Module B2B : gérer tes clients entreprises dans Fotostudio

Ce module s'active dans Modules (module « Entreprises (B2B) »), gratuitement et sans condition d'abonnement particulier : il est accessible à tous les utilisateurs de Fotostudio. Tant qu'il n'est pas activé, rien ne change dans ton interface. Il est conçu pour les photographes qui travaillent avec des entreprises, des agences ou des institutions, en plus (ou à la place) de leur clientèle particuliers.

En bref

Le module B2B ajoute une nouvelle entité : l'Entreprise (à ne pas confondre avec ta propre société, gérée dans Réglages > Ma société). Une Entreprise regroupe plusieurs contacts (commercial, chef de projet, comptable...), centralise tous les documents qui les concernent, et donne à tes clients pros un espace client dédié, séparé de leur espace personnel.

Rien de ce qui existe déjà n'est modifié : un contact rattaché à une entreprise reste un contact normal, avec ses séances, factures et devis habituels. Le rattachement à une entreprise est une couche en plus.

1. Créer une fiche entreprise

Va dans Contacts > Entreprises (visible une fois le module activé) puis clique sur Nouvelle entreprise.

Renseigne :

Une entreprise peut aussi avoir :

• Plusieurs adresses (siège social, adresse de facturation, antennes, lieu de shooting), chacune avec un type et un statut "par défaut".
• Plusieurs e-mails et téléphones.
• Plusieurs enseignes / marques rattachées, si l'entreprise a plusieurs noms commerciaux.

Une entreprise peut être archivée (bouton dans le menu ...) plutôt que supprimée, pour l'écarter des listes actives sans perdre l'historique.

2. Rattacher des contacts à l'entreprise

Depuis la fiche entreprise, clique sur Rattacher pour associer un contact existant.

Pour chaque contact rattaché, tu peux définir :

• Un rôle libre (ex. : "chef de projet", "comptable", "assistante"), affiché sur la fiche.
• Le payeur désigné : le contact qui sert de référence pour les paiements. C'est aussi lui qui reçoit les factures par défaut (règle décrite plus bas).
• Le contact principal : le contact "par défaut" de l'entreprise, utilisé notamment pour la fiche facilitée et l'envoi d'un email global.

Un même contact peut être rattaché à plusieurs entreprises avec des rôles différents dans chacune : rien ne t'oblige à dupliquer sa fiche. Il peut aussi, en parallèle, rester un client particulier à part entière : rien n'empêche par exemple de lui créer une séance familiale personnelle, totalement indépendante de ses entreprises. Le rattachement à une ou plusieurs entreprises n'est qu'une couche en plus sur sa fiche contact habituelle, jamais un changement de statut exclusif.

Filtre B2B / B2C : la liste des contacts propose un filtre "Clients pros (B2B)" / "Particuliers (B2C)" une fois le module activé. Ce filtre est calculé automatiquement (un contact est "B2B" s'il est rattaché à au moins une entreprise) : il n'y a rien à cocher manuellement sur la fiche contact.

Rattacher l'historique d'un contact existant à une entreprise

Si vous aviez déjà des contacts sur lesquels vous aviez renseigné un nom de société (champ "Société" de la fiche contact) avant l'arrivée du module Entreprises, leurs séances, devis, factures et emails ne sont pas automatiquement liés quand vous créez une fiche entreprise du même nom : le lien n'existait tout simplement pas encore à l'époque. Deux façons de corriger ça.

1. Convertir directement un contact en fiche entreprise (recommandé)

Sur la fiche du contact, ouvrez le menu ⋮ (en haut à droite) et cliquez sur "Convertir en fiche entreprise".

Cette option n'apparaît que si :

• le module Entreprises est activé sur votre compte,
• le contact a un nom de société renseigné,
• il n'est pas déjà rattaché à une entreprise.

Fotostudio crée automatiquement la fiche entreprise à partir du nom de société, y rattache le contact, et importe tout son historique (séances, devis, factures, emails) qui n'était pas encore lié à une entreprise.

