Los pasos clave para empezar:
0 Sigue la tarjeta Lanza tu actividad
1 Configura tu cuenta
2 Configura tu dirección de email
3 y personaliza los emails enviados por Fotostudio
4 Personaliza los contratos y las facturas
5 Organiza los pagos: anticipos, saldos, pago en línea
6 Gestiona los tipos de sesión y las tarifas
7 Automatiza el envío de emails y la creación de tareas con los flujos de trabajo
8 Configura tu calendario para la reserva en línea

0. Sigue la tarjeta Lanza tu actividad

En tu panel de control, la tarjeta Lanza tu actividad retoma los pasos de esta guía en forma de lista para marcar, con tu progreso:

• Prueba el recorrido: crea una sesión a tu nombre, con tu dirección de email, y envíate un presupuesto. Verás exactamente lo que recibe tu cliente.
• Pasa al modo real: tu cuenta empieza en modo de formación. Puedes probarlo todo (presupuestos, facturas, pagos) sin que nada cuente. Completa tus datos legales (forma jurídica, número de empresa, IVA) y sal del modo de formación: tus documentos pasan a ser reales y los documentos de prueba se borran.
• Envía tu primera oferta: crea una sesión para tu cliente y envíale un presupuesto o la elección de tus paquetes.
• Tus tipos de sesiones, Añade tu logo, Envía desde tu dirección, Ajusta tus paquetes.
• Opcional: Comparte tu enlace y Cobra en línea.

🎁 En cuanto tu primera oferta llega a un cliente, añadimos un mes gratis a tu cuenta.

1. Configura tu cuenta

Puedes ver y modificar todos los detalles de tu cuenta en Mi cuenta, con tu avatar abajo del todo en el menú.

Aquí encontrarás:

Mi perfil:

En esta sección puedes introducir tus datos (nombre, apellido, email, teléfono, foto de perfil, etc.), cambiar la contraseña de la cuenta y tus ajustes regionales.

Mi perfil > Preferencias:

El editor de texto, el tema del menú (Tinta o Claro), la disposición del menú y tu página de inicio.

Mi empresa:

En esta sección podrás rellenar los campos que te permitirán emitir tus contratos, presupuestos y facturas: nombre de tu actividad, número de cuenta bancaria, número de IVA y dirección de tu sede.

Mi marca:

Tu logo, tus colores y tu fuente, que se usan en tu área de cliente, tus emails y tus documentos. La pantalla tiene cuatro secciones: Marca, Área de cliente, Panel del cliente y Emails (diseño y firma). Esta sección te permite:

• personalizar la interfaz cliente (una página privada en la que los clientes pueden consultar documentos como presupuestos, contratos, facturas, cuestionarios) con tu logo y el color principal de tu actividad
• gestionar las identidades visuales (menú de arriba a la derecha de la pantalla)
• personalizar la firma de los emails que se envían a través de Fotostudio

2. Configura tu dirección de email..

Por defecto, los emails enviados desde Fotostudio salen de no-reply@fotostudio.io, con un límite de 30 emails al día. Cuando tu cliente responde, ve tu dirección de email, así que la respuesta te llega directamente.
Aun así, te recomendamos configurar tu dirección profesional, porque una dirección propia mejora tu credibilidad y la entrega de tus emails (tienen menos riesgo de acabar en spam).

Puedes enviar tus emails desde tu dirección profesional, ya sea conectando tu cuenta de Google o configurando tu propio servidor de email.

• Para conectar Google: ve a Mi cuenta > Mi cuenta Google y haz clic en «Conectar con Google». Es sencillo y además sincroniza tu agenda.
• Para configurar un servidor de email: ve a Mensajería > Parámetros > Servidor de envío/recepción, elige «Usar mi propio servidor email (SMTP)» en la lista «Método de envío» e introduce los datos de tu proveedor (servidor, puerto, email, contraseña).

