1. Richte dein Konto ein

Du kannst alle Details deines Kontos einsehen und bearbeiten, indem du in Fotostudio unten links auf dein Avatar klickst und „Mein Konto“ auswählst.

Hier findest du:

Mein Profil

In diesem Bereich kannst du deine Daten hinterlegen (Name, Vorname, E-Mail, Telefon, Profilbild usw.), dein Passwort ändern und regionale Profile verwalten.

Mein Unternehmen

Hier trägst du alle Angaben ein, die für deine Verträge, Angebote und Rechnungen benötigt werden: Name deiner Tätigkeit, Bankverbindung, Umsatzsteuer-ID und die Adresse deines Firmensitzes.

Personalisierung

In diesem Abschnitt kannst du:

• die Kundenoberfläche (eine Seite, auf der deine Kunden Dokumente wie Angebote, Verträge, Rechnungen oder Fragebögen einsehen können) mit deinem Logo und deiner Hauptfarbe gestalten
• visuelle Identitäten verwalten
• die Signatur deiner E-Mails anpassen, die über Fotostudio verschickt werden
• den zu verwendenden Texteditor auswählen
• und das Farbschema deiner Fotostudio-Oberfläche aus drei Optionen bestimmen

2. Richte deine E-Mail-Adresse ein

Standardmäßig werden E-Mails, die du über Fotostudio versendest, von [noreply@fotostudio.io]() verschickt. Wenn dein Kunde dir antwortet, sieht er aber deine richtige E-Mail-Adresse – die Antwort landet also direkt bei dir.

Wir empfehlen dir jedoch dringend, deine eigene Adresse einzurichten, denn eine personalisierte Absenderadresse stärkt deine Glaubwürdigkeit und verbessert die Zustellbarkeit deiner E-Mails (sie landen deutlich seltener im Spam).

Du kannst deine E-Mails über deine eigene Adresse verschicken, indem du entweder dein Google-Konto verbindest oder deinen eigenen Mailserver konfigurierst:

• Google verbinden: Gehe zu Mein Konto > Mein Google-Konto und klicke auf „Mit Google verbinden“. Das ist ganz einfach – und zudem wird auch dein Kalender synchronisiert.
• Eigenen Mailserver konfigurieren: Gehe zu Nachrichten > Parameter > Sende-/Empfangsserver, wähle in der Liste „Versandmethode“ die Option „Eigenen Mailserver verwenden“ und gib die Daten deines Providers ein (Server, E-Mail, Passwort).

3. Personalisiere die von Fotostudio versendeten E-Mails

Die E-Mail-Vorlagen (Datenvorlagen > E-Mails) ermöglichen es dir, alle automatischen Nachrichten von Fotostudio (Angebote, Verträge, Rechnungen …) anzupassen – Ton, Duzen/Siezen, Stil usw.

Außerdem kannst du eigene Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen und zu vermeiden, dass du immer wieder dieselben Nachrichten neu schreiben musst.

4. Personalisiere deine Verträge

Passe deine Verträge in Datenvorlagen > Verträge und AGB individuell an. Du kannst entweder ein Fotostudio-Template nutzen oder eigene Verträge erstellen. Mit Variablen wie {firstname} oder {shoot_date} werden sie automatisch für jeden Kunden personalisiert. So kannst du für jede Art von Shooting die passenden Vertragsbedingungen festlegen – und deine Kunden unterschreiben bequem online.

5. Organisiere die Zahlungen: Anzahlungen, Restbeträge, Online-Zahlungen

💰 Anzahlung

Standardmäßig erstellt Fotostudio automatisch eine Anzahlungsrechnung über 30 %, sobald ein Vertrag unterschrieben wird. Außerdem kannst du für die Anzahlung (und jede weitere Rechnung natürlich auch) eine Online Zahlung aktivieren.

Möchtest du lieber einen anderen Betrag festlegen oder gar keine automatische Rechnung?

Kein Problem – das kannst du in den Zahlungsplänen anpassen: fester Betrag, Prozentsatz oder sogar komplette Deaktivierung der Anzahlung.

Außerdem kannst du jedem Shooting-Typ einen eigenen Zahlungsplan zuordnen (z. B. 30 % fürs Studio, 100 % für eine Mini-Session …), wenn du ihn einrichtest (siehe Punkt 6).

🧾 Restbetrag

Um den offenen Betrag abzurechnen, geh in den Tab „Angebote & Rechnungen“ des Shootings.

Du kannst die Abschlussrechnung automatisch gemäß dem Zahlungsplan erstellen oder eine individuelle Rechnung anlegen.

📌 Tipp: Arbeite immer von der Shooting-Karte aus, um alle Automatisierungen zu nutzen. Die Kontakt-Karte solltest du nur für Sonderfälle verwenden (z. B. Produktbestellungen).

💳 Online-Zahlung

Du kannst Online-Zahlungen aktivieren unter Module > Zahlung > Online-Zahlungen oder Buchhaltung > Online-Zahlungen.

Vorteile: sofortige Bezahlung, direkte Bestätigung des Shootings, keine manuelle Konto-Prüfung mehr.

📉 Info: Stripe/Mollie/PayPal behalten eine Provision ein. Du kannst Online-Zahlungen für bestimmte Shooting-Typen oder einzelne Rechnungen deaktivieren.

🔧 Andere Zahlungsarten (Überweisung, Scheck, Bar …): Trage deine Anweisungen im Feld „Andere“ ein, damit sie auf der Rechnung erscheinen (z. B. IBAN).

Alle Zahlungen können manuell erfasst werden, um deine Buchhaltung nachzuhalten – in Buchhaltung > Zahlungen > Klick auf +Hinzufügen.

