• Was ist ein Workflow?

  Ein Workflow ist eine Liste von Schritten oder Aufgaben, die du während der gesamten Zusammenarbeit mit einem Kunden durchläufst – vom ersten Kontakt bis zur finalen Bildlieferung. In Fotostudio hilft dir ein Workflow dabei, automatische E-Mails zu planen, Aufgaben in deinem Kalender zu erstellen und diese Abläufe anschließend mit einem Klick auf alle Shootings anzuwenden. Beispiele für automatische E-Mails Erinnerung am Tag vor dem Shooting Versand der RestzahlunWenig Leser

• Wie erstellt und konfiguriert man einen Workflow?

  ⚙️ Workflows in Fotostudio erstellen Mit Workflows kannst du wiederkehrende Aufgaben, E-Mails und SMS automatisch planen – und so deinen Arbeitsalltag stark vereinfachen. 👉 Gehe zu Module Workflows Du findest dort bereits zwei Beispiel-Workflows, die du duplizieren oder anpassen kannst. Oder starte mit einem Klick auf Neuer Workflow ganz von vorne. Gib deinem Workflow einen aussagekräftigen Namen, damit du ihn späterEinige Leser

• Wie wende ich einen Workflow auf ein Shooting an?

  🔄 Einen Workflow auf ein Shooting anwenden Wenn du einen Workflow auf ein Shooting anwendest, bedeutet das: Alle geplanten Aufgaben, E-Mails und SMS aus dem Workflow werden in dieses Shooting kopiert, und alle relativen Zeitangaben (z. B. J-1 = 1 Tag vorher) werden durch konkrete Daten ersetzt – also das Erstellungsdatum, das Bestätigungsdatum und das Shooting-Datum. 📋 Drei Möglichkeiten, einen Workflow anzuwenden 1️⃣ Standard-Workflow pro Shooting-TWenig Leser

• Warum wird mein Workflow bei meinem Shooting nicht angezeigt?

  Die Aufgaben in der zweiten und dritten Spalte deines Workflows erscheinen erst dann, wenn der Shooting-Status auf „Bestätigt“ gesetzt wurde und ein Datum im Shooting hinterlegt ist. Zur Erinnerung: Ein Shooting wird automatisch bestätigt, sobald dein Kunde den Vertrag unterschreibt. Du kannst den Status aber auch jederzeit manuell auf „Bestätigt“ setzen.Wenig Leser

• Wie plane ich den Versand einer Rechnung?

  Mit Workflows kannst du Rechnungen automatisch an deine Kunden senden. Die Rechnung wird für dich erstellt und zum von dir gewählten Datum an deinen Kunden verschickt. Das ist zum Beispiel sehr praktisch, um: die Schlussrechnung am Tag des Shootings automatisch zu versenden eine Leistung in mehreren Teilrechnungen abzurechnen – z. B. eine Rechnung 2 Monate vor dem Shooting, eine weitere 1 Monat vorher usw. Klicke in deinem Workflow auf den Button Hinzufügen AutomatischeWenig Leser

• Wie plane ich den Versand eines Fragebogens?

  Klicke in deinem Workflow auf den Button Hinzufügen Automatische E-Mail. Wähle im Feld „Aktion“ den Versand des gewünschten Fragebogens aus. Einen Fragebogen per E-Mail verschicken (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/1/0/6/1106822c7ec6b200/bildschirmfoto-2025-11-24-um-1z4ikgy.png =812xauto) Das Fotostudio-Standard-E-Mail-Modell zum Versand eines Fragebogens erscheint automatisch. Du kannst den Text anpassen – er wird dann speziell für diesen Workflow gespeichert.Wenig Leser

• Wie wende ich eine Änderung in einem Workflow auf alle zugehörigen Shootings an?

  Ein Workflow ist unabhängig von deinen Shootings. Wenn du ihn auf ein Shooting anwendest, werden alle Aufgaben einmalig in dieses Shooting kopiert. Das bedeutet: Änderst du später deinen Workflow, werden diese Änderungen nicht automatisch in bereits bestehenden Shootings übernommen, die diesen Workflow nutzen. Änderungen übernehmen Um deine Anpassungen zu übernehmen, gehe zu Module Workflows und klicke beim gewünschtenWenig Leser

• Wie storniere ich einen Workflow?

  Sobald ein Workflow auf ein Shooting angewendet wurde, gibt es drei Möglichkeiten, ihn wieder zu stoppen: Wenn dein Shooting pausiert oder verschoben wurde, kannst du im Shooting einfach das Datum löschen (über den Button Bearbeiten unten links in der Shooting-Seitenleiste). Sobald du später ein neues Datum setzt, wird der Workflow automatisch neu geplant. Wenn dein Shooting komplett abgesagt wurde, setze den Status auf „Abgesagt“. Dadurch werden alle zugehörigWenig Leser