3. ..y personaliza los emails enviados por Fotostudio

Las plantillas de email (Modelos > Emails) te permiten personalizar todos los mensajes automáticos que envía Fotostudio (presupuestos, contratos, facturas…): tono, tuteo o usted, estilo… Y también puedes crear tus propias plantillas para ganar tiempo y no tener que reescribir siempre los mismos mensajes.

4. Personaliza los contratos y las facturas

En Modelos > Contratos y CGV, crea tu propio contrato o usa un modelo propuesto por Fotostudio. Puedes adaptar libremente el texto y las variables a tu actividad. También puedes tener un contrato específico para cada tipo de sesión.
Gracias a variables como {firstname} o {shoot_date}, tus contratos se adaptan automáticamente a cada cliente. Una vez enviado, el contrato se puede firmar en línea muy fácilmente.

En Contabilidad > Parámetros > Tema de presupuestos y facturas, puedes personalizar el tema que se usa para tus facturas y presupuestos.

5. Organiza los pagos: anticipos, saldos, pago en línea

💰 Anticipo

Por defecto, Fotostudio genera una factura de anticipo del 30 % en cuanto se firma un contrato. Puedes activar el pago en línea para que tus clientes paguen al momento.
¿Prefieres otro importe o no facturar automáticamente?
Personalízalo todo en las modalidades de pago (Módulos > Modalidades de pago): importe fijo o porcentaje, o incluso desactivar por completo el anticipo.
También puedes asociar una modalidad de pago a cada tipo de sesión (ej.: 30 % para un estudio, 100 % para una mini sesión…) al configurarlo (ver punto 6).

🧾 Saldo

Para facturar el resto por pagar, ve a la pestaña «Presupuestos y facturas» de la sesión.
Puedes generar automáticamente la factura final según la modalidad de pago, o crear una factura libre.
📌 Consejo: trabaja siempre desde la ficha de la sesión para aprovechar las automatizaciones (en lugar de la ficha del contacto, que conviene reservar para casos especiales como pedidos de productos).

💳 Pago en línea

Puedes ofrecer el pago en línea en Módulos > Pago en línea o Contabilidad > Pago en línea.
Ventajas: pago instantáneo, validación inmediata de la sesión y no tienes que revisar tu cuenta bancaria.
📉 Atención: Stripe/Mollie/PayPal cobran una comisión. Puedes desactivar el pago en línea para ciertos tipos de sesión o para una factura concreta.
🔧 Otros medios (transferencia, cheque, efectivo…): indica tus instrucciones en el campo «Otros» para que aparezcan en la factura (ej.: tu IBAN).
Todos los pagos pueden registrarse manualmente desde una factura, con Acciones > Añadir un pago, para llevar el seguimiento de tu contabilidad.

6. Gestiona los tipos de sesión y las tarifas

Configura tus sesiones

Los tipos de sesión (boda, boudoir, corporativo, etc.) te permiten organizar tus sesiones y aplicarles parámetros por defecto: contrato, CGV, modalidad de pago, flujo de trabajo, lugar habitual, etc.
Puedes crear y gestionar tus tipos en Sesiones > Tipos de sesión. Cada tipo tiene un nombre + color para ver mejor tu agenda.

La ficha de un tipo está organizada en cuatro bloques:

• El tipo: nombre, color, duración habitual
• Cuando el cliente reserva: contrato por firmar (firmable en línea), CGV (mostradas en presupuestos/facturas), modalidad de pago (ej. 30 % / 70 %), pago en línea y confirmación automática
• Organización: flujo de trabajo (emails/tareas automatizados, más información en el paso siguiente), lugar habitual (útil para las sesiones en estudio) y tiempo de trayecto
• Lo que ve el cliente: identidad visual, IVA y si el tipo se puede reservar en tus franjas en línea

Ahorra tiempo configurando tus tarifas

En Sesiones > Tarifas, puedes registrar tus servicios, productos y opciones.
Un producto corresponde a lo que vendes fuera de la sesión: álbumes, copias impresas, ...
Una opción puede ser una hora adicional, la elección de varios decorados, etc.
Para cada tarifa, indica un nombre, una descripción (visible en los presupuestos y facturas), un precio con IVA y el tipo de IVA. Puedes asociar cada tarifa a uno o varios tipos de sesión, para encontrarlas fácilmente al crear presupuestos o facturas.
Añade también una imagen si quieres que tu catálogo sea más visual para tus clientes.

