Workflows voor documenten

Wat is een document workflow?

Een document workflow is een automatische reeks taken, e-mails en SMS'en die worden geactiveerd op basis van gebeurtenissen die gerelateerd zijn aan je documenten (offertes, facturen, contracten, vragenlijsten).

Je kan bijvoorbeeld een workflow "Offerte herinnering" maken die:

1. Een herinneringsmail stuurt 3 dagen na het verzenden van de offerte zonder reactie
2. Een herinnerings-SMS stuurt 7 dagen later
3. Een laatste e-mail stuurt 2 dagen voor het verlopen van de offerte
4. Een handmatige taak voor je aanmaakt op de verloopdatum

Eenmaal geconfigureerd, wordt deze workflow automatisch toegepast op elke verzonden offerte. Als de klant tussentijds accepteert of weigert, worden alle nog wachtende herinneringen automatisch verwijderd.

Of nog een workflow "Factuur herinnering" die:

1. Een herinneringsmail stuurt 3 dagen voor de vervaldatum
2. Een herinnerings-SMS stuurt op de vervaldatum
3. Een herinneringsmail stuurt 7 dagen na de vervaldatum
4. Een handmatige taak voor je aanmaakt 14 dagen later

Eenmaal geconfigureerd, wordt deze workflow automatisch toegepast op elke betrokken factuur, zonder enige actie van jouw kant.

Beschikbare workflow types

Een document workflow maken

1. Ga naar Modules > Workflows
2. Klik op Voeg toe ▾ en kies het type (Factuur, Offerte, etc.)
3. Geef de workflow een naam
4. Voeg taken toe voor elke gewenste gebeurtenis:

• Kies de fase (bijv.: "Document verzenden", "Factuur vervaldatum")
• Definieer de verzendtijd (bijv.: +3 dagen, -1 dag)
• Koppel een automatische email, een SMS of een simpele handmatige taak

5. Opslaan

Een workflow toepassen op een document

Handmatig

Op de fiche van een factuur, offerte, contract of vragenlijst, klik op de knop Workflow in het 'Acties'menu (⋮). Selecteer de toe te passen workflow.

Bij het aanmaken van een factuur

Bij het aanmaken van een factuur of offerte verschijnt onderaan een veld Workflow in het formulier. Selecteer de gewenste workflow voordat je opslaat.

Vanuit een offerte template

Wanneer je een offerte template aanmaakt/bewerkt, is een veld Workflow beschikbaar. Als je er een configureert, wordt deze standaard gebruikt telkens wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt vanuit deze template.

Vanuit een contract template

Zelfde principe voor contract template, je kunt een standaard Workflow kiezen.

Vanuit een vragenlijst template

Zelfde principe voor vragenlijst template, je kunt een standaard Workflow kiezen..

Via een betalingsplan

In Modules > Betaalplannen, open een betaalplan en klap de sectie 'Geavanceerde functies' (onder de naam van het betaalplan) uit. Koppel een standaard workflow. Alle facturen gegenereerd door dit plan hebben deze workflow voorgeselecteerd.

Belangrijk gedrag

✅ Factuur betaald → vervaldatum herinneringen verwijderd

Als een factuur op betaald wordt gezet terwijl vervaldatum- of achterstallige herinneringen waren gepland, worden alle wachtende taken en e-mails automatisch verwijderd. Je klant ontvangt dus geen herinnering voor een al betaalde factuur.

✅ Offerte geaccepteerd of geweigerd → verzend- en verloopdatum herinneringen verwijderd

Zodra een offerte wordt geaccepteerd of geweigerd, worden de taken gerelateerd aan het verzenden en mogelijk verlopen verwijderd.

✅ Contract getekend → verzend herinneringen verwijderd

Idem voor contracten: eenmaal getekend, verdwijnen de geplande ondertekeningsherinneringen.

✅ Vragenlijst ingevuld → verzend herinneringen verwijderd

Zelfde gedrag: zodra de vragenlijst is ingevuld, worden de herinneringen geannuleerd.

Samengevat: zodra een document zijn definitieve status bereikt (betaald, geaccepteerd, getekend, ingevuld, geweigerd), worden alle wachtende taken en communicaties gerelateerd aan voorgaande fases automatisch verwijderd.

Een lopende workflow opvolgen

Op de fiche van een factuur of offerte, klik op de knop Workflow in het actiemenu om toegang te krijgen tot de details van de toegepaste workflow. Je ziet daar:

• De status van elke actie (Gepland, Te laat, Verzonden, Voltooid)
• De geplande datum voor elke verzending
• Een knop Nu verzenden om handmatig een e-mail te triggeren indien nodig
• Een knop Workflow annuleren om alle wachtende acties te verwijderen

Tabblad Taken van een fotoshoot

In de fiche van een fotoshoot groepeert het tabblad Taken alle acties gerelateerd aan documenten (offerte-, factuur-, contract-, vragenlijstfases) in één sectie Documenten, wat het algemene overzicht van de fotoshoot vergemakkelijkt.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als ik een workflow toepas terwijl het document al is verzonden?
De taken van de fase "verzonden" worden aangemaakt met de vertragingen berekend vanaf de werkelijke verzenddatum.

V: Kan ik meerdere workflows hebben op dezelfde factuur?
Ja, het is mogelijk om meerdere workflows achtereenvolgens toe te passen. Elke nieuwe workflow creëert zijn eigen taken.

V: Worden reeds verzonden taken verwijderd als ik de factuur op betaald zet?
Nee. Alleen de nog niet uitgevoerde taken worden verwijderd. De reeds verzonden e-mails blijven in de geschiedenis.

V: Wordt de workflow automatisch geactiveerd bij het verzenden van het document?
Ja, als een standaard workflow is geconfigureerd op het document (via het formulier of het betaalplan), wordt deze automatisch geactiveerd bij het verzenden van de e-mail van het document.

Bijgewerkt op: 29/06/2026