2. Rattacher l'historique en ajoutant un contact à une entreprise existante

Si vous avez déjà créé la fiche entreprise manuellement, allez sur cette fiche entreprise et cliquez sur "Ajouter un contact". Sélectionnez le contact concerné, puis cochez la case "Rattacher aussi l'historique existant" avant de valider.

Bon à savoir

• ✅ Seuls les documents pas encore rattachés à une autre entreprise sont importés : aucun risque d'écraser un lien existant.
• ✅ L'opération est sans danger et peut être refaite si besoin : elle ne fait qu'ajouter des liens, jamais en supprimer.
• ℹ️ Si un contact est rattaché à plusieurs entreprises au fil du temps, seul l'historique non déjà attribué sera repris lors d'un nouveau rattachement.

3. La fiche entreprise : centraliser toute l'activité

La fiche entreprise agrège tout ce qui la concerne dans des onglets :

Un bandeau de statistiques indique en un coup d'œil : nombre de séances, total facturé, montant encaissé et reste dû (toujours en TTC, pour rester cohérent avec ce que le client paie réellement).

Rattacher une séance, un devis ou une facture à l'entreprise

Depuis le bouton Créer de la fiche entreprise, tu peux directement créer une nouvelle séance, un devis ou une facture qui seront automatiquement rattachés. Tu peux aussi rattacher un document existant à une entreprise depuis sa propre fiche.

Destinataire des documents

Quand un devis, une facture ou une note de crédit est rattaché à une entreprise, le bloc destinataire (PDF, aperçu, interface client) affiche automatiquement les coordonnées de l'entreprise (raison sociale, identifiant fiscal, adresse de facturation) plutôt que celles du contact individuel. C'est le comportement attendu en B2B : la facture est adressée à la société, pas à la personne qui l'a réceptionnée.

L'envoi des e-mails, lui, continue de se faire au contact (c'est toujours une personne qui reçoit tes messages).

Mettre les autres membres de l'entreprise en copie

Quand tu rédiges un e-mail depuis une séance, un devis ou une facture rattaché à une entreprise, le sélecteur "Autres contacts en copie" propose un groupe Contacts de l'entreprise en tête de liste : tu peux cocher en un clic le chef de projet, la comptable ou tout autre membre rattaché, sans avoir à les chercher un par un dans l'ensemble de tes contacts.

4. Facturer plusieurs séances sur une seule facture

C'est l'un des besoins les plus demandés en B2B : une entreprise qui te confie plusieurs prestations dans le mois souhaite une seule facture groupée, plutôt qu'une facture par séance.

Depuis la fiche entreprise, clique sur Créer > Facturer les prestations. Une fenêtre s'ouvre avec deux sections :

• Séances : toutes les séances de l'entreprise qui ont un solde à payer.
• Devis (sans séance) : des devis autonomes, non liés à une séance, pas encore facturés.

Sélectionne les éléments à regrouper puis valide : Fotostudio crée une seule facture, avec une ligne par prestation. Chaque séance concernée affiche ensuite, dans son propre onglet Factures, un badge "Facture groupée" indiquant le montant qui lui est attribué (au prorata en cas de paiement partiel).

Important : les statistiques et le suivi habituels par séance (montant facturé, payé, solde) restent corrects même avec une facture groupée : le montant de la facture est ventilé automatiquement sur chaque séance concernée.

5. L'espace client entreprise

Chaque contact rattaché à une entreprise accède, en plus de son espace client personnel habituel, à un espace client entreprise dédié qui regroupe uniquement les séances, devis, factures, contrats et documents de la société. Il n'y a donc pas de confusion entre son historique personnel et celui de son entreprise.

Accéder à l'espace entreprise

• Depuis la fiche contact (interface admin) : le bouton "Voir interface client" devient un menu déroulant proposant "Mon espace client" (personnel) et une entrée par entreprise à laquelle le contact est rattaché.
• Depuis la fiche entreprise : un bouton "Espace client" ouvre directement l'espace entreprise (utilise le contact principal ou le payeur pour l'authentification).
• Depuis l'espace client lui-même : un sélecteur d'espace (pilules "Mon espace client" / nom de chaque entreprise) apparaît en haut de la page dès qu'un contact est rattaché à au moins une entreprise, permettant de naviguer entre son espace perso et ses espaces entreprise.
• Depuis un e-mail : la variable {espace_entreprise} (insérable dans tes modèles d'e-mail) génère un bouton qui pointe directement vers l'espace entreprise du contact.