7. Automatiza el envío de emails y la creación de tareas con los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo, en el menú Sesiones > Flujos de trabajo, te permiten automatizar ciertas tareas, como el envío de emails o SMS o la creación de recordatorios en tu agenda, en distintos momentos clave de una sesión.
Haz clic en Nuevo workflow y ponle un nombre, por ejemplo Embarazo si quieres automatizar todo lo relacionado con las sesiones de maternidad. Puedes partir de un modelo de Fotostudio, de uno de tus flujos de trabajo o de una página en blanco.

El flujo de trabajo se presenta como una línea de tiempo con cinco momentos:

• Al crear la sesión
• Al confirmar
• Antes de la sesión
• Día de la sesión
• Después de la sesión

En cada momento, añade un email, un SMS o una tarea, con su plazo (ej. 2 días antes). El botón «Probar con una fecha real» te muestra las fechas calculadas.

Ejemplos de acciones automáticas en un flujo de trabajo

• Email de confirmación → Se envía automáticamente tras la firma del contrato o el pago del anticipo, para confirmar oficialmente la sesión.
• SMS de recordatorio → Se envía de 1 a 3 días antes de la fecha de la sesión para recordar al cliente la hora, la dirección y la información práctica.
• Envío de un cuestionario → Por ejemplo, un formulario que se rellena justo después de crear la sesión para conocer mejor las expectativas o las limitaciones del cliente.
• Envío automático de la factura del saldo → Programada unos días antes de la sesión, o justo después, según tu forma de trabajar.
• Tarea para el fotógrafo → Ejemplo: «Preparar los accesorios del estudio», «Comprobar que el saldo está pagado». Estas tareas llegan a tu tablero de tareas (Agenda > Tareas) unos días antes de su vencimiento, y a tu agenda.

8. Configura tu calendario para la reserva en línea

Mini sesiones

Las mini sesiones te permiten ofrecer varias franjas cortas en un mismo día (ideal para Navidad, por ejemplo).
En Sesiones > Mini sesiones, el botón Añadir abre un asistente en 5 pasos: tipo de sesión, tarifas, contrato y pago, franjas, lanzamiento. Para las franjas, eliges la fecha o las fechas, el número de franjas, su duración (ej. 20 min) y la pausa entre dos (ej. 10 min): Fotostudio crea todas las franjas de una vez.

Después gestionas tus franjas en Todas las franjas (botón en la parte superior de la página Mini sesiones): añadir franjas, copiarlas a otras fechas, bloquear o liberar una.

Este módulo te permite organizar rápidamente sesiones en lote, sin tener que crearlas una a una.

Reservas en línea

Las reservas en línea funcionan con una planificación semanal, en Sesiones > Reservas en línea.
Eliges los días, los horarios, los tipos de sesión que se pueden reservar y la pausa entre dos reservas.

También puedes definir:

• un plazo mínimo de reserva («Reservable como muy tarde», ej. 48 h)
• un límite de sesiones por día
• en el botón Ajustes: la liberación automática de las franjas no finalizadas y el bloqueo de franjas si tu agenda personal está ocupada

Cada tipo de sesión puede tener un enlace propio, o puedes usar un enlace global para integrarlo en tu web. Encontrarás todos tus enlaces en Inicio > Mis enlaces.

Catálogos

El módulo Catálogo te permite crear distintos tipos de sesión (mini sesión de Navidad, embarazo, familia…) con sus tarifas, colecciones y opciones.
Puedes asociarles códigos de descuento y modalidades de pago (anticipo, pago total…).

El catálogo se integra automáticamente en las mini sesiones y en las reservas en línea. El cliente selecciona primero el tipo de sesión y después elige la oferta que le conviene.

Actualizado el: 24/10/2026