Flussi di lavoro per documenti

Cos'è un workflow documento?

Un workflow documento è una sequenza automatica di attività, email e SMS che si attivano in base a eventi legati ai tuoi documenti (preventivi, fatture, contratti, questionari).

Ad esempio, puoi creare un workflow "Sollecito preventivo" che:

1. Invia un'email di sollecito 3 giorni dopo l'invio del preventivo senza risposta
2. Invia un SMS di promemoria 7 giorni dopo
3. Invia un'ultima email 2 giorni prima della scadenza del preventivo
4. Crea un'attività manuale per te il giorno della scadenza

Una volta configurato, questo workflow si applica automaticamente a ogni preventivo inviato. Se il cliente accetta o rifiuta nel frattempo, tutti i solleciti ancora in attesa vengono eliminati automaticamente.

O ancora un workflow "Sollecito fattura" che:

1. Invia un'email di promemoria 3 giorni prima della scadenza
2. Invia un SMS di sollecito il giorno della scadenza
3. Invia un'email di sollecito 7 giorni dopo la scadenza
4. Crea un'attività manuale per te 14 giorni dopo

Una volta configurato, questo workflow si applica automaticamente a ogni fattura interessata, senza alcuna azione da parte tua.

Tipi di workflow disponibili

Creare un workflow documento

1. Andare in Impostazioni > Workflow
2. Cliccare su Aggiungi ▾ e scegliere il tipo (Fattura, Preventivo, ecc.)
3. Dare un nome al workflow
4. Aggiungere attività per ogni evento desiderato:

• Scegliere la fase (es: "Invio del documento", "Scadenza della fattura")
• Definire il ritardo (es: +3 giorni, -1 giorno)
• Associare un'email automatica, un SMS o una semplice attività manuale

5. Salvare

Applicare un workflow a un documento

Manualmente

Sulla scheda di una fattura, di un preventivo, di un contratto o di un questionario, cliccare sul pulsante Workflow nel menu azioni (⋮). Selezionare il workflow da applicare.

Alla creazione di una fattura

Durante la creazione di una fattura o di un preventivo, un campo Workflow appare nel modulo. Selezionare il workflow desiderato prima di salvare.

Da un modello di preventivo

Quando crei/modifichi un modello di preventivo, un campo Workflow è disponibile. Se ne configuri uno, sarà utilizzato per impostazione predefinita ogni volta che creerai un nuovo preventivo da questo modello.

Da un modello di contratto

Stesso principio per i modelli di contratto, puoi scegliere un Workflow predefinito.

Da un modello di questionario

Idem.

Tramite un piano di pagamento

In Impostazioni > Piani di pagamento, aprire un piano e espandere la sezione Funzionalità avanzate. Associare un workflow predefinito. Tutte le fatture generate da questo piano avranno questo workflow pre-selezionato.

Comportamenti importanti

✅ Fattura pagata → promemoria di scadenza eliminati

Se una fattura passa in pagata mentre dei promemoria di scadenza o di ritardo erano programmati, tutte le attività e le email in attesa vengono automaticamente eliminate. Il tuo cliente non riceverà solleciti per una fattura già saldata.

✅ Preventivo accettato o rifiutato → promemoria di invio e scadenza eliminati

Non appena un preventivo viene accettato o rifiutato, le attività legate al suo invio e alla sua eventuale scadenza vengono eliminate.

✅ Contratto firmato → promemoria di invio eliminati

Idem per i contratti: una volta firmato, i solleciti di firma programmati scompaiono.

✅ Questionario completato → promemoria di invio eliminati

Stesso comportamento: una volta compilato il questionario, i solleciti vengono annullati.

In sintesi: non appena un documento raggiunge il suo stato finale (pagato, accettato, firmato, completato, rifiutato), tutte le attività e comunicazioni in attesa legate alle fasi precedenti vengono eliminate automaticamente.

Seguire un workflow in corso

Sulla scheda di una fattura o di un preventivo, cliccare sul pulsante Workflow nel menu azioni per accedere al dettaglio del workflow applicato. Vedrai:

• Lo stato di ogni azione (Programmato, In ritardo, Inviato, Terminato)
• La data prevista per ogni invio
• Un pulsante Invia ora per attivare manualmente un'email se necessario
• Un pulsante Annulla il workflow per eliminare tutte le azioni in attesa

Scheda Attività di una seduta

Nella scheda di una seduta, la scheda Attività raggruppa tutte le azioni legate ai documenti (fasi preventivo, fattura, contratto, questionario) in un'unica sezione Documenti, facilitando il monitoraggio globale della seduta.

Domande frequenti

D: Cosa succede se applico un workflow quando il documento è già stato inviato?

Le attività della fase "inviato" vengono create con i ritardi calcolati dalla data di invio effettiva.

D: Posso avere più workflow sulla stessa fattura?

Sì, è possibile applicare più workflow successivi. Ogni nuovo workflow crea le proprie attività.

D: Le attività già inviate vengono eliminate se pago la fattura?

No. Solo le attività non ancora eseguite vengono eliminate. Le email già inviate rimangono nella cronologia.

D: Il workflow si attiva automaticamente all'invio del documento?

Sì, se un workflow predefinito è configurato sul documento (tramite il modulo o il piano di pagamento), si attiva automaticamente all'invio dell'email del documento.

Aggiornato il: 18/06/2026