CRM-startgids
Belangrijke stappen om te beginnen:
3 Pas de e-mails van Fotostudio aan
5 Beheer betalingen: voorschotten, restfacturen, online betalingen
6 Beheer je soorten fotoshoots en tarieven
7 Automatiseer het versturen van e-mails en het aanmaken van taken met workflows
8 Stel je agenda in voor online boekingen
1. Stel je account in
Je kunt al je accountgegevens bekijken en bewerken via 'Mijn account', toegankelijk via je avatar linksonder in je Fotostudio-scherm.
Hier kan je volgende zaken terugvinden:
Mijn profiel:
In dit gedeelte kun je je gegevens invoeren (voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto, enz.) en je accountwachtwoord en regionale gegevens wijzigen.
Mijn bedrijf:
In dit gedeelte kun je de velden invullen waarmee je contracten, offertes en facturen kunt maken: je bedrijfsnaam, rekeningnummer, btw-nummer en je vestigingsadres.
Personalisatie:
In dit gedeelte kun je:
- de klantinterface en het klantendashboard (een privépagina waar klanten documenten zoals offertes, contracten, facturen en vragenlijsten kunnen bekijken) aanpassen met je logo en de hoofdkleur van je bedrijf, alsook bepalen welke gegevens je klanten hierop zullen zien
- je visuele identiteiten beheren
- de e-mailhandtekening aanpassen voor e-mails die via Fotostudio worden verzonden
- de teksteditor kiezen
- en de kleur van je eigen Fotostudio-interface selecteren uit drie opties
2. Stel je e-mail adres in
Standaard worden e-mails vanuit Fotostudio verzonden vanaf noreply@fotostudio.io. Wanneer je klant reageert, ziet hij of zij je e-mailadres, waardoor het antwoord direct bij jou terechtkomt.
We raden echter aan om je professionele e-mailadres in te stellen. Het gebruik van een persoonlijk adres verbetert je geloofwaardigheid en de bezorgbaarheid van je e-mails (de kans dat ze in de spamfolder belanden is op deze manier kleiner).
Je kunt e-mails verzenden vanaf je professionele mailadres door je Google-account te koppelen of door je eigen e-mailserver in te stellen.
- Om Google te koppelen: ga naar Mijn account > Mijn Google-account en klik op 'Aanmelden met Google'. Het is eenvoudig en je agenda wordt ook gesynchroniseerd.
- Om een e-mailserver in te stellen: ga naar Berichten > Instellingen > Verzend-/ontvangstserver, kies 'Gebruik mijn eigen mailserver' in de lijst 'Verzendmethode' en voer vervolgens de gegevens van je provider in (server, e-mailadres, wachtwoord).
3. Pas de e-mails van Fotostudio aan
Met e-mailtemplates (Templates > E-mails) kun je alle automatische berichten die Fotostudio verstuurt (offertes, contracten, facturen, enz.) aanpassen: toon, informele/formele aanhef, stijl, enz. Je kunt ook je eigen templates maken om tijd te besparen en te voorkomen dat je dezelfde berichten steeds opnieuw moet typen.
4. Pas je contracten aan
In Templates > Contracten en Algemene Voorwaarden kun je je eigen contract maken of een template van Fotostudio gebruiken. Je kunt de tekst en variabelen vrij aanpassen aan je bedrijf. Het is ook mogelijk om voor elke soort fotoshoot een specifiek contract te hebben.
Dankzij variabelen zoals {first name} of {shoot date} passen je contracten zich automatisch aan elke klant aan. Na verzending kan het contract eenvoudig online worden ondertekend.
5. Beheer betalingen: voorschotten, restfacturen, online betalingen
💰 Voorschotfactuur
Standaard genereert Fotostudio een voorschotfactuur van 30% zodra een contract is getekend. Je kunt online betalingen inschakelen, zodat je klanten direct kunnen betalen.
Heb je liever een ander bedrag of geen automatische facturering?
Pas dit allemaal aan in de betaalplannen: een vast bedrag of een percentage, of schakel de voorschotfactuur zelfs helemaal uit.
Je kunt ook een betaalplan koppelen aan elke soort fotoshoot (bijv. 30% voor een studio fotoshoot, 100% voor een mini-fotoshoot) wanneer je dit configureert (zie punt 6).
🧾 Restfactuur
Om het resterende bedrag te factureren, ga je naar het tabblad 'Offertes en facturen' van de fotoshoot.
Je kunt de eindfactuur automatisch genereren volgens het betaalplan, of een aangepaste factuur maken.
📌 Tip: werk altijd vanuit de fotoshootfiche om te profiteren van automatiseringen, in plaats van de contactfiche, die je kunt reserveren voor specifieke gevallen zoals productbestellingen.
💳 Online betaling
Je kunt online betaling aanbieden via Modules > Online betaling of Boekhouding > Online betaling.
Voordelen: directe betaling, onmiddellijke bevestiging van de fotoshoot, geen verificatie van je bankrekening nodig.
📉 Opgelet, hou er rekening mee dat Stripe/Mollie/PayPal commissie in rekening brengt. Je kunt online betaling uitschakelen voor bepaalde soorten fotoshoots of voor een specifieke factuur.
🔧 Wens je andere betaalmethoden aan te bieden zoals bankoverschrijving, cheque, contant, etc.: voer je instructies in het veld 'Andere' in, zodat deze op de factuur verschijnen (bijv. bankgegevens).
Alle betalingen kunnen handmatig per factuur worden geregistreerd om je boekhouding bij te houden via de knop "Acties -> voeg een betaling toe".
