Guía de inicio del CRM
Las etapas clave para comenzar:
2 Configura tu dirección de correo electrónico
3 y personaliza los correos enviados por Fotostudio
5 Organiza los pagos: anticipos, saldos, pago en línea
6 Gestiona los tipos de sesión y las tarifas
7 Automatiza el envío de correos y la creación de tareas con los flujos de trabajo
8 Configura tu calendario para la reserva en línea
1. Configura tu cuenta
Puedes ver y modificar todos los detalles de tu cuenta entrando en "mi cuenta" haciendo clic en el avatar abajo a la izquierda en tu pantalla de Fotostudio.
Aquí encontrarás:
Mi perfil:
En esta sección puedes ingresar tus datos: (nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, foto de perfil, etc.) así como cambiar la contraseña de la cuenta y los perfiles regionales.
Mi empresa:
En esta sección podrás completar los campos que te permitirán emitir tus contratos, presupuestos y facturas: nombre de tu actividad, número de cuenta bancaria, número de IVA y la dirección de tu sede social.
Personalización:
Esta sección te permite:
- personalizar la interfaz del cliente (una página privada donde los clientes pueden consultar documentos como presupuestos, contratos, facturas, cuestionarios) con tu logo y el color principal de tu actividad
- y gestionar las identidades visuales
- personalizar la firma de los correos que se enviarán vía Fotostudio
- elegir el editor de texto a usar
- y escoger el color de tu interfaz Fotostudio entre tres opciones
2. Configura tu dirección de correo electrónico..
Por defecto, los correos enviados desde Fotostudio provienen de noreply@fotostudio.io. Cuando tu cliente responde, ve tu dirección de correo electrónico, por lo que la respuesta llega directamente a ti.
Sin embargo, te recomendamos configurar tu dirección profesional, ya que usar una dirección personalizada mejora tu credibilidad y la entregabilidad de tus correos (tienen menos riesgo de llegar a spam).
Puedes enviar tus correos desde tu dirección profesional, ya sea conectando tu cuenta Google, o configurando tu propio servidor de correo.
- Para conectar Google: ve a Mi cuenta > Mi cuenta Google y haz clic en « Conectar con Google ». Es sencillo y también sincroniza tu calendario.
- Para configurar un servidor de correo: ve a Mensajería > Parámetros > Servidor de envío/recepción, elige « Usar mi servidor de correo » en la lista "Método de envío" y luego introduce los datos de tu proveedor (servidor, correo, contraseña).
3. ..y personaliza los correos enviados por Fotostudio
Las plantillas de correo (Modelos de datos > Correos) te permiten personalizar todos los mensajes automáticos enviados por Fotostudio (presupuestos, contratos, facturas…) : tono, tuteo/usted, estilo… Y también puedes crear tus propias plantillas para ahorrar tiempo y evitar reescribir siempre los mismos mensajes.
4. Personaliza los contratos
En Modelos de datos > Contratos y CGV, crea tu propio contrato o usa un modelo propuesto por Fotostudio. Puedes adaptar libremente el texto y las variables según tu actividad. También es posible tener un contrato específico para cada tipo de sesión.
Gracias a variables como {firstname} o {shoot_date} , tus contratos se adaptan automáticamente a cada cliente. Una vez enviado, el contrato podrá firmarse en línea muy fácilmente.
5. Organiza los pagos: anticipos, saldos, pago en línea
💰 Anticipo
Por defecto, Fotostudio genera una factura de anticipo del 30% en cuanto un contrato es firmado. Puedes activar el pago en línea para que tus clientes paguen inmediatamente.
¿Prefieres otro monto o no facturar automáticamente?
Personaliza todo esto en los planes de pago: monto fijo o porcentaje, o incluso desactivación total del anticipo.
También puedes asociar un plan de pago a cada tipo de sesión (ej.: 30% para un estudio, 100% para una mini sesión…) cuando lo configuras (ver punto 6).
🧾 Saldo
Para facturar el resto a pagar, ve a la pestaña “Presupuestos y facturas” de la sesión.
Puedes generar automáticamente la factura final según el plan de pago, o crear una factura libre.
📌 Consejo: trabaja siempre desde la ficha sesión para aprovechar las automatizaciones (en lugar de la ficha contacto, reservado para casos especiales como pedidos de productos).
💳 Pago en línea
Puedes ofrecer el pago en línea en Módulos > Pago > Pagos en línea o Contabilidad > Pagos en línea
Ventajas: pago instantáneo, validación inmediata de la sesión, no necesitas verificar tu cuenta bancaria.
📉 Atención, Stripe/Mollie/PayPal aplican comisión. Puedes desactivar el pago en línea para ciertos tipos de sesión o facturas específicas.
🔧 Otros medios (transferencia, cheque, efectivo…): indica tus instrucciones en el campo “Otros” para que aparezcan en la factura (ej.: RIB).
