As etapas-chave para começar:

1 Configura a tua conta

2 Configura o teu endereço de email

3 e personaliza os emails enviados pelo Fotostudio

4 Personaliza os contratos

5 Organiza os pagamentos: depósitos, saldos, pagamento online

6 Gere os tipos de sessão e as tarifas

7 Automatiza o envio de emails e a criação de tarefas com os fluxos de trabalho

8 Configura o teu calendário para a reserva online

1. Configura a tua conta

Podes ver e modificar todos os detalhes da tua conta acessando "a minha conta" com o avatar em baixo à esquerda no teu ecrã Fotostudio.

Aqui vais encontrar:

O meu perfil:

Nesta secção, podes introduzir os teus dados: (nome, apelido, email, telefone, foto de perfil, etc.), bem como mudar a senha da conta e os perfis regionais.

A minha empresa:

Nesta secção, vais poder preencher os campos que te permitirão emitir contratos, orçamentos e facturas: o nome da tua atividade, o número da conta bancária, o número do IVA e a morada da tua sede social.

Personalização:

Esta secção permite-te:

• personalizar a interface de cliente (uma página privada na qual os clientes podem consultar documentos como orçamentos, contratos, facturas e questionários) com o teu logo e a cor principal da tua atividade
• e gerir as identidades visuais
• personalizar a assinatura dos emails que serão enviados através do Fotostudio
• escolher o editor de texto a ser utilizado
• e escolher a cor da tua interface Fotostudio entre três opções

2. Configura o teu endereço de email..

Por padrão, os emails enviados pelo Fotostudio vêm de noreply@fotostudio.io. Quando o teu cliente te responde, ele vê bem o teu endereço email; portanto, a resposta chega diretamente a ti.

Aconselhamos-te no entanto a  configurar o teu endereço profissional, porque usar um endereço personalizado aumenta a tua credibilidade e melhora a entregabilidade dos teus emails (tem menor risco de ser classificado como spam).

Podes enviar emails do teu endereço profissional conectando a tua conta Google, ou configurando o teu próprio servidor email.

• Para conectar ao Google: vai em Minha conta > Minha conta Google e clica em "Conectar com Google". É simples e também sincroniza o teu calendário.
• Para configurar um servidor email: vai em Correio > Configurações > Servidor de Envio/Recebimento, escolhe "Usar o meu servidor de mail" na lista "Método de envio" e introduz as informações do teu fornecedor (servidor, email, senha).

3. ..e personaliza os emails enviados pelo Fotostudio

Os modelos de email (Modelos de dados > Emails) permitem-te personalizar todas as mensagens automáticas enviadas pelo Fotostudio (orçamentos, contratos, facturas...): tom, tratamento formal/informal, estilo... E podes também criar os teus próprios modelos para economizar tempo evitando a reescrita constante das mesmas mensagens.

4. Personaliza os contratos

Em Modelos de Dados > Contratos e T&C, cria o teu próprio contrato ou usa um modelo oferecido pelo Fotostudio. Podes adaptar livremente o texto e as variáveis de acordo com a tua atividade. Também é possível ter um contrato específico para cada tipo de sessão.

Graças a variáveis como {nome} ou {data_sessao}, os teus contratos adaptam-se automaticamente a cada cliente. Uma vez enviado, o contrato pode ser assinado online de forma muito simples.

5. Organiza os pagamentos: depósitos, saldos, pagamento online

💰 Depósito

Por defeito, o Fotostudio gera uma factura de depósito de 30% assim que um contrato é assinado. Podes ativar o pagamento online para que os teus clientes paguem imediatamente.

Preferes outro montante ou não queres facturar automaticamente?

Personaliza tudo isso nos planos de pagamento:, montante fixo ou percentagem, ou até mesmo desativação total do depósito.

Também podes associar um plano de pagamento a cada tipo de sessão (ex.: 30% para um estúdio, 100% para uma mini-sessão...) quando configuras (vê ponto 6)

🧾 Saldo

Para faturar o restante por pagar, vai ao separador "Orçamentos e Facturas" da sessão.

Podes gerar automaticamente a factura final de acordo com o plano de pagamento, ou criar uma factura livre.

📌 Pequeno truque: trabalha sempre a partir do campo sessão para beneficiar das automações (em vez de a partir do campo contacto, que reservas para casos particulares como encomendas de produtos).

💳 Pagamento online

Podes propor o pagamento online em Módulos > Pagamento > Pagamentos online ou Contabilidade > Pagamentos online

Vantagens: pagamento instantâneo, validação imediata da sessão, não precisas verificar a tua conta bancária.

📉 Atenção, Stripe/Mollie/PayPal cobram uma taxa. Podes desativar o pagamento online para certos tipos de sessões ou para uma factura específica.

🔧 Outros meios (transferência, cheque, dinheiro...): indica as tuas instruções no campo "Outros" para que apareçam na factura (ex.: NIB).

