Gli step per cominciare

1 Configura il tuo account

2 Configura il tuo indirizzo email..

3 ..e personalizza le email inviate da Fotostudio

4 Personalizza i contratti

5 Organizza i pagamenti

6 Gestisci i tipi di sessione e le tariffe

7 Automatizza l’invio delle email e la creazione di attività con i workflow

8 Configura il tuo calendario per la prenotazione online

1. Configura il tuo account

Puoi visualizzare e modificare tutti i dettagli del tuo account cliccando su “Il mio account” (l’avatar in basso a sinistra nella tua schermata Fotostudio).

Troverai qui:

Il mio profilo

In questa sezione puoi inserire i tuoi dati personali (nome, cognome, email, telefono, foto profilo, ecc.), cambiare la password dell’account e selezionare i profili regionali.

La mia attività

Qui potrai inserire tutte le informazioni necessarie per generare contratti, preventivi e fatture: nome della tua attività, IBAN, partita IVA e indirizzo della sede legale.

Personalizzazione

Questa sezione ti permette di:

• personalizzare l’interfaccia cliente (una pagina privata dove i clienti possono visualizzare documenti come preventivi, contratti, fatture e questionari), inserendo il tuo logo e il colore principale della tua attività;
• gestire le identità visive;
• personalizzare la firma delle email inviate tramite Fotostudio;
• scegliere l’editor di testo da usare;
• selezionare uno dei tre temi di colore per l’interfaccia di Fotostudio.

2. Configura il tuo indirizzo email..

Per default, le email inviate da Fotostudio provengono da [noreply@fotostudio.io](). Quando un cliente risponde, vede comunque il tuo indirizzo email, quindi la risposta arriva direttamente a te.

Ti consigliamo comunque di configurare il tuo indirizzo professionale, perché utilizzare un indirizzo personalizzato migliora la tua credibilità e la consegna delle email (è meno probabile che finiscano nello spam).

Puoi inviare le email dal tuo indirizzo professionale in due modi:

• Collegando il tuo account Google

Vai su Il mio account > Il mio account Google e clicca su "Connessione con Google". È facile da configurare e ti permette anche di sincronizzare automaticamente il calendario.

• Configurando il tuo server email personale

Vai su Messaggistica > Impostazioni > Server di invio/ricezione, scegli "Usa il mio server mail" nel campo “Metodo di invio” e inserisci i dati del tuo provider (server, email, password).

3. ..e personalizza le email inviate da Fotostudio

I modelli di mail (Modelli di dati> Emails) ti permettono di personalizzare tutti i messaggi automatici inviati da Fotostudio (preventivi, contratti, fatture, ecc.): tono, uso del “tu” o del “lei”, stile…

Puoi anche creare i tuoi modelli personalizzati per risparmiare tempo ed evitare di riscrivere sempre gli stessi messaggi.

4. Personalizza i contratti

In Modelli di dati> Contratti e CGV, puoi creare il tuo contratto personalizzato o utilizzare uno dei modelli proposti da Fotostudio. Il testo e le variabili possono essere adattati liberamente in base alla tua attività. È anche possibile avere un contratto diverso per ciascun tipo di servizio fotografico.

Grazie alle variabili come {nome} o {data_servizio}, i contratti si compilano automaticamente con i dati di ogni cliente. Una volta inviato, il contratto potrà essere firmato online in modo semplice e veloce.

5. Organizza i pagamenti: acconti, saldi, pagamenti online

💰 Acconto

Per impostazione predefinita, Fotostudio genera una fattura di acconto del 30 % non appena un contratto viene firmato. Puoi attivare il pagamento online per permettere ai tuoi clienti di pagare subito.

Preferisci un altro importo o non vuoi generare l’acconto automaticamente?

Puoi personalizzare tutto nei piani di pagamento: importo fisso, percentuale o anche disattivare del tutto l’acconto.

Inoltre, puoi associare un piano di pagamento diverso a ogni tipo di servizio fotografico (es. : 30 % per uno shooting in studio, 100 % per una mini-sessione…) direttamente nella configurazione del servizio (vedi punto 6).

🧾 Saldo

Per fatturare il saldo restante, vai nella scheda “Preventivi e fatture” del servizio fotografico.

Puoi generare automaticamente la fattura finale secondo il piano di pagamento, oppure creare una fattura manuale.

📌 Piccolo consiglio: lavora sempre dalla scheda del servizio fotografico per beneficiare delle automazioni (anziché dalla scheda contatto, da riservare a casi particolari come ordini di prodotti).

💳 Pagamento online

Vantaggi: pagamento istantaneo, conferma immediata del servizio, niente più controlli sul conto bancario.

📉 Attenzione, viene applicata una commissione da parte di Stripe/Mollie/PayPal. Puoi disattivare il pagamento online per alcuni tipi di servizi o per una fattura specifica.

🔧 Altri metodi (bonifico, assegno, contanti…): indica le istruzioni nel campo “Altri” affinché compaiano sulla fattura (es. IBAN).

Tutti i pagamenti possono essere registrati manualmente per tenere traccia della contabilità, con il pulsante “Azioni > aggiungi un pagamento”.

