Droits d'auteur : gérer vos cessions, ne plus jamais oublier un renouvellement

Cette fonctionnalité s'adresse aux photographes qui cèdent des droits d'auteur à leurs clients (publicité, presse, packaging, réseaux sociaux...) et qui veulent arrêter de gérer ça dans un fichier Excel à 25 onglets.

C'est quoi le module Droits d'auteur ?

En tant que photographe, vos photos ne sont pas automatiquement "vendues" avec vos prestations, que vous travailliez avec des particuliers ou en corporate/entreprise : vous cédez à votre client le droit de les utiliser, pour un usage, une durée et un territoire précis. C'est ce qu'on appelle une cession de droits.

Le module Droits d'auteur de Fotostudio vous permet de :

• Ajouter une ligne "Cession de droits" sur vos devis et factures, en plus des lignes classiques (prestation, produit)
• Calculer un montant de façon assistée, à partir de barèmes personnalisables
• Ne plus oublier de relancer vos clients quand une cession arrive à échéance (la vraie valeur ajoutée du module !)
• Suivre vos statistiques : part de votre CA issue des droits, taux de renouvellement, droits offerts...

Activer le module

1. Allez dans Réglages > Modules
2. Cherchez "Droits d'auteur" et activez-le
3. Rien ne change ailleurs dans votre compte tant que vous ne créez pas de ligne de cession : c'est une option, pas une contrainte.

Une fois activé, un accès direct "Droits d'auteur" apparaît dans le menu Documents (à côté de Devis/Factures/Avoirs) ainsi que dans le menu Modules, pour retrouver rapidement l'échéancier et les réglages du barème sans repasser par la page des modules.

Ajouter une cession sur un devis ou une facture

1. Ouvrez ou créez un devis/facture, ajoutez une ligne
2. Dans le type de ligne, choisissez "Cession de droits" (à côté de "Service" et "Vente de marchandise")
3. Un bloc "Détails de la cession" apparaît sous la ligne :

💡 Astuce : le bouton "Aligner sur le 31/12" à côté de la date de fin vous permet de faire correspondre l'échéance à la fin de l'année civile, plutôt qu'à l'anniversaire exact de la cession, pratique pour simplifier votre suivi.

Le statut "Offert"

Si vous offrez les droits à un client (par exemple pour le fidéliser), choisissez "Offert". Le montant reste chiffré et visible : ça vous permet de garder une trace de la valeur du cadeau que vous faites, et ça alimente vos statistiques ("total des droits offerts").

Le calculateur

Vous n'êtes pas obligé de calculer votre prix à la main : dans le bloc "Détails de la cession", un encart de calcul est déjà visible en bas du bloc.

1. Renseignez l'audience du diffuseur (nombre de followers/visiteurs) et cochez les modificateurs qui s'appliquent (diffusion sur sites tiers, diffusion mondiale, diffuseur associatif...) : le montant se met à jour automatiquement à chaque changement (usage, durée, nombre d'images, exclusivité, œuvre préexistante...), sans rien avoir à cliquer
2. Le détail du calcul s'affiche ligne par ligne (façon petit reçu) : Base, Durée, Audience, chaque modificateur coché, Positionnement, puis le "Montant conseillé" final, de quoi comprendre exactement d'où vient le chiffre, plutôt qu'un montant qui tombe du ciel
3. Le libellé "Positionnement" de ce détail est cliquable : il ouvre directement les réglages du barème dans un nouvel onglet (sans perdre votre devis/facture en cours), pratique si vous voulez ajuster votre positionnement ou vos tarifs de base sans tout ressaisir
4. Quand le montant affiché vous convient, cliquez sur "Utiliser ce montant" pour l'appliquer au prix de la ligne

Le montant proposé est toujours modifiable, et n'est jamais appliqué automatiquement au prix de la ligne : ce n'est jamais un tarif imposé.

Générer automatiquement la description de la ligne

À côté de "Utiliser ce montant", le bouton "Générer une description" rédige pour vous un texte récapitulatif (usages cédés, étendue, territoire, durée, date de début, nombre d'images, exclusivité, œuvre préexistante) et l'ajoute directement dans le champ description de la ligne, pratique pour ne rien oublier de mentionner et gagner du temps de rédaction. Le texte reste entièrement modifiable une fois inséré. Si aucun usage n'est encore coché, un message vous le rappelle plutôt que de générer une description vide.

La TVA et la "Note d'auteur"

• Une ligne de cession propose automatiquement le taux de 10 % (régime auteur), mais vous pouvez le changer si votre comptable vous dit le contraire pour un cas précis.
• Une facture contenant au moins une ligne de cession peut s'afficher comme "Note d'auteur" au lieu de "Facture" (PDF, aperçu, espace client), la mention légalement correcte pour ce type de document. Ce n'est plus automatique : c'est désormais un réglage, à activer si vous en avez besoin.

