Diritti d'autore: gestisci le tue cessioni, non dimenticare mai più un rinnovo

Questa funzionalità si rivolge ai fotografi che cedono diritti d'autore ai loro clienti (pubblicità, stampa, packaging, social network...) e che vogliono smettere di gestire tutto questo in un file Excel con 25 schede.

Cos'è il modulo Diritti d'autore?

Come fotografo, le tue foto non sono automaticamente "vendute" con le tue prestazioni, che tu lavori con privati o in corporate/azienda: cedi al tuo cliente il diritto di utilizzarle, per un uso, una durata e un territorio precisi. Questo si chiama cessione di diritti.

Il modulo Diritti d'autore di Fotostudio ti permette di:

• Aggiungere una riga "Cessione di diritti" sui tuoi preventivi e fatture, oltre alle righe classiche (prestazione, prodotto)
• Calcolare un importo in modo assistito, partendo da tariffari personalizzabili
• Non dimenticare più di ricontattare i tuoi clienti quando una cessione sta per scadere (il vero valore aggiunto del modulo!)
• Seguire le tue statistiche: parte del tuo fatturato derivante dai diritti, tasso di rinnovo, diritti offerti...

Attivare il modulo

1. Vai in Impostazioni > Moduli
2. Cerca "Diritti d'autore" e attivalo
3. Niente cambia altrove nel tuo account finché non crei una riga di cessione: è un'opzione, non un vincolo.

Una volta attivato, un accesso diretto "Diritti d'autore" appare nel menu Documenti (accanto a Preventivi/Fatture/Note di credito) così come nel menu Moduli, per ritrovare rapidamente lo scadenzario e le impostazioni del tariffario senza ripassare dalla pagina dei moduli.

Aggiungere una cessione su un preventivo o una fattura

1. Apri o crea un preventivo/fattura, aggiungi una riga
2. Nel tipo di riga, scegli "Cessione di diritti" (accanto a "Servizio" e "Vendita di merce")
3. Un blocco "Dettagli della cessione" appare sotto la riga:

💡 Suggerimento: il pulsante "Allinea al 31/12" accanto alla data di fine ti permette di far corrispondere la scadenza alla fine dell'anno civile, piuttosto che all'anniversario esatto della cessione, pratico per semplificare il tuo monitoraggio.

Lo stato "Offerto"

Se offri i diritti a un cliente (per esempio per fidelizzarlo), scegli "Offerto". L'importo resta calcolato e visibile: ti permette di tenere traccia del valore del regalo che fai, e alimenta le tue statistiche ("totale dei diritti offerti").

Il calcolatore

Non sei obbligato a calcolare il tuo prezzo manualmente: nel blocco "Dettagli della cessione", un riquadro di calcolo è già visibile in fondo al blocco.

1. Inserisci l'audience del diffusore (numero di follower/visitatori) e seleziona i modificatori che si applicano (diffusione su siti terzi, diffusione mondiale, diffusore associativo...): l'importo si aggiorna automaticamente a ogni cambiamento (uso, durata, numero di immagini, esclusività, opera preesistente...), senza dover cliccare niente
2. Il dettaglio del calcolo si mostra riga per riga (stile scontrino): Base, Durata, Audience, ogni modificatore selezionato, Posizionamento, poi l'"Importo consigliato" finale, per capire esattamente da dove viene la cifra, piuttosto che un importo che cade dal cielo
3. La voce "Posizionamento" di questo dettaglio è cliccabile: apre direttamente le impostazioni del tariffario in una nuova scheda (senza perdere il tuo preventivo/fattura in corso), pratico se vuoi aggiustare il tuo posizionamento o le tue tariffe base senza reinserire tutto
4. Quando l'importo mostrato ti va bene, clicca su "Usa questo importo" per applicarlo al prezzo della riga

L'importo proposto è sempre modificabile, e non viene mai applicato automaticamente al prezzo della riga: non è mai una tariffa imposta.

