I passaggi chiave per cominciare:
0 Segui la scheda Avvia la tua attività
1 Configura il tuo account
2 Configura il tuo indirizzo email
3 e personalizza le email inviate da Fotostudio
4 Personalizza i contratti
5 Organizza i pagamenti: acconti, saldi, pagamento online
6 Gestisci i tipi di servizio e le tariffe
7 Automatizza l'invio di email e la creazione di attività con i workflow
8 Configura il tuo calendario per la prenotazione online

0. Segui la scheda Avvia la tua attività

Nella tua dashboard, la scheda Avvia la tua attività riprende i passaggi di questa guida sotto forma di lista da spuntare, con i tuoi progressi:

• Prova il percorso: crea un servizio a tuo nome, con il tuo indirizzo email, poi inviati un preventivo. Vedi esattamente cosa riceve il tuo cliente.
• Passa alla modalità reale: il tuo account parte in modalità test. Puoi provare tutto (preventivi, fatture, pagamenti) senza che nulla conti. Completa le tue informazioni legali (forma giuridica, numero d'impresa, partita IVA), poi esci dalla modalità test: i tuoi documenti diventano reali e i documenti di test vengono cancellati.
• Invia la tua prima offerta: crea un servizio per il tuo cliente, poi inviagli un preventivo o la scelta dei tuoi pacchetti.
• I tuoi tipi di servizio, Aggiungi il tuo logo, Invia dal tuo indirizzo, Adatta i tuoi pacchetti.
• Facoltativo: Condividi il tuo link e Incassa online.

🎁 Appena la tua prima offerta arriva a un cliente, aggiungiamo un mese gratuito al tuo account.

1. Configura il tuo account

Puoi vedere e modificare tutti i dettagli del tuo account andando in Il mio account, con il tuo avatar in fondo al menu.

Qui trovi:

Il mio profilo:

In questa sezione puoi inserire i tuoi dati (nome, cognome, email, telefono, foto profilo, ecc.), cambiare la password dell'account e le tue impostazioni regionali.

Il mio profilo > Preferenze:

L'editor di testo, il tema del menu (Inchiostro o Chiaro), la disposizione del menu e la tua pagina iniziale.

La mia azienda:

In questa sezione puoi compilare i campi che ti servono per preparare contratti, preventivi e fatture: nome della tua attività, IBAN, partita IVA e indirizzo della sede legale.

Il mio brand:

Il tuo logo, i tuoi colori e il tuo font, usati nella tua area clienti, nelle email e nei documenti. La schermata ha quattro sezioni: Brand, Area clienti, Bacheca cliente ed Email (impaginazione e firma). Questa sezione ti permette di:

• personalizzare l'interfaccia cliente (una pagina privata in cui i clienti possono consultare documenti come preventivi, contratti, fatture, questionari) con il tuo logo e il colore principale della tua attività
• gestire le identità visive (menu in alto a destra della schermata)
• personalizzare la firma delle email che verranno inviate tramite Fotostudio

2. Configura il tuo indirizzo email...

Per impostazione predefinita, le email inviate da Fotostudio partono da no-reply@fotostudio.io, con un limite di 30 email al giorno. Quando il tuo cliente ti risponde, vede comunque il tuo indirizzo email, quindi la risposta arriva direttamente a te.
Ti consigliamo comunque di configurare il tuo indirizzo professionale, perché usare un indirizzo personalizzato migliora la tua credibilità e la consegna delle tue email (rischiano meno di finire nello spam).

Puoi inviare le tue email dal tuo indirizzo professionale collegando il tuo account Google oppure configurando il tuo server email.

• Per collegare Google: vai in Il mio account > Il mio account Google e clicca su «Connettersi con Google». È semplice e sincronizza anche il tuo calendario.
• Per configurare un server email: vai in Messaggistica > Impostazioni > Server di invio/ricezione, scegli «Utilizzare il mio server mail personale (SMTP)» nell'elenco «Metodo di invio», poi inserisci i dati del tuo provider (server, porta, email, password).

