Mijn e-mails komen in de spam terecht of komen niet aan: waarom, en wat kan ik doen?

Als Fotostudio aangeeft dat een e-mail verzonden is, is hij echt vertrokken. Wat er daarna gebeurt, inbox of spammap, beslist de mailbox van je klant, niet Fotostudio. Goed nieuws: je kunt op verschillende punten zelf iets verbeteren.

Wie beslist dat een e-mail spam is?

Een e-mail doorloopt drie stappen:

1. Fotostudio geeft hem aan een verzendserver (je Gmail-account als je dat gekoppeld hebt, je eigen mailserver als je die ingesteld hebt, anders de server van Fotostudio).
2. Die server stuurt hem door naar de mailbox van de klant: Gmail, Outlook, Hotmail, KPN, Ziggo...
3. De mailbox van de klant haalt hem door zijn spamfilters en kiest waar hij terechtkomt.

Stap 3 beslist, en niemand behalve de mailbox van de klant heeft daar invloed op. Geen enkele verzendtool, Fotostudio of een andere, kan garanderen dat een e-mail in de inbox belandt. Die filters zijn geheim en veranderen voortdurend.

Waarom sommige klanten hem ontvangen en andere niet

Het is bijna nooit „al mijn e-mails komen in de spam". Het resultaat verschilt van klant tot klant, om vier redenen.

De mailbox van de klant. Niet alle mailboxen filteren hetzelfde. Hotmail, Outlook en Live zijn een stuk strenger dan Gmail, vooral bij een afzender die ze nog niet kennen. Dezelfde e-mail kan dus aankomen bij een klant met Gmail en in de spam belanden bij een klant met Hotmail.

De inhoud van de e-mail. De filters lezen wat je schrijft. Ze zijn bijvoorbeeld wantrouwig bij:

• een onderwerp in HOOFDLETTERS, met uitroeptekens of woorden als „Gratis", „Actie", „Dringend"
• een bijna lege e-mail met alleen een link, of juist heel veel links
• een grote afbeelding met heel weinig tekst
• verkorte links (bit.ly...) of links naar onbekende websites
• grote bijlagen

De geschiedenis met deze klant. Als de klant al eerder met je gemaild heeft, of al eens een e-mail van je uit de spam heeft gehaald, komt je volgende e-mail makkelijker aan. Bij een gloednieuw contact is het omgekeerd.

Het adres en de server die verzenden. Een goed ingesteld adres op je eigen domeinnaam wekt meer vertrouwen dan een algemeen adres. Een server waarvan het IP-adres gebruikt is om spam te versturen, ook door iemand anders, wordt afgestraft.

„Mijn nieuwsbrief komt aan, mijn andere e-mails niet"

Om te beginnen komt ook een nieuwsbrief niet bij iedereen in de inbox aan. Een flink deel belandt in de spam of in het tabblad Reclame van Gmail: daarom is een openingspercentage tussen 30 en 50 % al een goed resultaat. Als je de indruk hebt dat hij beter aankomt, komt dat ook doordat hij niet via dezelfde weg vertrekt als je andere e-mails.

Met Gmail of je eigen server vertrekken je workflows precies zoals een e-mail uit je gewone mailbox. Of ze aankomen, hangt dan af van je provider (Gmail, TransIP, Hostnet, Ionos...) en van hoe je domeinnaam ingesteld is. „De server is goed ingesteld" betekent dat het verzenden werkt, niet dat de mailboxen van je klanten hem vertrouwen.

Bij Gmail gelden daarnaast de eigen dagelijkse verzendlimieten van Google (ongeveer 500 e-mails voor een gratis Gmail-account, 2.000 voor Google Workspace). Daarboven weigert Gmail de verzending en verstuurt Fotostudio de e-mail via zijn eigen server.

„Als ik een test doe, werkt het"

Een test naar jezelf bewijst niet veel. Je mailbox kent je, je zit vaak bij dezelfde provider als je verzendserver, en misschien heb je je e-mails al eens uit de spam gehaald. Voor een echte test stuur je hem naar een Hotmail- of Outlook-adres dat jou nog nooit gemaild heeft.