Generare automaticamente la descrizione della riga

Accanto a "Usa questo importo", il pulsante "Genera una descrizione" redige per te un testo riassuntivo (usi ceduti, estensione, territorio, durata, data di inizio, numero di immagini, esclusività, opera preesistente) e lo aggiunge direttamente nel campo descrizione della riga, pratico per non dimenticare niente da menzionare e risparmiare tempo di redazione. Il testo resta completamente modificabile una volta inserito. Se nessun uso è ancora selezionato, un messaggio te lo ricorda invece di generare una descrizione vuota.

IVA e "Nota d'autore"

• Una riga di cessione propone automaticamente l'aliquota del 10% (regime autore), ma puoi modificarla se il tuo commercialista ti indica un'aliquota diversa per un caso specifico.
• Una fattura che contiene almeno una riga di cessione può essere visualizzata come "Nota d'autore" invece di "Fattura" (PDF, anteprima, area cliente), la dicitura legalmente corretta per questo tipo di documento. Non è più automatico: ora è un'impostazione che puoi attivare solo se ne hai bisogno.

Attivare "Nota d'autore" per tutto l'account

Vai su Documenti > Impostazioni > Fatturazione e attiva l'opzione "Mostra 'Nota d'autore' invece di 'Fattura'". Questa impostazione è disattivata per impostazione predefinita: se non fai nulla, le fatture che contengono una riga di cessione continueranno a essere visualizzate come normali fatture.

Oppure caso per caso, fattura per fattura

Su ogni preventivo/fattura, nel riquadro Impostazioni del modulo, un menu a tendina ti permette di forzare un comportamento diverso solo per quel documento, senza modificare l'impostazione generale dell'account:

• Segui l'impostazione dell'account (predefinito)
• Mostra sempre "Nota d'autore"
• Mostra sempre "Fattura"

Questa impostazione ha effetto solo se la fattura contiene effettivamente almeno una riga di cessione.

Monitoraggio delle cessioni (scadenziario)

Vai su Diritti d'autore > Scadenziario delle cessioni per visualizzare tutte le tue cessioni, con ricerca, ordinamento e paginazione come nel resto di Fotostudio.

ℹ️ Importante: una cessione compare nello scadenziario (e quindi genera promemoria e statistiche) solo quando la fattura a cui è associata è stata bloccata/finalizzata. Un preventivo accettato o una fattura ancora in bozza rappresentano solo un'intenzione, non una prova di una cessione effettiva. Nel frattempo non si perde nulla: la cessione esiste già e viene aggiornata a ogni salvataggio del documento, ma rimane nascosta dallo scadenziario, dai promemoria e dalle statistiche finché la fattura non viene bloccata.

Nella parte superiore della pagina trovi alcuni contatori che ti offrono una panoramica generale (totale, in corso, in scadenza a breve, scadute, cedute/gratuite, importo totale), oltre a una barra di filtri per individuare rapidamente le cessioni in base al loro ciclo di vita, allo stato o al cliente.

Ogni riga mostra il cliente, l'utilizzo, l'importo, la scadenza e un badge colorato: In corso / In scadenza a breve / Scaduta. Cliccando su una riga si apre la scheda dettagliata, con tutti i dati della cessione, un collegamento al preventivo/fattura di origine (se presente) e le seguenti azioni:

• "Rinnova" (sempre disponibile)
• "Modifica" (solo per una cessione inserita manualmente, senza documento; altrimenti la modifica va effettuata dal preventivo/fattura di origine, vedi sotto)
• "Elimina" (sempre disponibile, anche per una cessione collegata a un documento: il documento e la relativa riga non vengono mai modificati, viene eliminata solo la cessione e la riga perde il collegamento)

Allegare foto a una cessione

Dalla scheda di una cessione puoi allegare una o più foto (ad esempio un provino a contatto delle immagini interessate). Clicca sul pulsante tratteggiato di aggiunta, seleziona il file e verrà salvato immediatamente. Funziona sia per una cessione inserita manualmente sia per una cessione collegata a un preventivo o a una fattura.

Aggiungere una cessione esistente (senza fattura)

Hai ceduto dei diritti prima di utilizzare Fotostudio, oppure nell'ambito di un lavoro mai fatturato tramite il software, ma vuoi comunque ricevere un promemoria alla scadenza? Non è necessario ricreare un preventivo o una fattura.