6. Verwalte die Shooting-Typen und Preise

Shooting-Typen einrichten

Die Shooting-Typen (z. B. Hochzeit, Boudoir, Business usw.) helfen dir, deine Sitzungen zu organisieren und Standard-Einstellungen zuzuweisen: Preise, Vertrag, AGB, Zahlungsplan, Workflow, Adresse usw.

Du kannst deine Shooting-Typen in Shootings > Einstellungen > Shooting-Typen anlegen und verwalten. Jeder Typ bekommt einen Namen + eine Farbe, damit dein Kalender übersichtlicher wird.

Mögliche Einstellungen:

• Farbe
• Standardvertrag (online unterschreibbar)
• AGB (sichtbar auf Angeboten/Rechnungen)
• Zahlungsplan (z. B. 30 % / 70 %)
• Workflow (automatisierte E-Mails/Aufgaben – mehr dazu im nächsten Schritt)
• Standardadresse (optional, z. B. für Studio-Shootings)
• Optionen: automatische Bestätigung, Online-Zahlung, Anzeige in der Online-Buchung

Spare Zeit, indem du deine Preise einrichtest

Unter Shootings > Preise kannst du deine Dienstleistungen, Produkte und Optionen speichern:

• Produkt: alles, was unabhängig von einer Sitzung verkauft wird (z. B. Alben, Abzüge …).
• Option: zusätzliche Leistungen wie eine weitere Stunde, mehrere Sets/Dekors usw.

Für jeden Preis legst du fest:

• einen Namen
• eine Beschreibung (sichtbar auf Angeboten & Rechnungen)
• den Preis
• den MwSt.-Satz

Du kannst jeden Preis einem oder mehreren Shooting-Typen zuordnen, damit er beim Erstellen von Angeboten oder Rechnungen schnell verfügbar ist.

👉 Tipp: Füge auch ein Bild hinzu, um deinen Katalog für Kunden visuell ansprechender zu gestalten.

7. Automatisiere den Versand von E-Mails und das Erstellen von Aufgaben mit Workflows

Die Workflows findest du unter Module > Workflows. Damit automatisierst du Aufgaben wie E-Mail- oder SMS-Versand sowie das Anlegen von Erinnerungen im Kalender – zu verschiedenen Schlüsselmomenten einer Sitzung (Erstellung, Bestätigung, Datum der Sitzung).

Gib deinem Workflow einen Namen, z. B. Schwangerschaft, wenn du alles rund um Schwangerschafts-Shootings automatisieren willst. Du siehst dann drei Spalten:

• Aquisephase
• Nach Bestätigung des Shootings
• Nach/Zum Shooting Termin

Diese Spalten stehen für Schlüsselmomente in der Customer Journey. Zu jedem dieser Zeitpunkte kannst du automatische Aktionen auslösen – davor, danach oder genau zu diesem Zeitpunkt.

Beispiele für automatische Aktionen in einem Workflow

• Bestätigungs-E-Mail → Wird automatisch nach der Vertragsunterschrift oder der Anzahlung versendet, um die Sitzung offiziell zu bestätigen.
• Erinnerungs-SMS → 1–3 Tage vor dem Termin mit Uhrzeit, Adresse und wichtigen Infos.
• Versand eines Fragebogens → Z. B. direkt nach der Erstellung der Sitzung, um Erwartungen oder besondere Hinweise des Kunden abzufragen.
• Automatischer Versand der Schlussrechnung → Einige Tage vor der Sitzung geplant – oder direkt danach, je nach Workflow.
• Aufgabe für den Fotografen → Z. B. „Studio-Accessoires vorbereiten“, „Restbetrag prüfen“. Diese Aufgaben erscheinen in deinem persönlichen Kalender.

8. Richte die Online-Buchung ein

Mini-Sessions

Mit den Mini-Sessions kannst du mehrere kurze Termine an einem Tag anbieten (ideal z. B. für Weihnachten).

Du legst das Datum, die Dauer jeder Sitzung (z. B. 20 Minuten) und die Pausen zwischen den Terminen (z. B. 10 Minuten) fest – und Fotostudio erstellt automatisch alle verfügbaren Zeitfenster.

Bereits belegte oder in deinem Kalender blockierte Slots werden rot markiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Du kannst die Termine jederzeit ändern oder manuell zusätzliche Slots hinzufügen.

Dieses Modul ermöglicht es dir, Serien von Sitzungen schnell zu organisieren, ohne jede einzelne einzeln erstellen zu müssen.

Online-Buchungen

Die Online-Buchungen basieren auf einem Wochenplan mit individuell anpassbaren Zeitfenstern.

Du wählst die Tage, Uhrzeiten, die Dauer der Sitzungen und die Pausen zwischen zwei Buchungen.

Zusätzlich kannst du festlegen:

• eine Mindestfrist für Buchungen (z. B. 48 Stunden)
• die automatische Freigabe von nicht bestätigten Slots
• das Blockieren von Slots, wenn dein persönlicher Kalender belegt ist
• ein Limit an Sitzungen pro Tag

Jeder Sitzungstyp kann einen eigenen Buchungslink haben – oder du nutzt einen globalen Link, um ihn auf deiner Website einzubinden.

Kataloge

Mit dem Modul Katalog kannst du verschiedene Arten von Shootings erstellen (z. B. Weihnachts-Mini-Sessions, Schwangerschaft, Familie …) – jeweils mit eigenen Preisen, Paketen und Optionen.

Du kannst außerdem Rabattcodes und Zahlungspläne (Anzahlung, vollständige Zahlung …) hinzufügen.

Der Katalog wird automatisch in die Mini-Sessions und die Online-Buchungen integriert. Dein Kunde wählt zuerst die Art des Shootings und entscheidet sich dann für das passende Angebot.

Aktualisiert am: 09/10/2025