Activer "Note d'auteur" pour tout votre compte

Rendez-vous dans Documents > Paramètres > Facturation et activez l'option "Afficher 'Note d'auteur' au lieu de 'Facture'". Ce réglage est désactivé par défaut : si vous ne faites rien, vos factures avec une ligne de cession restent affichées comme des factures classiques.

Ou au cas par cas, facture par facture

Sur chaque devis/facture, dans le bloc Réglages du formulaire, un menu déroulant vous permet de forcer un comportement différent juste pour ce document précis, sans toucher au réglage global du compte :

• Suivre le réglage du compte (par défaut)
• Toujours afficher "Note d'auteur"
• Toujours afficher "Facture"

Ce réglage par facture n'a d'effet que si la facture contient réellement une ligne de cession.

Le suivi des cessions (échéancier)

Rendez-vous dans Droits d'auteur > Échéancier des cessions pour voir toutes vos cessions, avec recherche, tri et pagination comme partout ailleurs dans Fotostudio.

ℹ️ Important : une cession ne compte dans l'échéancier (et ne déclenche donc ni relance ni statistique) qu'une fois la facture qui la porte verrouillée/finalisée. Un devis accepté ou une facture encore en brouillon ne sont que des intentions, pas une preuve de cession réelle. Rien n'est perdu entre-temps : la cession existe déjà et se met à jour à chaque enregistrement du document, elle est simplement masquée de l'échéancier, des relances et des statistiques tant que la facture n'est pas verrouillée.

En haut de la page, des compteurs vous donnent une vue d'ensemble (total, en cours, expire bientôt, expirées, cédées/offertes, montant total), et une barre de filtres permet d'isoler rapidement les cessions par cycle de vie, par statut ou par client.

Chaque ligne affiche le client, l'usage, le montant, l'échéance et un badge visuel coloré : En cours / Expire bientôt / Expirée. Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche détaillée, avec tous les champs de la cession, un lien vers le devis/la facture d'origine (si elle en a un), et les actions :

• "Renouveler" (toujours disponible)
• "Modifier" (uniquement pour une cession saisie manuellement, sans document ; sinon l'édition se fait depuis le devis/la facture d'origine, voir plus bas)
• "Supprimer" (toujours disponible, même pour une cession liée à un document : le document et sa ligne ne sont jamais modifiés, seule la cession disparaît et la ligne perd son rattachement)

Joindre des photos à une cession

Depuis la fiche d'une cession, vous pouvez joindre une ou plusieurs photos (par exemple une planche contact des visuels concernés). Cliquez sur le bouton d'ajout en pointillé, choisissez votre fichier : c'est enregistré immédiatement. Ça fonctionne aussi bien pour une cession manuelle que pour une cession liée à un devis/une facture.

Ajouter une cession existante (sans facture)

Vous avez cédé des droits avant d'utiliser Fotostudio, ou lors d'une prestation jamais facturée dans l'outil, et vous voulez quand même être relancé à l'échéance ? Pas besoin de recréer un devis ou une facture pour ça.

1. Depuis l'échéancier, cliquez sur "Cession existante (sans facture)"
2. Remplissez le même formulaire que sur une ligne de devis/facture (client, usage, étendue, territoire, dates, durée, nombre d'images, exclusivité, œuvre préexistante, statut, notes), plus un montant purement informatif puisqu'il n'y a pas de document associé
3. Enregistrez : la cession apparaît dans l'échéancier exactement comme les autres, avec les mêmes relances automatiques et le même bouton "Renouveler"

Vous pouvez modifier ou supprimer une cession saisie de cette façon à tout moment depuis l'échéancier. Une cession créée à partir d'un vrai devis/facture reste, elle, uniquement modifiable depuis ce document (pour rester cohérente avec ce qui a été facturé), mais elle peut, comme toutes les autres, être supprimée directement depuis sa fiche si besoin.

La relance automatique (la fonctionnalité phare)

C'est LE problème que le module résout : vous ne pouvez plus oublier une échéance.

Chaque jour, Fotostudio vérifie vos cessions actives et :

• Vous crée une tâche de rappel à J-60, J-30 et J-7 avant l'échéance, visible dans votre liste de tâches habituelle
• Envoie automatiquement un email à votre client à J-30 pour lui proposer un renouvellement (vous pouvez personnaliser ce modèle d'email dans Réglages > Modèles d'emails) : le lien de cet email amène votre client directement sur une page dédiée à cette cession dans son espace personnel (voir plus bas)

Une cession non cédée ne déclenche jamais de relance (il n'y a rien à renouveler).

