Certificering en Nieuwigheden in Fotostudio

Vanaf september 2026 wordt Fotostudio een gecertificeerd systeem volgens de NF525-certificering, om de fiscale naleving in Frankrijk te garanderen. Deze belangrijke update brengt aanzienlijke wijzigingen met zich mee bij het aanmaken en beheren van facturen, offertes en creditnota's.

Deze wijzigingen dienen om de werking van het systeem te standaardiseren en Fotostudio voor te bereiden op huidige en toekomstige elektronische facturering in verschillende landen van de Europese Unie, waardoor je boekhoudproces veiliger en eenvoudiger wordt.

1. Belangrijkste wijzigingen in Fotostudio

Tarieven

De tariefmodule is herzien om duidelijker en vollediger te zijn.

Presentatie

• **Naam **van je tarief
• Beschrijving: deze tekst is zichtbaar voor je klanten in de details van offertes en facturen. Gebruik het om de aangeboden dienst duidelijk te beschrijven.
• Illustratieve foto
• Badge: je kunt een discreet label toevoegen om het tarief te benadrukken: "Aanbevolen", "Nieuw", "Beperkte editie", enz.

Prijs en Belasting

• Je kunt aangeven of het een dienst of een product betreft.
• BTW-tarief

Configuratie

Soort tarief

• Fotoshoot of pakket: dit is een fotografiedienst (bijv. portretshoot, huwelijk, geboortepakket).
• Product/Extra's: dit wordt in principe eventueel toegevoegd of afzonderlijk verkocht (bijv. afdruk, album, make-up, extra uur).

Categorie: maakt het mogelijk je tarieven te organiseren en je catalogus te structureren voor meer duidelijkheid aan de klantenzijde.

Soort fotoshoot: bepaalt voor welke shoots dit tarief wordt aangeboden.

Standaardduur: dit komt overeen met de duur van een fotoshoot. Extra's kunnen ook een specifieke duur hebben (bijv. make-up optie: +30 min).

Aanmaken van offertes en facturen

De interface van offertes is aangepast om tijd te besparen en de leesbaarheid te verbeteren.

De blokken uitgever en ontvanger zijn verduidelijkt voor een betere leesbaarheid en snellere identificatie van informatie.

Het beheer van regels gebeurt nu via speciale knoppen.

Regel toevoegen vanuit tarief opent een venster waarmee je:

• eenvoudig kunt zoeken tussen bestaande tarieven;
• tarieven kunt filteren om sneller het gewenste tarief terug te vinden.

Na het toevoegen van een tarief kun je de beschrijving, prijs, hoeveelheid en eventuele korting aanpassen.

Het is essentieel om voor elke regel aan te geven:

• of het gaat om een verkoop van een dienst of een product
• klassieke informatie zoals de BTW, die op de factuur wordt weergegeven met een specifieke code.

Deze informatie zorgt ervoor dat je offertes en facturen volledig, conform en gemakkelijk te begrijpen zijn voor je klanten.

Status van offertes en facturen

Offertes

Tijdens het aanmaken van een offerte kun je deze op elk moment opslaan en bewerken zolang deze niet naar de klant is verzonden.

Nu hebben alle offertes een automatische nummering, wat een duidelijke en consistente tracking van alle documenten garandeert.

Zodra de klant de offerte bevestigt, wordt deze vergrendeld: verdere wijzigingen zijn niet mogelijk.

Als een offerte gekoppeld is aan een gefinaliseerde factuur, wordt deze ook automatisch vergrendeld.

Facturen

Bij het aanmaken van een factuur zijn er twee opties beschikbaar:

• Opslaan als concept: de factuur wordt opgeslagen maar blijft bewerkbaar.
• Opslaan en finaliseren: de factuur is vergrendeld; alleen een creditnota kan deze annuleren of wijzigen.

Opslaan als concept en finaliseren

Wanneer je een factuur als concept opslaat, blijft deze volledig bewerkbaar. Je kunt nog steeds:

• informatie aanpassen,
• regels wijzigen,
• de factuur finaliseren wanneer je klaar bent: "acties" op het concept → factuur finaliseren

Wanneer je de factuur finaliseert, wordt een automatisch nummer toegekend volgens je huidige nummering, evenals een factuurdatum.

Je kunt nog steeds de vervaldatum en verzendmethode aanpassen voordat je verzendt.

Beheer van creditnota's

We hebben het beheer van creditnota's herzien, dat nu veel uitgebreider is dan voorheen.

Deze documenten zijn de enige manier om een factuur correct te annuleren of te wijzigen. Net als bij offertes en facturen moeten ze voldoen aan dezelfde regels:

• productreferenties behouden,
• alle vereiste informatie opnemen,
• alleen nauwkeurige aanpassingen toestaan, zoals het verwijderen van producten uit de originele factuur.

Zodra een creditnota is opgeslagen en gefinaliseerd, is deze vergrendeld en kan niet meer worden gewijzigd.

Bijgewerkt op: 16/02/2026