3. ...e personalizza le email inviate da Fotostudio

I modelli di email (Modelli > Email) ti permettono di personalizzare tutti i messaggi automatici inviati da Fotostudio (preventivi, contratti, fatture...): tono, uso del tu o del lei, stile... E puoi anche creare i tuoi modelli per risparmiare tempo ed evitare di riscrivere sempre gli stessi messaggi.

4. Personalizza i contratti e le fatture

In Modelli > Contratto & CGV crea il tuo contratto o usa un modello proposto da Fotostudio. Puoi adattare liberamente il testo e le variabili alla tua attività. È anche possibile avere un contratto specifico per ogni tipo di servizio.
Grazie alle variabili come {firstname} o {shoot_date}, i tuoi contratti si adattano automaticamente a ogni cliente. Una volta inviato, il contratto potrà essere firmato online in modo molto semplice.

In Contabilità > Impostazioni > Tema dei preventivi e delle fatture puoi personalizzare il tema usato per le tue fatture e i tuoi preventivi.

5. Organizza i pagamenti: acconti, saldi, pagamento online

💰 Acconto

Per impostazione predefinita, Fotostudio genera una fattura di acconto del 30% appena un contratto viene firmato. Puoi attivare il pagamento online perché i tuoi clienti paghino subito.
Preferisci un altro importo o non fatturare automaticamente?
Personalizza tutto nei piani di pagamento (Moduli > Piani di pagamento): importo fisso o percentuale, o anche disattivazione completa dell'acconto.
Puoi anche associare un piano di pagamento a ogni tipo di servizio (es.: 30% per uno shooting in studio, 100% per una mini sessione...) quando lo configuri (vedi punto 6).

🧾 Saldo

Per fatturare il saldo restante, vai nella scheda "Preventivi e fatture" del servizio.
Puoi generare automaticamente la fattura finale secondo il piano di pagamento, oppure creare una fattura libera.
📌 Piccolo consiglio: lavora sempre dalla scheda del servizio per beneficiare delle automazioni (piuttosto che dalla scheda contatto, da riservare a casi particolari come gli ordini di prodotti).

💳 Pagamento online

Puoi proporre il pagamento online in Moduli > Pagamento online o Contabilità > Pagamento online.
Vantaggi: pagamento istantaneo, conferma immediata del servizio, nessun bisogno di controllare il conto bancario.
📉 Attenzione, Stripe/Mollie/PayPal trattengono una commissione. Puoi disattivare il pagamento online per alcuni tipi di servizio o per una fattura specifica.
🔧 Altri metodi (bonifico, assegno, contanti...): indica le tue istruzioni nel campo "Altri" perché compaiano sulla fattura (es.: IBAN).
Tutti i pagamenti possono essere registrati manualmente da una fattura, per seguire la tua contabilità, con Azioni > Aggiungere un pagamento.

6. Gestisci i tipi di servizio e le tariffe

Configura i tuoi servizi

I tipi di shooting (matrimonio, boudoir, corporate, ecc.) ti permettono di organizzare i tuoi servizi e di applicare loro impostazioni predefinite: contratto, CGV, piano di pagamento, workflow, luogo abituale, ecc.
Puoi creare e gestire i tuoi tipi in Servizi > Tipi di shooting. Ogni tipo ha un nome + colore per visualizzare meglio il tuo calendario.

La scheda di un tipo è divisa in quattro blocchi:

• Il tipo: nome, colore, durata abituale
• Quando il cliente prenota: contratto da firmare (firmabile online), CGV (mostrate su preventivi/fatture), piano di pagamento (es. 30% / 70%), pagamento online e conferma automatica
• Organizzazione: workflow (email/attività automatizzate, maggiori dettagli nel passaggio successivo), luogo abituale (utile per gli shooting in studio) e tempo di spostamento
• Cosa vede il cliente: identità visiva, IVA, e se il tipo è prenotabile sulle tue fasce orarie online

Risparmia tempo configurando le tue tariffe

In Servizi > Tariffe puoi salvare le tue prestazioni, i tuoi prodotti e le tue opzioni.
Un prodotto corrisponde a ciò che vendi al di fuori del servizio: album, stampe, ...
Un'opzione può invece rappresentare un'ora in più, la scelta di più scenografie, ecc.
Per ogni tariffa indica un nome, una descrizione (visibile su preventivi e fatture), un prezzo IVA inclusa e l'aliquota IVA. Puoi associare ogni tariffa a uno o più tipi di shooting, per ritrovarla facilmente quando crei preventivi o fatture.
Aggiungi anche un'immagine se vuoi rendere il tuo catalogo più visivo per i tuoi clienti.

