De belangrijkste stappen om te beginnen:
0 Volg de kaart Lanceer je zaak
1 Stel je account in
2 Stel je e-mailadres in
3 en pas de e-mails van Fotostudio aan
4 Pas je contracten en facturen aan
5 Organiseer de betalingen: voorschotten, saldo, online betaling
6 Beheer je soorten fotoshoots en tarieven
7 Automatiseer het versturen van e-mails en het aanmaken van taken met workflows
8 Stel je agenda in voor online boekingen

0. Volg de kaart Lanceer je zaak

Op je dashboard zet de kaart Lanceer je zaak de stappen van deze gids op een rij als afvinklijst, met je voortgang:

• Test je traject: maak een fotoshoot aan op je eigen naam, met je eigen e-mailadres, en stuur jezelf een offerte. Zo zie je precies wat je klant ontvangt.
• Schakel over naar de echte modus: je account start in de trainingsmodus. Je kunt alles uitproberen (offertes, facturen, betalingen) zonder dat het meetelt. Vul je juridische gegevens aan (rechtsvorm, ondernemingsnummer, btw) en verlaat dan de trainingsmodus: je documenten worden echt en de testdocumenten worden verwijderd.
• Verstuur je eerste offerte: maak een fotoshoot aan voor je klant en stuur hem een offerte of de keuze uit je pakketten.
• Je types shoots, Voeg je logo toe, Verstuur vanaf je eigen adres, Pas je pakketten aan.
• Optioneel: Deel je link en Online betaald worden.

🎁 Zodra je eerste offerte bij een klant aankomt, krijg je een gratis maand bij je account.

1. Stel je account in

Je bekijkt en wijzigt alle gegevens van je account in Mijn account, via je avatar onderaan het menu.

Daar vind je:

Mijn profiel:

Hier vul je je gegevens in (achternaam, voornaam, e-mail, telefoon, profielfoto, enz.) en wijzig je het wachtwoord van je account en je regionale instellingen.

Mijn profiel > Voorkeuren:

De teksteditor, het menuthema (Inkt of Licht), de menu-indeling en je startpagina.

Mijn bedrijf:

Hier vul je de velden in die je nodig hebt voor je contracten, offertes en facturen: naam van je zaak, bankrekeningnummer, btw-nummer en het adres van je maatschappelijke zetel.

Mijn merk:

Je logo, je kleuren en je lettertype, gebruikt in je klantomgeving, je e-mails en je documenten. Het scherm heeft vier secties: Merk, Klantomgeving, Klantdashboard en E-mails (opmaak en handtekening). Hier kun je:

• de klantinterface aanpassen (een privépagina waarop je klanten documenten zoals offertes, contracten, facturen en vragenlijsten bekijken) met je logo en de hoofdkleur van je zaak
• je visuele identiteiten beheren (menu rechtsboven in het scherm)
• de handtekening aanpassen van de e-mails die je via Fotostudio verstuurt

2. Stel je e-mailadres in...

Standaard worden e-mails vanuit Fotostudio verstuurd vanaf no-reply@fotostudio.io, met een limiet van 30 e-mails per dag. Wanneer je klant antwoordt, ziet hij wel jouw e-mailadres, dus het antwoord komt rechtstreeks bij jou terecht.
We raden je toch aan om je professionele adres in te stellen, want een eigen adres verhoogt je geloofwaardigheid en de afleverbaarheid van je e-mails (minder kans dat ze in de spam belanden).

Je kunt je e-mails vanaf je professionele adres versturen door je Google-account te koppelen of door je eigen mailserver in te stellen.

• Google koppelen: ga naar Mijn account > Mijn Google account en klik op "Verbinding met Google". Dat is eenvoudig en synchroniseert meteen ook je agenda.
• Een mailserver instellen: ga naar Berichten > Instellingen > Verzend-/Ontvangstserver, kies "Gebruik mijn eigen mailserver (SMTP)" in de lijst "Verzendmethode" en vul de gegevens van je provider in (server, poort, e-mailadres, wachtwoord).

3. ...en pas de e-mails van Fotostudio aan

Met de e-mailsjablonen (Templates > E-mails) pas je alle automatische berichten aan die Fotostudio verstuurt (offertes, contracten, facturen...): toon, je of u, stijl... Je kunt ook je eigen sjablonen maken om tijd te winnen en niet steeds dezelfde berichten opnieuw te schrijven.