1. Dallo Scadenziario delle cessioni, clicca su "Cessione esistente (senza fattura)"
2. Compila lo stesso modulo utilizzato per una riga di preventivo/fattura (cliente, utilizzo, estensione, territorio, date, durata, numero di immagini, esclusiva, opera preesistente, stato, note), aggiungendo anche un importo a solo scopo informativo, poiché non esiste un documento associato
3. Salva: la cessione comparirà nello scadenziario esattamente come tutte le altre, con gli stessi promemoria automatici e lo stesso pulsante "Rinnova"

Puoi modificare o eliminare una cessione inserita in questo modo in qualsiasi momento direttamente dallo scadenziario. Una cessione creata a partire da un vero preventivo/fattura, invece, può essere modificata solo da quel documento (per mantenere la coerenza con quanto fatturato), ma può comunque essere eliminata direttamente dalla sua scheda, se necessario.

I promemoria automatici (la funzionalità principale)

È il problema che questo modulo risolve: non dimenticherai più una scadenza.

Ogni giorno Fotostudio controlla le tue cessioni attive e:

• Crea automaticamente un'attività di promemoria a 60, 30 e 7 giorni dalla scadenza, visibile nel tuo elenco attività
• Invia automaticamente un'email al cliente 30 giorni prima della scadenza per proporre il rinnovo (puoi personalizzare questo modello email in Impostazioni > Modelli email): il link contenuto nell'email porta il cliente direttamente alla pagina dedicata a quella cessione nella sua area personale (vedi sotto)

Una cessione non contrassegnata come ceduta non genera mai promemoria (non c'è nulla da rinnovare).

Rinnovare una cessione

1. Dallo Scadenziario delle cessioni oppure dall'attività di promemoria, clicca su "Rinnova"
2. Si aprirà un nuovo preventivo con una riga di cessione precompilata con lo stesso utilizzo, estensione, territorio e durata della cessione originale
3. L'importo e tutti gli altri parametri restano modificabili: un rinnovo non è mai una semplice proroga automatica del prezzo, ma una nuova trattativa
4. Salva il preventivo normalmente, come qualsiasi altro documento

Dashboard

Se aggiungi il widget "Statistiche cessioni" al tuo dashboard, potrai visualizzare:

• La quota del tuo fatturato derivante dai diritti d'autore rispetto alle prestazioni
• Il tasso di rinnovo delle cessioni scadute
• Il valore medio di una cessione per tipo di utilizzo
• Il totale dei diritti concessi gratuitamente nel periodo
• Il pipeline dei rinnovi: le cessioni che scadranno nei prossimi 90 giorni, visualizzate come un intervallo ("fino a X €"), mai come un fatturato garantito, perché un rinnovo non è mai certo in anticipo

Cosa vede il cliente

Se l'opzione è attivata nelle impostazioni della tua identità grafica (Personalizzazione della dashboard, visibile solo se il modulo Diritti d'autore è attivo), i tuoi clienti troveranno le loro cessioni attive nella loro area personale: una sezione dedicata nella dashboard e una pagina con il dettaglio di ogni cessione (utilizzo, estensione, date, stato). È proprio questa la pagina a cui conduce il link presente nell'email di promemoria inviata automaticamente 30 giorni prima della scadenza (vedi sopra).

Ritrovare una cessione da una sessione o dalla scheda di un'azienda

Se il preventivo/la fattura che contiene una cessione è collegato a una sessione, la cessione apparirà anche nella scheda "Preventivi e Fatture" della sessione. Se il cliente è associato a un'azienda (modulo B2B), la cessione sarà visibile anche nella scheda dedicata dell'azienda. Non è necessario fare nulla: il collegamento viene creato automaticamente, proprio come per i preventivi e le fatture.

Impostazioni del tariffario

Dallo scadenziario, clicca su "Impostazioni del tariffario".

