Le mie email finiscono nello spam o non arrivano: perché e cosa posso fare?

Quando Fotostudio indica che un'email è stata inviata, è partita davvero. Quello che succede dopo, posta in arrivo o cartella spam, lo decide la casella di posta del tuo cliente, non Fotostudio. La buona notizia: puoi agire su diversi fronti per migliorare le cose.

Chi decide che un'email è spam?

Un'email passa per tre tappe:

1. Fotostudio la affida a un server di invio (il tuo account Gmail se l'hai collegato, il tuo server email se l'hai configurato, altrimenti il server di Fotostudio).
2. Questo server la trasmette alla casella di posta del cliente: Gmail, Outlook, Hotmail, Libero, Virgilio...
3. La casella del cliente la passa nei suoi filtri antispam e sceglie dove metterla.

È la tappa 3 a decidere, e nessuno tranne la casella del cliente la controlla. Nessuno strumento di invio, Fotostudio o un altro, può garantire l'arrivo nella posta in arrivo. Questi filtri sono segreti e cambiano di continuo.

Perché alcuni clienti la ricevono e altri no

Non è quasi mai «tutte le mie email finiscono nello spam». Il risultato cambia da un cliente all'altro, per quattro motivi.

La casella di posta del cliente. Non filtrano tutte allo stesso modo. Hotmail, Outlook e Live sono molto più severe di Gmail, soprattutto con un mittente che non conoscono ancora. La stessa email può quindi arrivare a un cliente su Gmail e finire nello spam di un cliente su Hotmail.

Il contenuto dell'email. I filtri leggono quello che scrivi. Diffidano per esempio di:

• un oggetto in MAIUSCOLO, con punti esclamativi o parole come «Gratis», «Promo», «Urgente»
• un'email quasi vuota con solo un link, o al contrario con tanti link
• un'immagine grande con pochissimo testo
• link accorciati (bit.ly...) o verso siti sconosciuti
• allegati pesanti

La storia con quel cliente. Se il cliente ha già scambiato email con te, o ha già tolto una delle tue email dallo spam, la tua prossima email arriva più facilmente. Con un contatto nuovissimo è il contrario.

L'indirizzo e il server che inviano. Un indirizzo con il tuo dominio, configurato bene, ispira più fiducia di un indirizzo generico. Un server il cui indirizzo IP è stato usato per inviare spam, anche da qualcun altro, viene penalizzato.

«La mia newsletter arriva, ma le altre email no»

Prima di tutto, nemmeno una newsletter arriva nella posta in arrivo di tutti. Una buona parte finisce nello spam o nella scheda Promozioni di Gmail: per questo un tasso di apertura tra il 30 e il 50 % è già un buon risultato. Se hai l'impressione che arrivi meglio, è anche perché non parte dalla stessa strada delle tue altre email.

Con Gmail o con il tuo server, i tuoi workflow partono esattamente come un'email inviata dalla tua casella abituale. Il loro arrivo dipende quindi dal tuo provider (Gmail, Aruba, Register.it, Ionos...) e dalla configurazione del tuo dominio. «Il server è configurato bene» vuol dire che l'invio funziona, non che le caselle dei tuoi clienti si fidino di lui.

Con Gmail, Google applica anche i suoi limiti di invio giornalieri (circa 500 email per un account Gmail gratuito, 2.000 per Google Workspace). Oltre, Gmail rifiuta l'invio e Fotostudio la fa partire dal proprio server.

«Quando faccio un test, funziona»

Un test inviato a te stesso non dimostra granché. La tua casella ti conosce, spesso sei con lo stesso provider del tuo server di invio, e forse hai già tolto le tue email dallo spam. Per un test vero, inviala a un indirizzo Hotmail o Outlook che non ti ha mai scritto.

«La stessa email inviata dal mio Gmail arriva, da Fotostudio finisce nello spam»

Prima di tutto, controlla da dove parte l'email di Fotostudio. Se il tuo account Gmail non è collegato a Fotostudio, non è affatto lo stesso mittente: l'email parte dall'indirizzo no-reply@fotostudio.io, con il tuo nome, e non dal tuo indirizzo Gmail. Perché parta davvero dal tuo Gmail, collega il tuo account Gmail a Fotostudio.

Se il tuo Gmail è già collegato, l'email parte davvero dal tuo account Gmail. La ritrovi infatti nella posta inviata. Eppure non è quasi mai «la stessa email»:

• L'impaginazione. Un'email scritta a mano in Gmail è testo semplice. Un'email di Fotostudio ha un'impaginazione, il tuo logo, dei pulsanti e dei link all'area cliente.
• Il tracciamento delle aperture. Le email di Fotostudio contengono un'immagine invisibile che ti permette di sapere se sono state aperte. Alcuni filtri antispam ne diffidano.
• Il contesto. Una risposta in una conversazione già avviata passa molto meglio di una nuova email inviata automaticamente da un workflow.
• Il destinatario del test. Se confronti inviando le due email a te stesso, la tua casella ti conosce già, e il test non dimostra nulla (vedi sopra).

Per verificarlo, confronta le due email su mail-tester.com: il sito ti dice esattamente cosa abbassa il punteggio.

Cosa puoi fare

1. Chiedi ai tuoi clienti di aggiungere il tuo indirizzo ai loro contatti. È il gesto più efficace. Inseriscilo nella tua prima email: «Ricordati di controllare lo spam e di aggiungermi ai tuoi contatti per non perderti nulla.»
2. Se un'email è finita nello spam, chiedi al cliente di cliccare su «Non è spam». La sua casella ricorda questa scelta per le successive.
3. Cura il contenuto. Un oggetto chiaro e tranquillo, testo vero, pochi link, nessun link accorciato, allegati leggeri.
4. Usa un indirizzo con il tuo dominio (info@tuostudio.it) invece di un indirizzo gmail.com, libero.it o hotmail.it. Google Workspace ti permette di usare Gmail con il tuo dominio.
5. Fai controllare la configurazione del tuo dominio. Se usi il tuo server, chiedi al tuo provider (Aruba, Register.it, Ionos...) di attivare SPF, DKIM e DMARC. Sono tre impostazioni tecniche che dimostrano alle caselle di posta che le tue email vengono davvero da te. Il tuo provider ha una pagina di aiuto per ognuna. Con Google Workspace, DKIM si attiva nella Console di amministrazione Google. Con un indirizzo gmail.com, ci pensa già Google: non devi fare nulla.
6. Verifica il tuo punteggio su mail-tester.com: invia un'email all'indirizzo indicato, il sito ti dà un voto su 10 e l'elenco di cosa non va.

Verificare che un'email sia partita

Apri l'email nello storico delle email del contatto o del servizio fotografico. Vedi:

• se è stata inviata, in che data, a quale indirizzo e da dove (il tuo account Gmail, il tuo server o quello di Fotostudio)
• se è stata aperta o se è stato cliccato un link

Se l'email risulta inviata, è uscita da Fotostudio: se non è nella posta in arrivo, il cliente deve guardare nello spam o nelle sue schede (Promozioni, Aggiornamenti su Gmail). Controlla anche l'indirizzo del contatto: basta un errore di battitura.

Contatta il supporto se l'email risulta non inviata, o se è partita dal server di Fotostudio anche se hai collegato Gmail o configurato il tuo server. In questo caso l'invio dal tuo account non è riuscito: per Gmail spesso basta ricollegare il tuo account; per un server, la configurazione va ricontrollata. Ti aiutiamo volentieri.

Aggiornato il: 23/10/2026