Comment mettre en place des disponibilités pour des réservations en ligne?
Fotostudio vous propose un module de création de disponibilités pour vos réservation en ligne. Ce module permet à vos clients de sélectionner facilement leur créneau et tarif, de fournir leurs informations personnelles, de signer le contrat et de régler la facture en ligne, le tout dans un processus fluide et intégré.
Dans le menu Réglages > Données > Tarifs et facturation, créez un ou plusieurs tarifs pour les sessions qui peuvent être réservées en ligne. Vos clients auront ainsi la possibilité de choisir parmi ces tarifs lors de leur réservation.
IMPORTANT: Pour assurer le bon fonctionnement du module, il est essentiel de définir un horaire par défaut sur vos tarifs.
Dans le menu Réglages > Modules > Réservation en ligne, vous avez la possibilité de créer un ou plusieurs plannings de séance ou de rendez-vous.
Chaque planning peut être personnalisé avec des paramètres spécifiques (nom, type de séance, récurrence, etc.).
Nom: le nom de votre planning. Vous pouvez créer plusieurs plannings selon vos besoins (par exemple, séances photos, rendez-vous divers).
Type de shooting: ajoutez tous les types de shooting configurés pour cette disponibilité (par exemple vous pouvez créer une disponibilité pour toutes vos séances en studio, qui auront le même planning et une disponibilité différente pour des shootings à planifier dans d'autres plages horaires)
Récurrence: vous pouvez choisir entre un planning hebdomadaire ou toutes les deux semaines
Pause entre les réservations: vous pouvez définir un intervalle de temps spécifique entre deux réservations consécutives. Cette pause est destinée à offrir une période tampon pour diverses activités nécessaires entre les séances ou les rendez-vous
Proposer des créneaux toutes les: vous permet de définir la fréquence à laquelle les créneaux de réservation sont disponibles pour les clients tout au long de la journée. (Si par exemple la disponibilité est de 9h à 12h et ce champ est défini "30 minutes", les clients pourront choisir un créneau à 9h, ou 9h30 ou à 10h etc.. - en fonction de la durée de la séance)
Date limite de réservation: ce champ permet de definir combien de temps avant les clients peuvent réserver la séance
Date maximale de réservation: cette option permet de définir jusqu'à quand les clients peuvent réserver à l'avance. Par exemple, si vous réglez cette option sur 6 mois, vos clients ne pourront prendre rendez-vous que pour les 6 prochains mois.
Maximiser le nombre de réservations sur une même journée: si vous cochez cette case, moins de créneaux seront proposés à vos clients. L'objectif étant de maximiser le nombre de réservations sur la période donnée.
Limiter le nombre de shootings par jour: si vous définissez un nombre maximum de shootings par jour, une date ne sera plus disponible à la réservation dès qu'elle comptera ce nombre de shootings
Actif: cette case permet de désactiver rapidement la disponibilité sans devoir l'effacer, et de la réactiver facilement sans devoir tout recréer.
Vous pouvez définir vos disponibilités sur chaque jour de la semaine.
Attention: si vous avez défini une disponibilité plus courte que la durée de vos shootings, aucune disponibilité ne sera affichée à vos clients. (Ex : Si vous avez défini être disponible le lundi de 9h à 10h mais qu'il n'y a aucune séance qui dure une heure ou moins, cette disponibilité ne sera pas montrée aux clients.)
Ajoutez des exceptions pour des dates spécifiques où vos disponibilités diffèrent du planning habituel. Vous pouvez également bloquer des jours entiers en tant que jours de congé directement dans le planning, ce qui bloquera le jour de congé uniquement sur ce planning, ou dans la page générale des réservations, auquel cas le jour sera bloqué sur tous les plannings.
Avec le bouton 'Réglages' vous pouvez définir l'URL de votre lien de réservation ainsi que la possibilité de libérer automatiquement les réservations incomplètes ou impayées après 15 minutes.
Sur la page principale du module, vous pouvez obtenir votre lien de réservation. Vous pouvez choisir un lien de réservation pour tous vos types de shooting, ou un lien par type de shooting, puis cliquer sur Afficher et récupérer l'URL de la fenêtre ouverte. Ce lien est à partager avec vos clients (via Facebook, email, SMS ou tout autre moyen de communication).
En cliquant sur ce lien, votre client va arriver sur votre page de réservation. Il pourra alors choisir un type de séance, un tarif et les produits et choisir son créneau en fonction de vos disponibilités. Puis compléter ses coordonnées, signer le contrat et payer en ligne sa facture.
Laissez Fotostudio travailler pour vous et recevez des notifications pour vous avertir à chaque réservation.