„Dezelfde e-mail vanuit mijn Gmail komt aan, vanuit Fotostudio belandt hij in de spam"

Kijk eerst waarlangs de e-mail uit Fotostudio vertrekt. Als je Gmail-account niet aan Fotostudio gekoppeld is, is het helemaal niet dezelfde afzender: de e-mail vertrekt van het adres no-reply@fotostudio.io, met jouw naam, en niet van je Gmail-adres. Wil je dat hij echt uit je Gmail vertrekt, koppel dan je Gmail-account aan Fotostudio.

Als je Gmail al gekoppeld is, vertrekt de e-mail echt vanuit je Gmail-account. Je vindt hem trouwens terug in je verzonden berichten. Toch is het bijna nooit „dezelfde e-mail":

• De opmaak. Een e-mail die je zelf in Gmail typt, is gewone tekst. Een e-mail uit Fotostudio heeft een opmaak, je logo, knoppen en links naar de klantomgeving.
• Het bijhouden van openingen. E-mails uit Fotostudio bevatten een onzichtbare afbeelding waarmee je ziet of ze geopend zijn. Sommige spamfilters zijn daar wantrouwig over.
• De context. Een antwoord in een lopend gesprek komt veel beter aan dan een nieuwe e-mail die automatisch door een workflow verstuurd wordt.
• De ontvanger van de test. Als je vergelijkt door beide e-mails naar jezelf te sturen, kent je mailbox je al en bewijst de test niets (zie hierboven).

Om het te controleren, vergelijk je beide e-mails op mail-tester.com: de site vertelt je precies wat de score omlaag haalt.

Wat je kunt doen

1. Vraag je klanten om je adres aan hun contacten toe te voegen. Dat is de meest effectieve stap. Zet het in je eerste e-mail: „Kijk ook even in je spammap en voeg me toe aan je contacten, zodat je niets mist."
2. Is een e-mail in de spam beland, vraag de klant dan op „Geen spam" te klikken. Zijn mailbox onthoudt die keuze voor de volgende e-mails.
3. Let op de inhoud. Een duidelijk en rustig onderwerp, echte tekst, weinig links, geen verkorte links, lichte bijlagen.
4. Gebruik een adres op je eigen domeinnaam (info@jouwstudio.nl) in plaats van een adres bij gmail.com, hotmail.com of kpnmail.nl. Met Google Workspace kun je Gmail gebruiken met je eigen domeinnaam.
5. Laat de instellingen van je domein controleren. Gebruik je je eigen server, vraag dan je hostingprovider (TransIP, Hostnet, Ionos...) om SPF, DKIM en DMARC te activeren. Dat zijn drie technische instellingen die mailboxen bewijzen dat je e-mails echt van jou komen. Je provider heeft voor elk een hulppagina. Bij Google Workspace activeer je DKIM in de Google Beheerdersconsole. Met een gmail.com-adres regelt Google het al: je hoeft niets te doen.
6. Test je score op mail-tester.com: stuur een e-mail naar het getoonde adres, en de site geeft je een cijfer op 10 en een lijst van wat er schort.

Controleren of een e-mail echt vertrokken is

Open de e-mail in de e-mailgeschiedenis van het contact of van de fotoshoot. Je ziet daar:

• of hij verzonden is, op welke datum, naar welk adres en waarlangs (je Gmail-account, je server of die van Fotostudio)
• of hij geopend is of er op een link geklikt is

Staat de e-mail als verzonden, dan heeft hij Fotostudio verlaten: zit hij niet in de inbox, dan moet de klant in zijn spam of zijn tabbladen kijken (Reclame, Updates bij Gmail). Controleer ook het adres van het contact: één tikfout is genoeg.

Neem contact op met de support als de e-mail als mislukt staat, of als hij via de server van Fotostudio vertrokken is terwijl je Gmail gekoppeld of je eigen server ingesteld hebt. In dat geval is het verzenden via je account mislukt: bij Gmail is het vaak genoeg om je account opnieuw te koppelen; bij een server moeten je instellingen nagekeken worden. We helpen je graag.

Bijgewerkt op: 23/10/2026