Hoe stel ik de beschikbaarheid in voor online reserveringen?
Fotostudio geeft je de mogelijkheid om je beschikbaarheden voor online reserveringen in te stellen.
Met deze module kunnen je klanten gemakkelijk zelf hun slot en tarief selecteren, hun persoonlijke gegevens opgeven, het contract ondertekenen en de factuur online betalen, alles in een soepel en geïntegreerd proces.
Maak in het menu Instellingen > Gegevens > Tarieven een of meerdere prijzen aan voor sessies die online kunnen geboekt worden. Je klanten kunnen dan tijdens het boeken uit deze tarieven kiezen.
BELANGRIJK: Om ervoor te zorgen dat de module goed functioneert, is het essentieel dat je een standaard duurtijd voor je tarieven instelt.
In het menu Instellingen > Modules > Onlinereservering kan je één of meerdere boekingsschema’s aanmaken.
Elk schema kan worden gepersonaliseerd met specifieke parameters (naam, type sessie, herhaling, enz.).
Naam: de naam van je boekingsschema. Je kan verschillende schema's maken op basis van je behoeften (bijvoorbeeld fotosessies, verschillende afspraken,...).
soorten shoots: voeg alle soorten shoots toe die voor deze beschikbaarheid zijn geconfigureerd (je kan bijvoorbeeld een beschikbaarheid creëren voor al je studiosessies, die hetzelfde schema hebben en verschillende beschikbaarheden voor shoots die in verschillende andere tijdvakken moeten worden gepland).
Herhaling: je kan kiezen tussen een wekelijks of tweewekelijks schema.
Pauze tussen boekingen: je kan een specifieke tijdsinterval instellen tussen twee opeenvolgende boekingen. Deze pauze is bedoeld als bufferperiode voor verschillende noodzakelijke activiteiten tussen sessies of afspraken.
Bieden elke: hiermee kan je instellen hoe vaak er gedurende de dag boekingsslots beschikbaar zijn voor klanten. Als de beschikbaarheid bijvoorbeeld van 09.00 uur tot 12.00 uur is en dit veld is gedefinieerd als "30 minuten", kunnen klanten een slot kiezen om 09.00 uur, 09.30 uur of 10.00 uur enz. - afhankelijk van de duur van de sessie en de pauze tussen de boekingen.
Uiterlijke reserveringsdatum: met deze optie kan je bepalen tot wanneer klanten de sessie kunnen boeken.
Maximale boekingsdatum: met deze optie kan je bepalen hoe ver van tevoren klanten kunnen reserveren. Als je deze optie bijvoorbeeld instelt op 6 maanden, kunnen je klanten alleen afspraken maken voor de komende 6 maanden.
Maximaliseer het aantal boekingen op dezelfde dag: als je dit vakje aanvinkt, worden er minder slots aan je klanten aangeboden. Het doel is om het aantal boekingen gedurende de gegeven periode te maximaliseren.
Het aantal fotoshoots per dag beperken: als je een maximaal aantal shoots per dag definieert, is een datum niet langer beschikbaar voor boeking zodra deze dit aantal shoots telt.
Actief: Met deze optie kan je de beschikbaarheid snel deactiveren zonder deze te hoeven verwijderen en deze eenvoudig opnieuw activeren zonder dat je alles opnieuw hoeft aan te maken.
Je kan per weekdag je beschikbaarheid instellen.
Let op: als je een beschikbaarheid hebt gedefinieerd die korter is dan de duur van je shoot, dan wordt er geen beschikbaarheid aan je klanten getoond. Als je bijvoorbeeld hebt ingesteld dat je op maandag van 09.00 uur tot 10.00 uur beschikbaar bent, maar er zijn geen sessies van een uur of korter, dan wordt deze beschikbaarheid niet aan je klanten getoond.
Voeg uitzonderingen toe voor specifieke data waarop je beschikbaarheid afwijkt van het gebruikelijke schema. Je kan ook hele dagen als vrije dagen direct in het schema blokkeren, waardoor alleen de vrije dag in dat schema wordt geblokkeerd of op de algemene boekingspagina, in welk geval die dag in alle schema's wordt geblokkeerd.
Met de knop 'Instellingen' - op de hoofdpagina van deze module - kan je de URL van je boekingslink instellen, evenals de optie om onvolledige of onbetaalde boekingen na 15 minuten automatisch vrij te geven.
Op de hoofdpagina van de module kan je je reserveringslink terugvinden. Je kan een link kiezen voor al je soorten shoots, of één link per soort shoot en vervolgens op 'Geef weer' klikken en de URL van het geopende venster ophalen. Deze link kan je vervolgens delen met je klanten (via Facebook, e-mail, sms of een ander communicatiemiddel).
Door op deze link te klikken, komt je klant op je reserveringspagina terecht. Hij kan dan een type shoot, een prijs en eventuele bijkomende producten uit je catalogus kiezen. Nadat de klant akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden, komt hij op de pagina terecht met je agenda en kan die het gewenste tijdslot kiezen op basis van je beschikbaarheden. Vervolgens dient de klant de contactgegevens in te vullen, zodat het contract automatisch opgemaakt en dus ondertekend kan worden en kan de klant de factuur online betalen.
Laat Fotostudio voor jou werken en ontvang meldingen om je op de hoogte te stellen telkens wanneer je een boeking ontvangt.