Assistente di calibrazione

Inserisci semplicemente la tua tariffa giornaliera abituale e Fotostudio calcolerà una base di partenza per i tuoi diritti d'autore, utilizzo per utilizzo. Non è:

• ❌ una tariffa imposta da Fotostudio
• ❌ LA tariffa giusta (dipende dalla tua notorietà, dal tuo potere contrattuale con il cliente, ecc.)
• ✅ semplicemente un punto di partenza calcolato in base ai tuoi dati, che puoi modificare liberamente per ogni cessione

Questa base rappresenta la tariffa per una prestazione su commissione (il caso più comune). Se la foto concessa è un'opera preesistente (catalogo/banca immagini), spunta l'apposita casella sulla riga della cessione: l'importo verrà automaticamente moltiplicato per 3, senza bisogno di un secondo tariffario.

Modificare le tariffe base riga per riga

Se preferisci modificare direttamente le singole tariffe invece di ricalibrare tutto a partire dalla tariffa giornaliera, la tabella "Le mie tariffe base" (subito sotto) mostra un importo modificabile per ogni utilizzo (web/social network, sito con/senza vendita, stampa, cartella stampa, packaging) e per ogni fascia di numero di immagini. Modifica solo le celle che ti interessano e clicca su "Salva le mie tariffe": tutti gli altri valori resteranno invariati.

Il tuo utilizzo non è presente nell'elenco? In fondo alla stessa tabella puoi aggiungere una categoria personalizzata (con un nome a tua scelta): sarà poi disponibile ovunque siano presenti le categorie predefinite (riga del preventivo/fattura, calcolatore, tabella delle tariffe) e potrai rinominarla o eliminarla in qualsiasi momento.

Il tuo posizionamento

Imposta se le tue tariffe sono generalmente inferiori (×0,85), in linea (×1) oppure superiori (×1,15) rispetto ai riferimenti del settore. A differenza dell'assistente di calibrazione, questa impostazione viene applicata immediatamente non appena selezioni un'opzione (non è necessario cliccare su "Calcola la mia tariffa base"): moltiplica l'importo finale di ogni cessione calcolata, oltre alla tariffa giornaliera, alla durata, all'audience e agli altri criteri.

Il pulsante "Reimposta la mia personalizzazione" ti permette di tornare ai valori predefiniti in qualsiasi momento.

Modelli per non dover inserire tutto ogni volta

Il modulo "Dettagli della cessione" è molto completo e può richiedere tempo se concedi spesso gli stessi tipi di diritti (ad esempio: "Web e social network, 1 anno, non esclusiva"). I modelli di cessione ti permettono di salvare una configurazione una sola volta e riutilizzarla con un clic.

Creare un modello

Puoi farlo in due modi:

1. Dal menu Diritti d'autore > Modelli di cessione: clicca su "Nuovo modello". Il modulo contiene gli stessi campi di una riga di cessione (utilizzo, estensione, territorio, durata, esclusiva, numero di immagini, opera preesistente, audience, modificatori, note), ad eccezione di importo, stato e date, che rimangono specifici di ogni singola trattativa.
2. Da una riga di cessione già compilata (in un preventivo o una fattura): clicca su "Salva come modello" nella parte superiore del riquadro "Dettagli della cessione", assegna un nome al modello e tutti i valori attualmente inseriti (compresi audience e modificatori del calcolatore) verranno salvati così come sono.

Utilizzare un modello

Nel modulo di un preventivo o di una fattura, clicca su "Da un modello di cessione" (accanto a "Da un tariffario"). Scegli un modello dall'elenco e verrà aggiunta una nuova riga di cessione completamente precompilata. Ti resterà solo da calcolare o modificare l'importo.

Puoi modificare o eliminare i tuoi modelli in qualsiasi momento dalla pagina Modelli di cessione.

Domande frequenti

Una singola riga di cessione può coprire più utilizzi contemporaneamente?
Sì. Puoi selezionare più utilizzi sulla stessa riga (ad esempio Web + Stampa) se il cliente negozia un importo forfettario. La durata e l'importo si applicheranno all'insieme degli utilizzi selezionati.

Cosa succede se elimino una riga di cessione da un preventivo?
La cessione rimane salvata nel tuo storico (utile per le statistiche e il monitoraggio), ma viene semplicemente scollegata da quella riga.

