Auteursrechten: beheer je overdrachten, vergeet nooit meer een verlenging

Deze functionaliteit is bedoeld voor fotografen die auteursrechten overdragen aan hun klanten (reclame, pers, verpakkingen, sociale media...) en die willen stoppen met het beheren hiervan in een Excel-bestand met 25 tabbladen.

Wat is de module Auteursrechten?

Als fotograaf worden je foto's niet automatisch "verkocht" met je diensten, of je nu werkt met particulieren of in corporate/bedrijven: je draagt aan je klant het recht over om ze te gebruiken, voor een specifiek gebruik, duur en gebied. Dit noemen we een overdracht van rechten.

De module Auteursrechten van Fotostudio stelt je in staat om:

• Een regel "Overdracht van rechten" toe te voegen op je offertes en facturen, naast de klassieke regels (dienst, product)
• Een bedrag berekenen op een ondersteunde manier, op basis van aanpasbare tarieven
• Niet meer vergeten om je klanten te herinneren wanneer een overdracht afloopt (de echte toegevoegde waarde van de module!)
• Je statistieken volgen: aandeel van je omzet uit rechten, verlengingspercentage, geschonken rechten...

De module activeren

1. Ga naar Instellingen > Modules
2. Zoek "Auteursrechten" en activeer het
3. Er verandert niets elders in je account zolang je geen overdrachtsregel aanmaakt: het is een optie, geen verplichting.

Eenmaal geactiveerd verschijnt een directe toegang "Auteursrechten" in het menu Documenten (naast Offertes/Facturen/Creditnota's) evenals in het menu Modules, om snel de vervaltabel en de tariefinstellingen terug te vinden zonder terug te gaan naar de modulepagina.

Een overdracht toevoegen aan een offerte of factuur

1. Open of maak een offerte/factuur, voeg een regel toe
2. Kies bij het type regel "Overdracht van rechten" (naast "Service" en "Verkoop van goederen")
3. Een blok "Details van de overdracht" verschijnt onder de regel:

💡 Tip: de knop "Afstemmen op 31/12" naast de einddatum stelt je in staat de vervaldatum te laten samenvallen met het einde van het kalenderjaar, in plaats van de exacte verjaardag van de overdracht, handig om je opvolging te vereenvoudigen.

De status "Geschonken"

Als je de rechten aan een klant schenkt (bijvoorbeeld om hem te binden), kies dan "Geschonken". Het bedrag blijft becijferd en zichtbaar: zo kun je de waarde van het cadeau dat je geeft bijhouden, en het voedt je statistieken ("totaal geschonken rechten").

De calculator

Je hoeft je prijs niet handmatig te berekenen: in het blok "Details van de overdracht" is onderaan het blok al een berekeningsvak zichtbaar.

1. Vul het publiek van de verspreider in (aantal volgers/bezoekers) en vink de modifiers aan die van toepassing zijn (verspreiding op sites van derden, wereldwijde verspreiding, verenigingsverspreider...): het bedrag wordt automatisch bijgewerkt bij elke wijziging (gebruik, duur, aantal afbeeldingen, exclusiviteit, bestaand werk...), zonder op iets te hoeven klikken
2. Het detail van de berekening wordt regel voor regel weergegeven (als een klein bonnetje): Basis, Duur, Publiek, elke aangevinkte modifier, Positionering, dan het uiteindelijke "Aanbevolen bedrag", om precies te begrijpen waar het cijfer vandaan komt, in plaats van een bedrag dat uit de lucht komt vallen
3. Het label "Positionering" van dit detail is klikbaar: het opent direct de tariefinstellingen in een nieuw tabblad (zonder je lopende offerte/factuur te verliezen), handig als je je positionering of basistarief wilt aanpassen zonder alles opnieuw in te voeren
4. Als het weergegeven bedrag je bevalt, klik op "Dit bedrag gebruiken" om het toe te passen op de regelprijs

Het voorgestelde bedrag is altijd aanpasbaar, en wordt nooit automatisch toegepast op de regelprijs: het is nooit een opgelegd tarief.

Automatisch de regelbeschrijving genereren

Naast "Dit bedrag gebruiken" stelt de knop "Een beschrijving genereren" een samenvattende tekst voor je op (overgedragen gebruiken, bereik, gebied, duur, begindatum, aantal afbeeldingen, exclusiviteit, bestaand werk) en voegt deze direct toe aan het beschrijvingsveld van de regel, handig om niets te vergeten te vermelden en tijd te besparen bij het schrijven. De tekst blijft volledig aanpasbaar eenmaal ingevoegd. Als nog geen gebruik is aangevinkt, herinnert een bericht je hieraan in plaats van een lege beschrijving te genereren.

