Fluxos de trabalho para documentos

O que é um workflow de documento?

Um workflow de documento é uma sequência automática de tarefas, emails e SMS que são acionados com base em eventos relacionados aos teus documentos (orçamentos, faturas, contratos, questionários).

Por exemplo, podes criar um workflow "Lembrete de orçamento" que:

1. Envia um email de lembrete 3 dias após o envio do orçamento sem resposta
2. Envia um SMS de lembrete 7 dias após
3. Envia um último email 2 dias antes da expiração do orçamento
4. Cria uma tarefa manual para ti no dia da expiração

Uma vez configurado, este workflow aplica-se automaticamente a cada orçamento enviado. Se o cliente aceitar ou recusar entretanto, todos os lembretes ainda pendentes são eliminados automaticamente.

Ou ainda um workflow "Lembrete de fatura" que:

1. Envia um email de lembrete 3 dias antes do vencimento
2. Envia um SMS de lembrete no dia do vencimento
3. Envia um email de lembrete 7 dias após o vencimento
4. Cria uma tarefa manual para ti 14 dias após

Uma vez configurado, este workflow aplica-se automaticamente a cada fatura em questão, sem qualquer ação da tua parte.

Tipos de workflows disponíveis

Criar um workflow de documento

1. Ir para Definições > Workflows
2. Clicar em Adicionar ▾ e escolher o tipo (Fatura, Orçamento, etc.)
3. Dar um nome ao workflow
4. Adicionar tarefas para cada evento desejado:

• Escolher a fase (ex: "Envio do documento", "Vencimento da fatura")
• Definir o prazo (ex: +3 dias, -1 dia)
• Associar um email automático, um SMS ou uma simples tarefa manual

5. Guardar

Aplicar um workflow a um documento

Manualmente

Na ficha de uma fatura, orçamento, contrato ou questionário, clicar no botão Workflow no menu de ações (⋮). Selecionar o workflow a aplicar.

Na criação de uma fatura

Ao criar uma fatura ou orçamento, aparece um campo Workflow no formulário. Selecionar o workflow desejado antes de guardar.

A partir de um modelo de orçamento

Quando crias/modificas um modelo de orçamento, está disponível um campo Workflow. Se configurares um, será usado por defeito sempre que criares um novo orçamento a partir deste modelo.

A partir de um modelo de contrato

Mesmo princípio para os modelos de contrato, podes escolher um Workflow por defeito.

A partir de um modelo de questionário

Idem.

Através de um plano de pagamento

Em Definições > Planos de pagamento, abrir um plano e expandir a secção Funcionalidades avançadas. Associar um workflow por defeito. Todas as faturas geradas por este plano terão este workflow pré-selecionado.

Comportamentos importantes

✅ Fatura paga → lembretes de vencimento eliminados

Se uma fatura passar a paga enquanto lembretes de vencimento ou atraso estavam programados, todas as tarefas e emails pendentes são automaticamente eliminados. O teu cliente não receberá lembretes para uma fatura já paga.

✅ Orçamento aceite ou recusado → lembretes de envio e expiração eliminados

Assim que um orçamento é aceite ou recusado, as tarefas ligadas ao seu envio e eventual expiração são eliminadas.

✅ Contrato assinado → lembretes de envio eliminados

Idem para os contratos: uma vez assinado, os lembretes de assinatura programados desaparecem.

✅ Questionário preenchido → lembretes de envio eliminados

Mesmo comportamento: uma vez o questionário preenchido, os lembretes são cancelados.

Em resumo: assim que um documento atinge o seu estado final (pago, aceite, assinado, preenchido, recusado), todas as tarefas e comunicações pendentes ligadas às fases anteriores são eliminadas automaticamente.

Acompanhar um workflow em curso

Na ficha de uma fatura ou orçamento, clicar no botão Workflow no menu de ações para aceder ao detalhe do workflow aplicado. Verás aí:

• O estado de cada ação (Programado, Em atraso, Enviado, Concluído)
• A data prevista para cada envio
• Um botão Enviar agora para acionar manualmente um email se necessário
• Um botão Cancelar o workflow para eliminar todas as ações pendentes

Separador Tarefas de uma sessão

Na ficha de uma sessão, o separador Tarefas agrupa todas as ações ligadas aos documentos (fases de orçamento, fatura, contrato, questionário) numa única secção Documentos, facilitando o acompanhamento global da sessão.

Perguntas frequentes

P: O que acontece se eu aplicar um workflow quando o documento já foi enviado?

As tarefas da fase "enviado" são criadas com os prazos calculados a partir da data de envio real.

P: Posso ter vários workflows numa mesma fatura?

Sim, é possível aplicar vários workflows sucessivos. Cada novo workflow cria as suas próprias tarefas.

P: As tarefas já enviadas são eliminadas se eu pagar a fatura?

Não. Apenas as tarefas ainda não executadas são eliminadas. Os emails já enviados permanecem no histórico.

P: O workflow é acionado automaticamente no envio do documento?

Sim, se um workflow por defeito estiver configurado no documento (através do formulário ou do plano de pagamento), ele é acionado automaticamente no envio do email do documento.

Actualizado em: 18/06/2026