Die wichtigsten Schritte für deinen Start:
0 Folge der Karte Starte dein Business
1 Richte dein Konto ein
2 Richte deine E-Mail-Adresse ein
3 und passe die E-Mails von Fotostudio an
4 Passe deine Verträge und Rechnungen an
5 Organisiere die Zahlungen: Anzahlungen, Restbeträge, Online-Zahlung
6 Verwalte Shootingtypen und Tarife
7 Automatisiere E-Mails und Aufgaben mit Workflows
8 Richte deinen Kalender für die Online-Buchung ein

0. Folge der Karte Starte dein Business

Auf deinem Dashboard macht die Karte Starte dein Business aus den Schritten dieses Leitfadens eine Checkliste mit deinem Fortschritt:

• Teste den Ablauf: Leg ein Shooting auf deinen Namen mit deiner E-Mail-Adresse an und schick dir selbst ein Angebot. So siehst du genau, was dein Kunde bekommt.
• Wechsle in den Echtbetrieb: Dein Konto startet im Trainingsmodus. Du kannst alles ausprobieren (Angebote, Rechnungen, Zahlungen), ohne dass etwas zählt. Vervollständige deine rechtlichen Angaben (Rechtsform, Firmennummer, USt-IdNr.) und verlass dann den Trainingsmodus: Deine Dokumente werden echt, und die Testdokumente werden gelöscht.
• Sende dein erstes Angebot: Leg ein Shooting für deinen Kunden an und schick ihm ein Angebot oder die Auswahl deiner Pakete.
• Deine Arten von Shootings, Füg dein Logo hinzu, Sende von deiner Adresse, Pass deine Pakete an.
• Optional: Teile deinen Link und Online bezahlt werden.

🎁 Sobald dein erstes Angebot bei einem Kunden ankommt, schenken wir dir einen zusätzlichen Gratismonat.

1. Richte dein Konto ein

Alle Details deines Kontos siehst und bearbeitest du unter Mein Konto, über deinen Avatar unten im Menü.

Dort findest du:

Mein Profil:

Hier hinterlegst du deine Daten (Name, Vorname, E-Mail, Telefon, Profilbild usw.), änderst das Passwort deines Kontos und deine regionalen Einstellungen.

Mein Profil > Einstellungen:

Der Texteditor, das Menüthema (Tinte oder Hell), das Menülayout und deine Startseite.

Mein Unternehmen:

Hier füllst du die Felder aus, die für deine Verträge, Angebote und Rechnungen gebraucht werden: Name deines Unternehmens, Bankverbindung, USt-IdNr. und die Adresse deines Firmensitzes.

Meine Marke:

Dein Logo, deine Farben und deine Schrift, die in deinem Kundenbereich, deinen E-Mails und deinen Dokumenten verwendet werden. Die Seite hat vier Bereiche: Marke, Kundenbereich, Kunden-Dashboard und E-Mails (Layout und Signatur). Hier kannst du:

• die Kundenoberfläche gestalten (eine private Seite, auf der deine Kunden Dokumente wie Angebote, Verträge, Rechnungen und Fragebögen einsehen) mit deinem Logo und der Hauptfarbe deines Unternehmens
• visuelle Identitäten verwalten (Menü oben rechts auf der Seite)
• die Signatur der E-Mails anpassen, die über Fotostudio verschickt werden

2. Richte deine E-Mail-Adresse ein...

Standardmäßig werden E-Mails aus Fotostudio von no-reply@fotostudio.io verschickt, begrenzt auf 30 E-Mails pro Tag. Wenn dein Kunde antwortet, sieht er deine eigene E-Mail-Adresse, die Antwort landet also direkt bei dir.
Wir empfehlen dir trotzdem, deine berufliche Adresse einzurichten: Eine eigene Absenderadresse stärkt deine Glaubwürdigkeit und verbessert die Zustellbarkeit deiner E-Mails (sie landen seltener im Spam).

Du kannst deine E-Mails von deiner beruflichen Adresse senden, entweder indem du dein Google-Konto verbindest oder indem du deinen eigenen Mailserver einrichtest.

• Google verbinden: Gehe zu Mein Konto > Mein Google-Konto und klicke auf „Anmelden mit Google“. Das ist einfach und synchronisiert gleichzeitig deinen Kalender.
• Einen Mailserver einrichten: Gehe zu Nachrichten > Parameter > Sende-/Empfangsserver, wähle in der Liste „Versandmethode“ die Option „Meinen eigenen E-Mail-Server verwenden (SMTP)“ und gib die Daten deines Anbieters ein (Server, Port, E-Mail, Passwort).

3. ...und passe die E-Mails von Fotostudio an

Mit den E-Mail-Vorlagen (Datenvorlagen > E-Mails) passt du alle automatischen Nachrichten von Fotostudio an (Angebote, Verträge, Rechnungen…): Ton, Duzen oder Siezen, Stil… Du kannst auch eigene Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen und nicht immer wieder dieselben Nachrichten schreiben zu müssen.