De btw en de "Auteursnota"

• Een regel voor een auteursrechtsoverdracht krijgt automatisch het btw-tarief van 10% (auteursregeling), maar je kunt dit wijzigen als je boekhouder voor een specifiek geval een ander tarief adviseert.
• Een factuur met minstens één regel voor een auteursrechtsoverdracht kan worden weergegeven als "Auteursnota" in plaats van "Factuur" (PDF, voorbeeldweergave, klantenportaal), de juridisch correcte benaming voor dit type document. Dit gebeurt niet langer automatisch: het is nu een instelling die je kunt inschakelen als je die nodig hebt.

"Auteursnota" inschakelen voor je volledige account

Ga naar Documenten > Instellingen > Facturatie en activeer de optie "'Auteursnota' weergeven in plaats van 'Factuur'". Deze instelling staat standaard uit: als je niets doet, worden facturen met een regel voor een auteursrechtsoverdracht gewoon als normale facturen weergegeven.

Of per offerte/factuur afzonderlijk

Op elke offerte of factuur kun je in het blok Instellingen van het formulier via een keuzelijst een afwijkende instelling toepassen, zonder de algemene accountinstelling te wijzigen:

• Accountinstelling volgen (standaard)
• Altijd "Auteursnota" weergeven
• Altijd "Factuur" weergeven

Deze instelling per factuur heeft alleen effect als de factuur daadwerkelijk een regel voor een auteursrechtsoverdracht bevat.

Overzicht van auteursrechtsoverdrachten (planning)

Ga naar Auteursrechten > Overzicht auteursrechtsoverdrachten om al je overdrachten te bekijken, met zoeken, sorteren en paginering zoals overal in Fotostudio.

ℹ️ Belangrijk: een auteursrechtsoverdracht verschijnt pas in het overzicht (en telt dus pas mee voor herinneringen en statistieken) zodra de factuur waaraan ze gekoppeld is is vergrendeld/gefinaliseerd. Een geaccepteerde offerte of een conceptfactuur is slechts een intentie, geen bewijs van een daadwerkelijke overdracht. Er gaat ondertussen niets verloren: de overdracht bestaat al en wordt bijgewerkt telkens wanneer je het document opslaat. Ze blijft alleen verborgen in het overzicht, de herinneringen en de statistieken zolang de factuur niet is vergrendeld.

Bovenaan de pagina geven tellers je een algemeen overzicht (totaal, actief, verloopt binnenkort, verlopen, overgedragen/gratis, totaalbedrag). Met de filterbalk kun je overdrachten snel filteren op levenscyclus, status of klant.

Elke regel toont de klant, het gebruik, het bedrag, de vervaldatum en een gekleurde statusbadge: Actief / Verloopt binnenkort / Verlopen. Klik op een regel om de detailpagina te openen, met alle gegevens van de overdracht, een link naar de oorspronkelijke offerte/factuur (indien aanwezig) en de volgende acties:

• "Verlengen" (altijd beschikbaar)
• "Bewerken" (alleen voor handmatig aangemaakte overdrachten zonder gekoppeld document; anders gebeurt de bewerking vanuit de oorspronkelijke offerte/factuur, zie hieronder)
• "Verwijderen" (altijd beschikbaar, ook voor een overdracht die aan een document gekoppeld is: het document en de regel worden nooit gewijzigd, alleen de overdracht wordt verwijderd en de koppeling met de regel verdwijnt)

Foto's toevoegen aan een auteursrechtsoverdracht

Vanuit de detailpagina van een overdracht kun je één of meerdere foto's toevoegen (bijvoorbeeld een contactblad van de betreffende beelden). Klik op de gestippelde knop om een bestand toe te voegen, kies je bestand en het wordt onmiddellijk opgeslagen. Dit werkt zowel voor handmatig aangemaakte overdrachten als voor overdrachten die aan een offerte of factuur gekoppeld zijn.

Een bestaande auteursrechtsoverdracht toevoegen (zonder factuur)

Heb je rechten overgedragen voordat je Fotostudio gebruikte, of tijdens een opdracht die nooit in Fotostudio werd gefactureerd, maar wil je toch een herinnering ontvangen wanneer de overdracht afloopt? Dan hoef je daarvoor geen nieuwe offerte of factuur aan te maken.

