Os passos essenciais para começar:
0 Segue o cartão Lança a tua atividade
1 Configura a tua conta
2 Configura o teu endereço de email
3 e personaliza os emails enviados pelo Fotostudio
4 Personaliza os contratos e as faturas
5 Organiza os pagamentos: sinais, saldos, pagamento online
6 Gere os tipos de sessão e as tarifas
7 Automatiza o envio de emails e a criação de tarefas com os fluxos de trabalho
8 Configura o teu calendário para a reserva online

0. Segue o cartão Lança a tua atividade

No teu painel, o cartão Lança a tua atividade retoma os passos deste guia sob a forma de uma lista para assinalar, com o teu progresso:

• Experimenta o percurso: cria uma sessão em teu nome, com o teu endereço de email, e envia um orçamento a ti próprio. Vês exatamente o que o teu cliente recebe.
• Passa ao modo real: a tua conta começa em modo de formação. Podes experimentar tudo (orçamentos, faturas, pagamentos) sem que nada conte. Completa as tuas informações legais (forma jurídica, número de empresa, IVA) e sai do modo de formação: os teus documentos passam a ser reais e os documentos de teste são apagados.
• Envia a tua primeira proposta: cria uma sessão para o teu cliente e envia-lhe um orçamento ou a escolha dos teus pacotes.
• Os teus tipos de sessões, Adiciona o teu logótipo, Envia a partir do teu endereço, Ajusta os teus pacotes.
• Opcional: Partilha o teu link e Recebe online.

🎁 Assim que a tua primeira proposta chega a um cliente, oferecemos-te um mês grátis na tua conta.

1. Configura a tua conta

Podes ver e alterar todos os detalhes da tua conta em A minha conta, através do teu avatar no fundo do menu.

Aqui vais encontrar:

O meu perfil:

Nesta secção, podes introduzir os teus dados (apelido, nome próprio, email, telefone, foto de perfil, etc.), mudar a palavra-passe da conta e as tuas definições regionais.

O meu perfil > Preferências:

O editor de texto, o tema do menu (Tinta ou Claro), a disposição do menu e a tua página inicial.

A minha empresa:

Nesta secção, preenches os campos que te permitem emitir os teus contratos, orçamentos e faturas: nome da tua atividade, número de conta bancária, número de IVA e morada da sede.

A minha marca:

O teu logótipo, as tuas cores e a tua fonte, usados na área de cliente, nos emails e nos documentos. O ecrã tem quatro secções: Marca, Área de cliente, Painel do cliente e Emails (paginação e assinatura). Esta secção permite-te:

• personalizar a interface do cliente (uma página privada onde os clientes consultam documentos como orçamentos, contratos, faturas e questionários) com o teu logótipo e a cor principal da tua atividade
• gerir as identidades visuais (menu no canto superior direito do ecrã)
• personalizar a assinatura dos emails enviados através do Fotostudio

2. Configura o teu endereço de email...

Por defeito, os emails enviados a partir do Fotostudio saem de no-reply@fotostudio.io, com um limite de 30 emails por dia. Quando o teu cliente responde, vê o teu endereço de email, por isso a resposta chega-te diretamente.
Ainda assim, aconselhamos-te a configurar o teu endereço profissional, porque um endereço personalizado aumenta a tua credibilidade e a entrega dos teus emails (correm menos risco de ir parar ao spam).

Podes enviar os teus emails a partir do teu endereço profissional, ligando a tua conta Google ou configurando o teu próprio servidor de email.

• Para ligar o Google: vai a A minha conta > A minha conta Google e clica em «Ligação com o Google». É simples e também sincroniza o teu calendário.
• Para configurar um servidor de email: vai a Mensagens > Parâmetros > Servidor de envio/recepção, escolhe «Utilizar o meu próprio servidor de email (SMTP)» na lista «Método de envio» e introduz os dados do teu fornecedor (servidor, porta, email, palavra-passe).