4. Passe deine Verträge und Rechnungen an

Unter Datenvorlagen > Verträge und AGBs erstellst du deinen eigenen Vertrag oder nutzt eine Vorlage von Fotostudio. Du kannst Text und Variablen frei an dein Unternehmen anpassen. Du kannst auch für jeden Shootingtyp einen eigenen Vertrag haben.
Dank Variablen wie {firstname} oder {shoot_date} passen sich deine Verträge automatisch an jeden Kunden an. Einmal verschickt, kann der Vertrag ganz einfach online unterschrieben werden.

Unter Buchhaltung > Parameter > Thema von Angeboten und Rechnungen passt du das Design deiner Rechnungen und Angebote an.

5. Organisiere die Zahlungen: Anzahlungen, Restbeträge, Online-Zahlung

💰 Anzahlung

Standardmäßig erstellt Fotostudio eine Anzahlungsrechnung über 30 %, sobald ein Vertrag unterschrieben ist. Du kannst die Online-Zahlung aktivieren, damit deine Kunden sofort bezahlen.
Du möchtest einen anderen Betrag oder keine automatische Rechnung?
Das stellst du in den Zahlungsplänen ein (Module > Zahlungspläne): fester Betrag oder Prozentsatz, oder gar keine Anzahlung.
Du kannst auch jedem Shootingtyp einen Zahlungsplan zuordnen (z. B. 30 % für ein Studioshooting, 100 % für eine Mini Session…), wenn du ihn einrichtest (siehe Punkt 6).

🧾 Restbetrag

Um den offenen Betrag abzurechnen, öffne im Shooting den Reiter „Angebote und Rechnungen“.
Du kannst die Schlussrechnung automatisch nach dem Zahlungsplan erstellen oder eine freie Rechnung anlegen.
📌 Tipp: Arbeite immer vom Shooting aus, um die Automatisierungen zu nutzen (und nicht vom Kontakt aus, der Sonderfällen wie Produktbestellungen vorbehalten ist).

💳 Online-Zahlung

Die Online-Zahlung aktivierst du unter Module > Online-Zahlung oder Buchhaltung > Online-Zahlung.
Vorteile: sofortige Zahlung, direkte Bestätigung des Shootings, kein Blick mehr aufs Bankkonto nötig.
📉 Achtung: Stripe/Mollie/PayPal behalten eine Gebühr ein. Du kannst die Online-Zahlung für bestimmte Shootingtypen oder für eine einzelne Rechnung deaktivieren.
🔧 Andere Zahlungsarten (Überweisung, Scheck, bar…): Trage deine Hinweise im Feld „Andere“ ein, damit sie auf der Rechnung erscheinen (z. B. deine IBAN).
Alle Zahlungen kannst du in einer Rechnung über Aktionen > Zahlung hinzufügen von Hand erfassen, damit deine Buchhaltung stimmt.

6. Verwalte Shootingtypen und Tarife

Deine Shootings einrichten

Mit den Shootingtypen (Hochzeit, Boudoir, Business usw.) organisierst du deine Shootings und wendest Standardeinstellungen an: Vertrag, AGB, Zahlungsplan, Workflow, üblicher Ort usw.
Du legst deine Typen unter Fotoshootings > Shootingtypen an und verwaltest sie dort. Jeder Typ hat einen Namen + eine Farbe, damit dein Kalender übersichtlicher wird.

Die Seite eines Typs ist in vier Blöcke gegliedert:

• Der Typ: Name, Farbe, übliche Dauer
• Wenn der Kunde bucht: zu unterschreibender Vertrag (online unterschreibbar), AGB (auf Angeboten/Rechnungen sichtbar), Zahlungsplan (z. B. 30 % / 70 %), Online-Zahlung und automatische Bestätigung
• Organisation: Workflow (automatische E-Mails/Aufgaben, mehr dazu im nächsten Schritt), üblicher Ort (praktisch für Studioshootings) und Fahrzeit
• Was der Kunde sieht: visuelle Identität, MwSt. und ob der Typ über deine Online-Zeitfenster buchbar ist

Spare Zeit mit deinen Tarifen

Unter Fotoshootings > Tarife speicherst du deine Leistungen, Produkte und Optionen.
Ein Produkt ist etwas, das außerhalb des Shootings verkauft wird: Alben, Abzüge, ...
Eine Option kann eine zusätzliche Stunde, die Wahl mehrerer Hintergründe usw. sein.
Für jeden Tarif gibst du einen Namen, eine Beschreibung (auf Angeboten und Rechnungen sichtbar), einen Bruttopreis und den MwSt.-Satz an. Du kannst jeden Tarif einem oder mehreren Shootingtypen zuordnen, damit du ihn beim Erstellen von Angeboten oder Rechnungen schnell findest.
Füge auch ein Bild hinzu, wenn dein Katalog für deine Kunden ansprechender aussehen soll.