1. Ga naar het overzicht van auteursrechtsoverdrachten en klik op "Bestaande overdracht (zonder factuur)"
2. Vul hetzelfde formulier in als bij een regel op een offerte/factuur (klant, gebruik, reikwijdte, territorium, datums, duur, aantal afbeeldingen, exclusiviteit, bestaand werk, status, notities), plus een bedrag dat uitsluitend informatief is omdat er geen gekoppeld document bestaat
3. Sla op: de overdracht verschijnt in het overzicht net als alle andere, met dezelfde automatische herinneringen en dezelfde knop "Verlengen"

Je kunt een op deze manier ingevoerde overdracht op elk moment wijzigen of verwijderen vanuit het overzicht. Een overdracht die vanuit een echte offerte of factuur is aangemaakt, kan alleen vanuit dat document worden gewijzigd (zodat ze overeenkomt met wat daadwerkelijk is gefactureerd), maar kan net als alle andere overdrachten rechtstreeks vanuit haar detailpagina worden verwijderd indien nodig.

Automatische herinneringen (de belangrijkste functie)

Dit is hét probleem dat deze module oplost: je vergeet nooit meer een vervaldatum.

Elke dag controleert Fotostudio je actieve auteursrechtsoverdrachten en:

• Maakt een herinneringstaak aan op D-60, D-30 en D-7 vóór de vervaldatum, zichtbaar in je gebruikelijke takenlijst
• Stuurt automatisch een e-mail naar je klant op D-30 om een verlenging voor te stellen (je kunt dit e-mailsjabloon aanpassen via Instellingen > E-mailsjablonen). De link in deze e-mail brengt je klant rechtstreeks naar de pagina van deze overdracht in zijn persoonlijke klantenzone (zie hieronder)

Een auteursrechtsoverdracht met de status Niet overgedragen activeert nooit herinneringen (er valt immers niets te verlengen).

Een auteursrechtsoverdracht verlengen

1. Ga naar het overzicht van auteursrechtsoverdrachten of open de herinneringstaak en klik op "Verlengen"
2. Er wordt een nieuwe offerte geopend met een vooraf ingevulde regel voor auteursrechtsoverdracht, met dezelfde gebruiksrechten/reikwijdte/territorium/duur als de oorspronkelijke overdracht
3. Het bedrag en alle andere instellingen blijven volledig aanpasbaar: een verlenging is nooit een automatische verlenging tegen dezelfde prijs, maar altijd een nieuwe onderhandeling
4. Sla de offerte op zoals elk ander document

Dashboard

Voeg je de widget "Statistieken auteursrechtsoverdrachten" toe aan je dashboard, dan vind je daar:

• Het aandeel van je omzet afkomstig uit auteursrechten versus de dienstverlening
• Het verlengingspercentage van verlopen auteursrechtsoverdrachten
• De gemiddelde waarde van een auteursrechtsoverdracht per gebruikstype
• De totale waarde van gratis verleende rechten binnen de geselecteerde periode
• Verlengingspipeline: de auteursrechtsoverdrachten die binnen de komende 90 dagen verlopen, weergegeven als een bandbreedte ("tot X €"), nooit als gegarandeerde omzet, omdat een verlenging nooit zeker is

Wat je klant ziet

Als de optie is ingeschakeld in de instellingen van je huisstijl (Dashboard personaliseren, alleen zichtbaar wanneer de module Auteursrechten actief is), zien je klanten hun actieve auteursrechtsoverdrachten in hun persoonlijke klantenzone: een aparte sectie op hun dashboard en een pagina met de details van elke overdracht (gebruik, reikwijdte, datums, status). De automatische herinneringsmail op D-30 verwijst voortaan rechtstreeks naar deze pagina (zie hierboven).

Een auteursrechtsoverdracht terugvinden vanuit een sessie of bedrijfsfiche

Als de offerte of factuur waaraan een auteursrechtsoverdracht gekoppeld is verbonden is met een sessie, verschijnt de overdracht ook in het tabblad "Offertes & Facturen" van die sessie. Is de klant gekoppeld aan een bedrijf (B2B-module), dan verschijnt de overdracht ook in het daarvoor bestemde tabblad van de bedrijfsfiche. Je hoeft hiervoor niets extra's in te vullen: deze koppeling gebeurt automatisch, net als voor je offertes en facturen.

Tariefinstellingen

Klik vanuit het overzicht van auteursrechtsoverdrachten op "Tariefinstellingen".