Todos os pagamentos podem ser registados manualmente para acompanhar a tua contabilidade com o botão "Ações -> adicionar um pagamento" numa fatura.

6. Gere os tipos de sessão e as tarifas

Configura as tuas sessões

Os tipos de sessões (casamento, boudoir, corporativo, etc.) permitem-te organizar as tuas sessões e aplicar definições padrão: tarifas, contrato, T&C, plano de pagamento, fluxo de trabalho, endereço, etc.

Podes criar e gerir os teus tipos em Sessões > Configurações > Tipos de sessões. Cada tipo tem um nome + cor para uma melhor visualização do teu calendário.

Parâmetros configuráveis:

• Cor
• Contrato padrão (assinável online)
• T&C (mostrados em orçamentos/facturas)
• Plano de pagamento (ex. 30% / 70%).
• Fluxo de trabalho (emails/tarefas automáticos), mais info na próxima etapa
• Endereço padrão (opcional, útil para sessões em estúdio)
• Opções: validação automática, pagamento online, exibição na reserva online

Ganha tempo configurando as tuas tarifas

Em Sessão > Tarifas , podes guardar as tuas prestações, produtos e opções.

Um produto corresponde a produtos vendidos fora da sessão: álbuns, impressões,...

Uma opção pode representar uma hora extra, a escolha de vários cenários etc.

Para cada tarifa, dá um nome, uma descrição (visível nos orçamentos e facturas), um preço com impostos incluídos e a taxa do IVA. Podes associar cada tarifa a um ou vários tipos de sessões, para encontrares facilmente quando estás a criar orçamentos ou facturas.

Adiciona também uma imagem se quiseres tornar o teu catálogo mais visual para os teus clientes.

7. Automatiza o envio de emails e a criação de tarefas com os fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho, no menu Módulos > Fluxos de Trabalho, permitem-te automatizar certas tarefas como o envio de emails, SMS ou criação de lembretes no teu calendário em diferentes momentos chave numa sessão (criação, confirmação, data da sessão).

Dá um nome ao teu fluxo de trabalho, por exemplo Gravidez se queres automatizar tudo o que está relacionado com as sessões de maternidade.

Vais ver aparecer três colunas:

• Criação da sessão
• Confirmação da sessão
• Data da sessão

Estas colunas representam momentos-chave na jornada do cliente. Em cada um destes momentos, podes disparar ações automáticas: antes, depois ou mesmo exatamente nesse momento.

Exemplos de ações automáticas num fluxo de trabalho

• Email de confirmação → Enviado automaticamente após assinatura do contrato ou pagamento do depósito para confirmar oficialmente a sessão.
• SMS de lembrete → Enviado 1 a 3 dias antes da data da sessão para lembrar o cliente da hora, endereço e informações práticas.
• Envio de um questionário → Por exemplo, um formulário a preencher logo após a criação da sessão para conhecer melhor as expectativas ou restrições do cliente.
• Envio automático da factura final → Programada alguns dias antes da sessão ou logo após de acordo com o teu funcionamento.
• Tarefa para o fotógrafo → Exemplo: "Preparar os acessórios do estúdio", "Verificar o saldo pago". As tarefas são adicionadas ao teu calendário pessoal.

8. Configura o teu calendário para reserva online

Mini sessões

As mini-sessões permitem-te oferecer vários slots curtos no mesmo dia (ideal para Natal, por exemplo).

Define a data, duração de cada sessão (ex. 20 min), pausa entre as sessões (ex. 10 min), e o Fotostudio gera automaticamente todos os slots disponíveis.

Os slots já ocupados ou bloqueados na tua agenda são marcados a vermelho para evitar duplas reservas.

Podes modificar as datas ou acrescentar manualmente slots específicos sempre que quiseres.

Este módulo permite organizar rapidamente sessões em lote, sem ter que criar uma de cada vez.

Reservas online

As reservas online funcionam num horário semanal com slots personalizados.

Escolhe os dias, horários, duração das sessões e a pausa entre duas reservas.

Também podes definir:

– um prazo mínimo de reserva (ex. 48h)

– a liberação automática dos slots não finalizados

– o bloqueio dos slots se a tua agenda pessoal estiver ocupada

– um limite de sessões por dia

Cada tipo de sessão pode ter um link dedicado, ou podes usar um link global para integrá-lo no teu site.

Catálogos

O módulo Catálogo permite-te criar diferentes tipos de sessões (mini sessão de Natal, gravidez, família...) com as suas tarifas, coleções e opções.

Podes associar códigos promocionais e planos de pagamento (depósito, pagamento total...).

O catálogo integra-se automaticamente nas mini-sessões e nas reservas online. O cliente seleciona primeiro o tipo de sessão, e depois escolhe a oferta que lhe convém.

Actualizado em: 03/04/2026