7. Automatisiere E-Mails und Aufgaben mit Workflows

Mit den Workflows im Menü Fotoshootings > Workflows automatisierst du zum Beispiel den Versand von E-Mails und SMS oder das Anlegen von Erinnerungen in deinem Kalender, zu wichtigen Momenten eines Shootings.
Klicke auf Neuer Workflow und gib ihm einen Namen, zum Beispiel Schwangerschaft, wenn du alles rund um Babybauch-Shootings automatisieren möchtest. Du kannst von einer Fotostudio-Vorlage, von einem deiner Workflows oder von einer leeren Seite starten.

Der Workflow erscheint als Zeitleiste mit fünf Momenten:

• Beim Erstellen des Shootings
• Bei der Bestätigung
• Vor dem Shooting
• Tag des Shootings
• Nach dem Shooting

Füge zu jedem Moment eine E-Mail, eine SMS oder eine Aufgabe mit ihrer Frist hinzu (z. B. 2 Tage vorher). Der Button „Mit echtem Datum testen“ zeigt dir die berechneten Daten.

Beispiele für automatische Aktionen in einem Workflow

• Bestätigungs-E-Mail → Wird nach der Vertragsunterschrift oder der Zahlung der Anzahlung automatisch verschickt, um das Shooting offiziell zu bestätigen.
• Erinnerungs-SMS → Wird 1 bis 3 Tage vor dem Shooting verschickt, um den Kunden an Uhrzeit, Adresse und praktische Infos zu erinnern.
• Versand eines Fragebogens → Zum Beispiel ein Formular direkt nach dem Anlegen des Shootings, um die Wünsche oder Vorgaben des Kunden besser kennenzulernen.
• Automatischer Versand der Schlussrechnung → Einige Tage vor dem Shooting geplant oder direkt danach, je nach deiner Arbeitsweise.
• Aufgabe für den Fotografen → Zum Beispiel „Studio-Accessoires vorbereiten“, „Prüfen, ob der Restbetrag bezahlt ist“. Diese Aufgaben erscheinen einige Tage vor ihrer Fälligkeit in deinem Aufgabenboard (Kalender > Aufgaben) und in deinem Kalender.

8. Richte deinen Kalender für die Online-Buchung ein

Mini Sessions

Mit Mini Sessions bietest du mehrere kurze Zeitfenster an einem Tag an (ideal zum Beispiel für Weihnachten).
Unter Fotoshootings > Mini Sessions öffnet der Button Hinzufügen einen Assistenten in 5 Schritten: Shootingtyp, Tarife, Vertrag und Zahlung, Zeitfenster, Start. Für die Zeitfenster wählst du das Datum oder die Daten, die Anzahl der Zeitfenster, ihre Dauer (z. B. 20 Min.) und die Pause dazwischen (z. B. 10 Min.): Fotostudio erstellt alle Zeitfenster auf einmal.

Danach verwaltest du deine Zeitfenster unter Alle Zeitfenster (Button oben auf der Seite Mini Sessions): Zeitfenster hinzufügen, auf andere Daten kopieren, eines blockieren oder freigeben.

Mit diesem Modul organisierst du Shootings schnell in Serie, ohne jedes einzeln anlegen zu müssen.

Online-Buchung

Die Online-Buchung funktioniert über einen Wochenplan unter Fotoshootings > Online-Buchung.
Du wählst die Tage, die Uhrzeiten, die buchbaren Shootingtypen und die Pause zwischen zwei Buchungen.

Außerdem kannst du festlegen:

• eine Mindestvorlaufzeit für Buchungen („Buchbar spätestens“, z. B. 48 Std.)
• eine Höchstzahl an Shootings pro Tag
• über den Button Einstellungen: die automatische Freigabe nicht abgeschlossener Zeitfenster und das Blockieren von Zeitfenstern, wenn dein privater Kalender belegt ist

Jeder Shootingtyp kann einen eigenen Link haben, oder du nutzt einen globalen Link, um ihn in deine Website einzubinden. Alle deine Links findest du unter Startseite > Meine Links.

Kataloge

Mit dem Modul Katalog erstellst du verschiedene Arten von Shootings (Weihnachts-Mini-Session, Schwangerschaft, Familie…) mit ihren Tarifen, Paketen und Optionen.
Du kannst Rabattcodes und Zahlungspläne (Anzahlung, Komplettzahlung…) damit verknüpfen.

Der Katalog fügt sich automatisch in die Mini Sessions und die Online-Buchung ein. Der Kunde wählt zuerst die Art des Shootings und dann das passende Angebot.

Aktualisiert am: 24/10/2026