l'offre", "Réserver maintenant")

Structure du contenu :

• Texte aéré avec des paragraphes courts
• Images engageantes
• Lien vers votre portfolio ou site web
• Offre ou contenu à valeur ajoutée

❓ Questions fréquentes (FAQ)

Combien d'emails puis-je envoyer ?

Cela dépend de votre historique d'envoi :

• Nouveaux expéditeurs : 200 à 1000 emails/jour (progression sur 6 jours)
• Expéditeurs réguliers : Jusqu'à 1000 emails/jour
• Limite mensuelle définie par votre forfait de crédits

Puis-je voir qui a ouvert mon email ?

Oui ! Dans les statistiques détaillées de chaque newsletter, vous voyez exactement :

• Qui a ouvert (avec date et heure)
• Qui a cliqué sur les liens
• Qui n'a pas encore ouvert

Que faire si mon email arrive en spam ?

Plusieurs causes possibles :

1. Vérifiez vos DNS (si domaine perso) : DKIM et SPF doivent être correctement configurés
2. Contenu suspect : Évitez les mots spam, trop de majuscules, trop de liens
3. Mauvaise réputation : Nettoyez votre liste, respectez l'opt-in
4. Nouvel expéditeur : C'est normal au début, votre réputation se construit progressivement

Puis-je annuler une newsletter programmée ?

Oui, tant qu'elle n'a pas encore commencé à être envoyée. Allez dans la liste des newsletters, trouvez celle programmée, et cliquez sur "Annuler".

Les liens sont-ils trackés automatiquement ?

Oui, tous les liens dans vos newsletters sont automatiquement suivis. Vous savez combien de personnes ont cliqué et sur quels liens.

Comment gérer les désabonnements ?

C'est automatique ! Chaque email contient un lien de désinscription. Quand un contact clique dessus :

1. Il est immédiatement retiré de vos futures newsletters
2. Le champ newsletter_opt_in est mis à false sur sa fiche contact
3. Il n'apparaît plus dans vos sélections de destinataires

Puis-je inclure des pièces jointes ?

Non, les pièces jointes ne sont pas supportées dans les newsletters pour des raisons de :

• Délivrabilité (les emails avec PJ arrivent plus souvent en spam)
• Poids (ralentit l'envoi)
• Sécurité (filtres anti-virus stricts)

Alternative : Hébergez vos fichiers en ligne et insérez un lien dans votre newsletter.

Combien de temps les statistiques sont-elles conservées ?

Indéfiniment ! Vous pouvez consulter les statistiques de toutes vos newsletters passées à tout moment.

Puis-je renommer mon serveur ou mon domaine ?

Le changement de domaine est possible mais nécessite une nouvelle configuration DNS. Contactez le support si vous souhaitez modifier votre configuration email.

Que se passe-t-il si je dépasse ma limite de crédits ?

Vous ne pouvez pas envoyer de newsletter sans crédits suffisants. Le système vous alerte avant l'envoi. Vous devez soit :

• Attendre le renouvellement mensuel
• Contacter le support pour augmenter votre forfait

Mis à jour le : 31/12/2025