Todos los pagos pueden registrarse manualmente para seguir tu contabilidad con el botón “Acciones -> agregar un pago”.
6. Gestiona los tipos de sesión y las tarifas
Configura tus sesiones
Los tipos de sesión (boda, boudoir, corporativo, etc.) te permiten organizar tus sesiones y aplicar parámetros predeterminados: tarifas, contrato, CGV, plan de pago, flujo de trabajo, dirección, etc.
Puedes crear y gestionar tus tipos en Sesiones > Parámetros > Tipos de sesión. Cada tipo tiene un nombre + color para visualizar mejor tu agenda.
Parámetros configurables:
- Color
- Contrato predeterminado (firma online)
- CGV (mostradas en presupuestos/facturas)
- Plan de pago (ej. 30% / 70%)
- Flujo de trabajo (emails/tareas automáticas), más info en el siguiente paso
- Dirección predeterminada (opcional, útil para sesiones en estudio)
- Opciones: validación automática, pago en línea, mostrar en reserva online
Ahorra tiempo configurando tus tarifas
En Sesiones > Tarifas, puedes registrar tus servicios, productos y opciones.
Un producto corresponde a productos vendidos fuera de la sesión: álbumes, copias, ...
Una opción puede ser una hora extra, la elección de varios decorados, etc.
Para cada tarifa, indica un nombre, una descripción (visible en presupuestos y facturas), un precio con IVA y la tasa de IVA. Puedes asociar cada tarifa a uno o varios tipos de sesión para encontrarlos fácilmente al crear presupuestos o facturas.
Añade también una imagen si quieres hacer tu catálogo más visual para tus clientes.
7. Automatiza el envío de correos y la creación de tareas con los flujos de trabajo
Los flujos de trabajo, en el menú Módulos > Flujos de trabajo, te permiten automatizar tareas como envío de emails, SMS o crear recordatorios en tu agenda, en momentos clave de una sesión (creación, confirmación, fecha de la sesión).
Pon un nombre a tu flujo de trabajo, por ejemplo Embarazo si quieres automatizar todo lo relacionado con sesiones de maternidad.
Verás aparecer tres columnas:
- Creación de la sesión
- Confirmación de la sesión
- Fecha de la sesión
Estas columnas representan momentos clave en el recorrido del cliente. En cada momento puedes activar acciones automáticas: antes, después o justo en ese momento.
Ejemplos de acciones automáticas en un flujo de trabajo
- Correo de confirmación → Enviado automáticamente tras la firma del contrato o el pago del anticipo, para confirmar oficialmente la sesión.
- SMS de recordatorio → Enviado 1 a 3 días antes de la fecha de la sesión para recordar hora, dirección e información práctica al cliente.
- Envío de un cuestionario → Por ejemplo, un formulario para completar justo después de crear la sesión para conocer mejor las expectativas o restricciones del cliente.
- Envío automático de la factura de saldo → Programada días antes o justo después de la sesión, según tu modo de trabajo.
- Tarea para el fotógrafo → Ejemplo: “Preparar accesorios de estudio”, “Verificar saldo pagado”. Estas tareas se agregan en tu agenda personal.
8. Configura tu calendario para la reserva en línea
Mini sesiones
Las mini sesiones te permiten ofrecer varios turnos cortos en un mismo día (ideal para Navidad, por ejemplo).
Defines la fecha, la duración de cada sesión (ej. 20 min), la pausa entre sesiones (ej. 10 min), y Fotostudio genera automáticamente todos los turnos disponibles.
Los turnos ya reservados o bloqueados en tu agenda aparecen en rojo para evitar dobles reservas.
Puedes modificar las fechas o añadir manualmente turnos específicos en cualquier momento.
Este módulo te permite organizar sesiones en lote rápidamente, sin tener que crear cada una una por una.
Reservas en línea
Las reservas en línea funcionan con una planificación semanal con turnos personalizados.
Eliges los días, horarios, duración de las sesiones y la pausa entre dos reservas.
También puedes definir:
– un plazo mínimo de reserva (ej. 48 h)
– liberación automática de turnos no finalizados
– bloqueo de turnos si tu agenda personal está ocupada
– un límite de sesiones por día
Cada tipo de sesión puede tener un enlace dedicado, o puedes usar un enlace global para integrarlo en tu sitio.
Catálogos
El módulo Catálogo te permite crear diferentes tipos de sesión (mini sesión Navidad, embarazo, familia…) con sus tarifas, colecciones y opciones.
Puedes asociar códigos promocionales y planes de pago (anticipo, pago total…).
El catálogo se integra automáticamente con las mini sesiones y las reservas en línea. El cliente primero selecciona el tipo de sesión y luego la oferta que le conviene.
Actualizado el: 01/12/2025
¡Gracias!