4. Pas je contracten en facturen aan

In Templates > Contracten en Algemene Voorwaarden maak je je eigen contract of gebruik je een sjabloon van Fotostudio. Je past de tekst en de variabelen vrij aan je activiteit aan. Je kunt ook een specifiek contract hebben voor elke soort fotoshoot.
Dankzij variabelen zoals {firstname} of {shoot_date} passen je contracten zich automatisch aan elke klant aan. Eenmaal verstuurd kan het contract heel eenvoudig online ondertekend worden.

In Boekhouding > Instellingen > Opmaak van offertes en facturen pas je het thema van je facturen en offertes aan.

5. Organiseer de betalingen: voorschotten, saldo, online betaling

💰 Voorschot

Standaard maakt Fotostudio een voorschotfactuur van 30% aan zodra een contract ondertekend is. Je kunt de online betaling inschakelen zodat je klanten meteen betalen.
Wil je een ander bedrag of liever niet automatisch factureren?
Stel dat allemaal in via de betaalplannen (Modules > Betaalplannen): een vast bedrag of een percentage, of zelfs helemaal geen voorschot.
Je kunt ook een betaalplan koppelen aan elke soort fotoshoot (bv. 30% voor een studiofotoshoot, 100% voor een mini fotoshoot...) wanneer je die instelt (zie punt 6).

🧾 Saldo

Om het resterende bedrag te factureren, ga je naar het tabblad "Offertes en facturen" van de fotoshoot.
Je kunt de eindfactuur automatisch laten aanmaken volgens het betaalplan, of een vrije factuur maken.
📌 Tip: werk altijd vanuit de fotoshootfiche om van de automatiseringen te profiteren (in plaats van vanuit de contactfiche, die je beter bewaart voor bijzondere gevallen zoals productbestellingen).

💳 Online betaling

Je kunt online betaling aanbieden via Modules > Online betaling of Boekhouding > Online betaling.
Voordelen: onmiddellijke betaling, meteen bevestigde fotoshoot, je hoeft je bankrekening niet meer na te kijken.
📉 Let op: Stripe/Mollie/PayPal rekent een commissie aan. Je kunt de online betaling uitschakelen voor bepaalde soorten fotoshoots of voor een specifieke factuur.
🔧 Andere betaalmiddelen (overschrijving, cheque, contant...): zet je instructies in het veld "Overige", zodat ze op de factuur verschijnen (bv. je rekeningnummer).
Je kunt alle betalingen ook manueel registreren vanaf een factuur om je boekhouding bij te houden, met Acties > Voeg een betaling toe.

6. Beheer je soorten fotoshoots en tarieven

Stel je fotoshoots in

Met de soorten fotoshoots (huwelijk, boudoir, zakelijk, enz.) organiseer je je fotoshoots en pas je er standaardinstellingen op toe: contract, algemene voorwaarden, betaalplan, workflow, vaste locatie, enz.
Je maakt en beheert je soorten in Fotoshoots > Soorten fotoshoots. Elke soort heeft een naam + kleur om je agenda overzichtelijker te maken.

De fiche van een soort is ingedeeld in vier blokken:

• Het type: naam, kleur, gebruikelijke duur
• Als de klant boekt: te ondertekenen contract (online te ondertekenen), algemene voorwaarden (getoond op offertes/facturen), betaalplan (bv. 30% / 70%), online betaling en automatische bevestiging
• Organisatie: workflow (geautomatiseerde e-mails/taken, meer info in de volgende stap), vaste locatie (handig voor studiofotoshoots) en reistijd
• Wat de klant ziet: visuele identiteit, btw, en of de soort boekbaar is in je online tijdsloten

Win tijd door je tarieven in te stellen

In Fotoshoots > Tarieven bewaar je je diensten, producten en opties.
Een product is iets wat je buiten de fotoshoot verkoopt: albums, afdrukken, ...
Een optie kan dan weer een extra uur zijn, de keuze uit meerdere achtergronden, enz.
Geef voor elk tarief een naam, een beschrijving (zichtbaar op offertes en facturen), een prijs inclusief btw en het btw-tarief op. Je kunt elk tarief aan een of meerdere soorten fotoshoots koppelen, zodat je ze makkelijk terugvindt bij het maken van offertes of facturen.
Voeg ook een afbeelding toe als je je aanbod visueler wilt maken voor je klanten.