6. Beheer je soorten fotoshoots en tarieven
Configureer je fotoshoots
Met de verschillende soorten fotoshoots (bruiloft, boudoir, zakelijk, enz.) kun je je fotoshoots organiseren en standaardinstellingen toepassen: prijs, contract, algemene voorwaarden, betalingsregeling, workflow, adres, enz.
Je kunt je soorten aanmaken en beheren via Fotoshoots > Instellingen > Soorten fotoshoots. Elke soort heeft een naam en kleur om je te helpen je planning te visualiseren.
Configureerbare instellingen:
- Kleur
- Standaardcontract (online te ondertekenen)
- Algemene voorwaarden (weergegeven op offertes/facturen)
- Betaalplan (bijv. 30% / 70%)
- Workflow (geautomatiseerde e-mails/taken), meer informatie in de volgende stap
- Standaardadres (optioneel, handig voor studioshoots)
- Opties: automatische bevestiging, online betaling, online boekingsweergave
Bespaar tijd door je tarieven in te stellen
In Fotoshoots > Tarieven kun je je diensten, producten en opties opslaan.
Een product komt overeen met zaken die buiten de fotoshoot zelf worden verkocht: albums, afdrukken, een make-up artist enz.
Een optie kan bijvoorbeeld een extra uur, de keuze uit meerdere achtergronden, enz. vertegenwoordigen.
Voer voor elk tarief een naam, een beschrijving (zichtbaar op offertes en facturen), een prijs inclusief btw en het btw-tarief in. Je kunt elk tarief koppelen aan een of meerdere soorten fotoshoots, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn bij het maken van offertes of facturen.
Voeg ook een afbeelding toe als je je catalogus visueel aantrekkelijker wilt maken voor je klanten.
7. Automatiseer het versturen van e-mails en het aanmaken van taken met workflows
Met workflows, in het menu Modules > Workflows, kun je bepaalde taken automatiseren, zoals het verzenden van e-mails, sms-berichten of het aanmaken van herinneringen in je agenda, op verschillende belangrijke momenten van een fotoshoot (datum van het aanmaken, bevestigen of van de fotoshoot zelf).
Geef je workflow een naam, bijvoorbeeld 'Zwangerschap' als je alles wilt automatiseren wat met zwangerschapsfotoshoots te maken heeft.
Je ziet dan drie kolommen:
- Aanmaken van de fotoshoot
- Bevestiging van de fotoshoot
- Datum van de fotoshoot
Deze kolommen vertegenwoordigen belangrijke momenten in het klanttraject. Op elk van deze momenten kun je automatische acties activeren: ervoor, erna of zelfs op het moment zelf.
Voorbeelden van automatische acties in een workflow:
- Bevestigingsmail → Wordt automatisch verzonden nadat het contract is ondertekend of het voorschot is betaald, om de fotoshoot officieel te bevestigen.
- Herinnerings-sms → Wordt 1 tot 3 dagen voor de fotoshoot verzonden om de klant te herinneren aan de tijd, het adres en praktische informatie.
- Verzenden van vragenlijst → Bijvoorbeeld een formulier dat direct na de boeking van de fotoshoot moet worden ingevuld om de verwachtingen van de klant beter te begrijpen.
- Verzending van de eindfactuur → Dit wordt een paar dagen voor de fotoshoot of direct erna ingepland, afhankelijk van je workflow.
- Taak voor de fotograaf → Bijvoorbeeld: "Studio-rekwisieten voorbereiden", "Het betaalde bedrag controleren". Deze taken worden toegevoegd aan je persoonlijke agenda.
8. Stel je agenda in voor online boekingen
Mini fotoshoots
Met mini-fotoshoots kun je meerdere korte fotoshoots op dezelfde dag aanbieden (ideaal bijvoorbeeld voor Kerstmis).
Je bepaalt de datum, de duur van elke fotoshoot (bijv. 20 minuten), de pauze tussen fotoshoots (bijv. 10 minuten) en Fotostudio genereert automatisch alle beschikbare tijdsloten.
Reeds geboekte of geblokkeerde tijdsloten in je agenda worden rood gemarkeerd om dubbele boekingen te voorkomen.
Je kunt de datums op elk moment wijzigen of handmatig specifieke tijdsloten toevoegen.
Met deze module kun je snel fotoshoots in batches organiseren, zonder ze één voor één te hoeven aanmaken.
Online boekingen
Online boekingen werken volgens een wekelijks schema met gepersonaliseerde tijdvakken. Jij kiest de dagen, tijden, duur van de fotoshoot en de pauze tussen boekingen.
Je kunt ook het volgende instellen:
- een minimale boekingstermijn (bijv. 48 uur)
- automatische vrijgave van onvoltooide tijdsloten
- blokkering van tijdsloten als je persoonlijke agenda vol is
- een limiet op het aantal fotoshoots per dag
Elke soort fotoshoot kan een eigen link hebben of je kunt een algemene link gebruiken om deze op je website in te sluiten.
Catalogi
Met de catalogusmodule kun je verschillende soorten fotoshoots aanmaken (mini-kerstfotoshoots, zwangerschapsfoto's, familiefoto's, enz.) met hun eigen tarieven, pakketten en opties.
Je kunt ook kortingscodes en betaalplannen toevoegen (voorschotten, volledige betaling, enz.).
De catalogus is automatisch geïntegreerd met mini-fotoshoots en online boekingen. De klant selecteert eerst het soort fotoshoot en kiest vervolgens het pakket dat het beste bij hem of haar past.
Bijgewerkt op: 08/01/2026
Dankuwel!