Met deze module kunnen je klanten gemakkelijk zelf hun slot en tarief selecteren, hun persoonlijke gegevens opgeven, het contract ondertekenen en de factuur online betalen, alles in een soepel en geïntegreerd proces.
1. Creëer je tarieven
Maak in het menu Instellingen > Gegevens > Tarieven een of meerdere prijzen aan voor sessies die online kunnen geboekt worden. Je klanten kunnen dan tijdens het boeken uit deze tarieven kiezen.
BELANGRIJK: Om ervoor te zorgen dat de module goed functioneert, is het essentieel dat je een standaard duurtijd voor je tarieven instelt.
2. Bepaal je beschikbaarheden
In het menu Instellingen > Modules > Onlinereservering kan je één of meerdere boekingsschema’s aanmaken.
Creëren en beheren van boekingsschema’s:
Elk schema kan worden gepersonaliseerd met specifieke parameters (naam, type sessie, herhaling, enz.).
Naam: de naam van je boekingsschema. Je kan verschillende schema's maken op basis van je behoeften (bijvoorbeeld fotosessies, verschillende afspraken,...).
soorten shoots: voeg alle soorten shoots toe die voor deze beschikbaarheid zijn geconfigureerd (je kan bijvoorbeeld een beschikbaarheid creëren voor al je studiosessies, die hetzelfde schema hebben en verschillende beschikbaarheden voor shoots die in verschillende andere tijdvakken moeten worden gepland).
Herhaling: je kan kiezen tussen een wekelijks of tweewekelijks schema.
Pauze tussen boekingen: je kan een specifieke tijdsinterval instellen tussen twee opeenvolgende boekingen. Deze pauze is bedoeld als bufferperiode voor verschillende noodzakelijke activiteiten tussen sessies of afspraken.
Bieden elke: hiermee kan je instellen hoe vaak er gedurende de dag boekingsslots beschikbaar zijn voor klanten. Als de beschikbaarheid bijvoorbeeld van 09.00 uur tot 12.00 uur is en dit veld is gedefinieerd als "30 minuten", kunnen klanten een slot kiezen om 09.00 uur, 09.30 uur of 10.00 uur enz. - afhankelijk van de duur van de sessie en de pauze tussen de boekingen.
Uiterlijke reserveringsdatum: met deze optie kan je bepalen tot wanneer klanten de sessie kunnen boeken.
Maximale boekingsdatum: met deze optie kan je bepalen hoe ver van tevoren klanten kunnen reserveren. Als je deze optie bijvoorbeeld instelt op 6 maanden, kunnen je klanten alleen afspraken maken voor de komende 6 maanden.
Maximaliseer het aantal boekingen op dezelfde dag: als je dit vakje aanvinkt, worden er minder slots aan je klanten aangeboden. Het doel is om het aantal boekingen gedurende de gegeven periode te maximaliseren.
Het aantal fotoshoots per dag beperken: als je een maximaal aantal shoots per dag definieert, is een datum niet langer beschikbaar voor boeking zodra deze dit aantal shoots telt.
Actief: Met deze optie kan je de beschikbaarheid snel deactiveren zonder deze te hoeven verwijderen en deze eenvoudig opnieuw activeren zonder dat je alles opnieuw hoeft aan te maken.
Beschikbaarheid per dag:
Je kan per weekdag je beschikbaarheid instellen.
Let op: als je een beschikbaarheid hebt gedefinieerd die korter is dan de duur van je shoot, dan wordt er geen beschikbaarheid aan je klanten getoond. Als je bijvoorbeeld hebt ingesteld dat je op maandag van 09.00 uur tot 10.00 uur beschikbaar bent, maar er zijn geen sessies van een uur of korter, dan wordt deze beschikbaarheid niet aan je klanten getoond.
Uitzonderingen en vrije dagen
Voeg uitzonderingen toe voor specifieke data waarop je beschikbaarheid afwijkt van het gebruikelijke schema. Je kan ook hele dagen als vrije dagen direct in het schema blokkeren, waardoor alleen de vrije dag in dat schema wordt geblokkeerd of op de algemene boekingspagina, in welk geval die dag in alle schema's wordt geblokkeerd.
3. Instellingen
Met de knop 'Instellingen' - op de hoofdpagina van deze module - kan je de URL van je boekingslink instellen, evenals de optie om onvolledige of onbetaalde boekingen na 15 minuten automatisch vrij te geven.
4. Nodig je klanten uit om te boeken
Op de hoofdpagina van de module kan je je reserveringslink terugvinden. Je kan een link kiezen voor al je soorten shoots, of één link per soort shoot en vervolgens op 'Geef weer' klikken en de URL van het geopende venster ophalen. Deze link kan je vervolgens delen met je klanten (via Facebook, e-mail, sms of een ander communicatiemiddel).
Door op deze link te klikken, komt je klant op je reserveringspagina terecht. Hij kan dan een type shoot, een prijs en eventuele bijkomende producten uit je catalogus kiezen. Nadat de klant akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden, komt hij op de pagina terecht met je agenda en kan die het gewenste tijdslot kiezen op basis van je beschikbaarheden. Vervolgens dient de klant de contactgegevens in te vullen, zodat het contract automatisch opgemaakt en dus ondertekend kan worden en kan de klant de factuur online betalen.
5. Geniet van het gemak van Fotostudio! 🤩
Laat Fotostudio voor jou werken en ontvang meldingen om je op de hoogte te stellen telkens wanneer je een boeking ontvangt.
Bijgewerkt op: 13/06/2024
Dankuwel!