Renouveler une cession

1. Depuis l'échéancier ou depuis la tâche de rappel, cliquez sur "Renouveler"
2. Un nouveau devis s'ouvre, avec une ligne de cession pré-remplie avec les mêmes usage/étendue/territoire/durée que l'originale
3. Le montant et tous les paramètres restent modifiables : un renouvellement n'est jamais une simple reconduction automatique du prix, c'est une nouvelle négociation
4. Sauvegardez le devis normalement, comme n'importe quel autre document

Le tableau de bord

Si vous ajoutez le widget "Statistiques cessions" à votre tableau de bord, vous y retrouvez :

• Part de votre CA issue des droits d'auteur vs de la prestation
• Taux de renouvellement de vos cessions expirées
• Valeur moyenne d'une cession par type d'usage
• Total des droits offerts sur la période
• Pipeline de renouvellement : les cessions qui expirent dans les 90 prochains jours, affichées comme une fourchette ("jusqu'à X €"), jamais comme un chiffre d'affaires garanti, puisqu'un renouvellement n'est jamais acquis d'avance

Ce que voit votre client

Si l'option est activée dans les réglages de votre identité graphique (Personnalisation du dashboard, visible uniquement si le module Droits d'auteur est actif), vos clients retrouvent leurs cessions actives dans leur espace personnel : une section dédiée sur leur tableau de bord, et une page listant le détail de chaque cession (usage, étendue, dates, statut). C'est cette page que le lien de relance automatique à J-30 amène désormais directement (voir plus haut).

Retrouver une cession depuis une séance ou une fiche entreprise

Si le devis/la facture porteur d'une cession est rattaché à une séance, la cession apparaît aussi dans l'onglet "Devis & Factures" de cette séance. Si le client est rattaché à une entreprise (module B2B), la cession apparaît également dans l'onglet dédié de la fiche entreprise. Rien à saisir en plus : ce rattachement se fait automatiquement, comme pour vos devis et factures.

Réglages du barème

Depuis l'échéancier, cliquez sur "Réglages du barème" :

L'assistant de calibrage

Indiquez simplement votre tarif jour habituel, et Fotostudio en déduit une base de départ pour vos droits d'auteur, usage par usage. Ce n'est :

• ❌ pas un tarif imposé par Fotostudio
• ❌ pas "LE" bon prix (il dépend de votre notoriété, de votre rapport de force avec le client...)
• ✅ juste un point de départ calculé à partir de vos propres chiffres, que vous pouvez ajuster librement à chaque cession

Cette base représente un tarif pour une prestation sur commande (le cas le plus fréquent). Si la photo cédée est une œuvre préexistante (catalogue/banque d'images), cochez la case correspondante sur la ligne de cession : le montant est alors automatiquement multiplié par 3, sans avoir besoin d'un second barème.

Modifier vos tarifs de base ligne par ligne

Si vous préférez reprendre la main directement plutôt que de tout recalibrer depuis un seul tarif jour, le tableau "Mes tarifs de base" (juste en dessous) affiche un montant modifiable pour chaque usage (web/réseaux, site avec/sans vente, print, dossier de presse, packaging) et chaque palier de nombre d'images. Modifiez uniquement les cases qui vous intéressent et cliquez sur "Enregistrer mes tarifs" : les autres valeurs restent inchangées.

Votre usage réel n'est pas dans la liste ? Tout en bas de ce même tableau, ajoutez votre propre catégorie (un nom libre) : elle rejoint alors les catégories existantes partout où elles apparaissent (ligne de devis/facture, calculateur, tableau des tarifs), et vous pouvez la renommer ou la supprimer à tout moment depuis ce même tableau.

Votre positionnement

Réglez si vous facturez plutôt en dessous (×0,85), au niveau (×1), ou au-dessus (×1,15) des références du métier. Contrairement à l'assistant de calibrage, ce réglage s'applique immédiatement dès que vous cliquez sur une option (pas besoin de cliquer sur "Calculer ma base") : il multiplie le montant final de chaque cession calculée, en plus du tarif jour, de la durée, de l'audience et des autres critères.

Un bouton "Réinitialiser ma personnalisation" vous permet de revenir aux valeurs par défaut à tout moment.

Des modèles pour ne plus tout ressaisir à chaque fois

Le formulaire "Détails de la cession" est complet, donc long à remplir si vous cédez souvent les mêmes types de droits (ex. "Web et réseaux sociaux, 1 an, non exclusif"). Les modèles de cession permettent d'enregistrer une combinaison une fois, puis de la réappliquer en un clic.

