Laat je klanten de locatie van hun fotoshoot kiezen

De locatiegids is een pagina die je naar je klant stuurt zodat hij zelf kiest waar zijn fotoshoot plaatsvindt. Hij ontdekt je locaties op een kaart en in een lijst, met je foto's, je beschrijving en het reiskostenforfait als dat er is. Zodra hij bevestigt, wordt de locatie aan de fotoshoot toegekend en krijg jij een melding.

Geen heen en weer gemail meer om het eens te worden over een park of een strand.

In het kort

1. Je vult je locaties één keer in, in je adresboek.
2. Je vinkt aan welke je klanten mogen kiezen.
3. Vanuit een fotoshoot stuur je de aanvraag naar je klant.
4. De klant kiest, de locatie komt op de fotoshoot te staan en jij wordt verwittigd.

Stap 1: je locaties voorbereiden

Open in het hoofdmenu Fotoshoots > Instellingen > Adresboek en klik op Nieuwe locatie.

Heb je je fotoshoots hernoemd, dan draagt het eerste menu die naam: "Reportages", "Sessies", enzovoort.

Het adres

Begin met de naam van de locatie, die je klant te zien krijgt: "Vondelpark", "Studio", "Strand van Knokke". Gebruik daarna het zoekveld om het adres terug te vinden: straat, postcode, stad en land vullen zichzelf in.

De positie op de kaart

Dit is het punt dat op de kaart van je klant verschijnt. Versleep de markering of klik op de kaart om hem tot op de meter juist te zetten.

Neem hier de tijd voor. Bij een locatie buiten zegt het postadres weinig: wat telt is het echte ontmoetingspunt, de parking, de ingang van het park, het einde van het pad. Een goed geplaatste markering voorkomt dat je klant op de dag zelf staat rond te rijden.

De knop Positioneren via het adres zet de markering terug op het ingevoerde adres als je te ver bent afgedwaald.

De types fotoshoot

Je kunt een locatie voorbehouden aan bepaalde types fotoshoot. Een kasteel voor huwelijken, je studio voor pasgeborenen.

Laat je dit veld leeg, dan wordt de locatie voor al je fotoshoots voorgesteld. Dat is de standaardinstelling, je hoeft dus niets te configureren als je het niet nodig hebt.

Het reiskostenforfait

Vul hier je reiskosten voor deze locatie in, als je die aanrekent. Je klant ziet ze op de pagina van de locatie, wat hem helpt om met kennis van zaken te kiezen.

Dit bedrag is louter informatief. Het wordt nooit automatisch aan je offertes toegevoegd: jij houdt de controle over je facturatie. Laat het veld leeg om "Geen reiskosten" te tonen, een argument dat vaak meetelt.

De beschrijving

Stel de locatie voor zoals je dat in levenden lijve zou doen: de sfeer, het licht, het gunstigste moment van de dag, de bereikbaarheid, het parkeren, een tip over kledij of schoenen.

Deze tekst wekt de goesting op. Een paar oprechte zinnen doen meer dan een technische fiche.

De foto's

Voeg foto's toe van fotoshoots die je er echt hebt gemaakt. Versleep de miniaturen om de volgorde te wijzigen: de eerste is de cover in de lijst.

Dit is veruit wat de keuze in gang zet. Een klant die zichzelf in je beelden ziet, beslist snel.

Foto's voeg je toe zodra de locatie bewaard is. Maak ze eerst aan, je komt meteen op de bewerkpagina terecht.

Stap 2: je locaties in de gids publiceren

Bij elke locatie bepaalt de schakelaar Zichtbaar in de gids of ze aan je klanten wordt voorgesteld.

• Aan: de locatie verschijnt in de gids die je klant bekijkt.
• Uit: de locatie blijft in je adresboek om het adres van een fotoshoot vooraf in te vullen, maar wordt nooit aan de klant voorgesteld.

Je kunt een locatie rechtstreeks vanuit de lijst aan- of uitzetten, zonder ze te openen.

De knop Voorbeeld van de gids, bovenaan de lijst, toont je precies wat je klant te zien krijgt.

Stap 3: de klant om zijn keuze vragen

Open de betrokken fotoshoot. Klik in het menu rechtsboven, dat met de drie puntjes, op De klant vragen de locatie te kiezen.

Er wordt een e-mail klaargezet met een kant en klaar sjabloon en een knop naar de gids. Je kunt hem voor het versturen aanpassen, zoals elke e-mail van Fotostudio.

Versturen via WhatsApp, Messenger of sms

Je hoeft niet via e-mail te gaan. Kopieer gewoon de link van de knop in je bericht en verstuur hem via het kanaal dat je wil: hij werkt precies hetzelfde.

De link is persoonlijk voor je klant en voor die fotoshoot. Verspreid hem niet publiek.

De aanvraag opvolgen

Zolang de klant niet heeft geantwoord, toont de fotoshoot In afwachting van de keuze van de klant naast het adres. De teller In afwachting van keuze bovenaan het adresboek geeft je het overzicht.

Wat je klant ziet

Je klant installeert niets en moet geen wachtwoord onthouden. Hij opent de link en komt op een pagina in jouw kleuren, die op een telefoon net zo goed werkt als op een computer.

Hij kan wisselen tussen Lijst en Kaart, een locatie openen om al je foto's groot te bekijken, je beschrijving lezen en een routebeschrijving opvragen. Is hij eruit, dan klikt hij op Deze locatie kiezen, bevestigt, en klaar.

Hij kan later terugkeren naar de link en van gedachten veranderen. De nieuwe keuze vervangt de vorige en jij wordt opnieuw verwittigd.

Na de keuze

Er gebeuren automatisch drie dingen:

• De locatie wordt aan de fotoshoot toegekend. De naam en het volledige adres vervangen het vorige adres en volgen overal: fotoshootpagina, contracten, Google Agenda, exports.
• Je krijgt een melding, in Fotostudio en per e-mail, met de gekozen locatie, haar adres en het reiskostenforfait als dat er is.
• De fotoshoot toont wie gekozen heeft en wanneer, onder het adres.

Jij houdt de controle: niets belet je om het adres van de fotoshoot daarna nog aan te passen, zoals je dat altijd hebt gedaan.

Je statistieken

Bovenaan het adresboek geven vijf tellers je het essentiële: het aantal locaties, die gepubliceerd in de gids, de fotoshoots gekoppeld aan een locatie, de keuzes van je klanten en de aanvragen die nog onbeantwoord zijn.

De tabel toont daarna per locatie het aantal fotoshoots en hoe vaak ze gekozen werd. Genoeg om te zien welke locaties aanslaan en welke niemand kiest.

Ons advies

Een goed gepresenteerde locatie verkoopt evenveel als een portfolio. Eén mooie foto, drie zinnen over het licht op het einde van de dag, een markering die exact klopt: je klant ziet zichzelf er staan, beslist snel en komt op de dag zelf aan met de zekerheid dat hij goed zit.

Bijgewerkt op: 12/09/2026