De kalibratie-assistent

Geef eenvoudig je gebruikelijke dagtarief op en Fotostudio berekent op basis daarvan een starttarief voor je auteursrechten, per gebruikstype. Dit is:

• ❌ geen tarief dat door Fotostudio wordt opgelegd
• ❌ niet "DE" juiste prijs (die hangt af van je reputatie, je onderhandelingspositie, enz.)
• ✅ alleen een startpunt, berekend op basis van je eigen tarieven, dat je voor elke overdracht vrij kunt aanpassen

Deze basisprijs is bedoeld voor een opdracht op bestelling (het meest voorkomende geval). Gaat het om een bestaand werk (beeldbank, archief, catalogus...), vink dan de overeenkomstige optie aan op de regel van de auteursrechtsoverdracht: het bedrag wordt dan automatisch met 3 vermenigvuldigd, zonder dat je een tweede tarievenlijst nodig hebt.

Je basistarieven per regel aanpassen

Wil je liever rechtstreeks afzonderlijke tarieven aanpassen in plaats van alles opnieuw te kalibreren vanuit één dagtarief? Dan kun je in de tabel "Mijn basistarieven" (net daaronder) voor elk gebruikstype (web/sociale media, website met/zonder verkoop, print, persdossier, verpakking) en elke staffel op basis van het aantal afbeeldingen een bedrag wijzigen. Pas alleen de gewenste vakken aan en klik op "Mijn tarieven opslaan": alle andere waarden blijven ongewijzigd.

Staat jouw gebruikstype niet in de standaardlijst? Onderaan dezelfde tabel kun je je eigen categorie toevoegen (vrije benaming). Die verschijnt daarna overal waar de standaardcategorieën beschikbaar zijn (regel op offerte/factuur, calculator, tarieventabel) en je kunt ze op elk moment hernoemen of verwijderen.

Jouw positionering

Geef aan of je doorgaans onder (×0,85), op (×1) of boven (×1,15) het marktgemiddelde factureert. In tegenstelling tot de kalibratie-assistent wordt deze instelling onmiddellijk toegepast zodra je een optie aanklikt (je hoeft dus niet op "Mijn basis berekenen" te klikken): de factor wordt toegepast op het eindbedrag van elke berekende auteursrechtsoverdracht, boven op het dagtarief, de duur, het bereik en de andere criteria.

Met de knop "Mijn personalisatie resetten" kun je op elk moment terugkeren naar de standaardwaarden.

Modellen om niet telkens alles opnieuw in te vullen

Het formulier "Details van de auteursrechtsoverdracht" is volledig, maar daardoor ook vrij uitgebreid als je vaak dezelfde rechten overdraagt (bijvoorbeeld: "Web en sociale media, 1 jaar, niet-exclusief"). Met modellen voor auteursrechtsoverdrachten kun je een combinatie één keer opslaan en daarna met één klik opnieuw gebruiken.

Een model maken

Dat kan op twee manieren:

1. Via het menu Auteursrechten > Modellen voor auteursrechtsoverdrachten: klik op "Nieuw model". Het formulier bevat dezelfde velden als een regel voor auteursrechtsoverdracht (gebruik, reikwijdte, territorium, duur, exclusiviteit, aantal afbeeldingen, bestaand werk, bereik, berekeningsfactoren, notities), behalve het bedrag, de status en de datums, die per echte onderhandeling verschillen.
2. Vanuit een reeds ingevulde regel voor auteursrechtsoverdracht (op een offerte of factuur): klik bovenaan het blok "Details van de auteursrechtsoverdracht" op "Opslaan als model", geef het model een naam en alle huidige waarden van de regel (inclusief bereik en berekeningsfactoren) worden opgeslagen.

Een model gebruiken

Klik in het formulier van een offerte of factuur op "Vanuit een model voor auteursrechtsoverdracht" (naast "Vanuit een tarief"). Kies een model uit de lijst: er wordt een nieuwe regel voor auteursrechtsoverdracht toegevoegd die volledig vooraf is ingevuld. Je hoeft daarna alleen nog het bedrag te berekenen of indien nodig aan te passen.

Je kunt je modellen op elk moment wijzigen of verwijderen via de pagina Modellen voor auteursrechtsoverdrachten.

Veelgestelde vragen

Kan één auteursrechtsoverdracht meerdere gebruiksvormen tegelijk bevatten?
Ja. Je kunt meerdere gebruiksvormen aanvinken binnen dezelfde regel (bijvoorbeeld Web + Print) als je klant een totaalprijs heeft onderhandeld. De duur en het bedrag gelden dan voor het geheel.

Wat gebeurt er als ik een regel voor een auteursrechtsoverdracht uit een offerte verwijder?
De auteursrechtsoverdracht blijft bewaard in je geschiedenis (handig voor statistieken en opvolging), maar wordt losgekoppeld van die regel.

