Os meus emails vão para o spam ou não chegam: porquê e o que posso fazer?

Quando o Fotostudio indica que um email foi enviado, ele saiu mesmo. O que acontece depois, caixa de entrada ou pasta de spam, é decidido pelo email do teu cliente, não pelo Fotostudio. A boa notícia: podes agir em vários pontos para melhorar isso.

Quem decide que um email é spam?

Um email passa por três etapas:

1. O Fotostudio entrega-o a um servidor de envio (a tua conta Gmail se a ligaste, o teu próprio servidor de email se o configuraste, caso contrário o servidor do Fotostudio).
2. Esse servidor transmite-o ao email do cliente: Gmail, Outlook, Hotmail, Sapo, MEO...
3. O email do cliente passa-o pelos seus filtros anti-spam e escolhe onde o colocar.

É a etapa 3 que decide, e ninguém além do email do cliente a controla. Nenhuma ferramenta de envio, o Fotostudio ou outra, pode garantir que um email chega à caixa de entrada. Esses filtros são secretos e mudam constantemente.

Porque é que alguns clientes o recebem e outros não

Quase nunca é «todos os meus emails vão para o spam». O resultado varia de cliente para cliente, por quatro razões.

O email do cliente. Nem todos filtram da mesma forma. O Hotmail, o Outlook e o Live são bastante mais rigorosos do que o Gmail, sobretudo com um remetente que ainda não conhecem. O mesmo email pode chegar a um cliente com Gmail e ir para o spam de um cliente com Hotmail.

O conteúdo do email. Os filtros leem o que escreves. Desconfiam, por exemplo, de:

• um assunto em MAIÚSCULAS, com pontos de exclamação ou palavras como «Grátis», «Promoção», «Urgente»
• um email quase vazio com apenas um link, ou pelo contrário com muitos links
• uma imagem grande com muito pouco texto
• links encurtados (bit.ly...) ou para sites desconhecidos
• anexos pesados

O histórico com esse cliente. Se o cliente já trocou emails contigo, ou já tirou um dos teus emails do spam, o teu próximo email chega com mais facilidade. Com um contacto totalmente novo, é o contrário.

O endereço e o servidor que enviam. Um endereço com o teu próprio domínio, bem configurado, inspira mais confiança do que um endereço genérico. Um servidor cujo endereço IP foi usado para enviar spam, mesmo por outra pessoa, é penalizado.

«A minha newsletter chega, mas os meus outros emails não»

Para começar, uma newsletter também não chega à caixa de entrada de toda a gente. Uma boa parte acaba no spam ou no separador Promoções do Gmail: é por isso que uma taxa de abertura entre 30 e 50 % já é um bom resultado. Se tens a impressão de que chega melhor, é também porque não sai pelo mesmo caminho que os teus outros emails.

Com o Gmail ou o teu próprio servidor, os teus workflows saem exatamente como um email enviado a partir do teu email habitual. Se chegam ou não depende então do teu fornecedor (Gmail, PTisp, Amen, Ionos...) e da configuração do teu domínio. «O servidor está bem configurado» quer dizer que o envio funciona, não que os emails dos teus clientes confiem nele.

Com o Gmail, a Google aplica também os seus próprios limites diários de envio (cerca de 500 emails para uma conta Gmail gratuita, 2000 para o Google Workspace). Acima disso, o Gmail recusa o envio e o Fotostudio envia o email pelo seu próprio servidor.

«Quando faço um teste, funciona»

Um teste enviado para ti próprio não prova grande coisa. O teu email conhece-te, estás muitas vezes no mesmo fornecedor que o teu servidor de envio, e talvez já tenhas tirado os teus emails do spam. Para um teste a sério, envia-o para um endereço Hotmail ou Outlook que nunca te tenha escrito.

«O mesmo email enviado do meu Gmail chega, do Fotostudio vai para o spam»

Primeiro, verifica por onde sai o email do Fotostudio. Se a tua conta Gmail não está ligada ao Fotostudio, não é de todo o mesmo remetente: o email sai do endereço no-reply@fotostudio.io, com o teu nome, e não do teu endereço Gmail. Para que saia mesmo do teu Gmail, liga a tua conta Gmail ao Fotostudio.

Se o teu Gmail já está ligado, o email sai mesmo da tua conta Gmail. Aliás, encontra-lo nas tuas mensagens enviadas. Mesmo assim, quase nunca é «o mesmo email»:

• O aspeto. Um email escrito à mão no Gmail é texto simples. Um email do Fotostudio tem um design, o teu logótipo, botões e links para o espaço do cliente.
• O registo de aberturas. Os emails do Fotostudio contêm uma imagem invisível que te permite saber se foram abertos. Alguns filtros anti-spam desconfiam disso.
• O contexto. Uma resposta numa conversa já em curso passa muito melhor do que um email novo enviado automaticamente por um workflow.
• O destinatário do teste. Se comparas enviando os dois emails para ti próprio, o teu email já te conhece, e o teste não prova nada (ver acima).

Para confirmar, compara os dois emails em mail-tester.com: o site diz-te exatamente o que baixa a nota.

O que podes fazer

1. Pede aos teus clientes que adicionem o teu endereço aos contactos deles. É o gesto mais eficaz. Inclui-o no teu primeiro email: «Não te esqueças de verificar o spam e de me adicionar aos teus contactos para não perderes nada.»
2. Se um email foi parar ao spam, pede ao cliente que clique em «Não é spam». O email dele lembra-se dessa escolha para os seguintes.
3. Cuida do conteúdo. Um assunto claro e calmo, texto a sério, poucos links, nenhum link encurtado, anexos leves.
4. Usa um endereço com o teu próprio domínio (geral@oteuestudio.pt) em vez de um endereço gmail.com, hotmail.com ou sapo.pt. O Google Workspace permite-te usar o Gmail com o teu próprio domínio.
5. Pede para verificarem a configuração do teu domínio. Se usas o teu próprio servidor, pede ao teu fornecedor de alojamento (PTisp, Amen, Ionos...) que ative SPF, DKIM e DMARC. São três configurações técnicas que provam aos servidores de email que os teus emails vêm mesmo de ti. O teu fornecedor tem uma página de ajuda para cada uma. Com o Google Workspace, o DKIM ativa-se na consola de administração da Google. Com um endereço gmail.com, a Google já trata disso: não tens nada a fazer.
6. Testa a tua pontuação em mail-tester.com: envia um email para o endereço indicado, e o site dá-te uma nota de 0 a 10 e a lista do que está mal.

Verificar se um email saiu mesmo

Abre o email no histórico de emails do contacto ou da sessão. Lá vês:

• se foi enviado, em que data, para que endereço e por onde (a tua conta Gmail, o teu servidor ou o do Fotostudio)
• se foi aberto ou se alguém clicou num link

Se o email aparece como enviado, saiu do Fotostudio: se não está na caixa de entrada, o cliente deve procurar no spam ou nos separadores (Promoções, Atualizações no Gmail). Verifica também o endereço do contacto: basta um erro de escrita.

Contacta o suporte se o email aparece como falhado, ou se saiu pelo servidor do Fotostudio apesar de teres ligado o Gmail ou configurado o teu servidor. Nesse caso, o envio pela tua conta falhou: no Gmail, muitas vezes basta voltar a ligar a tua conta; num servidor, é preciso rever a configuração. Ajudamos-te com todo o gosto.

Actualizado em: 23/10/2026