Posso eliminare una cessione anche se proviene da un preventivo o da una fattura?
Sì. Solo la modifica di una cessione collegata a un documento deve essere effettuata da quel documento (per mantenere la coerenza con quanto fatturato). L'eliminazione, invece, è sempre possibile direttamente dalla scheda della cessione nello scadenziario, senza modificare il documento né la relativa riga.

Ho impostato lo stato su "Ceduta", ma la cessione non compare nello scadenziario. Perché?
Verifica che la fattura contenente quella riga sia stata bloccata/finalizzata (non una bozza e nemmeno un preventivo, anche se accettato). Questa è la condizione necessaria affinché la cessione venga presa in considerazione nello scadenziario, nei promemoria automatici e nelle statistiche. Nel frattempo non si perde nulla: la cessione viene semplicemente aggiornata a ogni salvataggio del documento.

Come posso attivare o disattivare la dicitura "Nota d'autore" sulle mie fatture?
Vai su Documenti > Impostazioni > Fatturazione, dove un'impostazione globale permette di attivare o disattivare questo comportamento per tutto l'account (disattivato per impostazione predefinita). Puoi anche forzare un'impostazione diversa per una singola fattura dal relativo riquadro Impostazioni, senza modificare l'impostazione generale.

Il calcolatore mi indica il "prezzo giusto"?
No. Non esiste un "prezzo giusto" universale: il calcolatore propone un punto di partenza coerente con il mercato, mai una tariffa fissa. L'importo suggerito può sempre essere modificato manualmente.

Posso disattivare l'email automatica al cliente e mantenere solo il promemoria per me?
Al momento non esiste un'impostazione dedicata. L'email viene inviata automaticamente 30 giorni prima della scadenza se nel tuo account esiste un modello email di tipo "Cessione". Se preferisci non inviarla, puoi semplicemente lasciare vuoto il contenuto del modello.

Una cessione gratuita rientra nel fatturato effettivo?
No. Il fatturato considera solo ciò che è stato realmente fatturato. Le cessioni gratuite vengono visualizzate separatamente nelle statistiche ("Totale dei diritti concessi gratuitamente") per mostrarti il valore di ciò che hai concesso senza addebitarlo.

Devo ricalibrare tutto se voglio modificare una sola tariffa?
No. La tabella "Le mie tariffe base" (nelle impostazioni del tariffario) ti permette di modificare l'importo di un singolo utilizzo senza influire sugli altri e senza dover eseguire nuovamente l'assistente di calibrazione.

Perché non è più disponibile la durata "illimitata"?
Una cessione dei diritti d'autore deve definire legalmente l'estensione, la destinazione, il territorio e la durata. Una durata "illimitata" non ha quindi alcun valore giuridico. Inserisci la durata effettivamente concordata con il cliente, anche se è molto lunga (10 anni, 20 anni, ecc.).

Il mio utilizzo non è presente nell'elenco predefinito. Cosa posso fare?
Aggiungi una categoria personalizzata dalle Impostazioni del tariffario, nella tabella "Le mie tariffe base". Sarà poi disponibile ovunque siano presenti le categorie predefinite (righe di preventivi/fatture, calcolatore, modelli di cessione) e potrai modificarla o eliminarla in qualsiasi momento.

A cosa servono i modelli di cessione?
Servono a evitare di reinserire ogni volta le stesse combinazioni di utilizzo, estensione, territorio e durata quando concedi spesso gli stessi tipi di diritti. Puoi crearne uno dalla pagina Modelli di cessione oppure da una riga di cessione già compilata, per poi riutilizzarlo con un solo clic nei futuri preventivi e fatture.

Posso registrare una cessione avvenuta prima di iniziare a usare Fotostudio?
Sì. Utilizza il pulsante "Cessione esistente (senza fattura)" nello Scadenziario delle cessioni. Verrà monitorata e riceverà promemoria come qualsiasi altra cessione, senza la necessità di avere un preventivo o una fattura associati.

Aggiornato il: 10/07/2026