7. Automatiseer het versturen van e-mails en het aanmaken van taken met workflows

Met de workflows, in het menu Fotoshoots > Workflows, automatiseer je bepaalde taken zoals het versturen van e-mails of sms'jes of het aanmaken van herinneringen in je agenda, op verschillende sleutelmomenten van een fotoshoot.
Klik op Nieuwe workflow en geef hem een naam, bijvoorbeeld Zwangerschap als je alles rond zwangerschapsfotoshoots wilt automatiseren. Je kunt vertrekken van een sjabloon van Fotostudio, van een van je eigen workflows of van een lege pagina.

De workflow ziet eruit als een tijdlijn met vijf momenten:

• Bij het aanmaken van de fotoshoot
• Bij de bevestiging
• Voor de fotoshoot
• Dag van de fotoshoot
• Na de fotoshoot

Voeg op elk moment een e-mail, een sms of een taak toe, met de termijn (bv. 2 dagen ervoor). De knop "Testen met een echte datum" toont je de berekende datums.

Voorbeelden van automatische acties in een workflow

• Bevestigingsmail → Automatisch verstuurd na de ondertekening van het contract of de betaling van het voorschot, om de fotoshoot officieel te bevestigen.
• Herinnerings-sms → Verstuurd 1 tot 3 dagen voor de fotoshoot om de klant te herinneren aan het uur, het adres en de praktische info.
• Een vragenlijst versturen → Bijvoorbeeld een formulier dat de klant invult net na het aanmaken van de fotoshoot, om zijn verwachtingen of beperkingen beter te kennen.
• De saldofactuur automatisch versturen → Gepland een paar dagen voor de fotoshoot, of net erna, afhankelijk van je werkwijze.
• Taak voor de fotograaf → Bijvoorbeeld: "Studio-accessoires klaarzetten", "Controleren of het saldo betaald is". Deze taken komen in je takenbord (Agenda > Taken) een paar dagen voor hun vervaldatum, en in je agenda.

8. Stel je agenda in voor online boekingen

Mini fotoshoots

Met mini fotoshoots bied je meerdere korte tijdsloten aan op één dag (ideaal voor Kerstmis, bijvoorbeeld).
In Fotoshoots > Mini fotoshoots opent de knop Voeg toe een assistent in 5 stappen: soort fotoshoot, tarieven, contract en betaling, tijdsloten, lancering. Voor de tijdsloten kies je de datum(s), het aantal tijdsloten, hun duur (bv. 20 min) en de pauze ertussen (bv. 10 min): Fotostudio maakt alle tijdsloten in één keer aan.

Daarna beheer je je tijdsloten in Alle tijdsloten (knop bovenaan de pagina Mini fotoshoots): tijdsloten toevoegen, ze naar andere datums kopiëren, er een blokkeren of vrijgeven.

Met deze module organiseer je snel fotoshoots in reeks, zonder ze een voor een te moeten aanmaken.

Online boekingen

Online boekingen werken met een weekplanning, in Fotoshoots > Online boeking.
Je kiest de dagen, de uren, de boekbare soorten fotoshoots en de pauze tussen twee boekingen.

Je kunt ook instellen:

• een minimale boekingstermijn ("Uiterlijk boekbaar", bv. 48 uur)
• een maximum aantal fotoshoots per dag
• via de knop Instellingen: het automatisch vrijgeven van niet-afgeronde tijdsloten en het blokkeren van tijdsloten als je persoonlijke agenda bezet is

Elke soort fotoshoot kan een eigen link hebben, of je gebruikt een algemene link om op je website te plaatsen. Al je links vind je in Home > Mijn links.

Catalogi

Met de catalogusmodule maak je verschillende soorten fotoshoots aan (mini fotoshoot Kerstmis, zwangerschap, gezin...) met hun tarieven, pakketten en opties.
Je kunt er kortingscodes en betaalplannen aan koppelen (voorschot, volledige betaling...).

De catalogus integreert automatisch met de mini fotoshoots en de online boekingen. De klant kiest eerst de soort fotoshoot en daarna het aanbod dat bij hem past.

Bijgewerkt op: 24/10/2026