Kan ik een auteursrechtsoverdracht verwijderen als die afkomstig is van een offerte of factuur?
Ja. Alleen het bewerken van een auteursrechtsoverdracht die aan een document gekoppeld is, moet vanuit dat document gebeuren (zodat ze overeenkomt met wat daadwerkelijk is gefactureerd). Verwijderen kan daarentegen altijd rechtstreeks vanuit de detailpagina in het overzicht, zonder dat het document of de bijbehorende regel wordt gewijzigd.

Ik heb de status op "Overgedragen" gezet, maar de auteursrechtsoverdracht verschijnt niet in het overzicht. Hoe kan dat?
Controleer of de factuur met deze regel is vergrendeld/gefinaliseerd (dus geen conceptfactuur en ook geen offerte, zelfs niet als die is geaccepteerd). Alleen dan wordt de auteursrechtsoverdracht opgenomen in het overzicht, de automatische herinneringen en de statistieken. Tot die tijd gaat er niets verloren: de overdracht wordt gewoon bijgewerkt telkens wanneer je het document opslaat.

Hoe kan ik de weergave "Auteursnota" op mijn facturen in- of uitschakelen?
Ga naar Documenten > Instellingen > Facturatie. Daar kun je deze optie voor je hele account in- of uitschakelen (standaard staat ze uit). Je kunt ook voor één specifieke factuur een andere instelling kiezen via het blok Instellingen, zonder de algemene accountinstelling te wijzigen.

Geeft de calculator mij de "juiste prijs"?
Nee. Er bestaat geen universeel "juiste prijs". De calculator geeft een logisch uitgangspunt op basis van de markt, maar nooit een vaste prijs. Het voorgestelde bedrag blijft altijd handmatig aanpasbaar.

Kan ik de automatische e-mail naar de klant uitschakelen en alleen de taak voor mezelf behouden?
Daar is momenteel geen aparte instelling voor. De e-mail wordt automatisch verzonden op D-30 als er een e-mailsjabloon van het type "Auteursrechtsoverdracht" op je account bestaat. Je kunt de inhoud van dat sjabloon wel leegmaken als je liever geen e-mail verstuurt.

Telt een gratis verleende auteursrechtsoverdracht mee in mijn gerealiseerde omzet?
Nee. De gerealiseerde omzet omvat alleen wat daadwerkelijk is gefactureerd. Gratis verleende rechten worden afzonderlijk weergegeven in je statistieken ("Totaal gratis verleende rechten"), zodat je ook de waarde ziet van wat je hebt weggegeven.

Moet ik alles opnieuw kalibreren als ik slechts één tarief wil aanpassen?
Nee. In de tabel "Mijn basistarieven" (tariefinstellingen) kun je het bedrag van één specifiek gebruikstype wijzigen zonder de andere tarieven aan te passen of de kalibratie-assistent opnieuw te gebruiken.

Waarom is er geen optie "onbeperkte duur" meer?
Een auteursrechtsoverdracht moet juridisch altijd de reikwijdte, bestemming, het territorium en de duur vermelden. Een onbeperkte duur heeft daarom geen juridische waarde. Geef dus altijd de werkelijke duur op die met je klant is overeengekomen, ook als die lang is (10 jaar, 20 jaar...).

Mijn gebruikstype staat niet in de standaardlijst. Wat kan ik doen?
Voeg je eigen categorie toe via de tariefinstellingen, in de tabel "Mijn basistarieven". Daarna verschijnt deze overal waar ook de standaardcategorieën beschikbaar zijn (regels op offertes/facturen, calculator en modellen) en kun je ze op elk moment wijzigen of verwijderen.

Waarvoor dienen modellen voor auteursrechtsoverdrachten?
Om niet telkens opnieuw dezelfde combinatie van gebruik, reikwijdte, territorium en duur te moeten invullen wanneer je vaak hetzelfde type rechten overdraagt. Maak een model aan via de pagina Modellen voor auteursrechtsoverdrachten of vanuit een reeds ingevulde regel, en hergebruik het vervolgens met één klik op je volgende offertes en facturen.

Kan ik een auteursrechtsoverdracht registreren die dateert van vóór ik Fotostudio gebruikte?
Ja. Gebruik hiervoor de knop "Bestaande overdracht (zonder factuur)" in het overzicht van auteursrechtsoverdrachten. De overdracht wordt daarna opgevolgd en herinneringen worden verstuurd zoals bij elke andere overdracht, zonder dat er een gekoppelde offerte of factuur nodig is.

Bijgewerkt op: 10/07/2026