Certification NF525 et changements dans Fotostudio

À partir de septembre 2026, Fotostudio sera conforme à la certification NF525. Cette mise à jour entraîne des modifications importantes dans la création et la gestion des factures, devis et notes de crédit pour garantir ta conformité fiscale en France.

1. Qu’est-ce que la certification NF525 ?

La certification NF525 garantit que ton logiciel de facturation est conforme aux obligations fiscales françaises.

Elle impose notamment que :

• Les factures et devis ne puissent plus être modifiés après validation.
• Les informations soient correctement stockées et archivées.
• Les documents soient signés et traçables électroniquement.

2. Changements principaux dans Fotostudio

Mon entreprise

Les factures doivent afficher certaines informations liées à l’entreprise : raison sociale, forme juridique. Dans Mon compte > Mon entreprise tu trouvera maintenant des nouvelles cases.

Identité légale

Dans l’onglet Identité légale, tu peux désormais définir la forme juridique de ton entreprise. Ces informations seront utilisées sur tes documents, notamment les factures.

Fiscalité & TVA

Un onglet Fiscalité & TVA te permet de configurer :

• Le régime fiscal : selon le régime sélectionné, tu peux cocher l’option « pas de TVA ».
• Franchise en base de TVA : dans le cas de la microentreprise sans TVA, si l’option « j’applique la franchise en base de TVA » est cochée, la mention correspondante s’affiche automatiquement sur les factures.

• Exigibilité de la TVA : tu peux indiquer si la TVA est au débit ou à l’encaissement.

Informations légales à imprimer sur les documents comptables

Le bloc Informations légales regroupe toutes les mentions obligatoires à faire apparaître sur tes documents comptables si elles s’appliquent : RCS, numéro d’inscription au Répertoire des métiers (RM), RNE, code NAF/APE, adhésion à un centre de gestion ou association agréée, et assurances professionnelles.

• Mention RCS : obligatoire si ton entreprise est commerciale et immatriculée au RCS. La ville du greffe doit être incluse.
• Numéro d’inscription au Répertoire des métiers : obligatoire pour les entreprises artisanales.
• Mention RNE : si tu préfères utiliser le Registre National des Entreprises, elle sera ajoutée.
• Code NAF / APE : code correspondant à l’activité principale exercée selon la nomenclature française.
• Membre d’un centre de gestion ou association agréée : mention à indiquer si applicable.
• Assurance professionnelle (artisans) : indique l’assureur, le numéro de police, la portée géographique et la période de validité.

Exemple : RC Pro – AXA – Police n° AB123456 – Couverture : France – Valide jusqu’au 31/12/2026

Ces informations garantissent que tes factures et autres documents comptables sont conformes aux obligations légales.

Tarifs

Le formulaire de création des tarifs a été revu pour être plus clair et plus complet.

Présentation

• Nom du tarif
• Description : ce texte est visible par tes clients dans le détail des devis et factures. Utilise-le pour décrire clairement le service proposé.
• Photo illustrative
• Badge : tu peux ajouter un petit label qui met en avant un tarif : « Recommandé », « Nouveau », « Édition limitée », etc.

Prix et fiscalité

La rubrique comptable permet de définir s’il s’agit d’un service ou d’une marchandise.

Service fourni par voie électronique (disponible uniquement pour les services) : coche cette case si la prestation est fournie automatiquement via Internet, avec peu ou pas d’intervention humaine (ex. : accès à une galerie en ligne, téléchargement de fichiers, abonnement).

Code TVA: Le changement le plus important concerne la TVA : le champ libre pour le taux de TVA a été remplacé par une sélection de codes TVA prédéfinis.

Les options proposées dépendent des informations renseignées dans Mon entreprise, pour garantir que tes tarifs et factures soient correctement configurés.

Configuration

Type de tarif

• Séance / formule : prestation complète (ex. séance portrait, mariage, pack naissance).
• Produit / option : élément ajouté ou vendu séparément (ex. tirage, album, maquillage, heure supplémentaire).

Catégorie: permet d’organiser tes tarifs et de structurer ton catalogue pour plus de clarté côté client.

Type de shooting : définit pour quels shootings ce tarif sera proposé.

Durée par défaut : correspond à la durée du pack pour un shooting. Les options peuvent aussi avoir une durée (ex. option maquillage : +30 min).

Création devis et factures

L’interface des devis évolue pour te faire gagner du temps et améliorer la lisibilité.

Les blocs émetteur et destinataire ont été clarifiés pour une meilleure lisibilité et une identification plus rapide des informations.

La gestion des lignes se fait désormais via des boutons dédiés.

Ajouter une ligne depuis un tarif ouvre une fenêtre qui te permet :

• de rechercher facilement parmi tes tarifs existants ;
• de filtrer les tarifs pour trouver plus rapidement celui dont tu as besoin.

Après l’ajout d’un tarif, tu peux modifier la description, le prix, la quantité et l’éventuelle remise.

Il est indispensable de préciser pour chaque ligne :

• si c’est une vente de service ou de marchandise
• si c’est un service fourni par voie électronique
• les informations classiques comme le taux de TVA, qui sera représenté par un code spécifique sur la facture. La liste des codes TVA possibles s'adapte en fonction de la configuration de l'entreprise et du client

Ces informations garantissent que tes devis et factures sont complets, conformes et faciles à comprendre pour tes clients.

Statuts des devis et factures

Devis

Lors de la création d’un devis, tu peux le sauvegarder à tout moment et le modifier autant que nécessaire tant qu’il n’a pas été envoyé au client.

Désormais, tous les devis disposent d’une numérotation automatique, ce qui garantit un suivi clair et cohérent de tous tes documents.

Une fois que le client valide le devis, il devient verrouillé : plus aucune modification n’est possible.

De plus, si un devis est lié à une facture finalisée, il est également verrouillé automatiquement.

Factures

Lors de la création d’une facture, deux options sont disponibles :

• Sauvegarder en brouillon : la facture est enregistrée mais reste modifiable.
• Sauvegarder et finaliser : la facture est verrouillée ; seule une note de crédit peut l’annuler ou la modifier.

Sauvegarder en brouillon et finaliser

Lorsque tu sauvegardes une facture en brouillon, elle est enregistrée mais reste entièrement modifiable. Tu peux toujours :

• modifier les informations,
• ajuster les lignes,
• finaliser la facture quand tu es prêt.e: "actions" sur le brouillon → finaliser la facture

Quand tu finalises la facture, un numéro automatique lui est attribué selon ta numérotation actuelle, ainsi qu’une date de facture.

Tu peux encore modifier la date limite de paiement et le mode de transmission avant envoi.

Gestion des notes de crédit

Nous avons revu la gestion des notes de crédit, qui est désormais beaucoup plus complète qu’avant.

Ces documents sont la seule manière d’annuler ou de modifier correctement une facture. Comme pour les devis et factures, ils doivent respecter les mêmes contraintes :

• conserver les références produits,
• inclure toutes les informations nécessaires,
• permettre uniquement des ajustements précis, comme retirer des produits de la facture initiale.

Une fois qu’une note de crédit est sauvegardée et finalisée, elle est verrouillée et ne peut plus être modifiée.

3. Les avantages pour toi

• Conformité fiscale garantie sans logiciel supplémentaire.
• Gestion automatisée des factures, devis et notes de crédit selon la certification NF525.
• Preuve de conformité simple à présenter en cas de contrôle fiscal.
• Tout est intégré dans ton abonnement Fotostudio actuel, sans coût additionnel.

Mis à jour le : 16/02/2026