3. ...e personaliza os emails enviados pelo Fotostudio

Os modelos de email (Modelos > Emails) permitem-te personalizar todas as mensagens automáticas enviadas pelo Fotostudio (orçamentos, contratos, faturas...): tom, tratamento por tu ou por você, estilo... E também podes criar os teus próprios modelos para ganhar tempo e não teres de escrever sempre as mesmas mensagens.

4. Personaliza os contratos e as faturas

Em Modelos > Contratos e CGV, cria o teu próprio contrato ou usa um modelo proposto pelo Fotostudio. Podes adaptar livremente o texto e as variáveis à tua atividade. Também podes ter um contrato específico para cada tipo de sessão.
Graças a variáveis como {firstname} ou {shoot_date}, os teus contratos adaptam-se automaticamente a cada cliente. Depois de enviado, o contrato pode ser assinado online de forma muito simples.

Em Contabilidade > Parâmetros > Tema de orçamentos e faturas, podes personalizar o tema usado nas tuas faturas e orçamentos.

5. Organiza os pagamentos: sinais, saldos, pagamento online

💰 Sinal

Por defeito, o Fotostudio gera uma fatura de sinal de 30 % assim que um contrato é assinado. Podes ativar o pagamento online para que os teus clientes paguem de imediato.
Preferes outro montante ou não faturar automaticamente?
Personaliza tudo isto nas modalidades de pagamento (Módulos > Modalidades de pagamento): montante fixo ou percentagem, ou até desativar por completo o sinal.
Também podes associar uma modalidade de pagamento a cada tipo de sessão (ex.: 30 % para um estúdio, 100 % para uma mini sessão...) quando o configuras (ver ponto 6).

🧾 Saldo

Para faturar o valor em falta, vai ao separador Orçamentos e faturas da sessão.
Podes gerar automaticamente a fatura final de acordo com a modalidade de pagamento, ou criar uma fatura livre.
📌 Dica: trabalha sempre a partir da ficha da sessão para beneficiares das automatizações (em vez da ficha do contacto, que deves reservar para casos particulares, como encomendas de produtos).

💳 Pagamento online

Podes propor o pagamento online em Módulos > Pagamento online ou Contabilidade > Pagamento online.
Vantagens: pagamento instantâneo, confirmação imediata da sessão, deixas de ter de verificar a tua conta bancária.
📉 Atenção: a Stripe, a Mollie e o PayPal cobram uma comissão. Podes desativar o pagamento online para certos tipos de sessão ou para uma fatura específica.
🔧 Outros meios (transferência, cheque, numerário...): indica as tuas instruções no campo «Outros» para que apareçam na fatura (ex.: IBAN).
Todos os pagamentos podem ser registados manualmente a partir de uma fatura, para acompanhares a tua contabilidade, com Ações > Adicionar um pagamento.

6. Gere os tipos de sessão e as tarifas

Configura as tuas sessões

Os tipos de sessão (casamento, boudoir, corporate, etc.) permitem-te organizar as tuas sessões e aplicar-lhes parâmetros por defeito: contrato, CGV, modalidade de pagamento, fluxo de trabalho, local habitual, etc.
Podes criar e gerir os teus tipos em Sessões > Tipos de sessão. Cada tipo tem um nome + cor para visualizares melhor a tua agenda.

A ficha de um tipo está organizada em quatro blocos:

• O tipo: nome, cor, duração habitual
• Quando o cliente reserva: contrato a assinar (assinável online), CGV (mostradas nos orçamentos/faturas), modalidade de pagamento (ex.: 30 % / 70 %), pagamento online e confirmação automática
• Organização: fluxo de trabalho (emails/tarefas automáticos, mais informações no passo seguinte), local habitual (útil para as sessões em estúdio) e tempo de deslocação
• O que o cliente vê: identidade visual, IVA e se o tipo pode ser reservado nos teus horários online

Ganha tempo ao configurar as tuas tarifas

Em Sessões > Tarifas, podes guardar as tuas prestações, produtos e opções.
Um produto corresponde ao que vendes fora da sessão: álbuns, impressões, ...
Uma opção pode representar uma hora extra, a escolha de vários cenários, etc.
Para cada tarifa, indica um nome, uma descrição (visível nos orçamentos e nas faturas), um preço com IVA e a taxa de IVA. Podes associar cada tarifa a um ou vários tipos de sessão, para a encontrares facilmente quando crias orçamentos ou faturas.
Adiciona também uma imagem, se quiseres tornar o teu catálogo mais visual para os teus clientes.