Créer un modèle

Deux façons de faire :

1. Depuis le menu Droits d'auteur > Modèles de cession, page dédiée : bouton "Nouveau modèle", un formulaire reprend les mêmes champs que sur une ligne de cession (usage, étendue, territoire, durée, exclusivité, nombre d'images, œuvre préexistante, audience, modificateurs, notes), sauf le montant, le statut et les dates, qui restent propres à chaque négociation réelle
2. Depuis une ligne de cession déjà remplie (sur un devis ou une facture), bouton "Enregistrer comme modèle" en haut du bloc "Détails de la cession" : donnez-lui un nom, et les valeurs actuellement saisies sur la ligne (y compris l'audience et les modificateurs du calculateur) sont enregistrées telles quelles

Utiliser un modèle

Sur le formulaire d'un devis ou d'une facture, cliquez sur "Depuis un modèle de cession" (à côté de "Depuis un tarif") : choisissez un modèle dans la liste, une nouvelle ligne de cession est ajoutée, entièrement pré-remplie. Il ne vous reste plus qu'à calculer ou ajuster le montant.

Vous pouvez modifier ou supprimer vos modèles à tout moment depuis la page Modèles de cession.

Questions fréquentes

Une ligne de cession peut-elle couvrir plusieurs usages en même temps ?
Oui, vous pouvez cocher plusieurs usages sur une même ligne (ex. Web + Print) si votre client négocie un forfait global. La durée et le montant s'appliquent alors à l'ensemble.

Que se passe-t-il si je supprime une ligne de cession d'un devis ?
La cession reste enregistrée dans votre historique (utile pour vos statistiques et votre suivi), elle est simplement détachée de cette ligne.

Puis-je supprimer une cession même si elle provient d'un devis/facture ?
Oui. Seule la modification d'une cession liée à un document doit se faire depuis ce document (pour rester cohérente avec ce qui a été facturé) ; la suppression, elle, est toujours possible directement depuis sa fiche dans l'échéancier, sans toucher au document ni à sa ligne.

J'ai bien mis le statut sur "Cédé", mais ma cession n'apparaît pas dans l'échéancier, pourquoi ?
Vérifiez que la facture qui porte cette ligne est bien verrouillée/finalisée (pas juste un brouillon, ni un devis même accepté) : c'est la condition pour qu'une cession compte réellement dans l'échéancier, les relances automatiques et les statistiques. Rien n'est perdu en attendant, la cession se met simplement à jour à chaque enregistrement du document.

Comment activer ou désactiver l'affichage "Note d'auteur" sur mes factures ?
Depuis Documents > Paramètres > Facturation, un réglage global active ou désactive ce comportement pour tout le compte (désactivé par défaut). Vous pouvez aussi le forcer différemment pour une facture précise depuis son bloc Réglages, sans changer le réglage global.

Le calculateur me donne-t-il "le bon prix" ?
Non, il n'existe pas de "bon prix" universel : le calculateur donne un point de départ cohérent avec le marché, jamais un tarif figé. Le montant reste toujours modifiable à la main.

Puis-je désactiver l'email automatique au client et ne garder que la tâche pour moi ?
Pas de réglage dédié pour l'instant : l'email part automatiquement à J-30 si un modèle d'email "Cession" existe sur votre compte. Vous pouvez toutefois vider le contenu du modèle si vous préférez ne pas l'envoyer.

Une cession offerte compte-t-elle dans mon chiffre d'affaires réalisé ?
Non. Le CA réalisé ne compte que ce qui a été réellement facturé. Les cessions offertes apparaissent séparément dans vos statistiques ("total des droits offerts"), pour vous montrer la valeur de ce que vous donnez sans le facturer.

Dois-je tout recalibrer si je veux juste corriger un seul tarif ?
Non. Le tableau "Mes tarifs de base" (réglages du barème) permet de modifier le montant d'un usage précis, sans toucher aux autres ni repasser par l'assistant de calibrage.

Pourquoi il n'y a plus de durée "illimitée" ?
Une cession de droits d'auteur doit légalement délimiter son étendue, sa destination, son territoire et sa durée (article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle). Une durée "illimitée" n'a donc pas de valeur juridique : indiquez la durée réelle convenue avec votre client, même si elle est longue (10 ans, 20 ans...).

Mon usage réel n'est pas dans la liste proposée par défaut, que faire ?
Ajoutez votre propre catégorie depuis les réglages du barème, tableau "Mes tarifs de base". Elle apparaît ensuite partout comme les catégories par défaut (ligne de devis/facture, calculateur, modèles de cession) et reste modifiable ou supprimable à tout moment.

À quoi servent les modèles de cession ?
À ne plus ressaisir à chaque fois les mêmes combinaisons usage/étendue/territoire/durée quand vous cédez souvent le même type de droits. Créez-en un depuis la page Modèles de cession ou depuis une ligne déjà remplie, puis réutilisez-le en un clic sur vos prochains devis/factures.

Puis-je saisir une cession qui date d'avant mon utilisation de Fotostudio ?
Oui, via le bouton "Cession existante (sans facture)" sur l'échéancier. Elle sera suivie et relancée comme n'importe quelle autre cession, sans avoir besoin d'un devis ou d'une facture associée.

Mis à jour le : 08/07/2026