6. Gestisci i tipi di sessione e le tariffe

Configura le tue sessioni

I tipi di shooting (matrimonio, boudoir, corporate, ecc.) ti permettono di organizzare le tue sessioni e di applicarvi parametri predefiniti: tariffe, contratto, condizioni generali di vendita (CGV), piano di pagamento, workflow, indirizzo, ecc.

Puoi creare e gestire i tuoi tipi in Shooting > Impostazioni > Tipi di shooting. Ogni tipo ha un nome e un colore per visualizzare meglio il tuo calendario.

Parametri configurabili:

• Colore
• Contratto predefinito (firmabile online)
• CGV (visualizzate su preventivi/fatture)
• Piano di pagamento (es. 30% / 70%)
• Workflow (email/attività automatizzate)
• Indirizzo predefinito (opzionale, utile per shooting in studio)
• Opzioni: validazione automatica, pagamento online, visualizzazione in prenotazione online

Guadagna tempo configurando le tue tariffe

In Shooting > Tariffe puoi salvare i tuoi servizi, prodotti e opzioni.

Un prodotto corrisponde ai prodotti venduti fuori dalla sessione: album, stampe, ...

Un’opzione può rappresentare, per esempio, un’ora extra, la scelta di più scenografie, ecc.

Per ogni tariffa, indica un nome, una descrizione (visibile su preventivi e fatture), un prezzo IVA inclusa e l’aliquota IVA.

Puoi associare ogni tariffa a uno o più tipi di shooting, per ritrovarla facilmente durante la creazione di preventivi o fatture.

Aggiungi anche un’immagine se vuoi rendere il tuo catalogo più visivo per i clienti.

Ecco la traduzione in italiano, mantenuta all’interno di un blocco di codice come richiesto:

7. Automatizza l’invio delle email e la creazione di attività con i workflow

I workflow, nel menu Moduli > Workflows, ti permettono di automatizzare alcune attività come l’invio di email, SMS o la creazione di promemoria nella tua agenda, in diversi momenti chiave di una sessione (creazione, conferma, data della sessione).

Dai un nome al tuo workflow, per esempio Gravidanza se vuoi automatizzare tutto ciò che riguarda le sessioni maternità.

Vedrai apparire tre colonne:

• Creazione della sessione
• Conferma della sessione
• Data della sessione

Queste colonne rappresentano i momenti chiave nel percorso del cliente. In ognuno di questi momenti puoi attivare azioni automatiche: prima, dopo o esattamente in quel momento.

Esempi di azioni automatiche in un workflow

• Email di conferma → Inviata automaticamente dopo la firma del contratto o il pagamento dell’acconto, per confermare ufficialmente la sessione.
• SMS di promemoria → Inviato 1–3 giorni prima della data della sessione per ricordare orario, indirizzo e informazioni utili.
• Invio di un questionario → Ad esempio, un modulo da compilare subito dopo la creazione della sessione per conoscere meglio le esigenze o i vincoli del cliente.
• Invio automatico della fattura del saldo → Programmata qualche giorno prima della sessione o subito dopo, a seconda del tuo metodo di lavoro.
• Attività per il fotografo → Esempio: “Preparare gli accessori dello studio”, “Verificare il saldo pagato”. Queste attività vengono aggiunte alla tua agenda personale.

8. Configura il tuo calendario per la prenotazione online

Mini sessioni

Le mini sessioni ti permettono di proporre più slot brevi nella stessa giornata (ideale, per esempio, per Natale).

Definisci la data, la durata di ogni sessione (es. 20 min), la pausa tra una sessione e l’altra (es. 10 min) e Fotostudio genera automaticamente tutti gli slot disponibili.

Gli slot già occupati o bloccati nella tua agenda vengono mostrati in rosso per evitare doppie prenotazioni.

Puoi modificare le date o aggiungere manualmente slot specifici in qualsiasi momento.

Questo modulo ti permette di organizzare rapidamente sessioni a blocchi, senza doverle creare una per una.

Prenotazioni online

Le prenotazioni online funzionano con una pianificazione settimanale e slot personalizzati.

Scegli i giorni, gli orari, la durata delle sessioni e la pausa tra due prenotazioni.

Puoi anche definire:

– un preavviso minimo per la prenotazione (es. 48h)

– il rilascio automatico degli slot non finalizzati

– il blocco degli slot se la tua agenda personale è occupata

– un limite di sessioni per giorno

Ogni tipo di sessione può avere un link dedicato, oppure puoi usare un link globale da integrare nel tuo sito.

Cataloghi

Il modulo Catalogo ti permette di creare diversi tipi di sessioni (mini sessione Natale, gravidanza, famiglia…) con i relativi prezzi, collezioni e opzioni.

Puoi associare codici promo e piani di pagamento (acconto, pagamento totale…).

Il catalogo si integra automaticamente alle mini sessioni e alle prenotazioni online. Il cliente seleziona prima il tipo di sessione e poi sceglie l’offerta che preferisce.

Aggiornato il: 01/12/2025