1. Créez vos tarifs
Dans le menu Réglages > Données > Tarifs et facturation, créez un ou plusieurs tarifs pour les sessions qui peuvent être réservées en ligne. Vos clients auront ainsi la possibilité de choisir parmi ces tarifs lors de leur réservation.
IMPORTANT: Pour assurer le bon fonctionnement du module, il est essentiel de définir un horaire par défaut sur vos tarifs.
2. Définissez vos disponibilités
Dans le menu Réglages > Modules > Réservation en ligne, vous avez la possibilité de créer un ou plusieurs plannings de séance ou de rendez-vous.
Création et gestion des plannings de séances :
Chaque planning peut être personnalisé avec des paramètres spécifiques (nom, type de séance, récurrence, etc.).
Nom: le nom de votre planning. Vous pouvez créer plusieurs plannings selon vos besoins (par exemple, séances photos, rendez-vous divers).
Type de shooting: ajoutez tous les types de shooting configurés pour cette disponibilité (par exemple vous pouvez créer une disponibilité pour toutes vos séances en studio, qui auront le même planning et une disponibilité différente pour des shootings à planifier dans d'autres plages horaires)
Récurrence: vous pouvez choisir entre un planning hebdomadaire ou toutes les deux semaines
Pause entre les réservations: vous pouvez définir un intervalle de temps spécifique entre deux réservations consécutives. Cette pause est destinée à offrir une période tampon pour diverses activités nécessaires entre les séances ou les rendez-vous
Proposer des créneaux toutes les: vous permet de définir la fréquence à laquelle les créneaux de réservation sont disponibles pour les clients tout au long de la journée. (Si par exemple la disponibilité est de 9h à 12h et ce champ est défini "30 minutes", les clients pourront choisir un créneau à 9h, ou 9h30 ou à 10h etc.. - en fonction de la durée de la séance)
Date limite de réservation: ce champ permet de definir combien de temps avant les clients peuvent réserver la séance
Date maximale de réservation: cette option permet de définir jusqu'à quand les clients peuvent réserver à l'avance. Par exemple, si vous réglez cette option sur 6 mois, vos clients ne pourront prendre rendez-vous que pour les 6 prochains mois.
Maximiser le nombre de réservations sur une même journée: si vous cochez cette case, moins de créneaux seront proposés à vos clients. L'objectif étant de maximiser le nombre de réservations sur la période donnée.
Limiter le nombre de shootings par jour: si vous définissez un nombre maximum de shootings par jour, une date ne sera plus disponible à la réservation dès qu'elle comptera ce nombre de shootings
Actif: cette case permet de désactiver rapidement la disponibilité sans devoir l'effacer, et de la réactiver facilement sans devoir tout recréer.
Disponibilités horaires :
Vous pouvez définir vos disponibilités sur chaque jour de la semaine.
Attention: si vous avez défini une disponibilité plus courte que la durée de vos shootings, aucune disponibilité ne sera affichée à vos clients. (Ex : Si vous avez défini être disponible le lundi de 9h à 10h mais qu'il n'y a aucune séance qui dure une heure ou moins, cette disponibilité ne sera pas montrée aux clients.)
Exceptions et Jours de Congé
Ajoutez des exceptions pour des dates spécifiques où vos disponibilités diffèrent du planning habituel. Vous pouvez également bloquer des jours entiers en tant que jours de congé directement dans le planning, ce qui bloquera le jour de congé uniquement sur ce planning, ou dans la page générale des réservations, auquel cas le jour sera bloqué sur tous les plannings.
3. Paramètres
Avec le bouton 'Réglages' vous pouvez définir l'URL de votre lien de réservation ainsi que la possibilité de libérer automatiquement les réservations incomplètes ou impayées après 15 minutes.
4. Invitez vos clients à réserver
Sur la page principale du module, vous pouvez obtenir votre lien de réservation. Vous pouvez choisir un lien de réservation pour tous vos types de shooting, ou un lien par type de shooting, puis cliquer sur Afficher et récupérer l'URL de la fenêtre ouverte. Ce lien est à partager avec vos clients (via Facebook, email, SMS ou tout autre moyen de communication).
En cliquant sur ce lien, votre client va arriver sur votre page de réservation. Il pourra alors choisir un type de séance, un tarif et les produits et choisir son créneau en fonction de vos disponibilités. Puis compléter ses coordonnées, signer le contrat et payer en ligne sa facture.
5. Profitez
Laissez Fotostudio travailler pour vous et recevez des notifications pour vous avertir à chaque réservation.
Mis à jour le : 15/02/2024
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