L'espace entreprise n'affiche volontairement pas les éléments purement B2C (fidélité, bons cadeaux, proches) : il reste centré sur l'activité professionnelle.

Identité visuelle dédiée

Tu peux définir une identité graphique (logo, couleurs) spécifique, utilisée uniquement pour l'espace client entreprise, différente de celle utilisée pour tes clients particuliers. Ça se configure dans Identités visuelles : coche "Identité par défaut pour les entreprises" sur l'identité de ton choix (une seule peut être active à la fois).

6. Documents internes de l'entreprise

Comme sur une fiche contact, tu peux téléverser des fichiers directement sur la fiche entreprise (onglet Documents) : contrat-cadre, RIB, pièces administratives, etc.

Pour chaque fichier, tu choisis s'il est :

• Caché (visible uniquement par toi, usage interne)
• Partagé sur l'espace client entreprise (visible par tous les contacts rattachés)

Les formats supportés sont les mêmes que pour les contacts : images, PDF, Word, Excel, PowerPoint (5 Mo max par fichier).

7. Tarifs HT ou TTC dans les parcours de réservation

Si tu travailles à la fois avec des particuliers et des professionnels, tu voudras peut-être afficher tes tarifs hors taxes (HT) plutôt que toutes taxes comprises (TTC) dans certains contextes : réservation en ligne, catalogues, mini-sessions, ou quand tu proposes à un client de choisir directement son tarif.

Réglage par défaut

Dans Personnalisation > Espace client, section "Affichage des tarifs", active "Afficher les tarifs HT (B2B)" pour que tous tes parcours de réservation affichent les tarifs hors taxes par défaut. Cette option n'apparaît pas si ta société est en franchise de TVA (dans ce cas HT = TTC, la question ne se pose pas).

Ajuster par type de séance ou par catalogue

Tu peux surcharger ce réglage pour un type de séance précis (dans sa fiche) ou pour un catalogue précis (dans son édition), via un menu "Affichage des tarifs" à trois choix :

• Réglage par défaut de l'entreprise (hérite du réglage global)
• Toujours TTC
• Toujours HT

Détection automatique

Si un contact déjà connu (via son espace client) est rattaché à une entreprise, les tarifs qu'il consulte s'affichent automatiquement en HT, même si le réglage global est en TTC. C'est utile si tu affiches tes tarifs en TTC au grand public mais que tu veux que tes clients pros habituels voient directement le HT.

Important : ce réglage ne change que l'affichage. Le panier, le total à payer et le montant réellement facturé restent toujours en TTC (les bons cadeaux aussi, ils ne sont jamais concernés par ce réglage).

FAQ

Un contact peut-il être à la fois un client particulier et rattaché à une entreprise ?
Oui. Le rattachement à une entreprise n'enlève rien à son usage personnel : il garde son propre espace client, ses propres séances si besoin, etc.

Si je désactive le module B2B, est-ce que je perds mes entreprises et leurs rattachements ?
Non, les données restent en base. Seule l'interface qui permet de les gérer et de les afficher disparaît tant que le module est réactivé.

Le module B2B est-il payant / réservé à certains plans ?
Non, il est gratuit et accessible à tous les utilisateurs, quel que soit ton abonnement : il te suffit de l'activer dans Modules.

Puis-je facturer une entreprise directement, sans passer par une séance ?
Oui, via Créer > Nouveau devis / Nouvelle facture depuis la fiche entreprise, ou via la facturation groupée pour des devis autonomes.

Le destinataire d'une facture groupée voit-il bien apparaître la facture dans son espace client ?
Oui. Le destinataire retenu pour une facture groupée est toujours un contact rattaché à l'entreprise (le payeur désigné, ou à défaut le contact principal) : il a donc automatiquement accès à l'espace client entreprise pour la consulter.

Mis à jour le : 03/07/2026