Synchronisatie boekhoudsoftware
📧 Automatische verzending van facturen naar je boekhoudsoftware
Waar dient het voor?
Veel boekhoudsoftware (Pennylane, Dext, Hubdoc, QuickBooks, Indy, Fizen, Sage...) maken het mogelijk om facturen per e-mail te importeren: je hoeft alleen maar een PDF naar een specifiek adres te sturen en het document wordt automatisch geïntegreerd in je boekhouding.
Met deze functionaliteit stuurt Fotostudio automatisch elke afgeronde factuur en creditnota naar dit adres, zodra je deze vergrendelt. Je hoeft niets meer handmatig te doen.
Hoe configureer je het adres
- Ga in Fotostudio naar Boekhouding → Instellingen → Boekhoudsynchronisatie
- Bovenaan de pagina vind je de sectie Automatische verzending naar je boekhoudsoftware
- Plak het import e-mailadres dat door je software wordt verstrekt (zie hieronder hoe je dit vindt)
- Klik buiten het veld: de configuratie wordt automatisch opgeslagen
Om automatische verzending uit te schakelen, maak je het veld gewoon leeg en klik je ergens anders.
Het importadres vinden per software
Software | Waar vind je het importadres |
|---|---|
Pennylane | Instellingen → Connectiviteit → Import via e-mail |
Dext | Instellingen → Upload → E-mailadres voor verzending |
Hubdoc | Instellingen → My Email Address |
QuickBooks | Instellingen → Bijlagen → E-mail naar QuickBooks |
Indy | Instellingen → Verbindingen → Importeren via e-mail |
Fizen | Instellingen → Integraties → E-mail import |
Als je software niet in de lijst staat, zoek dan naar "import via e-mail" of "upload e-mail" in de instellingen.
Wat wordt er verzonden
Bij elke vergrendeling van een factuur of creditnota stuurt Fotostudio automatisch:
- De PDF van het document als bijlage
- Een e-mail met het documentnummer en de naam van je studio in het onderwerp
De verzending gebeurt op de achtergrond, enkele seconden na vergrendeling.
Veelgestelde vragen
Kan de e-mail in de spam terechtkomen bij mijn software?
Nee. De importadressen van boekhoudsoftware zijn ontworpen om automatische e-mails te ontvangen en hebben geen spamfilter.
Worden mijn oude documenten opnieuw verzonden?
Nee. Alleen documenten die na het configureren van het adres vergrendeld worden, worden automatisch verzonden.
Ik ben net van boekhoudsoftware gewisseld. Hoe update ik dit?
Ga terug naar Boekhoudsynchronisatie en vervang het adres gewoon door het nieuwe.
Is dit compatibel met directe Pennylane-synchronisatie?
Ja, beide functies zijn onafhankelijk. Als je de Pennylane API-synchronisatie gebruikt, kun je nog steeds e-mailverzending naar andere software activeren (of het veld leeg laten als je het niet nodig hebt).
Bijgewerkt op: 09/07/2026
Dankuwel!