7. Automatiza o envio de emails e a criação de tarefas com os fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho, no menu Sessões > Fluxos de trabalho, permitem-te automatizar certas tarefas, como o envio de emails ou de SMS, ou a criação de lembretes na tua agenda, em diferentes momentos-chave de uma sessão.
Clica em Novo workflow e dá-lhe um nome, por exemplo Gravidez, se quiseres automatizar tudo o que diz respeito às sessões de gravidez. Podes partir de um modelo do Fotostudio, de um dos teus fluxos de trabalho ou de uma página em branco.

O fluxo de trabalho apresenta-se como uma linha do tempo com cinco momentos:

• Ao criar a sessão
• Na confirmação
• Antes da sessão
• Dia da sessão
• Depois da sessão

Em cada momento, adiciona um email, um SMS ou uma tarefa, com o respetivo prazo (ex.: 2 dias antes). O botão «Testar com uma data real» mostra-te as datas calculadas.

Exemplos de ações automáticas num fluxo de trabalho

• Email de confirmação → Enviado automaticamente depois da assinatura do contrato ou do pagamento do sinal, para confirmar oficialmente a sessão.
• SMS de lembrete → Enviado 1 a 3 dias antes da data da sessão, para lembrar ao cliente a hora, a morada e as informações práticas.
• Envio de um questionário → Por exemplo, um formulário a preencher logo após a criação da sessão, para conheceres melhor as expectativas ou as restrições do cliente.
• Envio automático da fatura do saldo → Programado alguns dias antes da sessão, ou logo a seguir, consoante a tua forma de trabalhar.
• Tarefa para o fotógrafo → Exemplo: «Preparar os acessórios do estúdio», «Verificar se o saldo foi pago». Estas tarefas chegam ao teu quadro de tarefas (Agenda > Tarefas) alguns dias antes do prazo, e à tua agenda.

8. Configura o teu calendário para a reserva online

Mini sessões

As mini sessões permitem-te propor vários horários curtos no mesmo dia (ideal para o Natal, por exemplo).
Em Sessões > Mini sessões, o botão Adicionar abre um assistente em 5 passos: tipo de sessão, tarifas, contrato e pagamento, horários, lançamento. Para os horários, escolhes a data ou as datas, o número de horários, a sua duração (ex.: 20 min) e a pausa entre dois (ex.: 10 min): o Fotostudio cria todos os horários de uma só vez.

Depois, geres os teus horários em Todos os horários (botão no topo da página Mini sessões): adicionar horários, copiá-los para outras datas, bloquear ou libertar um horário.

Este módulo permite-te organizar rapidamente sessões em lote, sem teres de as criar uma a uma.

Reservas online

As reservas online funcionam com um planeamento semanal, em Sessões > Reservas online.
Escolhes os dias, os horários, os tipos de sessão que podem ser reservados e a pausa entre duas reservas.

Também podes definir:

• um prazo mínimo de reserva («Reservável o mais tardar», ex.: 48 h)
• um limite de sessões por dia
• no botão Configuração: a libertação automática dos horários não finalizados e o bloqueio dos horários se a tua agenda pessoal estiver ocupada

Cada tipo de sessão pode ter um link próprio, ou podes usar um link global para o integrares no teu site. Encontras todos os teus links em Início > Os meus links.

Catálogos

O módulo Catálogos permite-te criar diferentes tipos de sessão (mini sessão de Natal, gravidez, família...) com as suas tarifas, coleções e opções.
Podes associar-lhes códigos de desconto e modalidades de pagamento (sinal, pagamento total...).

O catálogo integra-se automaticamente nas mini sessões e nas reservas online. O cliente escolhe primeiro o tipo de sessão e, depois, a oferta que lhe convém.

Actualizado em: 24/10/2026