7. Automatizza l'invio di email e la creazione di attività con i workflow

I workflow, nel menu Servizi > Workflow, ti permettono di automatizzare alcune azioni come l'invio di email, di SMS o la creazione di promemoria nel tuo calendario, in diversi momenti chiave di un servizio.
Clicca su Nuovo workflow e dagli un nome, per esempio Gravidanza se vuoi automatizzare tutto ciò che riguarda gli shooting di maternità. Puoi partire da un modello Fotostudio, da uno dei tuoi workflow o da una pagina vuota.

Il workflow si presenta come una linea del tempo con cinque momenti:

• Alla creazione del servizio
• Alla conferma
• Prima del servizio
• Giorno del servizio
• Dopo il servizio

In ogni momento aggiungi un'email, un SMS o un'attività, con il relativo ritardo (es. 2 giorni prima). Il pulsante «Prova con una data reale» ti mostra le date calcolate.

Esempi di azioni automatiche in un workflow

• Email di conferma → inviata automaticamente dopo la firma del contratto o il pagamento dell'acconto, per confermare ufficialmente il servizio.
• SMS di promemoria → inviato da 1 a 3 giorni prima della data del servizio per ricordare al cliente orario, indirizzo e informazioni pratiche.
• Invio di un questionario → per esempio un modulo da compilare subito dopo la creazione del servizio, per conoscere meglio le aspettative o i vincoli del cliente.
• Invio automatico della fattura del saldo → programmato qualche giorno prima del servizio, o subito dopo, a seconda di come lavori.
• Attività per il fotografo → esempio: "Preparare gli accessori dello studio", "Verificare il saldo pagato". Queste attività arrivano nella tua bacheca delle attività (Calendario > Operazioni) qualche giorno prima della scadenza, e nel tuo calendario.

8. Configura il tuo calendario per la prenotazione online

Mini sessioni

Le mini sessioni ti permettono di proporre più fasce orarie brevi nella stessa giornata (ideale per Natale, per esempio).
In Servizi > Mini sessioni, il pulsante Aggiungi apre una procedura guidata in 5 passaggi: tipo di servizio, listini, contratto e pagamento, fasce orarie, lancio. Per le fasce orarie scegli la data o le date, il numero di fasce, la loro durata (es. 20 min) e la pausa tra l'una e l'altra (es. 10 min): Fotostudio crea tutte le fasce in un colpo solo.

Poi gestisci le tue fasce orarie in Tutte le fasce orarie (pulsante in alto nella pagina Mini sessioni): aggiungere fasce, copiarle su altre date, bloccarne o liberarne una.

Questo modulo ti permette di organizzare rapidamente servizi in serie, senza doverli creare uno per uno.

Prenotazioni online

Le prenotazioni online funzionano con una pianificazione settimanale, in Servizi > Prenotazione online.
Scegli i giorni, gli orari, i tipi di servizio prenotabili e la pausa tra due prenotazioni.

Puoi anche definire:

• un preavviso minimo di prenotazione («Prenotabile al più tardi», es. 48h)
• un limite di servizi al giorno
• nel pulsante Impostazioni: la liberazione automatica delle fasce non finalizzate e il blocco delle fasce se il tuo calendario personale è occupato

Ogni tipo di servizio può avere un link dedicato, oppure puoi usare un link globale da integrare nel tuo sito. Trovi tutti i tuoi link in Home > I miei link.

Cataloghi

Il modulo Catalogo ti permette di creare diversi tipi di servizio (mini sessione di Natale, gravidanza, famiglia...) con le relative tariffe, collezioni e opzioni.
Puoi associarvi codici promozionali e piani di pagamento (acconto, pagamento totale...).

Il catalogo si integra automaticamente alle mini sessioni e alle prenotazioni online. Il cliente sceglie prima il tipo di servizio, poi l'offerta che preferisce.

Aggiornato il: 24/10/2026